Volver a los negocios: una lista de verificación de inicio de año para smbs

Si administra una oficina típica de pequeñas y medianas empresas (SMB), es importante comenzar el año con el pie derecho. Las pequeñas y medianas empresas deben moverse rápidamente para reaccionar ante las nuevas oportunidades que puedan surgir, y contar con una base sólida de oficina sobre la cual realizar ese trabajo es fundamental para el éxito. Afortunadamente, asegurarse de que su negocio esté en la mejor forma se puede lograr con bastante rapidez. Es cierto, es una cornucopia de auditorías; solo agradece que ninguno de ellos sea del IRS. Siga la lista de verificación de seis puntos a continuación y su oficina estará lista para asumir cualquier desafío que pueda traer el 2016.

1. Prepárate para la temporada de impuestos

En el mundo de los negocios, prácticamente siempre se está preparando para pagar impuestos de una forma u otra. Pero el comienzo del año (si coincide con el año financiero de su empresa) es especialmente importante. Comience sentándose con su jefe financiero para hacer una auditoría general de los libros del año pasado.

Claro, puede comenzar a sudar cuando las palabras "auditoría" y "finanzas" se usan en la misma oración, pero lo superan: no estamos hablando de aplacar a los hoscos agentes del IRS. Esta es una auditoría diseñada para brindarle a usted, su liderazgo y a cualquier inversionista actual o potencial que sus finanzas, y por extensión su organización, estén funcionando como deberían. Usted verifica los números del año pasado, evalúa los procedimientos comerciales y financieros, y compara lo que realmente sucedió con lo que esperaba que sucediera y con lo que informó que sucedió. Puede hacer que la auditoría sea realizada por sus líderes contables internos o por una empresa externa o CPA. Incluso puede crear una pequeña fuerza de tareas para hacer el trabajo en grupo. Lo que estás buscando incluye:

Todos los ingresos derivados del año anterior y de qué fuente,

Todos los gastos realizados en el año anterior, utilizando qué métodos de pago, a qué beneficiarios y asignados a qué presupuesto; prestar especial atención a los gastos de oficina, tecnología, servicios de terceros y infraestructura empresarial,

Revisiones de extractos bancarios,

El IRS y las revisiones de presentación de impuestos estatales / municipales (si corresponde),

Verificar que se sigan los procedimientos contables adecuados; si no, entienda por qué porque podría deberse a un proceso comercial específico que podría necesitar revisión, y

Incluya los resultados de la auditoría en un informe ajustado (esta es una herramienta que realmente desea usar durante el año, por lo que debe ser breve, organizada y valiosa, no tan voluminosa que no pueda encontrar nada).

Realizada correctamente, esta auditoría no debería tomar más de una semana, y su informe proporciona una herramienta básica contra la cual usar todo, desde planes de compra hasta objetivos de ventas.

2. Auditoría de hardware

Desde la perspectiva de un gerente de oficina, saber dónde está el dinero se convierte en el primer paso. Ahora también necesita saber dónde está todo lo demás. Comience con hardware de tecnología. Esto puede sonar obvio, pero se está convirtiendo rápidamente en una zona de peligro para muchas PYMES, especialmente aquellas que se inclinan más hacia las medianas que las pequeñas. Eso se debe a la frase Trae tu propio dispositivo (BYOD). Muchos profesionales de TI odian y tantos usuarios emplean para utilizar cualquier hardware que puedan tener en sus manos, de cualquier fuente y a menudo se paga de manera extraña o tortuosa. Por lo menos, ponga esta información en una hoja de cálculo organizada a la que pueda referirse durante este año y el próximo. Aún mejor, coloque la información en una aplicación de administración de escritorio dedicada, como Microsoft System Center Configuration Manager o MMSoft Pulseway.

Comience con el informe de auditoría del Paso 1, ya que debería proporcionar una lista oficial de sus compras de hardware. Luego, rastree qué dispositivos se están empleando realmente (se garantiza que encontrará algunas sorpresas). Algunos empleados usarán dispositivos personales que pagaron para hacer el trabajo, mientras que otros usarán dispositivos de consumo para el trabajo y las tareas personales que fueron pagados por la empresa. Averigüe quién tiene qué, si se está utilizando adecuadamente y eso lo ayudará a decidir si podría haber una mejor manera de pagarlo.

Y, una vez que haya superado este aluvión de nueva tecnología, no olvide hacer la auditoría de hardware tradicional para buscar PC, servidores, impresoras y otro hardware de oficina que se acerca al final de su vida útil o al final de su vida útil. contrato de arrendamiento para que sepa qué necesitará actualizar este año y cuándo. Trabaje con los representantes de ventas de hardware y su departamento de contabilidad para desarrollar un plan para retirar este hardware antiguo y reemplazarlo con nuevas unidades.

3. Auditoría de software

Las auditorías de software tienen el mismo objetivo básico que una auditoría de hardware: averiguar qué ha instalado, dónde está instalado, cómo se pagó (es decir, a qué presupuesto se le asignó) y qué licencias o suscripciones están por renovarse. Asegúrese de marcarlos en su calendario.

Sin embargo, al igual que una auditoría de hardware, los tiempos modernos han hecho que una auditoría de software sea un poco más complicada. Al igual que los empleados que usan dispositivos personales para el trabajo, muchos también usan sus propios servicios basados ​​en la nube. Esto puede suceder porque un solo usuario decide suscribirse a un servicio en particular, o incluso todo un equipo implementa un servicio en la nube solo entre ellos.

A menudo, estos servicios se pagan mediante cargos recurrentes asignados a tarjetas de crédito personales o corporativas, y la contabilidad puede tener dificultades para determinar qué se está comprando. Esto puede traer errores de contabilidad, pero estos son menores en comparación con los posibles problemas de TI cuando estos servicios en la nube solicitan a los usuarios que descarguen software (que no solo no fue probado por TI sino que los pasó por alto) Rootee dicho software, asegúrese de que se pague correctamente y luego decida si desea conservarlo o reemplazarlo con una solución más efectiva.

En un frente más tradicional, use su auditoría de software para prestar especial atención al software de seguridad: antivirus, red privada virtual (VPN) y cifrado son tres ejemplos. Estos son componentes básicos de la solución que pueden detener un proceso si sus licencias caducan, así que asegúrese de saber cuándo deben renovarse las licencias y suscripciones y qué usuarios las necesitarán.

Alrededor del tiempo de auditoría del software, también es una buena idea examinar sus procedimientos de respaldo y seguridad de datos. Esto generalmente implica tanto hardware como software, pero es un requisito para la mayoría de los procesos de software, así que no le dé poca importancia. Realice pruebas de los planes de respaldo y recuperación ante desastres (DR) para asegurarse de que todavía funcionan, audite los datos respaldados tanto localmente como en la nube para asegurarse de que no estén dañados, y vea lo que pagó por estas soluciones en el año anterior para mira si puedes hacerlo mejor.

4. Auditoría de red

Necesitará su líder de TI para ayudar con este. Una auditoría de red le permite:

Sepa qué infraestructura de red está utilizando actualmente (tanto física como en la nube),

Compare esa infraestructura con los procesos comerciales que se ejecutan en ella para verificar la capacidad, y

Evalúe no solo lo que está pagando, sino también si está recibiendo lo que pagó; Esto es especialmente importante para todos los proveedores de Internet y redes móviles.

Analice su conexión a Internet, no solo a la oficina, sino también a cualquier servidor web externo, servicios en la nube o teletrabajadores y sitios remotos. ¿Has estado obteniendo el rendimiento por el que pagaste? Si su departamento interno de TI no está seguro de cómo probar esta información, hable con un consultor de red externo. Finalmente, asegúrese de que TI actualice los enrutadores, conmutadores y otro hardware de red de su oficina para que estén ejecutando el firmware más reciente, y asegúrese de que todo esté probado con su conjunto actual de aplicaciones críticas para el negocio antes de implementarlo todo. Si tiene sitios remotos o teletrabajadores que se conectan desde su hogar, asegúrese de que su hardware de red esté actualizado y seguro también.

5. Dé un paseo por la oficina

Esto puede sonar flip pero es un paso serio. No puede encontrar todo lo que necesita saber sobre su negocio a través de una hoja de cálculo o un panel de administración. Levántate y haz el recorrido. Hable con los empleados sobre cómo están haciendo su trabajo, especialmente los líderes de equipos y procesos. Comprender cómo se realiza el trabajo es clave no solo para implementar la herramienta adecuada para el trabajo correcto, sino a menudo para descubrir nuevas oportunidades de ahorro o ingresos.

En el lado más mundano, haga un balance de cómo se ve y funciona su oficina a nivel físico. Presta atención a:

Muebles de oficina,

Suministros de sala de descanso y electrodomésticos de cocina,

Sala de conferencias pizarras, pantallas, teléfonos y

Electrodomésticos de oficina compartidos: trituradoras, impresoras, máquinas de fax.

Asegúrese de que estas cosas sean necesarias, que funcionen correctamente y que estén abastecidas con los suministros que necesitan para funcionar (por ejemplo, tóner, papel, etc.).

6. Analice su negocio y planes de marketing

Te has ido directo a los números. Ahora es el momento de levantar la cabeza y mirar el panorama general de su organización, y eso siempre comienza con su plan de negocios. Siéntese con su personal de liderazgo y repase su plan en detalle. ¿Estás donde deberías estar (es decir, donde tu plan dice que estarías)? ¿Sigue siendo la forma más efectiva de hacer negocios? Haga esta pregunta independientemente de si el negocio funciona o no de manera óptima; Siempre puede haber una mejor manera. Haga una lista de sus procesos comerciales, consulte con los empleados clave sobre esos procesos, haga un mapa paso a paso y luego considérelos en detalle. ¿Existen herramientas, software o servicios más efectivos que podría estar utilizando para ser más competitivo? ¿Están las personas adecuadas haciendo estos trabajos? ¿Los procesos son eficientes o redundantes? El objetivo aquí no es despedir a las personas o microgestión; es para entender completamente cómo su negocio hace negocios, sopa de nueces.

Repase el plan de marketing del año pasado con un ojo similar. Verifique los resultados y pregunte si realmente está donde debería estar cuando los resultados se comparan con los gastos. ¿Dónde estás débil y cómo puedes mejorar? Presta especial atención a:

Investigación de mercado,

Promoción y publicidad,

Eventos y

Relaciones de prensa.

Como parte de este ejercicio, no olvide analizar sus perfiles web y de redes sociales en línea. ¿Están llegando a los clientes adecuados? ¿Están al día? ¿Se han actualizado las descripciones de productos o servicios, precios e incluso nombres ejecutivos? Verifique estos detalles enérgicamente porque nada apaga a los clientes en línea más rápido que visitar un sitio web que creen que no se está manteniendo.

Claro, es más fácil escribir estos seis pasos que hacerlos. Estamos hablando de una cantidad considerable de trabajo, sin duda. Pero, si se abrocha el cinturón y consigue la ayuda de las personas adecuadas, todo se puede lograr en un par de semanas. Y esas dos semanas pueden pagar un proceso significativo, gastos e incluso dividendos de ganancias para su negocio por el resto del año.