Ondulante revisión y calificación

Un tablero diferente

El Panel de control de Rippling (página de inicio) contiene algunos de los tipos de contenido que se encuentran en los sitios de los competidores, pero le faltan otros. Hay una herramienta de navegación en el panel vertical izquierdo, pero muestra una selección de enlaces que es diferente a los ofrecidos por los sitios de nómina. SurePayroll, por ejemplo, divide el sitio en Nómina, Informes, Empleados, Empresa y Recursos; puede profundizar en estos para llegar a tareas relacionadas. En su lugar, el Menú principal de Rippling contiene enlaces a la contratación y la baja de empleados, y un directorio de la empresa (donde puede abrir registros de empleados). Las tareas, informes, documentos y configuraciones también son accesibles desde aquí.

Una lista de tareas pendientes describe el trabajo que necesita atención, pero navegará mucho desde los iconos que representan las aplicaciones instaladas en la parte inferior de la página. El enlace a Nómina está aquí, al igual que otros enlaces a herramientas a las que no acceden los competidores por separado, incluidos PTO, Custom Fields, Medical y Dental, así como enlaces a otras aplicaciones integradas. Este esquema de navegación general aparece porque Rippling es un sistema de nómina / recursos humanos / TI de servicio completo, en lugar de una aplicación centrada en la nómina con algunas funciones adicionales de recursos humanos. No lo consideramos un déficit una vez que te acostumbras; Es simplemente diferente.

Configuración compleja

Configurar Rippling solo para la nómina es algo así como acostumbrarse al tablero de instrumentos de un automóvil nuevo y costoso. Debería poder reconocer los controles y las pantallas que usará con frecuencia, pero tendrá que ignorar los que no. La configuración lo lleva a través de cada paso, y dado que el sitio tiene las características y la capacidad para respaldar una empresa con cientos de empleados, probablemente podrá omitir muchos pasos si solo tiene unos pocos.

Dicho esto, la compañía ha hecho un hermoso trabajo al crear una guía paso a paso para prepararse para la compensación de empleados y contratistas. Utiliza un asistente automatizado para guiarlo a través del proceso. Es una herramienta inteligente: según sus respuestas (que proporcionará haciendo clic en los botones, ingresando datos en campos en blanco y seleccionando opciones de las listas desplegables), solicitará información adicional o lo llevará al siguiente paso. Realiza este trabajo de preparación dentro de una interfaz de usuario elegante e intuitiva cuyas herramientas de navegación rara vez te hacen preguntarte cómo proceder. Solo Gusto lo rivaliza.

Una vez que haya configurado una cuenta, se le preguntará si usará la nómina. Si ya está utilizando otro sitio web de nómina, puede seleccionarlo de la lista desplegable que se muestra a continuación; Esto incluye líderes de la industria en nómina (como ADP Workforce and Run, SurePayroll, Patriot Software), así como aplicaciones financieras como QuickBooks Online y Sage. Ondulación importará automáticamente la información fiscal de todos ellos, y puede incorporar prácticamente todos los datos de nómina de Gusto y Zenefits (detalles de empleados, cronogramas de pagos, datos de beneficios) muy rápidamente. Proporcionará la última fecha de pago de su servicio existente y la primera a través de Rippling. Ningún competidor ofrece este tipo de conexión directa generosa.

Innumerables preguntas

Para ayudarlo a mantener todas sus tareas de configuración correctas, Rippling proporciona una extensa lista de tareas pendientes, una guía de pasos de configuración adicionales basados ​​en las respuestas que ya ha proporcionado. Esta puede ser una lista larga, pero la configuración es siempre la parte más lenta del uso de un sitio web de nómina. Incluirá directivas como "Cuéntanos más sobre tu empresa", con enlaces a las pantallas donde puedes hacerlo (especifica el tipo de entidad fiscal, proporciona detalles de contacto, crea departamentos, agrega un dominio de correo electrónico). También podría decir "Agregar a sus empleados a Rippling" e "Instalar la aplicación de nómina".

¿Traerá su propio corredor de seguros o quiere usar Rippling en esa capacidad? ¿Ofrece un plan de jubilación 401 (k)? ¿Cuentas de ahorro de salud (HSA), beneficios para viajeros, PTO, compensación para trabajadores, etc.? ¿Usa el seguimiento del tiempo (Rippling no tiene capacidades integradas como Workful, pero se integra con 10 aplicaciones)? Cuando su respuesta sea Sí, Rippling generará automáticamente tareas y establecerá plazos para usted.

También deberá indicar si desea utilizar la tarea y las opciones de campo personalizadas. Si se suscribe o planea suscribirse a cualquiera de los cientos de aplicaciones de terceros (como Microsoft Office 365, Slack, Salesforce y TSheets), el sitio las instala automáticamente y configura cuentas de usuario.

Se requiere información adicional de la compañía, ya que está en cada sitio web de nómina. Usted establece cronogramas de pago (períodos de pago y días de pago) y proporciona sus detalles de impuestos federales y estatales. Configure una conexión a su cuenta bancaria de nómina. Usted define el esquema de contribución (división de empleador / empleado) para los beneficios respaldados como el seguro de salud y 401 (k) y designa un firmante.

Seguridad extra

Otra característica de administración que ofrece Rippling hará felices a los profesionales de TI preocupados por la seguridad. Permite la autenticación multifactor (MFA), lo que obliga a cualquiera que intente iniciar sesión en el sistema para proporcionar un método de identificación adicional además del nombre de usuario y la contraseña, generalmente un token físico como un llavero USB u otro código pin que se genera dinámicamente y se envía a la celda del usuario teléfono.

Esta capa adicional de seguridad puede ser crítica al proteger la información personal que generalmente se almacena en los sistemas de recursos humanos. Y si bien es algo que puede implementar de otras maneras, como a través de un sistema de gestión de identidad de terceros, las pequeñas empresas encontrarán útil tener la opción integrada.

Agregar empleados

Debe crear registros de empleados muy detallados como parte de la configuración, que es al menos tan fácil de hacer en Rippling como en otros servicios. Todos los registros deben completarse para el personal existente antes de ejecutar la primera nómina, por supuesto. Después de eso, solo puede agregar un trabajador incorporando uno nuevo. Puede ingresar los detalles manualmente o descargar una plantilla para importar una lista de empleados en formato CSV y asignar los campos coincidentes. El sitio ofrece dos vistas de estos datos: una simple lista de empleados y un organigrama que crea a partir de la información que ingresó.

Ya sea que esté agregando un empleado como un paso en la configuración o haciendo clic en el enlace Incorporación para crear uno nuevo, pasará por un proceso similar y proporcionará un conjunto similar de detalles. Elija un tipo de empleo (por hora, asalariado, contratista, etc.) y una entidad de nómina (grupo), luego proporcione el nombre y el correo electrónico del trabajador. También puede editar y usar las plantillas proporcionadas para cartas de oferta y acuerdos de contratistas. Otras pantallas recopilan detalles de contacto, como departamento, cargo, monto de compensación (y número de acciones, si corresponde) y gerente. También se le pedirá que proporcione una descripción del trabajo.

Ondulación arrienda las computadoras portátiles de Apple a los clientes, por lo que puede solicitar una para el empleado o transmitir esa opción. Verá un resumen de los documentos que el empleado podrá firmar electrónicamente (como W-4); la información que debe recopilar el nuevo trabajador y las cosas que hará Rippling (como configurar al empleado en la nómina y prorratear el primer cheque de pago). También enumera las cuentas de usuario que se establecerán para la contratación entrante. Una vez que ha ingresado los datos de los empleados en Rippling, transfiere automáticamente esa información a las propias aplicaciones. Finalmente, puede configurar una dirección de correo electrónico de trabajo y revisar cualquier carta de oferta que haya creado.

Una vez que haya completado un registro para uno o más empleados, puede enviar un correo electrónico invitándolos a configurar su propia cuenta de Ondulación para agregar cualquier cosa que no haya sido importada (información fiscal, contacto de emergencia, fotografía, etc.). Cuando se completa el perfil, cada empleado obtiene una página accesible a través del directorio de la compañía que contiene todo. Estas pantallas se dividen en varios elementos individuales de cuestiones de personal, como información personal, documentos y nómina; la sección de nómina se divide en recibos de sueldo, retención y configuración.

Administración de beneficios

La configuración de la nómina requiere mucho trabajo de detalle, pero no tanto como lo que encontrará cuando comience a trabajar con los beneficios. La ondulación es excelente para administrarlos.

El panel principal muestra un menú de cuatro líneas en la parte superior izquierda para Enlaces rápidos, Mi perfil, Configuración de mi cuenta, Configuración de la empresa y Organigrama. Cuando iniciamos sesión en el lado del administrador, hicimos clic en Seguros en el Panel. Luego procedimos a la Inscripción Abierta y vimos una visión útil de quién se había inscrito en varios beneficios como (médico, dental, visión, discapacidad a corto plazo y vida).

Sin embargo, los empleados que habíamos abordado por nuestra cuenta no figuraban en esta vista administrativa de Inscripción Abierta, quizás porque aún no habían pasado por el proceso de inscripción abierta. Si hace clic en cada círculo, puede ver un mensaje emergente del plan para el que se han inscrito. Esta es información útil. Si hace clic en el nombre del empleado, puede ver su perfil de empleado.

Un área en la que se destaca Rippling es que administra COBRA directamente desde la aplicación en lugar de pasar por un administrador externo. Esta característica es útil cuando se maneja el proceso de terminación, ya sea voluntario o involuntario. Además, como Zenefits, Rippling se encargará de las declaraciones de impuestos 1095-C. Ondulación también maneja los W2 en el lado de la nómina.

Opciones de seguro

Cuando pasamos por el proceso de inscripción, agregamos un dependiente. Simplemente haga clic en el signo más y "Agregar nuevo dependiente". Luego verá el nombre y las fechas de nacimiento en "Yo" y "Niño". Luego pudimos seleccionar entre dos planes de salud. En este caso fueron Blue Shield Bronze y Blue Shield Platinum.

La ondulación ayuda a simplificar un proceso difícil al ofrecer consejos útiles sobre herramientas como lo hace Zenefits. Por ejemplo, "Copago" tenía un signo de interrogación en un círculo al lado. "Genérico" se explicó como "También conocido como medicamentos de nivel 2" y "Especialidad" también se explicó como "También conocido como medicamentos de nivel 4".

Luego se le da la opción de editar detalles personales para "Self" y "Child". Hay una pequeña marca de lápiz en la parte inferior de la página que muestra una pantalla de edición para realizar cambios. Los consejos sobre herramientas también fueron muy útiles en la sección Dental. Cirugía mayor significa "Una categoría de servicios dentales en un contrato de beneficios dentales de red abierta que generalmente incluye coronas, dentaduras postizas, implantes y cirugía oral".

Encontramos la interfaz más fácil que BerniePortal, que tiene un sistema de subgrupos para navegar, y Criterion, que tiene fórmulas complicadas. Al igual que cuando selecciona un plan médico o dental, cuando selecciona un plan de visión, puede marcar o desmarcar las casillas para el miembro del plan y sus dependientes. Los precios del plan cambian en consecuencia, y puede ver un documento de resumen en PDF. El plan de visión brinda información como Copago de examen, Copago de materiales, Frecuencia de cuadros. y lente. Freq. La información sobre herramientas nos dijo que Lens Freq. significa con qué frecuencia puede obtener lentes nuevos durante esta cobertura (generalmente esto es una vez cada 12 o 24 meses).

Seguro de vida, también

Durante la inscripción abierta, tiene la oportunidad de renunciar a los diversos planes de salud, pero para el seguro de vida, esto no era renunciable ya que muchos empleadores ofrecen esto automáticamente. Para el seguro de vida, las sugerencias claras también fueron útiles aquí. Aprendimos que "Multiplicador de salario voluntario" significa "El múltiplo del salario base del empleado pagado en caso de fallecimiento. No incluye comisiones, bonos u otra compensación variable".

Luego nos dieron la opción de comprar un seguro de vida adicional. Selecciona esto con una escala bien diseñada. Mueves la pestaña a x1, x2 o x3, dependiendo de la cantidad de cobertura adicional que necesites. El siguiente paso nos llevó a una página resumida cuidadosamente resumida de nuestras elecciones de beneficios. El sistema le permite revisar documentos y agregar su firma. Entonces ya terminaste. Solo tiene un minuto para cancelar, que puede ser un poco corto. Después de que la inscripción de beneficios es oficial, el empleado recibe una visión clara de los detalles de la cobertura y cuándo comenzarán. Hay una marca de lápiz para ingresar su identificación de miembro.

Cuando hace clic en las pestañas en el menú en la parte superior de Descripción general, Médico, Dental, Visión, Discapacidad a corto plazo (ETS) y Vida, puede ver fácilmente un resumen de cada una de estas selecciones de cobertura. Si tiene un evento que califica, puede ir a Cambiar mis beneficios y seleccionar el motivo, como "Me casé" o "Tuve un bebé".

Apoyo en el camino

A medida que avanza el proceso de configuración, trabajará con un contacto específico en Rippling que puede guiarlo por teléfono y correo electrónico. Una vez que esté solo y ejecute las nóminas, la ayuda solo estará disponible por correo electrónico. Ondulación está en proceso de construir su centro de ayuda en línea; la sección de nómina debería estar disponible muy pronto. Vimos una versión de montaje y quedamos impresionados con su profundidad. Las instrucciones paso a paso eran muy fáciles de entender y estaban salpicadas de capturas de pantalla para facilitar aún más la comprensión.

Ejecución de nómina

Una vez que haya completado sus tareas de configuración a fondo, el procesamiento de la nómina real no debería tomar mucho tiempo. Abriría la aplicación Nómina para ver una lista de sus próximas ejecuciones de pago. Una barra de herramientas horizontal lo lleva a la configuración de su nómina, que es donde regresará si necesita modificar cualquier cosa que haya configurado previamente, como información de impuestos estatales y tipos de pago. La barra de herramientas también tiene enlaces a pantallas donde puede agregar / editar reembolsos, deducciones y embargos. También puede configurar conexiones a aplicaciones de contabilidad integradas y ver informes relacionados y documentos fiscales aquí.

Si ha configurado varias entidades de nómina (empleados asalariados, empleados por hora, contratistas) en el mismo programa de pago, tendrá que procesarlos como grupos individuales; La mayoría de los competidores le permiten verlos a todos en una pantalla para ingresar horas y hacer los cambios necesarios para la retención o el pago adicional. Las empresas más grandes pueden beneficiarse del apoyo de las entidades de nómina, pero pueden crear uno o dos pasos adicionales para las empresas más pequeñas.

Después de verificar y hacer clic en cada entidad, Rippling muestra una vista previa de la nómina. Pone al frente y al centro la información que más necesita: período de pago y fecha de débito, totales para depósitos directos e impuestos de empleador / empleado, y el total general que saldrá de su cuenta bancaria. Si se desplaza hacia abajo, verá desgloses de estos números, así como informes de diario y requisitos de efectivo. Haga clic en Aprobar y verá esos datos nuevamente, pero los informes estarán en forma descargable y podrá ver los recibos de pago. También podrá "anular" la nómina dentro del período de tiempo especificado.

Empleados salientes

Como parte de nuestras pruebas, intentamos eliminar un perfil. Si un empleado se unió a la empresa y se le pagó, entonces necesitaría usar terminar en lugar de Eliminar. El software proporciona una verificación de seguridad inteligente antes de eliminar el perfil. Debe escribir "Eliminar" en el texto de confirmación. Puede desactivar a un empleado de inmediato o programar una fecha posterior. Luego especifica si la terminación es voluntaria o involuntaria. El proceso es muy fácil de usar. Luego indica si volvería a contratar al empleado en el futuro y el motivo de la terminación. Una vez hecho esto, reasigne un gerente para los informes de la persona, indique la cantidad del acuerdo de indemnización y designe cuánto tiempo tendrá que firmar el contrato de indemnización el empleado.

Una vez que se complete ese paso, obtendrá una buena vista del Acuerdo de indemnización con un fondo azul brillante. También puede elegir "Convertir a 1099". Ondulación le permite especificar qué acceso a los sistemas se desactivará para ese usuario en la fecha especificada y puede automatizar esos cierres para otras aplicaciones que admitan una API REST, que es una lista muy larga que incluye aplicaciones tan diversas como Dropbox Business y Zendesk.

Ondulación señala que la computadora del empleado debe estar conectada a Internet para desactivarla. También es muy específico acerca de permitirle especificar si desea configurar la computadora para la próxima contratación o desactivarla y dejar los datos en el sistema. Una vez más, como cuando se elimina a un empleado, Rippling proporciona una verificación de seguridad de si realmente desea borrar la computadora. Escribe "WIPE" en la línea de texto de confirmación. A continuación, el software proporciona una vista del seguro que el empleado perderá al ser despedido. Luego, da el paso importante de indicar si el empleado es elegible para los beneficios de la Ley de Reconciliación Presupuestaria Consolidada (COBRA). Escribe Sí o No.

El proceso de indicar cuándo el empleado recibirá un cheque de pago final también es muy sencillo. Indicas si el cheque de pago vendrá electrónicamente o si escribirás un cheque manual. El resumen del cheque de pago final es simple y claro. Le informa el pago bruto, el total de impuestos de los empleados y el pago neto. También puede optar por ver Paystub. Luego selecciona el botón azul para "Se ve bien". Después de completar la terminación, se lo enviará de regreso al tablero.

Impresionante flexibilidad

Cada servicio que ofrece nómina incluye un cierto nivel de flexibilidad y personalización. OnPay, por ejemplo, admite campos personalizados. Payroll by Wave se integra con su propia aplicación de contabilidad. Pero nadie en el grupo revisado aquí es tan complaciente como Rippling a este respecto. Esa es una de las razones por las que puede manejar cientos de empleados e integrarse con aplicaciones de contabilidad de rango medio además de soluciones para pequeñas empresas.

Esta flexibilidad es evidente de innumerables maneras. Admite ubicaciones de trabajo internacionales y le permite crear perfiles para contratistas, incluso aquellos ubicados en otros países, que son similares a los que construye para los empleados. Puede convertir a los contratistas en empleados (y viceversa) utilizando herramientas automatizadas.

La nómina en sí es especialmente flexible. Puede configurar múltiples horarios de pago separados (asalariados, por hora, contratistas, etc.) para el mismo período de pago y ejecutar nóminas ilimitadas. A los empleados se les pueden asignar tasas de pago múltiples si, por ejemplo, un individuo trabaja como servidor y barman en el mismo período de pago. Ondulación puede actualizar los cambios salariales en medio de un período de nómina y configurar los cambios salariales para fechas futuras. El sitio le permite mantener un saldo en efectivo para que pueda hacer una nómina durante la noche si es necesario.

Las capacidades de búsqueda y filtro de Rippling hacen posible que compañías con docenas o cientos de empleados y múltiples departamentos y otras agrupaciones de personal apliquen atributos a individuos seleccionados. Sus permisos de usuario granulares le permiten otorgar acceso a administradores y "administradores parciales", hasta el nivel de pantalla y función.

Los empleados también se benefician de la personalización de Rippling. Pueden agregar y editar su propia información en el sitio y acceder a numerosos tipos de documentos de recursos humanos, como acuerdos de confidencialidad, manuales de empleados y acuerdos de indemnización (el administrador puede ver quién ha firmado electrónicamente qué documentos en una vista de cuadrícula). Los trabajadores por hora pueden realizar un seguimiento de sus horas utilizando una de las 10 aplicaciones de seguimiento de tiempo disponibles a través de Rippling si la empresa se suscribe. Los recibos de pago no parecen tan secos como los extractos bancarios. Están iluminados con gráficos. Y una extensión del navegador Chrome proporciona un panel de control de empleados, donde los trabajadores pueden ver el directorio de una empresa y averiguar quién está fuera de la oficina, incluso leer y contribuir al "enfriador de agua" (un grupo de chat de empleados en línea). Rippling es el único servicio que ofrece todas estas características.

Acceso móvil e informes

Rippling ofrece aplicaciones complementarias para iOS y Android, que son lo suficientemente atractivas e intuitivas, pero su funcionalidad es muy limitada en este momento. Cuando inicia sesión en la aplicación móvil, obtiene una lista desplazable de empleados y sus títulos. Puede ver a los empleados y su información de contacto, y hay botones que le permiten enviarles mensajes, llamarlos o enviarlos por correo electrónico. También tiene acceso a recibos de pago y enlaces a aplicaciones integradas, pero no puede ver la información de beneficios como puede hacerlo en la aplicación móvil de Zenefits. Sin embargo, la aplicación tiene un tablero de mosaicos bien diseñado para secciones como Nómina, Cuenta de ahorros para la salud, PTO y Cuenta de gastos flexibles.

Si bien puede acceder al sitio a través de un navegador móvil, debe hacer doble clic para hacer algo lo suficientemente grande como para ver y luego desplazarse mucho. Ejecutar una nómina sería muy difícil, mientras que es fácil cuando accede a sitios como Gusto y SurePayroll desde un dispositivo móvil.

Todos los demás servicios que revisamos ofrecen al menos una docena de informes de nómina preformateados que se pueden personalizar y ejecutar rápidamente. La ondulación tiene un enfoque diferente. Ofrece un puñado de informes listos para ejecutar. La mayoría de estos están relacionados con recursos humanos / TI, como la compensación, la tenencia de los empleados y el cambio de personal, pero hay tres informes personalizados: Informe de punto en el tiempo (muestra los datos como estaban en una fecha específica), Informe de tendencias (le dice cómo variable modificada con el tiempo) e Informe de nómina. Estos son excepcionalmente personalizables. Comienza con una pizarra en blanco, dando un nombre al informe y eligiendo intervalos y hasta cinco variables para incluir.

El diseño presenta mosaicos fáciles de seguir con marcas de verificación. Al principio, recibimos un mensaje de error cuando intentamos crear un informe de costos de beneficios, pero lo rectificamos cuando agregamos el número de empleado y el departamento para poder identificar adecuadamente los datos. Rippling ofrece un diseño limpio de informes al igual que Zenefits. Hay botones para compartirlos con personas específicas, guardarlos y exportar (descargar) a Microsoft Excel como archivos CSV.

Una gran elección de rango medio

Entendemos por qué Rippling puede integrarse con soluciones de contabilidad de pequeñas y medianas empresas, y por qué las importaciones automáticas de datos están disponibles para aplicaciones de nómina de gama alta. Su profundidad y flexibilidad lo convierten en una excelente opción para una empresa con docenas o cientos de empleados con necesidades complejas de nómina y BA. Sin embargo, su precio y experiencia de usuario pueden atraer a las empresas más pequeñas que anticipan el crecimiento, y hay una ruta de actualización fácil de Gusto a Rippling.

Creemos que Gusto, nuestra Elección de los editores para la nómina, es una mejor opción para las pequeñas empresas, en parte porque son su mercado objetivo. El sitio ofrece características y usabilidad orientadas a empresas con solo unas pocas docenas de empleados. Si bien las capacidades más sofisticadas de Rippling no se interponen exactamente en el camino de los usuarios de pequeñas empresas, un administrador de nómina podría encontrar intimidante toda su complejidad (le daríamos cuatro estrellas como una aplicación solo de nómina). Por lo tanto, recomendamos Gusto primero para las pequeñas empresas en ese sentido.

Sin embargo, en lo que respecta a la Administración de Beneficios, encontramos que la funcionalidad en Rippling es eficiente, fácil de usar y está a la par con nuestra elección de Editors 'Choice BA Zenefits. Por lo tanto, otorgamos Rippling an Editors 'Choice en nuestro resumen de revisión de software BA. La configuración es rápida y la plataforma tiene un precio competitivo, especialmente con el servicio gratuito de BA cuando utiliza Rippling como corredor. Como empresa de servicios de TI, Rippling claramente sabe cómo diseñar bien el software, y proporciona la funcionalidad que una empresa necesita en lo que respecta a los beneficios.