Revisión y calificación de Expensepoint

Cualquier software que pretenda jugar en el espacio de informes de gastos debe servir a dos comunidades de usuarios: los administradores y contadores que administran el dinero de la empresa y los empleados que desean recibir el pago por el dinero que depositaron en nombre de la empresa. Idealmente, ambos tipos de usuarios están contentos pero, cuando se necesita un conflicto, los administradores generalmente ganan. Después de todo, son las personas que eligen el software. Esta es una forma larga de decir que ExpensePoint (que comienza en $ 7.50 por mes) puede hacer que los contadores de frijoles se muevan como un cachorro feliz que se frota la barriga.

Sin embargo, desde la perspectiva del usuario, lo que significa que esos desafortunados guerreros de la carretera que intentan juntar sus varios recibos de la cena y someterlos a un proceso de OCR, ExpensePoint no es la aplicación más amigable que vimos en este resumen. Eso lo mantiene detrás de nuestros ganadores Editors 'Choice, Certify y Rydoo.

Precios razonables

ExpensePoint te da mucho por el dinero. Cuesta $ 7.50 por usuario por mes, sin niveles de suscripción complejos necesarios para funciones adicionales. Todas las suscripciones le permiten capturar recibos y otros gastos mediante el uso de la aplicación móvil, la importación de tarjetas de crédito y las imágenes escaneadas, así como mediante el uso de un flujo de trabajo de aprobación completo (usuario, aprobador y administrador).

Es fácil experimentar con él utilizando la prueba gratuita de 15 días; esto lo guía a través de la funcionalidad básica con tutoriales fáciles de seguir. Sin embargo, una vez que se involucre más, espere más interacción uno a uno de la compañía. Si bien la aplicación está destinada a ser universal, el personal de ExpensePoint personaliza los códigos y categorías del libro mayor general de cada cliente y también los clientes a bordo con capacitación de administradores; eso lo hace muy similar a las aplicaciones de planificación de recursos empresariales (ERP) donde los servicios de valor agregado después de la venta pueden terminar siendo un requisito que puede aumentar su costo total de propiedad.

Entrada de datos, estilo de la vieja escuela

Al igual que con la mayoría de las aplicaciones en este resumen, tiene varias formas de ingresar sus recibos en ExpensePoint, comenzando con una aplicación móvil, una interfaz de navegador web y un flujo de datos de tarjetas de crédito corporativas. ExpensePoint también tiene una aplicación de escritorio de Windows a la que puede acceder sin conexión (como en un viaje en avión) y luego sincronizar datos con la nube más adelante. Y ExpensePoint incluso le permite enviar recibos por fax utilizando una portada dedicada equipada con un código de barras. Esa es una funcionalidad excelente, aunque su interfaz era algo difícil de dominar, incluso más que Expensify, que tiene sus propios problemas.

A diferencia de la mayoría de sus competidores, excepto ExpensePath, ExpensePoint no utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para leer los recibos. En cambio, utiliza una función llamada Lector de recibos que emplea el reconocimiento de caracteres humanos en vivo; en otras palabras, el vendedor, la fecha y el total de un recibo se transmiten, leen por personas reales y luego se rellenan en los campos correspondientes. Sorprendentemente, esto no lleva mucho más tiempo que algunos de los productos que usan OCR como Certify, aunque el proceso puede parecer un poco incómodo y potencialmente invasivo. Después de que le notifiquen que su recibo ha sido leído, lo asigna a un informe y completa todos los demás campos necesarios, que pueden incluir el código GL, un proyecto que puede referirse confusamente al cliente o a una acción. Desde allí, puede enviar el informe.

Hay cosas que me gustan mucho de ExpensePoint, lo suficiente como para que la solución valga la pena. Por ejemplo, cuando crea un gasto de millaje, puede ingresar la dirección inicial y final. ExpensePoint calcula el kilometraje basado en Google Maps, mostrando una imagen de mapa como documentación. Puede aplicar diferentes costos por milla (ya que el gas cuesta más en Francia que en los EE. UU.). También hace un muy buen trabajo al recordar la configuración que usó para gastos anteriores, por lo que no tiene que volver a decirle al software que Marriott debe clasificarse en viajes de hotel. Los gastos pueden estar asociados con un proyecto o cliente. También puede dividir los gastos para dividir el cargo del servicio de habitaciones del costo del hotel. Y es más fácil de lo habitual hacer coincidir los recibos de gastos con la información extraída de las tarjetas de crédito corporativas mediante la aplicación móvil.

Además, los aprobadores pueden firmar un informe de gastos de los clientes de escritorio o móviles sin tener que ir al sitio web. Si el jefe está de viaje, eso puede acelerar el reembolso. Un panel muestra informes de gastos pendientes, así como tendencias de gastos por mes y categoría. El administrador puede elegir qué videos instructivos realmente útiles mostrar en el tablero del usuario, lo que puede minimizar el tiempo dedicado a descubrir, por ejemplo, dividir los gastos.

Todo lo que los profesionales de la contabilidad podrían desear, casi

Mientras que otras aplicaciones ofrecen cierto nivel de control sobre la cantidad que un empleado puede gastar en el alquiler de un automóvil, ExpensePoint va mucho más allá. Cada categoría puede tener etiquetas de campo únicas asociadas (como solicitar un nombre de proyecto o una lista de asistentes); también puede identificar proveedores preaprobados (obligando al empleado a explicar por qué eligió Sixt sobre Hertz) o limitar qué grupos de empleados pueden asumir dicho gasto (¿por qué el conserje alquila un automóvil?). Y, como con todas las otras aplicaciones, los campos pueden marcarse como obligatorios, de modo que no se puede enviar un informe de gastos a menos que se completen.

También hay mucha granularidad en los tipos de pago: tarjetas de crédito corporativas (la compañía paga la factura o el empleado paga y se le reembolsa), empleado pagado, empleado para reembolsar a la compañía, pago de un adelanto en efectivo o un viático. ExpensePoint también es muy consciente de los problemas internacionales, como las estructuras fiscales regionales y la conversión de divisas. Hay más controles de seguridad que en otras aplicaciones, como la capacidad de forzar un cambio de contraseña cada "n" días o de negar la reutilización de la contraseña.

Todo el software de administración de informes de gastos que revisé puede guardar o exportar datos a un archivo CSV, pero es difícil imaginar una forma más poderosa de personalizar la exportación de datos de la forma en que lo hace ExpensePoint. Por ejemplo, para cada plantilla que cree, puede decirle a ExpensePoint que cambie el nombre de los campos o que controle el orden en que se presentan los datos, todo lo cual facilitará la importación en el sistema contable elegido.

ExpensePoint no tiene una integración estándar con Intuit QuickBooks o cualquier otro programa de contabilidad estándar. En cambio, la compañía usa un Automation Manager que puede automatizar la exportación de datos a los sistemas contables de una compañía, lo cual es casi tan bueno. E incluso sin un puente de integración dedicado, puede reembolsar a los empleados desde el software utilizando un procesador por lotes de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH), que enviará dinero desde una cuenta corporativa y lo depositará en la cuenta del empleado (generalmente dentro de tres días, según a ExpensePoint). Aún así, si bien eso significa que los reembolsos sucederán rápidamente, aún deja a su personal contable con un proceso manual para la importación de datos de fondo.

Aún así, puede perdonar esas debilidades cuando explore los 30 informes personalizables incorporados en ExpensePoint, completos con gráficos y filtros, desde un informe de aprobación de aprobación hasta análisis de pagos con tarjeta de crédito. Son bastante impresionantes.

ExpensePoint está diseñado principalmente para el departamento de contabilidad, y aunque se ha modificado desde nuestra última revisión para que sea más amigable para los usuarios finales, aún puede ser un poco desalentador. Tiene una increíble cantidad de información para aquellos que necesitan realizar un seguimiento de los gastos, entre la personalización detallada y el control por categoría y los informes de análisis, sin embargo, ExpensePoint no cuesta más que sus competidores de funciones básicas. El proceso de reconocimiento del carácter humano es interesante si es un poco incómodo; Una vez que se haya suavizado y la interfaz sea más simple para los usuarios del día a día, será un serio competidor competir con las herramientas de Editors 'Choice Certify y Expensify.