Asana revisión y calificación

Los entusiastas de la productividad adoran Asana, y por una buena razón. Esta herramienta de colaboración en equipo en línea se especializa en la gestión del flujo de trabajo, pero también maneja el meollo de la gestión de tareas con aplomo. Dicho esto, Asana no debe confundirse con el software de gestión de proyectos completo, a pesar de su nueva función Timeline. No incluye el seguimiento de tiempo nativo ni otras herramientas avanzadas que esperamos ver para la gestión de proyectos a gran escala. Pero para administrar tareas y flujos de trabajo, es una herramienta flexible y elegante que puede plegarse a su voluntad. Asana es una de las mejores aplicaciones de colaboración y productividad para equipos y una Elección del Editor.

Precios y planes

Si desea ver de qué se trata Asana, el servicio ofrece un nivel de cuenta gratuito para equipos de 15 miembros y menos. Las únicas otras restricciones importantes son que no puede usar la vista de línea de tiempo de Asana, paneles avanzados o herramientas de búsqueda avanzadas. Discutimos todas estas características en detalle más adelante. Sin embargo, los usuarios de cuentas gratuitas obtienen todas las demás funciones de administración de tareas, incluida la capacidad de crear tareas, asignarles personas, agregar fechas de vencimiento, escribir comentarios y adjuntar archivos. Tampoco hay límites en la cantidad de tareas o proyectos que puede crear. Recomendamos utilizar la cuenta gratuita durante al menos algunas semanas con un pequeño grupo de prueba antes de actualizar a un nivel de servicio pago.

Asana Premium cuesta $ 119.88 por persona por año o $ 11.99 por persona si paga mensualmente. La cuenta Premium incluye todo en la cuenta gratuita y elimina los límites en los tamaños de equipo, paneles y herramientas de búsqueda. Las cuentas premium vienen con algunos beneficios adicionales, incluida la función de línea de tiempo de Asana, equipos y proyectos privados, campos personalizados, dependencias de tareas, controles administrativos y soporte prioritario. Los proyectos privados solo son accesibles para los miembros invitados, mientras que los proyectos que no son privados son accesibles para todos en el equipo.

Los equipos muy pequeños de 15 personas o menos que desean funciones Premium pagan una tarifa más baja: $ 75 por persona por año, o $ 7.50 por persona por mes. Los grupos de estudiantes también pueden contactar a la compañía para una prueba gratuita de seis meses de Asana Premium. El precio ha aumentado en los últimos años, pero las personas que tienen acuerdos de Asana existentes y activos pueden continuar a tasas más bajas.

En comparación, Todoist Premium cuesta $ 29 por año para uso personal o $ 29 por persona por año para equipos. En el extremo superior, Podio comienza en $ 9 por persona por mes o aproximadamente $ 86 por año si se paga anualmente. Entonces, Asana es mucho más costosa que Todoist, pero tiene un precio cercano a los planes Basic y Plus de Podio.

Asana también tiene funciones de tablero kanban, por lo que otras aplicaciones populares de kanban, como Trello, Wrike y Volerro, también son un juego justo para comparar. Trello cobra $ 119.88 por persona por año, lo mismo que Asana. Volerro cobra solo $ 7.99 por persona por mes. Wrike cobra casi la misma cantidad que Asana Premium por su nivel de servicio profesional ($ 117.60 por persona por año) y una tarifa mucho más alta por su servicio de grado comercial ($ 297.60 por persona por año)

¿Qué es asana?

Asana es una herramienta de gestión de flujo de trabajo que utiliza principalmente para gestionar tareas. Se diferencia de las aplicaciones tradicionales de gestión de proyectos, principalmente debido a su falta de estructura. Asana es como una baraja de cartas, mientras que el software de gestión de proyectos es como un juego de mesa. Los juegos de mesa están diseñados para jugarse con una serie de reglas preestablecidas. Es inusual que los jugadores se alejen demasiado de estas instrucciones establecidas, aunque todos pueden aceptar algunas modificaciones de vez en cuando.

Con una baraja de cartas, tienes más opciones. Por ejemplo, puedes jugar un juego conocido con reglas establecidas, como un sorteo de cinco cartas, o inventar tu propio juego. Digamos que decides jugar rummy. Todos en la mesa deben acordar primero qué versión de rummy jugar (rummy directo, 500 rummy, gin rummy, etc.). Hay una plantilla para el juego, pero las reglas exactas deben ser establecidas por todos los jugadores de antemano.

En el caso de Asana, hay tantas formas predefinidas de usarlo como formas personalizadas. Un punto más de distinción es que Asana es más adecuada para el trabajo en curso, mientras que las aplicaciones de gestión de proyectos suelen ser mejores para proyectos con fechas de inicio y finalización claras, así como una entrega. Construir y lanzar un sitio web de noticias es un proyecto. Escribir contenido diario para un sitio web de noticias es un trabajo continuo.

En términos más específicos, Asana realiza un seguimiento de quién es responsable de qué tarea, la información relacionada con cada tarea y toda otra información relacionada con el progreso de esa tarea. Si esto todavía suena confuso, sepa que configurar Asana para sus necesidades es la parte más difícil. Después de ese período inicial, la naturaleza abierta de Asana también es uno de sus mejores aspectos. Consulte la Guía de Asana sobre cómo comenzar y, finalmente, dominar todas sus características.

Estructura de asana

Antes de abrir Asana a todos en la organización, un grupo de administradores debe tomar una decisión final sobre cómo se implementará y utilizará Asana. Si bien algunas herramientas de colaboración promocionan la simplicidad, ese no es realmente el caso con Asana. Asana es intuitiva, pero una vez que se pone en marcha, su completa falta de estructura puede dificultar la inmersión sin una buena cantidad de previsión. Asana ofrece algo de ayuda con la estructura con las plantillas de proyecto, que discutiremos más adelante, pero la posibilidad de traducir una estructura organizativa de una manera que tenga sentido podría ser intimidante.

En cuanto a la jerarquía del flujo de trabajo básico, cada equipo es responsable de una serie de proyectos con listas de tareas individuales. Cada tarea puede tener subtareas, así como un cesionario, fecha de vencimiento, archivos adjuntos, comentarios, etiquetas y seguidores. Utiliza estas tareas y subtareas para realizar un seguimiento del trabajo. Los comentarios y otros datos lo ayudan a comprender lo que está sucediendo con la tarea para que no necesite discutir asuntos por correo electrónico o de otra manera. A medida que se completan las tareas y las subtareas, todo su historial y todo lo que ocurrió termina adjuntándose a la tarea misma. Por lo tanto, cada acción laboral tiene un contexto significativo.

Además de su capacidad para realizar un seguimiento de las minucias, Asana también es útil para obtener una perspectiva más amplia sobre las responsabilidades de cada miembro del equipo. Las búsquedas personalizadas, que discutiremos con más detalle más adelante, o incluso simplemente mirando la lista de tareas de otra persona, es una forma efectiva de determinar si alguien está sobrevendido o tiene un rendimiento inferior. Puede usar estas ideas para realizar cambios efectivos.

Privacidad y seguridad

Asana asegura las conexiones a su sitio utilizando al menos el protocolo TLS 1.1 y aloja sus datos en "centros de datos auditados SSAE 16 seguros a través de Amazon en los Estados Unidos". Asana también ofrece un programa de recompensas de errores para revelar vulnerabilidades con el servicio. Asana obtuvo recientemente la certificación SOC 2 Tipo 1. Las auditorías de Soc 2 son realizadas por el Instituto Americano de Contadores Públicos y, según esa organización, se refieren a "los controles en una organización de servicios relevantes para la seguridad, disponibilidad e integridad de procesamiento de los sistemas que la organización de servicios utiliza para procesar los datos de los usuarios y la confidencialidad y privacidad de la información procesada por estos sistemas ". Al igual que con Slack, también puede verificar el estado de Asana a través de un panel en línea.

En el nivel de uso, Asana abraza la colaboración entre todos los miembros del equipo. Ciertamente, puede mantener privados los proyectos y tareas en Asana, pero la naturaleza de la herramienta es permitir que todos los miembros del equipo tengan igual acceso para ver, editar e interactuar con la información en la aplicación. Dicho esto, Asana le permite marcar proyectos como Solo Comentario o asignar este nivel de permiso a miembros individuales.

Para los equipos que usan Asana como una plataforma abierta, es muy importante mantener un diálogo sobre las reglas de participación para garantizar que todos acepten usar la aplicación de la misma manera, no sobrescribir el trabajo de los demás, etc. Recientemente, Asana agregó nuevas opciones de seguridad empresarial, incluida la capacidad de controlar qué aplicaciones se pueden usar en la integración y restringir quién puede agregar invitados.

Mira y siente

Asana está disponible en la web y a través de App Store y Google Play Store, pero no ofrece una aplicación de escritorio. Algunas aplicaciones de colaboración, como Slack, ofrecen variantes de escritorio, pero no es un factor decisivo.

La interfaz web de Asana es eficiente y receptiva, con suficiente color y estilo de diseño para mantenerla interesante y útil sin parecer demasiado abarrotada. También tiene algunas sorpresas, como animaciones de celebración que aparecen en la pantalla de vez en cuando, aunque puede desactivar estos efectos adicionales si no le atraen. Asana también incluye una serie de atajos de teclado llamados Hacks en su sección de configuración, que agregan varios tipos de funcionalidad y personalidad. Por ejemplo, presiona TAB + B para un poco de diversión felina después de habilitar el truco relacionado.

El tablero web se divide en tres áreas principales: un riel izquierdo; una ventana principal que cambia según lo que seleccione desde la izquierda; y un cuadro de información correcto que profundiza en lo que esté viendo en la ventana principal. La ventana principal también incluye un botón para agregar rápidamente elementos como tareas o proyectos, una barra de búsqueda y un ícono de perfil. En la configuración de su perfil, puede agregar información básica de la cuenta, establecer preferencias de notificación, ajustar las preferencias de visualización y los efectos visuales antes mencionados, y configurar integraciones con otras aplicaciones como Harvest y Zapier. Asana mantiene una lista completa de aplicaciones e integraciones compatibles.

Según la última actualización de diseño, navega por la interfaz a través del menú del riel izquierdo, que también puede ocultarse por completo si desea centrarse en la página principal. De arriba a abajo, sus opciones principales son Inicio, Mis tareas, Bandeja de entrada y Panel de control. Estas opciones pueden diferir según la configuración global de su organización. Inicio es una nueva sección que muestra tus proyectos favoritos y recientes, mientras que Mis tareas muestra todo lo que te asignaron o que estás siguiendo. Si ve un nuevo banner sobre cualquier proyecto en la pestaña Inicio, puede pasar el mouse sobre él para ver la actividad más reciente. Inbox es solo una fuente de actividades de Asana. Puede agregar proyectos específicos a la sección Tableros para realizar un seguimiento de las actualizaciones y obtener una descripción general de la finalización de la tarea. Aparece un punto amarillo junto a la Bandeja de entrada cuando tiene notificaciones no leídas.

El diseño atento hace que la ventana principal de Asana se adapte a sus necesidades. Por ejemplo, cuando hace clic en un proyecto a la izquierda, la ventana principal muestra un menú contextual debajo del nombre del proyecto, con Línea de tiempo, Calendario, Conversaciones, Progreso y Archivos. También puede ordenar los elementos por Asignado o Fecha de vencimiento en cualquier Vista de tareas, por ejemplo, o elegir mostrar solo tareas completadas o incompletas. Las tareas se deslizan por la pantalla al hacer clic y arrastrarlas para cambiar su orden, lo que simplifica la priorización. Si lo desea, también puede organizar las tareas en Secciones, pero tenga en cuenta que estas secciones no afectan ninguna clasificación de tareas en otro lugar.

Características adicionales y en uso

Asana no escatima en funciones. Cuando crea una tarea, puede asignarla a un miembro del equipo, programar una fecha de vencimiento o agregar una fecha recurrente, cargar o vincular a documentos asociados, escribir comentarios, agregar etiquetas e incluso suscribirse o darse de baja a sí mismo y a otros para recibir notificaciones siempre que sea necesario. los cambios ocurren en la tarea. La sección Comentarios es particularmente útil ya que admite el formato de texto enriquecido, la edición de comentarios y las menciones directas a través del símbolo @, entre otras cosas.

Las etiquetas ayudan a que las tareas sean más fáciles de buscar, y la función de búsqueda avanzada, en la que nos sumergiremos más adelante, es bastante buena. Las casillas de verificación interactivas le permiten marcar las tareas a medida que las completa y desmarcarlas con la misma facilidad si usted u otro miembro de Asana detecta algo por error. Asana también te da la posibilidad de crear un campo personalizado. Puede agregar un campo que indique la prioridad de una tarea (baja, media, alta) o puede usar campos personalizados para indicar el estado de una tarea (pendiente, en progreso, en espera de aprobación final).

Asana también integra un calendario que puede usar para realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento. En una nota positiva, Asana parece tomar en serio los comentarios de los usuarios. Después de recibir comentarios abrumadoramente negativos sobre los cambios en el calendario, Asana revirtió la actualización y está trabajando para asegurarse de que las características heredadas se mantengan además de las mejoras de rendimiento.

Asana no ofrece funciones de chat, lo cual es decepcionante, aunque se integra con Slack y Microsoft Teams. Asana proporciona un espacio llamado Conversaciones, un tablero de mensajes en el que los miembros del equipo pueden discutir problemas entre ellos que no están directamente relacionados con ninguna tarea en particular. Por ejemplo, los miembros podrían discutir el alcance de futuros proyectos, ideas creativas o procedimientos. Aún así, esto no es efectivo para mensajes directos o conversaciones casuales.

Asana tampoco es la herramienta más adecuada para proyectos intensivos en gráficos, pero ha mejorado con los años. La visión kanban, que discutiremos más adelante, es una de esas mejoras. Puede cargar imágenes en tareas, pero no puede marcarlas en la aplicación misma. Puede obtener una vista previa de las imágenes adjuntas, sin embargo, desde la aplicación.

Plantillas y Vistas

Si no está seguro de cómo configurar un proyecto, Asana proporciona una serie de plantillas que puede usar. Para comenzar, presione el botón Más> Proyecto. Plantillas es la pestaña del medio. Los ejemplos de plantillas prediseñadas incluyen Agenda de la reunión, Hoja de ruta del producto y Incorporación de empleados. Por supuesto, puede crear su propia plantilla, ya que tampoco están adheridos a estas estructuras. Piense en ellos como un punto de partida.

Otra característica útil es la capacidad de Asana para crear dependencias entre tareas. Digamos que tenemos la tarea A, la tarea B y la tarea C registradas en Asana. Si la tarea C no se puede hacer hasta que las tareas A, y luego B estén completas, podemos agregar dependencias entre esas tres.

Naturalmente, entonces, puede esperar que Asana tenga algún tipo de funcionalidad de diagrama de Gantt. Ingrese a la Vista de línea de tiempo relativamente reciente. Aquí, los usuarios pueden ver cada una de sus tareas en un formato de estilo Gantt. Las dependencias están representadas por líneas entre tareas y puede realizar cambios a voluntad. Los diagramas de Gantt son particularmente útiles para ver cómo un retraso en una tarea o una ausencia prolongada de un miembro del equipo puede afectar las fechas objetivo en el futuro. Asana también implementó la capacidad de organizar tareas en la vista en secciones. Teamwork Projects ofrece una vista de diagrama de Gantt, pero no está tan bien diseñada.

Tableros de Kanban en Asana

Asana ahora incluye una vista de tablero, diseñada para dar a los equipos una forma de administrar el trabajo usando kanban. Las aplicaciones de Kanban se especializan en ayudarlo a visualizar todo el trabajo que debe hacerse y todo el trabajo en progreso, con énfasis en asegurarse de que los equipos no se sobrecarguen con tantas tareas que pierdan el enfoque y sean menos productivos. Kanban hace esto limitando el número de tareas que se pueden asignar a una persona o departamento en un momento dado.

Trello es otra aplicación de productividad que utiliza el estilo kanban. Un método es configurar varias columnas que se correlacionan con un estado de finalización. Puede tener sentido tener columnas para DEV, QA y Producción, por ejemplo. Para mover una tarea de una etapa a otra, simplemente arrástrela a la siguiente.

Tenga en cuenta que el uso de esta Vista de tablero requiere que cree proyectos específicamente en este estilo. En otras palabras, no puede simplemente cambiar de la vista de tareas predeterminada a este estilo en el momento de esta revisión. Para cambiar su vista, durante la fase de creación del Proyecto, solo mire debajo de la sección de diseño y seleccione la opción Tablero.

Como se mencionó anteriormente, las vistas del tablero pueden ser más útiles para los equipos que trabajan con materiales visuales, ya que puede establecer imágenes de portada para cada tarea en una columna. Al igual que con otras vistas de Asana, puede crear campos personalizados en la vista Tablero y marcar comentarios directamente a las personas con el símbolo @, una característica útil pero menos común entre las aplicaciones kanban dedicadas. Sin embargo, Asana no tiene todas las características kanban deseables. Faltan carriles de natación y límites de trabajo en progreso. KanbanFlow tiene todas estas características.

Búsqueda avanzada e informes

Asana incluye una excelente funcionalidad de búsqueda avanzada. En el nivel superior, al consultar un término, puede especificar si está buscando una tarea o conversación. Otros campos predeterminados incluyen: Asignado a, En proyectos; y seguido por. Además, puede especificar si una tarea tiene un archivo adjunto, si se ha completado, así como su fecha de vencimiento. Para profundizar aún más, puede agregar filtros para campos personalizados, personas, etiquetas, dependencias e incluso subtareas. Si no puede encontrar lo que está buscando con estas herramientas, es probable que no exista en primer lugar.

Asana facilita guardar cualquiera de estas búsquedas complejas como informes interactivos, que se encuentran en el menú de la izquierda para un acceso rápido. Estos informes se actualizan a medida que los nuevos elementos coinciden con los términos y puede editar los términos de la búsqueda en cualquier momento. Apreciamos esta característica, ya que puede ser invaluable para los gerentes que buscan descubrir quién está siendo productivo. Incluso para las personas, es una buena manera de rastrear el progreso individual a lo largo del tiempo.

Aplicaciones móviles de Asana

Asana ofrece aplicaciones móviles gratuitas para Android y para iOS. Para las pruebas, instalamos Asana en un Google Pixel con Android 9.0. No tuvimos problemas para descargar la aplicación y cantar en una cuenta.

La aplicación está configurada de manera ligeramente diferente que en la web, pero la interfaz conserva su aspecto limpio. Por ejemplo, la mayoría de los enlaces y estructuras de navegación están en el lado derecho de la pantalla, en lugar de la izquierda. Una vez que inicie sesión, Asana lo llevará directamente a su Lista de tareas, que probablemente sea donde pasará la mayor parte de su tiempo. Aunque toda la funcionalidad principal, incluida la capacidad de crear, rastrear y completar tareas, está en la aplicación, Asana tiende a funcionar mejor en una pantalla grande donde puede ver mucha información a la vez, por lo que el tamaño de la pantalla pequeña no es t ideal.

Dicho esto, definitivamente es posible ser productivo desde su teléfono y apreciamos que pueda acceder a Asana desde cualquier lugar donde tenga una conexión a Internet. Cabe destacar que las aplicaciones también tienen una gran cantidad de capacidades sin conexión. Cuando trabajas sin conexión en las aplicaciones móviles, ves nubes grises que indican que el contenido aún no se ha sincronizado, por lo que ninguno de tus colaboradores podrá verlo hasta que tu dispositivo se vuelva a conectar y sincronizar.

Una baraja de cartas

El diseño atento de Asana, los elementos interactivos fluidos y la asignación generosa de miembros en su versión gratuita lo convierten en una aplicación poderosa de gestión de tareas para proyectos personales y trabajo en equipo. Su flexibilidad, amplio conjunto de características y variedad de vistas de flujo de trabajo también son recomendables. Por todas esas razones, Asana gana una Elección del Editor para aplicaciones de colaboración. Aunque no es barato y su falta de estructura inicialmente puede causar cierta ansiedad, prometemos que es una herramienta que vale la pena usar.