Organícese: 11 consejos para administrar el correo electrónico de manera más eficiente

El correo electrónico puede hacernos sentir que estamos luchando por mantener nuestras cabezas fuera del agua. ¿Sus páginas de la bandeja de entrada son largas? ¿Comienza todos los días leyendo correos electrónicos, pensando que responderá a los mensajes más importantes, solo para mirar y darse cuenta de que ha pasado una hora y que no ha hecho nada hasta ahora? ¿Se está quedando sin espacio para su correo electrónico cada pocos días? ¿El correo electrónico se siente como un multiplicador de productividad o un asesino de productividad?

Solo se necesitan algunos trucos simples para ser más eficiente en el manejo del correo electrónico para que no se sienta abrumado por él. Algunos de estos consejos se basan en las funciones que se encuentran en la mayoría de los programas de correo electrónico, pero otros son formas de cambiar sus propios hábitos para que las pequeñas interacciones cotidianas que tiene con el correo electrónico lo ayuden a mantenerse al día con la administración.

Piensa en ello como limpiarte los dientes. Hay una diferencia entre la higiene dental diaria y acudir a un dentista, pero debe hacer ambas cosas. Debe cepillarse dos veces al día y usar hilo dental una vez al día, y esos hábitos son extremadamente importantes para tener dientes sanos. Cada seis meses, también debe visitar a un dentista para una limpieza más exhaustiva, radiografías y otros cuidados preventivos. La higiene diaria evita la acumulación de problemas mayores. Las visitas al dentista lo ayudan a detectar y corregir los problemas emergentes antes de que se salgan de control.

Por supuesto, incluso con los dientes, las cosas pueden salir mal. Un accidente podría noquearlos o sus genes podrían terminar impactando en ellos, así como un nuevo proyecto o cambio en la posición de trabajo podría causar una explosión de correo electrónico. Cualquiera sea el caso, no significa que deba dejar de usar el hilo dental o visitar a un dentista regularmente, o limpiar su correo electrónico todos los días. Si tiene un problema inesperado, aún necesita seguir buenos hábitos para mantener todo bajo control.

Cuando cambia la forma en que interactúa con el correo electrónico a corto plazo (cuándo y cómo lo revisa, con qué frecuencia elimina mensajes, etc.), a la larga le facilita la vida.

Aquí hay algunos consejos importantes para hacer que el correo electrónico sea una carga menor. Déjame advertirte que estos consejos tienen sus raíces en el sentido común y no proporcionan una bala mágica, lo que significa que no te dejarán boquiabierto ni se convertirán en una sensación de la noche a la mañana. Pero tampoco lo hará el hilo dental.

1. Eliminar primero

Lo primero que debe hacer al abrir su bandeja de entrada es escanear para ver qué puede eliminar. Mire la línea de asunto y el remitente. ¿Es basura? ¿Es un correo electrónico promocional que nunca vas a leer? ¿Es un aviso de su compañero de trabajo que dice en la línea de asunto que saldrán hoy y que no hay ninguna posibilidad de que alguna información adicional en el cuerpo del correo electrónico sea relevante para usted? Si es así, tíralo.

Todos los mensajes que identifique como no importantes deben seleccionarse y moverse a la papelera de forma masiva. Si no tiene prisa en una mañana en particular, incluso podría intentar identificar uno o dos correos electrónicos regulares para darse de baja.

¿Por qué es importante hacer este paso primero? Cuando elimina mensajes irrelevantes de inmediato, facilita ver los mensajes restantes. Cuando puede ver los mensajes restantes, puede clasificar los mensajes importantes más rápido. Si puede identificar incluso cinco o diez por ciento de su correo entrante diario como "muy probablemente no requiere acción" para que pueda eliminarlo rápidamente, estará en mejor forma para comenzar su día productivamente.

2. Use más de una dirección de correo electrónico

No puedo soportar los correos electrónicos de marketing o las confirmaciones de envío, y mucho menos los recordatorios de mi banco para pagar la factura de mi tarjeta de crédito cuando ya está configurada para el pago automático. (Grr.) Todos estos mensajes abarrotarían mi bandeja de entrada y dificultarían detectar correos electrónicos importantes, excepto que tengo una estrategia para tratarlos.

Utilizo una dirección de correo electrónico separada para todos estos mensajes de baja importancia.

Hay algunas formas de hacerlo. Puede configurar una nueva cuenta de correo electrónico completamente para este propósito, que es cómo lo hago, o puede crear una dirección de alias con su cuenta actual. La mayoría de los proveedores de correo electrónico te permiten hacer eso. Luego, crea una regla o filtro en su cuenta de correo electrónico para que todos los mensajes enviados al alias omitan la bandeja de entrada y vayan a una carpeta diferente. Llámalo Inbox 2 o Low Importance o lo que quieras.

Una ventaja de usar una dirección de correo electrónico separada para este propósito es que mantiene este correo no bastante basura, a veces llamado correo gris, separado de su correo importante. Además, si una empresa vende su dirección de correo electrónico a otra lista de distribución, los mensajes de marketing nuevos y no deseados tampoco terminarán en su bandeja de entrada principal. Un tercer beneficio es que estos mensajes no le distraen, ya que tiene que iniciar sesión en otro programa de correo electrónico o navegar a una bandeja de entrada diferente para acceder a ellos.

3. Escribir corto

Al escribir correos electrónicos, diga lo que quiere decir, sea claro y conciso. ¿Por qué? Escribir breve ayuda a las personas que leen su mensaje a ir al grano y procesar su correo electrónico de manera más eficiente. Pueden captar su tono y responder en especie, lo que le facilitará la vida.

Algunas situaciones requieren oraciones completas y lenguaje formal, pero los fragmentos pueden ser extremadamente efectivos en el correo electrónico. Úsalos cuando tenga sentido. La policía de gramática no va a ir a por ti. Ciertamente, a veces necesita ser muy detallado y aprovechar el aspecto de rastro de papel del correo electrónico: hay un registro de todo. Sin embargo, en términos generales, el lenguaje predeterminado es conciso, claro y directo.

No todo el mundo es experto en la brevedad y puede ser muy breve. Para evitar parecer hostil, puede agregar un emoji o un signo de exclamación. O simplemente hágales saber a las personas que intenta ser conciso en el correo electrónico y que no deberían tomarlo como algo personal.

4. Use grupos o listas de distribución

Si envía un mensaje al mismo grupo de personas repetidamente, configure un grupo o un alias de correo electrónico. En Outlook, se llama Lista de distribución. En Gmail, vaya a Contactos (contactos.google.com), seleccione las personas que desea agregar a un grupo y haga clic en el icono de etiqueta. Dale un nombre a tu grupo. Una vez que se guarda, puede escribir ese nombre para redactar automáticamente un mensaje para todos en el grupo.

El uso de grupos no solo ahorra tiempo al eliminar la necesidad de escribir el nombre de cada persona cuando envía un correo al grupo, sino que también lo prepara para tácticas de eliminación fáciles, como explico un poco más adelante.

5. Crear plantillas o respuestas enlatadas

Si hay un mensaje que envía una y otra vez, no lo escriba desde cero cada vez. Reutilice lo que ya ha escrito haciendo una plantilla o una respuesta enlatada, como lo llama Gmail.

Algunos ejemplos de mensajes que la gente envía con frecuencia son los siguientes:

• Gracias por comunicarte, pero no estoy interesado,
• Confirmación de recibo. Gracias y por favor avíseme si necesita algo más de mi parte, y
• Eso suena como un trabajo para nuestro departamento legal. El mejor punto de contacto es…

Una vez que haya configurado algunas plantillas, puede responder a mensajes que normalmente tomarían tiempo innecesario sin siquiera pensarlo mucho, lo que le permite continuar con un trabajo más importante.

6. Reutilice las líneas de asunto

Reutilizar los mensajes enviados a través de plantillas y respuestas enlatadas aumenta su eficiencia al minimizar la escritura. La reutilización de líneas de asunto le permite eliminar o archivar mensajes antiguos de manera más fácil y rápida. Te explicaré cómo sigue.

7. Ordenar para eliminar

Los límites de datos pueden acercarse sigilosamente a cualquiera, incluso a personas altamente organizadas. La forma de liberar algo de espacio es eliminar mensajes que no necesita de forma masiva. Este es el tipo de tarea que puede pensar que es similar a ir al dentista. No tiene que hacerlo todos los días, pero hacerlo periódicamente y con regularidad ayudará a prevenir problemas mayores. Encuentro que tres métodos de eliminación son particularmente útiles.

Primero, clasifique el correo enviado por tamaño de archivo o archivo adjunto y deseche los más grandes que no necesite. La razón por la que me concentro en los mensajes enviados es porque si envié un archivo adjunto, es muy probable que sea el propietario del archivo y, por lo tanto, tenga otra copia guardada en otro lugar.

El segundo método es ordenar el correo enviado por línea de asunto y buscar los mensajes que envía regularmente. Si envía un mensaje semanal con el asunto "Limpieza del refrigerador a las 4 pm hoy", puede verlos, seleccionarlos y eliminarlos rápidamente de una vez.

Tercero, clasifique sus mensajes por destinatario. Probablemente tenga algunos colegas, amigos o grupos de personas a quienes envíe correos electrónicos con frecuencia. Es probable que muchos de los mensajes enviados entre usted y ellos no sean muy importantes. Si nunca los volverá a necesitar, seleccione varios mensajes a la vez y elimínelos en masa.

8. Apague las notificaciones, cierre el correo electrónico para enfocar

Recibir una alerta en pantalla sobre cada mensaje entrante es increíblemente molesto y molesto. Supongo que la abrumadora mayoría de los trabajadores estaría mejor con las alertas por correo electrónico completamente deshabilitadas. Solo es útil en los casos más raros. Entonces, apaga tus notificaciones.

Del mismo modo, cierre su aplicación de correo electrónico o la pestaña de su navegador cuando necesite hacer un trabajo altamente enfocado durante al menos 30 minutos. Me duele escribir ese consejo, sabiendo que casi nadie lo seguirá. Muy pocas personas lo hacen, pero desearía poder convencer a más personas para que lo intenten. Imagine lo fácil que será encontrar su flujo cuando no se distraiga por correo electrónico.

Piense en la última vez que trabajó sin conexión, ya sea en un avión sin Wi-Fi o cuando su Internet estaba desconectado. O tal vez ha trabajado desde una zona horaria donde no tiene muchos otros colegas y, por lo tanto, no tuvo interrupciones de correo electrónico durante un largo período de su día. Al cerrar el correo electrónico, está cerca de replicar esa experiencia de no ser interrumpido, al mismo tiempo que puede acceder a otra información en línea según sea necesario.

9. Cooptar respuestas automáticas

En relación con el consejo anterior, supongamos que no cerrará su ventana de correo electrónico porque le preocupa que alguien intente contactarlo con un asunto urgente y lo perderá. La solución? Configure un mensaje de respuesta automática o fuera de la oficina que diga: "Si este es un asunto altamente urgente, envíe un mensaje de texto / llámeme / envíeme un mensaje de texto en…" y proporcione su número de teléfono, identificador de Slack o línea preferida comunicación.

10. Eliminar! O archivar correo en carpetas

Un correo electrónico no recuperado suele ser una buena intención que no se ha cumplido. Sepa cuándo dejarlo ir. No se aferre a los mensajes si probablemente nunca hará nada con ellos. Dejar mensajes sin importancia en su bandeja de entrada es muy improductivo, distrae y solo le recuerda lo que le gustaría hacer en un mundo perfecto, pero no puede.

No te están haciendo ningún favor al estar en tu bandeja de entrada.

Si eliminar mensajes parece grave, muévalos a una nueva carpeta. Llame a esa carpeta Pendiente o Buenas intenciones. Lo importante es sacarlos de su bandeja de entrada. Espera unos meses Vea a cuántos desenterró o respondió. Si la respuesta es cero, quizás reconsidere eliminarlos en primer lugar.

11. Vacíe la basura periódicamente

Vacíe la basura periódicamente. Eliminar la basura despeja el espacio. La mayoría de los programas de correo electrónico, incluido Outlook, tienen una configuración para deshacerse automáticamente de la basura cuando salga de la aplicación. Si nunca recuerda tirar la basura, le recomiendo activar esa función.

La mayoría de las personas probablemente no necesiten vaciar la basura más de una vez al mes o una vez al trimestre. Existe el peligro de eliminar la basura con demasiada frecuencia, ya que la basura es donde vas a rescatar correos electrónicos que creías que no necesitabas, pero resulta que sí. He rescatado muchos mensajes de la papelera, generalmente el mismo día que lo puse allí.

Cómo tirar del cable de emergencia

Ahora, si estás desesperado por una pizarra limpia con tu bandeja de entrada, aquí hay un último truco que puedes probar:

1. Crear una nueva carpeta. Llámalo Bandeja de entrada o correo antiguo antes de julio de 2019 (o el mes y año actual).

2. Seleccione todo en su bandeja de entrada. Muévalo todo a la nueva carpeta.

• 38 consejos de Gmail que te ayudarán a conquistar el correo electrónico 38 consejos de Gmail que te ayudarán a conquistar el correo electrónico
• El correo electrónico Push for Zero El correo electrónico Push for Zero
• 4 formas de combatir la sobrecarga de correo electrónico en la oficina 4 formas de combatir la sobrecarga de correo electrónico en la oficina

Voilà. Está en la bandeja de entrada cero, y ni siquiera tuvo que lanzar un solo mensaje.

Nadie espera que revise una bandeja de entrada caótica durante la noche. Adapte algunos hábitos positivos poco a poco. Realice algunas de las acciones periódicas, como vaciar la papelera o eliminar en masa el correo enviado, para ayudarlo a sentir que está progresando.