Revisión y calificación de Expensebot

Los empleados quieren que el proceso del software de seguimiento de gastos sea tan simple que no necesiten leer un manual. Sin embargo, los administradores y contadores desean un control preciso sobre las políticas comerciales y el flujo de trabajo de aprobación. Para la mayoría de las tecnologías en esa situación, puede decir "Nunca se encontrarán los dos", pero con ExpenseBot (que comienza en $ 9 por mes) que puede no funcionar. La aplicación de contabilidad de gastos no abruma a los empleados con opciones, pero ofrece al personal de contabilidad opciones de personalización únicas. Solo un proceso de exportación ligeramente tintineante y la falta de un proceso de compra de autoservicio lo mantienen detrás de nuestros ganadores de Editors 'Choice Certify Now y Expensify.

Precios y características

Una suscripción a ExpenseBot cuesta $ 9 por mes por usuario activo, con un mínimo de $ 99 por mes. Hay descuentos no revelados para un contrato anual o compañías con más de 1, 000 usuarios. Sin embargo, no puede experimentar para saber si ExpenseBot es el software adecuado para usted, ya que no tiene una versión gratuita o una prueba gratuita. Comenzar requiere una conversación por correo electrónico con la empresa; No es autoservicio.

Los empleados no encontrarán ninguna característica sofisticada, y la mayoría de ellos estarán agradecidos. Ingrese los datos de gastos en ExpenseBot a través de un navegador web, a través de la aplicación móvil, reenviando un recibo a una identificación de correo electrónico dedicada, o directamente a través de una transacción con tarjeta de crédito (utilizando una empresa registrada o una tarjeta de crédito personal). Cada uno captura los datos contables relevantes, como el nombre del proveedor, la categoría de gastos y la fecha de la transacción, antes de asignar el gasto a un informe. Los gastos se pueden marcar como facturables, por lo que puede transferir los costos a un cliente.

Al igual que con todas estas aplicaciones, la mayoría de las personas recurren primero a la aplicación móvil para capturar recibos. Si no está en el punto de venta, al final de cada día, mientras aún puede encontrar el papel arrugado en su bolsillo y recordar para qué sirve. La aplicación móvil es bastante simple, con categorías para informes, gastos, recibos y configuraciones. Mientras que otros (como Expensify) intentan darle todas las herramientas al alcance de su mano, ExpenseBot no introduce todo en la aplicación.

Sin embargo, no hay razón para quejarse de sus capacidades de escaneo de recibos. ExpenseBot analizó con precisión varios recibos, incluidos consejos garabateados y recordó categorías y nombres de proveedores utilizados anteriormente. El proceso es poco exigente y minimiza la toma de decisiones. Si vincula una tarjeta de crédito personal o corporativa, después de que ExpenseBot escanea y transcribe un recibo, intenta hacer coincidir el recibo con las transacciones con tarjeta de crédito.

Puede enviar gastos de kilometraje manualmente. O, si escribe la dirección inicial y final, ExpenseBot llama a Google Maps para calcular la distancia real (una característica compartida por ExpensePoint). Eso es ciertamente útil para un viaje de ida, aunque sería mejor si pudiera decir: "Ahora duplique ese cálculo de millaje, ya que conocí a alguien en el centro y luego regresé a la oficina". Una mejor respuesta puede estar en camino: para el final del año, la compañía dice que ExpenseBot tendrá GPS e integración de calendario. Por lo tanto, si tiene una reunión programada, le dirá: "Vas al Cliente-A a 53 millas de distancia; ¿quieres agregarlo a tu informe?"

Una delicadeza inusual: cualquier empleado puede nombrar un delegado, lo que le da a ese individuo la capacidad de crear gastos e informes. Si tiene la suerte de contar con personal de soporte de oficina para administrar sus gastos, eso es una gran ayuda.

Simple no significa simple mente

ExpenseBot puede aplicar el principio de "mantenerlo simple y estúpido" (KISS) para los empleados, pero ofrece a los administradores y contadores un gran poder personalizable. Los aprobadores pueden rechazar un solo gasto y aprobar el resto del informe, de modo que el artículo de $ 5 sobre el que está discutiendo no tenga que retener el reembolso por el resto de los $ 2, 500 que gastó en un viaje a San Francisco. Los gastos se pueden aprobar por correo electrónico, por lo que el gerente del departamento no tiene que pasar mucho tiempo en el cliente web. ExpenseBot comprueba posibles gastos duplicados y también ofrece fusionarlos. ("¿Dos visitas a Starbucks el mismo día por la misma cantidad? ¿Bebiste mucho café o lo enviaste dos veces?")

ExpenseBot viene con categorías básicas de contabilidad preconfiguradas y, naturalmente, puede agregar más. Cada categoría de gastos puede vincularse a un libro mayor o código de cuenta, requerir rangos de fechas o listas de asistentes y admitir campos personalizados (como "Número de tienda"). También puede organizar las cosas de manera lógica, de modo que las tarifas de los pasajes aéreos y del equipaje aéreo se rastreen de forma relacionada, pero por separado, con sus propias reglas y políticas.

La administración de políticas le permite controlar cuánto gasta un usuario en una categoría determinada, como un límite mensual de $ 40 en costos de Internet en el hogar. Usted controla si los usuarios pueden enviar un gasto que exceda la política (y mostrar una advertencia al aprobador) o evitar que el informe se presente con una transgresión en su lugar. Las personalizaciones se extienden a los informes, no solo a los gastos; por ejemplo, una cadena de comida rápida puede requerir el número de tienda en cada informe.

Eso es solo una muestra. ExpenseBot admite múltiples aprobadores, perfiles de departamento y de usuario (los jefes reciben un tratamiento diferente), el vencimiento de los gastos ("Debe enviar el informe en 30 días", lo cual es muy simple) y muchas monedas.

Desafortunadamente, a pesar de todo su poder de personalización, ExpenseBot es débil en la integración con sistemas de contabilidad de terceros. La gestión de informes de gastos es un proceso discreto, pero sus resultados deben registrarse en otros sistemas, generalmente al menos un sistema de contabilidad y, a veces, más. Sin embargo, con ExpenseBot, solo puede integrarse con Intuit QuickBooks cuando sea el momento de reembolsar al empleado. Más desafortunado, en comparación con algunos de los otros productos que revisé, la compañía admite que su integración con QuickBooks "requiere el uso del conector web Intuit y un poco de delicadeza para su configuración". La única otra opción es exportar datos al formato CSV y luego abrirlos con otra aplicación, como Microsoft Excel.

Compare eso con los competidores de ExpenseBot, como la integración de Expensify con no solo QuickBooks sino también Xero, NetSuite e Intacct, entre otros. Con todas estas capacidades, obtiene una gran cantidad de asidero de la empresa. De hecho, no puedes evitarlo; ExpenseBot trabaja con cada cliente personalmente para configurar las cosas.

Al momento de escribir esto, ExpenseBot es una combinación de "Oh, qué bueno" y "¿Por qué no hace eso?" Es una buena opción para cualquiera que quiera simplemente cosas para los usuarios, sin minimizar los controles administrativos. Pero su falta de una interfaz de autoservicio, soporte solo para la integración de QuickBooks y un precio que no parece tan amigable como debería ser, todo se combina para mantenerlo un poco por debajo de nuestras herramientas ganadoras de Elección de los editores.. Sin embargo, si los aspectos negativos no lo persiguen de inmediato, le insto a considerar ExpenseBot para su negocio. Su equilibrio de simplicidad y poder es realmente agradable.