Organícese: 10 estrategias para obtener listas de tareas mejores y más efectivas

¿Qué tan efectiva es su lista de tareas? ¿Te ayuda a planificar tu día? ¿Te ayuda a priorizar? ¿O es una lista interminable de cosas de las que te sientes culpable por no haber hecho aún y ahora es poco probable que hagas?

Una buena lista de tareas tiene el poder no solo de moldear tu día sino también de enfocar tu atención en lo que sea más significativo para ti. Al escribir sus tareas, efectivamente está desglosando sus objetivos más grandes en partes más manejables. Una tarea semanal de limpiar los papeles que se han acumulado en su escritorio podría ayudarlo a lograr el objetivo principal de mantenerse organizado y sin papeles. Incluso una lista de compras puede indicar un objetivo mayor para comer bien o cocinar más en casa.

Cuando aprende a hacer una lista de tareas efectiva, puede mantener su mente mejor en sintonía con sus verdaderas metas. Una buena lista de tareas debe guiarte, no llenarte de temor. Aquí hay algunos consejos para hacer mejores listas de tareas pendientes.

1. Elija la aplicación adecuada para usted

El primer paso para hacer una mejor lista de tareas pendientes es decidir dónde guardarla. No hay nada de malo en tener una lista de tareas pendientes en papel. Si te funciona, genial. Dicho esto, hay muchas razones por las que una aplicación de lista de tareas realmente buena es superior:

• Las aplicaciones de tareas tienen recordatorios incorporados.
• Las listas digitales son más fáciles de editar que las de papel, por lo que puede ajustar sus prioridades y aclarar sus tareas según sea necesario.
• No puede perder una lista digital que se guarda en la nube. Si no es una persona organizada naturalmente, esto puede ser un beneficio clave.
• Las diferentes vistas en una aplicación de tareas le permiten ver solo las tareas que son relevantes en este momento.
• Las aplicaciones de la lista de tareas pueden ser colaborativas; puede asignar tareas a otras personas y recibir notificaciones cuando las completen.
• Puede elegir una aplicación de lista de tareas con características que lo motiven, ya sea un diseño hermoso o una experiencia gamificada.

Hay una enorme cantidad de aplicaciones de lista de tareas pendientes. Podrías perder días enteros de productividad explorando todas las aplicaciones de administración de tareas que aparecen en una búsqueda en cualquier tienda de aplicaciones. Habiendo probado muchos de ellos, los que más recomiendo son:

• Todoist
• Any.do
• Asana
• Cosas

Algunas otras aplicaciones que son excelentes en determinadas circunstancias son Google Tasks (para integrarse con aplicaciones de G Suite), Microsoft To-Do (si usa Microsoft Office o Windows 10), Habitica (si le gusta la gamificación) y Omnifocus (para aquellos que agregan muchos detalles a sus tareas). Sin embargo, hay muchos otros. Si ninguno de estos te gusta, pregúntales a tus amigos (especialmente a los organizados) qué usan. Pruebe algunos y elija uno que le guste y que respalde su información en la nube para que nunca pierda nada.

Si necesita ayuda para realizar un seguimiento de las tareas porque siempre parecen estar en progreso o en espera, una aplicación de tablero kanban, como Trello, puede servirle mejor que una lista de tareas más tradicional.

2. Haga más de una lista

Muy pocas personas tienen solo una lista de tareas pendientes. Cree una lista de tareas pendientes para el trabajo y una lista separada para tareas personales. Es posible que tenga una lista compartida de tareas domésticas, una lista de Someday donde escriba cosas que le gustaría hacer pero que no son urgentes, y más.

Tener más de una lista te ayuda a concentrarte. Cuando esté en el trabajo y listo para realizar algunas tareas relacionadas con el trabajo, no querrá distraerse por el hecho de que tiene que hornear un pastel de cumpleaños en su día libre.

Todas las excelentes aplicaciones para hacer te permiten hacer múltiples listas. Comience con algunos que son fáciles y obvios, como:

• Trabajo
• Personal
• Casa

Quizás para ti tenga más sentido tener el Proyecto A y el Proyecto B en lugar de una lista general de Trabajo. Que más necesitas? Siempre puede cambiar su lista de listas más adelante.

3. Agregue nuevas tareas lo más rápido posible

Cuando una nueva tarea aparezca en tu cabeza, escríbela en tu lista de tareas lo más rápido posible. Si su aplicación de tareas tiene algún tipo de método abreviado de teclado para agregar una nueva tarea, aprenda. Si su aplicación tiene un acceso directo a un teléfono móvil, configúrelo.

Cuando agrega tareas a su lista de tareas tan pronto como las piensa, puede evitar detenerse en ellas. Una vez que está escrito, ya no necesita recordarlo.

4. Asignar fechas de vencimiento

Cuando una tarea tiene una fecha de vencimiento, agréguela a su lista de tareas. Las fechas de vencimiento lo ayudan a priorizar.

No todas las tareas necesitan una fecha de vencimiento difícil y rápida en la vida real para recibir una en su lista de tareas pendientes. Asigne una fecha para las tareas siempre que sepa aproximadamente cuándo cree que puede hacerlo.

Esto es efectivo por dos razones: en primer lugar, la mayoría de las aplicaciones pendientes le permiten ver lo que se debe "hoy", "mañana" y "esta semana", independientemente de la lista en la que se encuentren. Por lo tanto, puede ver todo lo que se debe " hoy "en su lista de trabajo, lista personal, etc. En segundo lugar, al dar las fechas de vencimiento de las tareas, está planeando efectivamente su semana, que es una excelente estrategia de gestión del tiempo.

5. Revisar diariamente

Comience todos los días echando un vistazo a su lista de tareas para el día y evaluando si es razonable. Entonces revísalo. Si tienes demasiadas tareas hoy y sabes que no las cumplirás todas, te estás preparando para el fracaso.

6. Limítese a entre tres y cinco tareas diarias

En un día promedio, marco entre tres y cinco tareas. Si inadvertidamente programé 12 tareas para el día, sé que no las cumpliré todas, lo que significa que tengo que volver a priorizarlas y cambiar sus fechas de vencimiento. Si descubro este problema potencial antes de que comience mi día, puedo adaptarme en lugar de sentirme estresado por todas esas tareas que quería hacer y no hice.

¿Cuál es tu límite de tareas diarias? Depende de qué tipo de tareas escriba y qué tan difíciles sean de completar. Con el tiempo, si realiza un seguimiento de la cantidad de tareas que realiza cada día, las mejores aplicaciones para hacer lo hacen por usted, aprenderá su máximo. Una vez que conozca su máximo, puede limitar sus tareas diarias a un número razonable.

7. Escribe Tareas, No Metas u Objetivos

Lo que escriba en su lista de tareas pendientes es importante. Rellene sus listas con tareas, en lugar de objetivos y metas. Para hacer eso, debes saber la diferencia entre los dos.

Los objetivos son logros generales o resultados deseados. Suelen ser difíciles de cuantificar. Un ejemplo es "adquirir fluidez en hindi". Poner eso en su lista de tareas pendientes no sería muy efectivo.

Los objetivos son marcadores en el camino para alcanzar la meta. Es mucho más fácil confundir esto con las tareas porque los objetivos son más específicos y cuantificables. Un ejemplo de un objetivo podría ser "tener una conversación en hindi sobre mis películas favoritas".

Entonces, ¿qué son las tareas? Las tareas son las acciones que realiza para alcanzar un objetivo. Rompe un objetivo y tienes tus tareas. Muy a menudo son eventos únicos, aunque pueden repetirse. Una tarea podría ser "aprender tres nuevos verbos en hindi" o "estudiar durante 30 minutos".

Las tareas, no las metas u objetivos, son las que pertenecen a una lista de tareas pendientes.

8. Mantenga sus metas y objetivos separados

Definir sus metas y objetivos es una parte importante de hacer mejores y más efectivas listas de tareas pendientes. En un mundo perfecto, las tareas que realiza son principalmente para alcanzar sus objetivos. Si no, ¿por qué estás perdiendo el tiempo haciéndolos? Necesita saber cuáles son sus objetivos, pero no los necesita en su lista de tareas pendientes.

Escriba sus metas y objetivos en otro lugar. Si su lista de tareas tiene una sección de notas, colóquelas allí. Si lleva un diario, puede escribir sus objetivos y revisarlos trimestralmente o anualmente. Consulte sus objetivos de vez en cuando, pero no permita que lo distraigan de las cosas específicas que necesita hacer hoy.

9. Mire su lista de tareas a menudo

Una eficaz lista de tareas pendientes lo guía durante todo el día. Míralo al comienzo de la semana para planificar tu tiempo. Míralo al comienzo del día para revisar tu plan para el día. Míralo después del almuerzo para saber en qué más debes concentrarte durante el resto del día. Cuando te sientas perdido en una tarea o necesites un descanso de ella, mira en tu lista de tareas pendientes algo pequeño y fácil que puedas abordar mientras tanto.

Mientras más mires tu lista, más confiarás en ella. Cuanto más confíes en él, menos tendrás que recordar qué tareas debes hacer. Cuanto menos tenga que recordar, más liberará su mente para concentrarse en la tarea en cuestión.

10. Haga que su lista de tareas sea escaneable

Si miras tu lista de tareas con frecuencia, y creo que deberías hacerlo, te darás cuenta rápidamente de lo útil que es ver lo que necesitas de un vistazo en lugar de leerlo en profundidad.

Use lenguaje estricto o taquigrafía para escribir sus tareas. Muchas aplicaciones tienen clasificaciones de prioridad o estrellas que puede agregar que le permiten resaltar tareas cruciales. Codifique por color sus tareas si eso ayuda. Aplique iconos que le brinden más información sobre la tarea, como si requiere una llamada telefónica o si está relacionada con la atención médica. No importa cuán rápido mire su lista de tareas, debe poder obtener mucha información sobre lo que debe hacerse.

El corazón de la productividad.

Una gran lista de tareas está en el corazón de la productividad personal. Es una gran alegría encontrar una aplicación de gestión de tareas y un proceso que funcione para usted. Marcar los elementos en su lista le da una sensación de logro y es un elemento clave para organizarse. Un sistema confiable de tareas pendientes hace la vida más fácil y menos estresante.