5 cosas a considerar al elegir el software de seguimiento de tiempo

Si su empresa está buscando una solución de seguimiento del tiempo que pueda ayudarlo a controlar mejor cuánto tiempo pasan los empleados en tareas específicas, entonces se alegrará de saber que hay docenas de soluciones que pueden ayudarlo. Desafortunadamente, debido a que existen tantos servicios, encontrar la herramienta adecuada puede ser desalentador. Factores como la funcionalidad de gestión de proyectos (PM), la supervisión de los empleados, la personalización y, por supuesto, el precio son consideraciones que requieren una investigación igual e intensa.

, desglosaremos las cosas más importantes a tener en cuenta al elegir el software de seguimiento de tiempo. Explicaremos cada factor en detalle y le diremos lo que debe buscar para tomar la decisión correcta. ¡Feliz cacería!

1 1. PM vs. Juego puro

El software de seguimiento del tiempo viene en dos sabores distintos. Puede comprar herramientas que son partes pequeñas de las suites PM generales o puede comprar software que hace poco más que registrarse, rastrear y ayudar a pagar por el tiempo trabajado. Las herramientas de PM son ideales para empresas de servicios profesionales que desean hacer cosas como compartir archivos en la nube, delegación de administración de tareas, análisis de proyectos, informes de gastos, previsión de presupuestos, facturación, realizar pagos, rastrear horas facturables y hacer proyecciones para futuras necesidades de personal. Las empresas medianas a grandes tienden a usar estas herramientas más que las pequeñas empresas y los contratistas independientes. En esta categoría, encontrará herramientas como Mavenlink, Wrike y Zoho Projects , cada una de las cuales representa lo mejor del mercado de PM, con un seguimiento del tiempo de calidad incorporado.

Para los trabajadores independientes y las empresas que están más decididos a realizar un seguimiento de quién trabajó y cuándo, existe otra categoría de software de seguimiento del tiempo que probablemente tenga más sentido. En esta clase, encontrará software como Hubstaff y nuestras hojas TS de la herramienta Elección del editor. Estas herramientas hacen poco más que permitirle agregar y rastrear el tiempo, editar el tiempo ya registrado, informar sobre el tiempo trabajado y supervisar un equipo de trabajadores. Ambas herramientas realizan estas tareas excepcionalmente bien. Desafortunadamente, las herramientas de seguimiento de tiempo de juego puro no le brindarán la funcionalidad de PM que encontrará en la última categoría. Esto significa que las empresas más grandes que requieren herramientas de PM tendrán que ir con una herramienta de terceros si eligen un tiempo de seguimiento de juego puro.



2 2. Precio y planes

Las soluciones de seguimiento de tiempo de juego puro son menos costosas que las soluciones de seguimiento de tiempo vinculadas a las suites PM. TSheets comienza con un plan gratuito dirigido a un usuario. Este plan es ideal para autónomos que necesitan realizar un seguimiento del tiempo mientras trabajan en proyectos. TSheets también tiene un plan para hasta 99 usuarios que cuesta $ 4 por usuario por mes, con una tarifa base de $ 16 por mes. Hubstaff comienza con un plan básico de $ 5 por mes que le brinda acceso a herramientas simples de seguimiento de tiempo, un administrador de cronograma de pagos de empleados, soporte 24/7 y configuraciones de usuario que pueden administrarse empleado por empleado. Hubstaff también ofrece un plan Premium de $ 9 por mes por usuario, que incluye todo lo que encontrará en el plan básico, pero también tendrá acceso a la interfaz de programación de aplicaciones (API) de Hubstaff y una herramienta de programación básica.

Debido a que está obteniendo mucha más funcionalidad de las herramientas enfocadas en PM, no debería sorprender que vaya a pagar más. El plan más barato de Mavenlink que incluye el seguimiento del tiempo cuesta $ 39 por usuario por mes. El plan de seguimiento de tiempo más barato de Zoho cuesta $ 25 por mes para un número ilimitado de usuarios pero solo 20 proyectos. El plan de seguimiento de tiempo más barato de Wrike cuesta $ 24.80 por usuario por mes.



3 3. Monitoreo de empleados

Algunas soluciones van más allá para asegurarse de que los empleados estén trabajando dónde y cuándo dicen que están. Algunas herramientas, como Hubstaff, graban capturas de pantalla mientras los empleados están en el reloj, y luego envían esas capturas de pantalla a los gerentes antes de que los empleados puedan ser acreditados por haber completado un turno. Estas herramientas también pueden grabar un registro de los volúmenes de actividad del teclado y el mouse durante los turnos. La mayoría de las herramientas que probamos le permiten monitorear los movimientos de los empleados a través del rastreo GPS cuando utilizan las aplicaciones móviles de la herramienta, y algunas le permiten exigir a los usuarios que se tomen una selfie cuando llegan o salen de las ubicaciones.

Si necesita este nivel de supervisión (espeluznante), su campo será estrecho. No siempre la herramienta de seguimiento ofrecerá esto como una característica incorporada y las herramientas basadas en PM tienden a no ofrecer esta función en absoluto. Asegúrese de preguntar a cada proveedor si ofrecen esto antes de comenzar a probar productos.



4 4. Campos personalizados

La mayoría de las herramientas se basan completamente en el tiempo de seguimiento. Sin embargo, algunas herramientas le permiten tener en cuenta conjuntos de datos adicionales para empresas e individuos que podrían centrarse más en la producción que en la duración. Esto es especialmente útil para los servicios de construcción, transporte y fabricación que están tan inclinados a medir por las estructuras creadas, las distancias recorridas y los artículos producidos, ya que son horas trabajadas. Por ejemplo, TSheets le permite crear seis campos totalmente personalizables que se pueden agregar como aviso para cada tiempo de espera. Si dirige una empresa de construcción, puede hacer que la pregunta le pregunte: "¿Hubo un incidente? Sí o no". Si los trabajadores no responden, entonces no podrán desconectarse. O puede preguntar a los camioneros cuántas millas recorrieron. Estos campos se incluirán en informes para brindarle una visión más dimensional de cómo se está haciendo el trabajo, qué tan productivos son los equipos y cualquier otra información relevante del lugar de trabajo que pueda necesitar para crear una imagen completa de un día de trabajo o turno.

Aunque Wrike no le ofrece el mismo seguimiento avanzado que TSheets, aún podrá recopilar datos importantes de los empleados al comienzo y al final de los turnos. Wrike le permite agregar campos personalizados al panel de tareas para que, cuando revise sus informes, pueda ver cosas como "facturabilidad", incidentes de trabajo, kilometraje, etc. Desafortunadamente, estos elementos aparecerán en su vista general de tareas desde la consola PM, pero los datos no aparecerán en los informes de entrada de tiempo.

Si su negocio está más inclinado a medir la producción que las horas hombre, entonces una solución con campos personalizados podría ser mejor para usted. Asegúrese de preguntarle a su proveedor qué personalización ofrece y cómo esas personalizaciones tienen en cuenta los informes.



5 5. Integraciones y extensiones

El mayor beneficio de Zoho Projects es obtener acceso al ecosistema de software de Zoho, que incluye herramientas de gestión y software de gestión de relaciones con el cliente (CRM), marketing por correo electrónico y recursos humanos (HR). Puede convertir fácilmente estos productos en una solución integral que alimente datos de uno a otro sin ninguna intervención manual. Esto es excelente para el procesamiento de pagos, la dotación de personal del proyecto, la facturación y casi cualquier otra cosa que combine el tiempo trabajado con los datos que aparecen en otro software.

Asegúrese de preguntar a sus proveedores si se integran con herramientas de terceros. Si le gustan dos proveedores por igual, pero uno ofrece más de estas integraciones orgánicas que el otro, entonces debe optar por el primero. Recuerde: la mayoría de las soluciones de seguimiento de tiempo ofrecen una interfaz de programación de aplicaciones (API) abierta, lo que significa que su equipo de desarrollo interno puede construir integraciones con otras herramientas API abiertas. Sin embargo, si dirige una pequeña empresa o si simplemente no tiene la destreza técnica interna, entonces probablemente necesitará que estas integraciones se entreguen orgánicamente a través de su proveedor.