Revisión y calificación de contabilidad en la nube de Sage Business

Sage, líder mundial en soluciones de contabilidad, recientemente relanzó Sage One Accounting como Sage Business Cloud Accounting, el cambio de segundo nombre del servicio en dos años. Sin embargo, el cambio de nombre no estuvo acompañado de mejoras que hubieran ayudado a la contabilidad de las pequeñas empresas a destacarse entre la competencia. A veces se ve (y actúa) como una aplicación más adecuada para los profesionales de la contabilidad, en lugar de los gerentes de pequeñas empresas. No obtienes el enfoque novedoso y avanzado que ves en ZipBooks o en Intuit QuickBooks Online, ganador del premio de los editores. Aún así, Sage Business Cloud Accounting cuenta con la mecánica interna correcta, y puede ser una buena opción asequible para empresas muy pequeñas que no necesitan las capacidades de QuickBooks Online o Xero.

El sitio web tiene una combinación de herramientas básicas (administración de ingresos y gastos) y herramientas avanzadas (monedas múltiples, permisos de usuario flexibles), pero carece de algunas de las características entre esos dos niveles, como el seguimiento del tiempo y las órdenes de compra. Sin embargo, admite conexiones a sus cuentas financieras en línea. También ofrece múltiples procesadores de pago, por lo que los clientes pueden pagar sus facturas a través de una tarjeta bancaria o una cuenta en línea, y su estabilidad de informes es impresionante. El servicio cuesta $ 25 por mes. Sage todavía ofrece una versión junior, Sage Business Cloud Accounting Start, que cuesta $ 10 por mes y solo ofrece administración de cuentas de ingresos y gastos. Ambos niveles ofrecen una prueba gratuita de 30 días.

El precio de Sage se compara bien con el de Intuit QuickBooks Online, que comienza en $ 20 por mes para su plan Simple Start; Essentials agrega capacidades de facturación, multiusuario y seguimiento de tiempo por $ 35 por mes; y Plus ($ 60 por mes) le brinda un seguimiento completo del proyecto y el inventario. Pero el plan de inicio de ZipBooks es gratuito, ya que ofrece contactos y facturación ilimitados, una fuente bancaria y administración de ingresos y gastos. Wave también es de uso gratuito, aunque cobra tarifas de transacción.

Un comienzo familiar

Sage Business Cloud Accounting ofrece más ayuda de configuración que la mayoría de los competidores. Primero solicita los conceptos básicos, como la dirección de su empresa y la fecha en que comenzó la empresa. Una vez que haya completado esos primeros pasos, se abre una nueva pantalla llena de configuraciones del sitio. Esto es bueno: la mayoría de los competidores te dejan encontrar el camino hasta allí. Esta pantalla contiene enlaces a otras páginas, donde puede crear o importar clientes y proveedores en formato CSV; conectarse a sus cuentas bancarias; revisar el plan de cuentas; ingresar saldos iniciales; y revise el informe Balance de prueba. También hay herramientas de configuración opcionales que no debe completar, como la personalización de facturas y una revisión de las preferencias predeterminadas.

Sage Business Cloud Accounting adopta un enfoque diferente a su tablero (página de inicio) que los sitios de la competencia, al usarlo para estas herramientas de configuración. En lugar de mostrar una página de gráficos y números que le brinde una descripción general rápida del estado financiero de su empresa (saldos de cuentas, totales de ingresos y gastos), consta de cinco pantallas accesibles haciendo clic en las pestañas: Primeros pasos (configuración, la primera página que abre), Ventas, Gastos, Estado de flujo de efectivo y Previsión de flujo de efectivo.

Las pestañas Ventas y Gastos abren pantallas separadas con los gráficos y datos que otros sitios muestran en la página de inicio. Las descripciones generales de una página en los sitios de contabilidad de la competencia son más accesibles y consolidadas que este enfoque multipantalla, pero las páginas de ventas y gastos de Sage Business Cloud Accounting siguen siendo resúmenes efectivos, que muestran múltiples gráficos que proporcionan los datos diarios necesarios (facturas de proveedores vencidas, facturas de ventas pendientes, y así).

También querrá hacer clic en Configuración en la esquina superior derecha de la pantalla, mientras se prepara para comenzar a usar el sitio. Esta pantalla duplica algo de lo que ya hizo si pasó por la configuración, pero agrega elementos como pagos y Tipo de análisis, que le permite definir hasta tres categorías (departamento, proyecto y código de costo). También hace algo durante este proceso que ninguno de sus competidores que hemos probado hace: proporciona tasas de impuestos a las ventas estatales, del condado y locales para su ubicación geográfica. Estas pantallas de configuración están disponibles en todo el sitio; al visitarlos, puede aprovechar toda la capacidad de personalización y la profundidad de las funciones que se ofrecen.

La experiencia del usuario de Sage

La estructura de la interfaz de usuario del sitio es similar a la de otros sitios que hemos revisado. Hay una barra de herramientas horizontal en la parte superior que divide los datos de su empresa en agrupaciones lógicas de información y actividad: Resumen, Ventas, Gastos, Contactos, Productos y Servicios, Banca, Diarios, Informes y Configuración. La mayoría de estos grupos se abren en menús desplegables para sus funciones individuales. Haga clic en Ventas, por ejemplo, y puede elegir entre Cotizaciones y presupuestos, Facturas de ventas, Notas de crédito de ventas y Entradas rápidas.

Una vez que selecciona una pantalla para la entrada de datos, por ejemplo, Facturas de proveedores, Sage Business Cloud Accounting utiliza las convenciones estándar de Windows para la entrada y navegación de datos. Usted selecciona entradas de las listas que ha creado de clientes, proveedores o productos, luego hace clic en los botones etiquetados y completa los campos en blanco cuando no hay varias opciones disponibles. Las plantillas de registro y formulario funcionan así. El sitio hace algo más que no es común, pero loable: si sale de una pantalla sin terminar y guardar, muestra un cuadro de advertencia y le da la oportunidad de completar la página antes de salir.

Visualmente, aunque ha mejorado con los años, Sage Business Cloud Accounting parece anticuado en comparación con un sitio como ZipBooks. También tiende a ejecutarse más lentamente que los otros sitios que hemos revisado, y sus herramientas de navegación no están disponibles en algunas pantallas, lo que le obliga a usar el botón Atrás de su navegador. En el lado positivo, Sage ha suavizado parte del lenguaje utilizado en todo el sitio al cambiar o eliminar algunas de sus frases desconocidas.

Sage ofrece una experiencia razonablemente buena tanto en su aplicación de iOS como en su aplicación de Android, pero no hace tanto como la interfaz basada en navegador. La aplicación se adapta al trabajo de contabilidad que es más probable que realice cuando está fuera de la oficina o visitando a un cliente. Por ejemplo, puede ver sus contactos y transacciones; crear facturas y cotizaciones; registro de pagos; e ingresar transacciones. La versión móvil carece de los informes detallados que se encuentran en la versión completa, pero puede ver la entrada y la salida de su dinero, y ver gráficos comparativos de rendimiento.

Registros, transacciones, informes

Sage Business Cloud Accounting ofrece opciones de importación generosas, y admite importaciones CSV de numerosos tipos de datos. Los formularios de registro son tan completos como deben ser, y son comparables a los de la competencia, mejores que algunos, incluido Kashoo. Los formularios de clientes, por ejemplo, contienen campos estándar para información de contacto, límite de crédito, términos y actividad (ventas hasta la fecha, última venta, saldo vencido, etc.).

Los registros de productos y servicios de Sage también son buenos. Por un lado, el sitio ofrece la capacidad de establecer tres niveles de precios de artículos. Esto significa que puede asignar diferentes precios a los artículos y elegir el correcto cuando factura a los clientes, en lugar de tener que cambiar los precios manualmente. Los registros de productos son lo suficientemente completos, y la pantalla de actividad del artículo muestra toda la información clave sobre cada producto en una descripción visual, como la cantidad en stock, el nivel de pedido, la última venta y el costo promedio. También es fácil ajustar los niveles de existencias. El sitio no ofrece una función dedicada de seguimiento del tiempo que incluye un temporizador y la capacidad de marcar artículos como facturables, pero los registros de artículos pueden asignarse como servicios.

No hay nada que destaque particularmente sobre los formularios de transacción del sitio, con la excepción de su desglose del impuesto a las ventas (estado, ciudad, condado) y la disponibilidad de los niveles actuales de existencias en los formularios de ventas. Puede crear e imprimir o enviar facturas por correo electrónico; citas y estimaciones (el sitio distingue entre los dos, lo cual es bueno); notas de crédito de clientes y proveedores; y facturas (sin órdenes de compra). Sage Business Cloud Accounting también ofrece una función llamada Entradas rápidas, que le permite ingresar facturas y notas de crédito rápidamente, todo en la misma pantalla.

Los sitios web de contabilidad de pequeñas empresas no tienen que ofrecer docenas de plantillas de informes para que sean útiles para los gerentes que necesitan descripciones específicas de sus datos financieros. Sin embargo, el número incluido y su nivel de personalización deben coincidir con la profundidad y amplitud de las características de los sitios. Sage Business Cloud Accounting ofrece un número suficiente, tanto informes que el personal de contabilidad debe ejecutar regularmente (Antigüedad de cuentas por cobrar, Movimientos de existencias e Informe de caja) y los que un profesional de contabilidad debe generar y analizar periódicamente, incluido el Estado de flujo de efectivo, Ganancias y Pérdidas, y Balance. Sin embargo, su capacidad de personalización podría ser mejor, y algún lenguaje desconocido (Day Book, Cashbook) debería cambiarse a términos más comunes.

Muchas vistas de listas de datos sirven como mini informes; a menudo puede ver subconjuntos de datos que necesita aplicando múltiples filtros.

¿Una sabia elección?

Aunque reside en la nube, Sage Business Cloud Accounting se ve y se siente anticuado. Sitios como ZipBooks y WorkingPoint han hecho un trabajo encomiable al hacer que lo que puede ser un proceso complejo y muy reglamentado sea más fácil de entender que el software de contabilidad hace 20 años. Sage Business Cloud Accounting hace lo correcto, sin embargo, se distingue en algunas áreas, como múltiples niveles de precios, ingreso automático de impuestos a las ventas y análisis por departamento y proyecto. Pero su precio, interfaz, navegación, conjunto de características y usabilidad general no están a la par con QuickBooks Online, nuestra Elección del Editor para el software de contabilidad de pequeñas empresas.