De desorden a sin papel en 5 pasos

Si sueña con el día en que deseche sus cuadernos, tarjetas de presentación y otros trozos de papel y realmente se convierta en una persona sin papel, ¿por qué no comenzar hoy? Con algunos consejos y las herramientas adecuadas, puede comenzar a usar el papel ahora mismo. Pero primero, tenga en cuenta que quedarse sin papel es un poco como perder peso: es más difícil de lo que parece. Se necesita dedicación. Es una opción de estilo de vida más que un proyecto. Y nadie espera que seas perfecto.

Dejar de usar papel también requiere que tengas un propósito y una meta. Al igual que perder peso, si su objetivo es "no tener papel", eso es tan vago como "perder peso". ¿Cuánto peso estás tratando de perder? ¿En qué parte de tu vida estás tratando de ser sin papel? Y lo más importante, ¿cuál es el objetivo final?

Algunos objetivos comunes son:

• Menos desorden
• Hazte más eficiente u organizado
• Haga que sus documentos y notas se puedan buscar
• Mantenga mejores registros de su vida y trabajo

Algunas de estas preguntas pueden parecer triviales, pero a la larga, son motivadoras. Te ayudan a crear objetivos reales que puedes volver a visitar cada vez que comienzas a desviarte del rumbo.

Paso 1: avanzar, no retroceder

Cuando esté listo para dejar de usar papel, comience yendo hacia adelante, no hacia atrás.

Lo que quiero decir con eso es pensar en no tener papel en todo lo que haces comenzando en este momento , lo que también significa ignorar todo ese papel viejo, como los montones de billetes que esperas destruir algún día y los viejos cuadernos con las notas de ayer. Sé que es tentador querer digitalizar todos esos archivos, pero no es el primer paso correcto.

Tu viejo papel no va a ninguna parte. Todos esos papeles viejos serán un dolor de cabeza para digitalizar, incluso con las mejores herramientas, así que no te quedes atrapado en ellos justo cuando comiences.

En cambio, piense en no tener papel de aquí en adelante. Eso significa tomar medidas como:

• Usando un calendario digital para citas nuevas y próximas
• Tomar notas en una aplicación para tomar notas (algunas sugerencias aparecen a continuación)
• Poner su lista de tareas en una aplicación de tareas, o una aplicación para tomar notas.

Incluso hacer esas tres cosas simples puede llevar más tiempo del que crees.

Paso 2: Elija algunas aplicaciones y software, y quédese con ellos

Hay muchas aplicaciones geniales para tomar notas y administrar tareas. Algunos de los que recomiendo son: Evernote, Awesome Note, Asana, Microsoft OneNote, Todoist, Any.do, Remember the Milk y Wunderlist. ¡Hay muchas opciones!

También debe elegir un programa de sincronización de archivos, si aún no tiene uno. Es posible que no comience a usarlo de inmediato, pero instálelo y, en general, se sienta cómodo con su funcionamiento. Algunos de mis favoritos son Google Drive, Dropbox, Box y SugarSync.

Paso 3: ¡Comprométete!

No pierdas demasiado tiempo tratando de decidir qué aplicación o aplicaciones son absolutamente perfectas. Encuentre uno o dos que hagan lo que necesita que hagan y trabajen con las plataformas que tiene, y comience a usarlos. Independientemente de las herramientas que elija, dedíquese a seguirlas durante algunas semanas.

Lo que no desea es probar una docena de aplicaciones porque sus archivos y notas terminarán distribuyéndose por todas partes. Necesita una o dos ubicaciones centralizadas donde sabe que puede encontrar todas sus cosas sin pensar en ello. Saber dónde encontrar el equivalente digital de tus documentos

Paso 4: desarrollar flujos de trabajo

El siguiente paso es desarrollar algunos flujos de trabajo. Este es el lado más cognitivo de no usar papel. Piense en ello como algo similar al desarrollo de hábitos y rutinas para perder peso: planifique sus comidas para la semana, decida de antemano cuándo irá al gimnasio o hará ejercicio, comience a registrar sus pesas, etc. En el caso de no usar papel, sus flujos de trabajo pueden comenzar con pequeñas acciones, como iniciar su aplicación de toma de notas antes de que comience una reunión. Otra es revisar sus tareas en su aplicación de tareas a primera hora de la mañana.

Estos pequeños pasos que inician sus flujos de trabajo deberían convertirse en hábitos. Me gusta el de revisar su lista de tareas o citas del calendario a primera hora de la mañana porque muchas personas ya tienen hábitos matutinos (una taza de café, leer durante un viaje), y puede agregar su nuevo hábito al existente. En otras palabras, cuando bebas ese café, recordarás que es hora de mirar tu calendario del día.

Cuáles son sus flujos de trabajo depende en gran medida de cuáles son sus objetivos para dejar de usar papel. Su flujo de trabajo podría incluso ser una regla simple, como "Cuando reciba una nueva tarjeta de presentación, tomaré una instantánea de ella inmediatamente usando mi teléfono inteligente y la subiré a mi aplicación para tomar notas".

Paso 5: abordar la cartera de pedidos

Después de algunas semanas o meses, cuando se sienta cómodo con sus nuevos hábitos y flujos de trabajo, y esté comprometido con sus nuevas aplicaciones, finalmente puede pensar en hacer un proyecto de escaneo de todo el papel viejo en su vida.

Sin embargo, no intentes hacer este paso hasta que te hayas vuelto realmente sólido con tu rutina diaria de no usar papel.

Una vida sin papel

Recuerde, dejar de usar papel es un cambio de estilo de vida. Al igual que con la dieta, debe tomarla un día a la vez y perdonarse a sí mismo cuando se resbala, pero vuelva a la normalidad rápidamente.

Recursos adicionales

• Consejos para no usar papel
• Elija el escáner adecuado para no usar papel
• Gestionar documentos familiares digitales
• Adoptar notas sin papel
• Crear mejores listas de tareas
• Consejos para usar Evernote