Comience bien el año nuevo: smb it checklist

Comenzar el año desde una perspectiva de TI significa poner todo el orden posible en el caos. Las semanas entre Navidad y Año Nuevo tienden a ser una pausa en términos de solicitudes de ayuda de TI, implementaciones y otras tareas de administración aleatorias. La mayor parte de enero sigue su ejemplo a medida que el resto de la organización regresa de las vacaciones y lentamente gana impulso. Esas semanas son útiles para los gerentes de TI que necesitan tiempo para poner sus casas en orden, para proporcionar una base tecnológica sólida para el resto del año. Los siguientes son seis pasos clave que los gerentes de TI deben tomar lo antes posible en 2016.

1. Planifique sus actualizaciones de arrendamiento de hardware

Esperemos que haya mantenido un registro de auditoría de hardware preciso que cubra toda su infraestructura en el sitio, incluidos no solo PC y portátiles, sino también hardware de red, impresoras y esa categoría cada vez más amplia de dispositivos móviles. Quién tiene qué; donde se encuentra información básica de identificación, como números de serie y, lo más importante, fechas de actualización de arrendamiento. Tome nota de qué hardware se actualizará este año y cuándo, y asegúrese de incluirlo en sus planes de proyecto. Preste especial atención a los dispositivos móviles que usan sus empleados, ya que cada vez más personas usan dispositivos móviles personales para el trabajo (que pueden conllevar cargas de pago innecesarias y riesgos de seguridad).

2. Realice una auditoría exhaustiva de la licencia de software

Si siguió el procedimiento adecuado el año pasado, entonces ya debería haber completado una auditoría de software. Pero, en caso de que no lo haya hecho, definitivamente no quiere omitir este paso ahora.

Sin embargo, al igual que en su auditoría de hardware, encontrará que los usuarios también toman decisiones personales en sus carteras de software. Al igual que los empleados que usan dispositivos personales para el trabajo, muchos también usan sus propios servicios basados ​​en la nube. Esto puede suceder porque un solo usuario decide suscribirse a un servicio en particular, o incluso todo un equipo implementa un servicio en la nube solo entre ellos.

A menudo, estos servicios se pagan mediante cargos recurrentes asignados a tarjetas de crédito personales o corporativas, y la contabilidad puede tener dificultades para determinar quién paga qué. Esas son malas noticias para ellos, pero también pueden morderte durante el tiempo de presupuesto de TI, así que adelantate ahora tanto como sea posible. Esta tendencia también puede causar grandes dolores de cabeza desde una perspectiva de seguridad, ya que muchos de los llamados servicios en la nube realmente obligan a los usuarios a descargar módulos del lado del cliente que necesariamente omiten su proceso de prueba habitual. Si no sabe qué se está ejecutando en los dispositivos de sus usuarios, no puede protegerlos adecuadamente.

En un sentido más tradicional, asegúrese de que su auditoría de software cubra también las bases habituales, lo que significa una evaluación precisa de qué software está instalado, dónde se ejecuta, quién tiene acceso frente a quién tiene licencias y cuándo expiran esas licencias. Preste especial atención al software de seguridad: antivirus, redes privadas virtuales (VPN) y cifrado son tres ejemplos.

3. Sufrir a través de esa auditoría de seguridad

Claro, las auditorías de seguridad de TI son solo un poco más agradables que una visita del IRS, pero la buena noticia es que son absolutamente críticas y altamente especializadas. Eso significa que tiene un gran caso para contratar a un consultor para que se encargue de este proceso por usted. Pero, ya sea usted o algún experto externo que lo haga, asegúrese de que lo siguiente esté cubierto en detalle:

Agregue las auditorías: vincule el proceso con sus datos de auditoría de hardware y software.

Análisis de protección de identidad: cómo controla el acceso a los recursos y datos de TI corporativos tanto en las instalaciones como en la nube.

Análisis de seguridad en la nube: analice por separado todas sus operaciones en la nube, ya sea solo unos pocos conciertos de almacenamiento fuera del sitio o una aplicación completa de software como servicio (SaaS) que ejecuta un proceso comercial clave.

Análisis de protección de datos y recuperación de desastres (DR): ¿Cómo funcionó la solución del año pasado y hubo puntos débiles o escenarios imprevistos que debería abordar este año?

Análisis de auditoría general: no se puede dar esto a ningún consultor; use el informe de auditoría de seguridad para evaluar el nivel de seguridad de sus operaciones de TI y descubra no solo dónde deben realizarse mejoras, sino también dónde puede ahorrar dinero utilizando diferentes soluciones o tácticas de seguridad.

4. Conozca sus procesos comerciales

En una empresa pequeña, esto se puede hacer en unas pocas sesiones individuales. En una empresa mediana, probablemente tendrá la oportunidad de gastar algunos almuerzos. El nombre del juego aquí es "¿Cómo funciona realmente ?" La idea es identificar primero cuáles son los procesos clave en su negocio que lo hacen funcionar (es decir, que le permiten ganar dinero y funcionar) y quién lidera o posee esos procesos. Luego, tome un tiempo cara a cara con esas personas y pídales que lo guíen, en detalle, sobre cómo ocurren estos procesos; lo que es realmente importante para que sucedan; qué herramientas se utilizan hoy para realizar este trabajo; y lo que a estas personas les gustaría ver, desearía que suceda, o simplemente en general quieren quejarse.

Solo con esta información puede realmente agregar valor. Su experiencia no es solo saber lo que está sucediendo en tecnología; es poder aplicar la tecnología de manera creativa para que esos procesos de hacer dinero se realicen más rápido, más barato o de manera más competitiva. Solo cuando realmente sabes cómo funcionan las cosas puedes hacer ese trabajo de manera efectiva, incluso fácilmente. Por lo tanto, tómese un tiempo lejos de su pantalla y conozca a sus compañeros de trabajo. Te sorprenderá lo contentos que están de tener estas conversaciones y cuánto puede aumentar tu stock interno como resultado.

5. Hable con el marketing

TI y marketing son generalmente dos departamentos que no tienen mucho que ver entre sí, aparte de la interacción superficial. Pero con la crisis en torno al marketing en redes sociales, la tecnología está desempeñando un papel cada vez más importante en el plan general de marketing de su empresa. Por lo tanto, tener un chat de inicio de año puede pagar grandes dividendos durante el resto del año. Las cosas clave que el marketing probablemente querrá discutir incluyen:

Gestión de presencia en línea y en redes sociales: muchos departamentos de marketing no tienen idea del nivel de sofisticación disponible para gestionar campañas de marketing en línea; agregar su experiencia aquí puede crear instantáneamente un plan tecnológico de un año para ambas partes.

Recopilación y almacenamiento de datos: la gente de marketing tiende a pedir todo con la intención de descubrir cómo usarlo más adelante. Eso estaría bien si ese "todo" no incluyera petabytes potenciales de datos web, de transacciones y de seguimiento de clientes. Comprender qué están reuniendo estas personas hoy y qué piensan reunir mañana puede determinar su estrategia de almacenamiento para todo el año.

Análisis de datos: si los administradores de su base de datos (DBA) han estado respondiendo preguntas de inteligencia empresarial (BI) hasta ahora, prepárese para el cambio. Con un marcado aumento en la recopilación de datos, se producirá el mismo aumento en la extracción de esos datos por valor. Cargar eso en los hombros de uno o dos DBA con exceso de trabajo es probablemente un error. En cambio, vea si las herramientas de servicios de inteligencia empresarial (BI) de autoservicio (como Microsoft Power BI o Tableau Desktop) pueden ayudar a su organización. Hable con Marketing, Finanzas y otros departamentos con gran cantidad de datos sobre qué información están buscando, y luego vea si puede implementar herramientas que les permitan buscar esas pepitas ellos mismos.

6. Llegar a la planificación

Si ha seguido los pasos ya descritos, ahora tiene una idea precisa de qué tecnología está utilizando su empresa, cómo se está utilizando y cuánto cuesta. También tiene una buena vista de los agujeros que perforan esta situación , donde está pagando demasiado; donde se encuentran los posibles riesgos de seguridad; qué necesitará actualizar o actualizar este año, y más.

Use esos hallazgos para comenzar a mapear su año de TI. Debe averiguar cuántos proyectos puede manejar su departamento además de los que tienen que suceder (como renovaciones de licencias, nuevos despliegues de hardware debido a actualizaciones de arrendamientos, etc.). Solo una vez que mapee esos proyectos no opcionales puede comenzar la planificación de valor agregado.

Pero cuando llegue a esa etapa, hay algunos pasos clave que debe seguir:

Te has reunido con líderes de proceso de primera línea; ahora reunirse con la alta dirección. La gente de primera línea te ha dado una idea de cómo funcionan las cosas y dónde puedes ayudar, pero solo la alta gerencia puede darte una perspectiva general. Necesita ambas perspectivas para llegar a un plan tecnológico eficaz.

Trabaje para "vender" proyectos antes de pasar tiempo en evaluación y pruebas. Determinar qué herramientas funcionarán mejor en su organización puede ser una tarea tediosa y lenta. No asumas eso hasta que tengas la aceptación de las partes interesadas de primera línea y la alta dirección. En otras palabras, venda su idea de proyecto a la gente que se beneficiará antes de gastar horas de trabajo significativas en ellos.

Cuando venda sus proyectos, no se concentre solo en el ahorro de costos. Muchos gerentes de TI prefieren buscar soluciones más baratas a las herramientas que se utilizan actualmente. A veces es un buen ángulo , especialmente para cosas como llamadas móviles y planes de datos. Pero, para el software orientado a tareas y los servicios en la nube, centrarse en una mayor funcionalidad es una mejor jugada. Configure demostraciones de soluciones propuestas para los interesados ​​para que puedan ver lo que su plan puede hacer por ellos y obtendrá mucha más atención que incluso con la hoja de cálculo de presupuesto más elegante.

No te excedas. Una vez que recibe la atención de la alta gerencia y la aceptación de las partes interesadas del proceso, es fácil dejarse llevar por el impulso y la emoción. Eso puede llevar a una promesa excesiva que, a su vez, lleva al fracaso del proyecto y a la dependencia de Advil. Tenga mucho cuidado en la planificación de su proyecto. Proporcione amortiguación no solo en términos de tiempo sino también en términos de presupuesto, en caso de que necesite contratar ayuda externa para completar algo a tiempo. Recuerde que TI también debe responder a situaciones imprevistas, por lo que es clave asegurarse de que pueda implementar para el mañana y, al mismo tiempo, tratar con eficacia hoy.