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? wmode = transparent "¿Qué quieres saber sobre cómo organizarte?"
Esa es una pregunta que les hago a mis colegas y amigos de vez en cuando para obtener ideas para esta columna. La última vez que pregunté, más de una persona respondió: "¿Cómo empiezo?"
Si tuviera que escribir una guía para principiantes para organizarse, daría como resultado un consejo absolutamente esencial: divida sus proyectos en piezas más pequeñas.
Desglosar una meta en objetivos más pequeños y tareas diarias es crucial para el éxito. Todas las personas organizadas lo hacen, pero no todos los artículos de consejos lo hacen explícito. Creo que debe ser explícito. Es tan importante que no debes pasar por alto.
El verdadero secreto para organizarse es descubrir cómo hacer las acciones necesarias para que la organización tenga lugar y continúe avanzando. Debe poder definir las acciones, y de eso se trata desglosar un objetivo.
Dónde comenzar a organizarse
Antes de que pueda organizarse, debe tener un objetivo.
"Quiero ser más organizado" no es un objetivo. Intenta imaginar qué es lo que realmente quieres. Intenta ponerlo en palabras. Y trate de hacer que esas palabras sean positivas y procesables, en lugar de negativas.
Digamos que siente que su correo electrónico está fuera de control. Quieres organizar el correo electrónico.
Objetivo definido negativamente: "Mi correo electrónico es un desastre y ya no lo quiero así".
Objetivo definido positivamente: "Quiero poder encontrar siempre un correo electrónico rápidamente cuando lo necesite".
El objetivo positivo y procesable se centra en lo que desea poder hacer ("buscar correos electrónicos rápidamente"). El objetivo visto a través de una inclinación negativa simplemente reafirma el problema de que su correo electrónico es desordenado y no está contento con él.
Aquí hay otro ejemplo:
Objetivo definido negativamente : "Tengo demasiados papeles. Están abarrotando mi escritorio y causan distracciones, y lo odio". (Observe cómo no hay una imagen clara de lo que quiere que suceda o cómo quiere que cambie la situación).
Objetivo definido positivamente: "Quiero un espacio de trabajo minimalista que me ayude a concentrarme. Quiero aprovechar mi computadora y el poder del OCR y buscar ser más eficiente para encontrar documentos importantes". (Observe el énfasis en las palabras positivas, como "enfoque" y "eficiente").
Literalmente, tienes que imaginar lo que quieres y ponerlo en palabras positivas, concretas y procesables. (Vea más consejos sobre cómo establecer y alcanzar objetivos).
Cómo deconstruir un objetivo
Una vez que tiene un objetivo y lo ha puesto en palabras, debe deconstruirlo.
Una manera fácil de deconstruir una meta es pensar en lo que escribiría en una lista diaria de tareas para lograr la meta.
Nunca pondrías en una lista de tareas "Crear un espacio de trabajo minimalista que sea propicio para el enfoque". Más bien podrías escribir:
- tazas y tazas transparentes del escritorio
- escanear documentos en la bandeja de entrada
- triturar papeles escaneados
- enderezar los cables de la computadora
(Si está un poco perdido en cuanto a qué tipo de cosas pertenecen a una lista de tareas pendientes en primer lugar, tengo un recordatorio para crear mejores listas de tareas pendientes).
Ejemplo: cambio de imagen de organización de fotos
Quiero darle un ejemplo más extenso de cómo dividir un gran proyecto organizacional en partes más pequeñas para descubrir cómo sucede.
He estado trabajando con un colega, Stephanie, en un cambio total de organización de la fotografía digital (sobre el que escribiré extensamente en una columna futura). Tiene miles de fotos repartidas en múltiples computadoras y servicios de almacenamiento en línea, y solo quiere que estén organizadas.
1. Definir el objetivo. La primera vez que nos sentamos juntos para discutir el proyecto, le pregunté: "¿Qué es lo que quieres? ¿Cuál es tu objetivo?" La detuve antes de que ella pudiera responder. "Permíteme reformular eso. ¿Qué quieres poder hacer con tus fotos que no puedes hacer ahora?"
Stephanie esencialmente dijo que quiere poder encontrar fotos fácilmente, sin importar qué dispositivo estaba usando.
2. Comprende el problema. Mi pregunta de seguimiento fue esta: "En este momento, cuando buscas una foto, ¿cómo te ves? ¿Recuerdas la fecha o las personas en la imagen o un evento cuando se tomó la foto?"
Lo que realmente preguntaba esta pregunta era: "¿Qué tipo de solución deberíamos diseñar para que se ajuste a sus necesidades?"
Ella dijo que generalmente recuerda sus fotos aproximadamente por fecha, como "en la universidad", pero también a veces por las personas en la foto.
Consideramos algunas posibles soluciones, pero todavía no nos decidimos por nada. A menudo, ayuda avanzar con algunas piezas de un proyecto de organización, así que vea si su definición de la meta cambia cuanto más se entera del problema.
3. Asignarse pequeñas tareas. Según nuestra reunión, Stephanie salió con una breve lista de tareas. Se parecía a esto:
Estas cuatro tareas fueron el alcance de los "próximos pasos" de Stephanie. Observe que su lista tiene solo un par de elementos. Ella podría hacer fácilmente todas estas tareas en un día si se abrochara el cinturón, o menos de una semana si hiciera una por día.
4. Establecer plazos. La forma de realizar tareas simples y cortas es establecer plazos. Me gusta usar una aplicación de administración de tareas, como Awesome Note o Any.do para realizar un seguimiento de mis tareas pendientes y asignarles fechas límite. Con el proyecto de Stephanie, no sé si se está dando plazos, pero tiene plazos suaves en función de cuándo decidimos que nos reuniremos para continuar el proyecto. Supongo que nuestra próxima reunión aparece en su calendario y la hace sentir responsable de hacer lo que dijo que haría.
Es el hacer lo que es difícil
No todos se sienten responsables de sí mismos. Sin embargo, creo que todos tenemos estrategias para hacernos sentir responsables, como contarle a alguien más sobre nuestros planes o apostar dinero que haremos o no haremos algo. Recordar una tarea no es difícil. Simplemente envíe un recordatorio en su teléfono inteligente. Lo que hace es difícil. Si tiene tareas pequeñas que son muy específicas, al menos está aumentando sus posibilidades de que las cumpla.
El dicho "cada viaje comienza con un solo paso" es completamente cierto. O si lo prefiere, "aparecer es la mitad de la batalla" habla de la misma intención. Tienes que darte cosas claras y accionables para hacer y una cantidad razonable de tiempo para hacerlas. De lo contrario, nunca comenzarás.
