X1 búsqueda revisión y calificación

Algunas personas no ven la necesidad de una utilidad de búsqueda de escritorio como X1 Search ($ 49.95, más $ 19.95 anuales para soporte premium opcional). Prefieren confiar en una estructura de carpetas jerárquica cuidadosamente mantenida y adherirse religiosamente a ella. Esas personas, sin duda, nunca pierden las llaves de su auto tampoco. Para el resto de nosotros, las herramientas como X1 Search son la forma ideal de encontrar los archivos, correos electrónicos y otros elementos digitales que necesitamos cuando los necesitamos y con el mínimo esfuerzo.

Cuando Microsoft agregó Windows Search al sistema operativo, redujo algo de la necesidad de programas de búsqueda de escritorio. Al igual que X1 Search y competidores como Lookeen Desktop Search, crea un índice para buscar, por lo que puede encontrar resultados mucho más rápido que buscar a través del texto completo de cada archivo cada vez. Incluso encuentra mensajes de correo electrónico de Outlook, por lo que no tiene que usar la función de búsqueda débil de Outlook. Y como está integrado en Windows, es gratis. Independientemente de los beneficios de Windows Search, sin embargo, simplemente no está en la misma liga que una utilidad de búsqueda de escritorio a gran escala. Windows no ofrece el mismo nivel de sofisticación, y no ofrece la capacidad que X1 Search tiene para indexar y encontrar información en sitios de nube de correo electrónico y almacenamiento de archivos como Gmail, Yahoo Mail y Box.

Yendo más allá del escritorio

X1 Search es compatible con Windows 7 a 8.1 en este escrito y será compatible con Windows 10 con un próximo lanzamiento en breve, según la compañía. También admite oficialmente las versiones de Outlook 2007 de 32 y 64 bits hasta 2013. Para mis pruebas, instalé la Versión 8 del programa en un sistema que ejecuta Windows 7 de 64 bits y Outlook 2003, y funcionó sin problemas. Según X1, funcionará con Microsoft Exchange Server 2007 y más adelante directamente, por ejemplo, así como indexando archivos OST que se encuentran en su disco duro. Al sumergirse en la nube, puede indexar mensajes en servidores IMAP, con rutinas de configuración integradas para conectarse con AOL, Gmail, Outlook.com y Yahoo, además de una opción genérica IMAP para otros sitios de almacenamiento de correo electrónico. Además, puede indexar y buscar archivos almacenados en una cuenta de Box.

Beneficioso para uso comercial, también puede configurar X1 Search para que funcione como cliente con Microsoft SharePoint, Vault (un programa de archivado de correo electrónico de nivel empresarial de Symantec) y X1 Rapid (el propio programa de indexación de nivel empresarial de X1 que se ejecuta desde… y almacena archivos de índice en un servidor).

Preparar

La configuración básica del programa no podría ser más simple. Descargue el archivo de instalación del sitio web de X1 y ejecútelo. Cuando finalice la instalación, X1 Search creará un índice en segundo plano, que incluye todos sus archivos y entradas de Outlook desde contactos hasta entradas de calendario y tareas. La duración de la indexación depende de la velocidad de su computadora y cuánto hay que indexar, pero puede seguir trabajando mientras se realiza en segundo plano.

Más allá de la configuración básica, puede navegar por las opciones del menú para personalizar la configuración y agregar orígenes de datos o eliminarlos del índice. Si archiva regularmente sus datos de Outlook al final de cada año, por ejemplo, es posible que desee indexar uno o más de los archivos PST de archivo. Agregarlos es una simple cuestión de decirle al programa dónde encontrarlos en su disco duro. También puede elegir si desea iniciar X1 Search automáticamente cuando inicia Windows, con qué frecuencia indexar y detalles de qué indexar. Puede, por ejemplo, especificar qué carpetas incluir u omitir, o puede cambiar la configuración para ignorar, por ejemplo, las entradas del calendario de Outlook o tipos de archivos específicos.

buscando

La capacidad de búsqueda del programa es impresionante, tanto por su facilidad de uso como por sus características sofisticadas. La ventana X1 Search incluye varios cuadros de texto en los que puede ingresar frases de búsqueda. Ingrese texto en el cuadro de búsqueda principal (a falta de un término mejor), y el programa examinará todo su índice, encontrando todas las coincidencias si el texto está en un nombre de archivo, en el texto completo de un documento, correo electrónico o entrada de contacto; o en cualquier campo en cualquier elemento de Outlook.

Los otros cuadros de texto le permiten buscar en campos específicos. Para correos electrónicos, por ejemplo, las opciones incluyen los campos De, Asunto, Fecha y Nombre. Para los archivos, incluyen Nombre (del archivo), Fecha de modificación y Ruta.

Suponiendo que el programa ya se está ejecutando en segundo plano, todo lo que tiene que hacer para iniciar una búsqueda es presionar Ctrl dos veces, o hacer doble clic en el icono X1 en el área de notificación, para abrir la ventana de búsqueda y luego escribir una búsqueda frase o frases en uno o más de los cuadros de texto. También puede elegir limitar la búsqueda resaltando un tipo de elemento (correo electrónico, contacto o documento, por ejemplo) en una lista en el lado izquierdo de la pantalla.

Si estaba buscando todos los elementos de mi computadora relacionados con Búsqueda X1, por ejemplo, ingresaría Búsqueda X1 en el cuadro de búsqueda principal. Si solo quisiera encontrar esta revisión, podría elegir el Tipo de documento e ingresar X1 en el cuadro Nombre. Si eso arrojó demasiados resultados, podría limitar aún más la búsqueda agregando cualquier otra información en el cuadro de texto apropiado, como la fecha aproximada en que se escribió, como Después del 2015-06-10, o una frase probable en el archivo, como "Según X1" (completa con las comillas) . Las citas alrededor del último ejemplo le dicen al programa que encuentre una coincidencia exacta con la frase. Sin ellos, los resultados también incluirían cualquier archivo que incluya cada una de las palabras en cualquier parte del archivo.

Búsqueda Avanzada

Para una búsqueda más sofisticada, puede crear frases de búsqueda complejas usando y , o , no , o cerca (para encontrar dos palabras separadas por no más de un número específico de palabras entre ellas) y pre (similar a cerca, pero también especificando qué la palabra viene primero). También puede usar paréntesis: (perro o gato) y comida , por ejemplo, encontrará elementos con las palabras perro y comida , así como elementos con las palabras gato y comida , mientras que perro o (gato y comida) encontrará todos los elementos con la palabra perro más todos los artículos con las palabras gato y comida .

Al igual que Outlook, o Lookeen, X1 Search muestra la lista de los elementos que encuentra junto con un panel de vista previa, para que pueda navegar por la lista y ver una vista previa de cada elemento a medida que lo resalta. Cuando haya encontrado el elemento que desea, puede hacer doble clic en él o presionar Entrar para abrirlo con el programa al que está asociado, suponiendo que haya uno instalado en su sistema. La compañía dice que la vista previa del programa admite más de 500 tipos de archivos, por lo que puede ver los archivos en su formato correcto, ya sea que tenga un programa instalado que le permita trabajar con el archivo o no.

Conclusión

Incluso si no está convencido de que necesita algo más que Windows Search para encontrar elementos en su disco duro, le recomendamos que pruebe la versión de prueba gratuita de 14 días de X1 Search o la versión gratuita de Lookeen para ver lo que se está perdiendo. Lo más probable es que rápidamente decidas que tanto Lookeen como X1 Search son herramientas de búsqueda mucho mejores que Windows Search. Si solo le preocupa buscar archivos en su disco duro, la versión gratuita de Lookeen probablemente será su mejor opción. Si también desea buscar correos electrónicos de Outlook, lo hará Lookeen Standard o X1 Search.

Dicho esto, si puede aprovechar la capacidad de X1 Search para extender su alcance a SharePoint o correo electrónico y Box basados ​​en la nube o hacer uso de su capacidad para construir frases de búsqueda mucho más sofisticadas de las que Lookeen puede manejar, X1 Search es la opción obvia. Estas capacidades adicionales, junto con una configuración más fácil que Lookeen para algunas funciones y una interfaz igualmente fácil de usar, lo convierten en nuestra Elección del editor para las utilidades de búsqueda de escritorio.