Video: Autotask Overview (Noviembre 2024)
Autotask IT Business Management Solution es una plataforma de automatización de servicios profesionales escalable y basada en la nube que tiene como objetivo capacitar a sus clientes para que sean proveedores de servicios de TI más proactivos, más competentes y más rentables. La capacidad de automatizar tareas, el uso de plantillas de tickets y la interfaz de usuario (IU) altamente personalizable hacen de este un paquete atractivo. Con una extensa lista de características, Autotask puede tardar un tiempo en dominar, y es costoso, pero vale la pena la inversión, que comienza en alrededor de $ 65 por usuario, por mes.
Los paneles personalizables brindan un número casi infinito de opciones de un vistazo, capturando resúmenes de boletos y proyectos, oportunidades, horarios de renovación de contratos y más. Para equipos o asociados ubicados en el centro de todo el mundo, Autotask está disponible en siete idiomas, con soporte internacional para que su talento, sin importar cuán remoto, pueda sentirse totalmente respaldado.
Los niveles de servicio
Obtener una cotización de Autotask no es una tarea simple. Se necesitaron tres correos electrónicos y tantas llamadas telefónicas para abrir la discusión sobre precios: el profesional de ventas de Autotask tenía más funciones y documentos de respaldo que simplemente tenía que compartir conmigo primero. Dicho esto, Autotask ciertamente se toma su tiempo realizando la debida diligencia para comprender su empresa y sus necesidades. Durante nuestras llamadas de descubrimiento, el representante de Autotask preguntó qué plataformas similares había estado probando. Cuando mencioné BlueFolder, que ofrece cuatro niveles de servicio de pago por uso a partir de $ 79 por mes para tres usuarios, me dijeron que el conjunto de características más robusto de Autotask requeriría un poco más de inversión pero ofrecería más de lo que experimentaría en cualquier otro lugar.
Hay tres niveles de servicio disponibles para Autotask: Essentials, Premium y Ultimate. El nivel Essentials comienza en $ 65 por usuario por mes y cubre una buena variedad de características básicas para equipos más pequeños que buscan principalmente la funcionalidad de seguimiento de proyectos y tickets. Algunas de las características adicionales de nivel Essentials incluyen gestión de relaciones con el cliente (CRM) y gestión de oportunidades, conector de Microsoft Exchange Server, contratos y facturación, y Autotask LiveMobile, su plataforma móvil. El correo electrónico de bucle cerrado, un portal de acceso de clientes y la integración de QuickBooks son características opcionales disponibles por un cargo adicional en Essentials, pero todas están incluidas en los niveles Premium y Ultimate.
Al ser un experto en datos, me encanta la flexibilidad del módulo Data Warehouse, que brinda el poder de la analítica al frente y al centro a través de Crystal Reports o el antiguo Microsoft SQL Server, donde puede manipular sus datos a su manera. Data Warehouse es opcional en el nivel Premium e incluido en Ultimate. Otras herramientas de análisis y panel están disponibles para suscriptores Premium y Ultimate, mientras que el paquete Essentials incluye un conjunto respetable de informes estándar.
Como todos los niveles de servicio se cotizan individualmente para cada cliente potencial, incluirán opciones de soporte como soporte en línea, por correo electrónico y por teléfono, así como eventos de seminarios web en vivo según sus necesidades y presupuesto. Los videos de capacitación y las comunidades de usuarios en línea ofrecen rutas adicionales para obtener su personalización. De lo contrario, el equipo de servicios profesionales de Autotask tiene una gran cantidad de opciones para ayudar a aprovechar al máximo la plataforma y las integraciones.
Donde brilla Autotask
La venta de entradas es donde está Autotask. El correo electrónico de bucle cerrado puede disparar respuestas y capturar automáticamente archivos adjuntos, que se guardan en el ticket correspondiente. Simplemente responder a una cadena de correo electrónico actualiza el ticket con la última comunicación. La personalización dentro de Autotask permite a los usuarios y administradores crear paneles y espacios de trabajo para cumplir con especificaciones bastante detalladas.
Configuración y facilidad de uso general
Inicialmente, Autotask no es tan fácil de usar como otras plataformas de gestión empresarial, en parte debido a todas las características y herramientas personalizables. La aplicación es tan rica en funciones que es difícil eliminar tantos elementos en las pantallas. No parece haber una forma de desactivar las funciones que pueden no aplicarse a su empresa, por lo que se muestra todo. Eso hace que la definición de los campos personalizados sea torpe y, a veces, confusa.
Una vez que se han identificado los campos personalizados y las plantillas están en su lugar, los usuarios pueden crear fácilmente nuevos tickets basados en criterios comunes, donde se pueden llenar automáticamente muchos de los puntos de datos requeridos. Los flujos de trabajo automatizados, cuando se diseñan, eliminan las conjeturas de los procesos y avanzan los elementos de manera competente. Nunca perderá otro plazo con alertas automáticas. Las funciones de ayuda están disponibles en la solución misma para preguntas sobre la marcha.
Mirando bajo el capó
Cuando miras debajo del capó, Autotask es un defensor de los proveedores de servicios de TI pequeños y medianos. Los SLA se pueden administrar en varios niveles con flujos de trabajo personalizados y automatizados y se pueden mejorar continuamente mediante análisis constantes en tiempo real. La integración con los proveedores de software de contabilidad significa que las hojas de tiempo se pueden aprobar y publicar desde una sola fuente con solo un par de clics del mouse. Las características adicionales, como una API abierta, gestión de subcontratación e inventario, deberían ser el punto óptimo para la mayoría de las empresas que trabajan con recursos internos y externos. Las instancias móviles y de escritorio de Autotask son totalmente compatibles con dispositivos Windows, Android y Apple. Las ventas y los técnicos en movimiento pueden ingresar instantáneamente el tiempo, actualizar los tickets y editar el estado del proyecto en cualquier momento y en cualquier lugar donde haya Wi-Fi.
Integraciones
Autotask tiene una impresionante lista de socios de integración en varios tipos de herramientas y aplicaciones, como administración de contraseñas, rendimiento de los empleados, contabilidad (sí, su querido QuickBooks está allí) y otras utilidades como RepairTech. Al asociarse con Agility, Autotask puede sincronizar datos como eventos y contactos con Google Apps cada 15 minutos. Una conexión de Exchange Server se puede personalizar para sincronizar en su horario.
Plataformas comparables
Las herramientas de gestión empresarial son escasas, ya que innumerables empresas pequeñas y medianas buscan automatizar tantos aspectos de sus servicios como sea posible. BlueFolder es más ágil en sus pies y cuenta con un tiempo más rápido para implementar, pero no es tan rico en características o personalizable como Autotask. Desktop Central ofrece excelentes funciones habilitadas para dispositivos móviles y es fácil de implementar, pero la interfaz de usuario puede estar desordenada, lo que dificulta encontrar lo que se necesita. Sin embargo, tanto para el dinero como para los compromisos de tiempo para brillar, Autotask trae la moxie.
Autotask es una plataforma sólida de administración de TI, con un sólido seguimiento de tickets, administración de proyectos y módulos de productividad. Aunque el precio puede ser un poco más alto que el de la competencia, la capacidad de personalizar la plataforma según sus necesidades específicas será atractiva para organizaciones medianas y grandes. Sin embargo, las organizaciones más pequeñas y aquellas con requisitos de TI más sencillos encontrarán que Autotask es un poco demasiado complejo y costoso para sus necesidades.
