Revisión y calificación de Neatconnect

NeatConnect, de The Neat Company, es un tipo diferente de escáner. En primer lugar, es un dispositivo de escaneo, lo que significa una herramienta que puede usar para escanear a la nube (a través de una conexión Wi-Fi a su red) sin necesidad de una computadora. También puede usarlo como un escáner estándar, pero el escaneo independiente a la nube es la razón principal para considerarlo si desea esa capacidad o para omitirla si no lo hace.

El software Neat, tanto en la versión que se ejecuta en su PC como en el NeatCloud basado en la web, está diseñado para permitirle escanear y organizar recibos de registros de gastos e impuestos, así como manejar tarjetas de presentación y documentos. Si desea el software, pero no está interesado en escanear a la nube, puede ahorrar algo de dinero comprando uno de los dos modelos menos costosos de The Neat Company. NeatDesk ofrece la misma capacidad de escaneo de escritorio que NeatConnect, incluido un alimentador automático de documentos (ADF). NeatReceipts ofrece un escáner de alimentación manual para uso portátil o de escritorio.

Los tres paquetes, NeatConnect, NeatDesk y NeatReceipts, vienen con el mismo software. Sin embargo, una complicación con los tres es que The Neat Company usa el mismo nombre para todas las versiones de cada paquete, incluso cuando el paquete cambia a un escáner diferente, actualiza el software o ambos. Para esta revisión, probé la primera versión de NeatConnect. Para el registro, vino con Neat 5.3 y el escáner modelo NC-1000. (Puede encontrar el número de modelo en una etiqueta en la parte inferior del escáner).

El hardware del escáner

El hardware NeatConnect tiene una huella bastante típica para un escáner de escritorio, con aproximadamente 9.8 por 4.8 pulgadas (WD). Sin embargo, la parte superior sobresale por detrás y por delante de la base para un tamaño total de 7.5 por 11.0 por 8.7 pulgadas (HWD). Extender la guía de papel para la bandeja de entrada en la parte posterior agrega aproximadamente 3 pulgadas tanto a la altura como a la profundidad. También puede abrir la bandeja de salida en la parte inferior frontal, que agrega 7 pulgadas más a la profundidad, o dejarla cerrada y dejar que el papel caiga directamente de la ranura de salida en su escritorio.

Al igual que con el escáner NeatDesk, el modelo NeatConnect es lo suficientemente atractivo como para caber en una oficina que se preocupa por el diseño. El escáner ofrece esquinas redondeadas, una base de plástico negro y un acabado blanco brillante para la parte superior, con un panel de control de pantalla táctil a color de 3 por 2 pulgadas (HW) centrado a lo largo de la línea media, aproximadamente un tercio desde la parte inferior.

El escáner también tiene la capacidad adecuada, con una resolución óptica de 600 píxeles por pulgada (ppi) y una velocidad de 24 páginas por minuto (ppm) en modo simple (escaneo de un lado de una página) y 48 imágenes por minuto (ipm) en dúplex modo (escaneo de ambos lados). Puede manejar páginas de hasta un máximo de 8, 5 por 30 pulgadas.

Un toque inusual que comparten los escáneres NeatConnect y NeatDesk es un inserto que se ajusta sobre la bandeja de entrada y ofrece tres ranuras: 8.7 pulgadas para documentos, 3.5 pulgadas para recibos y 2.25 pulgadas para tarjetas de visita. Cada ranura está diseñada para tomar un máximo de 15 artículos a la vez. Una diferencia con la versión más reciente de NeatDesk que revisé es que el escáner NeatConnect agrega guías de papel ajustables a la ranura de escaneo de documentos. También puede quitar el inserto para mostrar un alimentador automático de documentos (ADF) de 50 páginas.

Preparar

La configuración para escanear a la nube no requiere una PC, aunque sí requiere un punto de acceso Wi-Fi en su red, con su red conectada a Internet. El proceso básico, utilizando un asistente de pantalla táctil en el panel frontal, es simple. Sin embargo, dependiendo de cuán consciente de la seguridad sea, puede encontrarse con dos complicaciones.

Una medida de seguridad moderada que podría estar usando en su red es deshabilitar la transmisión SSID que el punto de acceso usa para anunciar su presencia. Otro es limitar las conexiones permitidas a dispositivos con direcciones MAC específicas. Desafortunadamente, con el firmware en el escáner como lo probé, no hay forma de conectarse con la transmisión SSID deshabilitada, por lo que básicamente tiene que tirar esa seguridad por la ventana para usar el escáner.

Todavía puede usar el filtrado de direcciones MAC, pero, como se probó una vez más, no hay una manera fácil de averiguar la dirección MAC del escáner. Lo que terminé haciendo fue apagar el filtro en el punto de acceso, dejar que el escáner se conectara, leer la dirección desde el punto de acceso y luego ingresar la dirección en la lista permitida, para poder volver a activar la función.

Según The Neat Company, ambos problemas se abordarán en las próximas actualizaciones de firmware. Si obtiene uno de los primeros modelos sin la actualización, podrá descargarlo del sitio web de Neat.

Si lo desea, también puede configurar el escáner para otros destinos en la nube, gracias a los asistentes integrados para SkyDrive, Box, Dropbox, Evernote y Google Drive. Sin embargo, NeatCloud es la opción obvia, ya que ofrece la versión web del software Neat. Tenga en cuenta que NeatConnect incluye una suscripción de tres meses a NeatCloud. Más allá de la suscripción inicial, deberá obtener un plan mensual o anual, de $ 5.99 a $ 24.99 por mes o de $ 59.88 a $ 239.88 por año.

También puede instalar el programa Neat en su PC, que le permitirá escanear directamente a la PC a través de un cable USB como alternativa al escaneo a la nube, y le permitirá sincronizar con NeatCloud, por lo que todo lo que haga en cualquier ubicación se mostrará automáticamente arriba en ambos. Además, The Neat Company ofrece aplicaciones gratuitas para dispositivos Android e iOS, para que pueda acceder a sus datos o cargar imágenes a su base de datos desde su teléfono inteligente o tableta.

Escaneo y software

Para mis pruebas, configuré NeatConnect para escanear tanto a NeatCloud como para escanear directamente a una PC. También escaneé lo suficiente en ambos destinos, e hice suficientes modificaciones en ambos, para confirmar que las dos ubicaciones se sincronizan según lo prometido. Sin embargo, para las pruebas de tiempo, utilicé solo la conexión a PC.

Escanear es fácil. Primero, elige el destino al que deseas escanear en el panel frontal. Para escanear a la nube, puede cambiar opcionalmente la configuración de escaneo (por ejemplo, escanear en símplex o dúplex), elegir Escanear, opcionalmente recortar o rotar la imagen y luego enviarla a la nube.

Para escanear a su PC, primero debe iniciar el programa Neat. Luego puede elegir la opción Escanear o PDF desde el panel frontal o desde el programa. Al elegir Escanear, comienza el escaneo y envía la imagen a la base de datos Neat. Al elegir PDF, se abre una ventana en su PC que le permite navegar a la carpeta en la que desea escanear, ingresar un nombre de archivo y luego elegir el botón Guardar en el cuadro de diálogo para escanear y guardar el archivo.

Tanto el programa Neat en la PC como NeatCloud son razonablemente fáciles de usar una vez que los aprende. Sin embargo, la versión para PC ignora el diseño estándar de Windows de una manera que hace que sea un poco más difícil de aprender y usar de lo que debería ser. Alinea los menús de texto con el lado derecho de la ventana, por ejemplo, en lugar del lado izquierdo. También carece de una barra de título visible estándar, lo que me dejó haciendo clic regularmente en el borde exterior obvio y cambiando el tamaño de la ventana, cuando quise hacer clic en la barra de título para mover la ventana.

Otro problema potencial es que tanto NeatCloud como el programa Neat usan mucho texto gris, en lugar de negro, que se ve bonito, pero supongo que algunas personas tendrán problemas para leerlo.

Resultados

Una vez que superas los problemas de la interfaz, tanto la PC como el software web funcionan lo suficientemente bien en su tarea principal. El software Neat siempre ha sido bueno para reconocer el texto en recibos y tarjetas de presentación y para colocar la información en los campos correctos en su base de datos, para que pueda crear informes de gastos e impuestos.

Al utilizar nuestro conjunto estándar de tarjetas de presentación, cometió un error o ninguno en más de la mitad de las tarjetas. Todavía le recomendamos que verifique los resultados, pero incluso con el tiempo dedicado a la verificación, el proceso es mucho más rápido que escribir todo desde cero. El programa también sincronizó los contactos con Outlook sin problemas.

El software Neat no incluye reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para escanear archivos a formato editable, por lo que no pude probarlo. Sin embargo, el programa de instalación de PC también instala un controlador Twain, por lo que puede usar el escáner con un programa OCR si tiene uno. También falta la capacidad de guardar en formato PDF de imagen en su PC, por lo que tampoco pude probar adecuadamente la velocidad de escaneo en bruto. Sin embargo, para escanear a un formato PDF con capacidad de búsqueda usando Neat en la PC, cronometré el escáner en 1 minuto y 2 segundos, o 24, 2 ppm y 48, 4 ipm, para el escaneo en sí mismo utilizando nuestro documento de prueba estándar de 25 hojas y 50 páginas.

El paso de OCR tomó 3 minutos y 45 segundos adicionales, que es un tiempo inusualmente largo. Como punto de comparación, la Editors 'Choice Canon imageFormula DR-C125, no agregó tiempo en absoluto, llegando a 60 segundos (25 ppm y 50 ipm) con o sin reconocer el texto. Dicho esto, el programa Neat compensa en gran medida la lenta velocidad de reconocimiento al manejarlo en segundo plano para que pueda seguir trabajando.

Si no tiene interés en almacenar información en la nube para poder acceder a ella desde cualquier lugar, obviamente no le interesará NeatConnect. Si desea el programa Neat para escanear y administrar recibos y tarjetas de visita, puede obtenerlo por menos con NeatDesk. Por otro lado, si desea mantener los datos en la nube, NeatConnect en combinación con NeatCloud tiene el beneficio distintivo de sincronizarse automáticamente con su computadora. Eso no solo le permite acceder a los datos, o agregarlos, desde cualquier lugar, sino que le brinda una copia de seguridad automática. Eso puede ser suficiente para que NeatConnect sea el escáner de su elección.