Revisión y calificación de Liquidplanner

Empezando

Cuando se registra por primera vez para probar LiquidPlanner, la aplicación se abre con algunos datos rellenados previamente. Es suficiente para darle una idea de la estructura de la aplicación, pero no lo suficiente como para ver su poder. Algunas cajas emergentes le dicen qué es qué, pero es mejor que lea los tutoriales en video de LiquidPlanner para una introducción más sustantiva.

Cada dos años desde 2014 más o menos, le doy a LiquidPlanner una nueva prueba de manejo. Es solo ahora en 2019 que el sitio comienza a verse anticuado. Si compara la apariencia de LiquidPlanner con la de otras aplicaciones de colaboración, está un poco atrasado. Utiliza un esquema de color azul y gris con acentos verdes o naranjas, y algunas de las fuentes son muy pequeñas. Es útil y está lleno de información a cada paso, pero carece de personalidad.

La vista predeterminada de LiquidPlanner es la vista de diagrama de Gantt, aunque también ofrece una vista de tablero kanban y una vista de línea de base. Las vistas de línea de base le permiten comparar el estado real de un proyecto con el curso original que estableció, para que pueda determinar cómo, dónde y tal vez incluso por qué las tareas se desviaron.

No toma mucho tiempo aprender algunos conceptos básicos, como cómo crear un nuevo proyecto y agregar tareas. Puede agregar muchos detalles a cualquier tarea, y también puede agregar campos personalizados a sus tarjetas de tareas. LiquidPlanner admite hitos, aunque me llevó un minuto recordar cómo los creó (respuesta: desde el signo más en la parte superior izquierda de la vista del proyecto). Sin embargo, algunas de las otras características y configuración requieren más esfuerzo.

Para gestionar proyectos, LiquidPlanner ofrece todas las herramientas que pueda desear o necesitar. Puede crear y nombrar un proyecto, agregar una descripción, asignar a varios miembros del equipo para que trabajen en él, establecer plazos, agregar hitos, etc. Las tareas pueden tener listas de verificación, pero no subtareas adecuadas. En otras palabras, puede crear una lista de verificación para cualquier tarea, pero los elementos en esa lista de verificación no pueden tener fechas límite, archivos adjuntos y otros detalles agregados a ellos de la misma manera que las tareas. Las tareas también pueden depender unas de otras. Cuando se trata de ver el progreso que hace su equipo en sus proyectos y trabajo, puede crear paneles personalizados que le muestren cuadros, tablas y otra información gráfica. Es fácil perderse en la abundancia de opciones.

Gestionar el trabajo

Cuando se trata de administrar proyectos, LiquidPlanner tiene muchas características excelentes, como la capacidad de resaltar rápidamente una ruta crítica hacia una tarea o hacer que el plazo de un proyecto se ajuste automáticamente a medida que el tiempo de finalización esperado de las personas cambia.

Pero LiquidPlanner no es solo para administrar proyectos. También puede usarlo para la gestión de recursos y realizar un seguimiento de quién está disponible para asumir nuevas tareas y quién está programado para estar fuera de la oficina y cuándo. Los informes juegan un papel muy importante en la pieza de gestión de recursos de LiquidPlanner. Usando filtros, puede generar algunos informes bastante útiles. Por ejemplo, puede agrupar personas por su función de trabajo o conjunto de habilidades y luego extraer un informe que muestre quién de ellos está disponible para asumir un nuevo trabajo cuando tenga una tarea que deba asignar.

La aplicación también maneja el trabajo ad-hoc, es decir, tareas que no son parte de un proyecto. También puede usarlo para administrar colas de tickets.

LiquidPlanner es tanto una forma de trabajar como una plataforma para realizar un seguimiento del trabajo. A un alto nivel, ayuda a las organizaciones más grandes a administrar los recursos en todos los proyectos y de acuerdo con las prioridades cambiantes. Eso es parte de por qué atrae más a las grandes organizaciones que a las pequeñas.

Digamos, por ejemplo, que Genevieve tiene una tarea de dos horas que de repente tiene prioridad. ¿Cómo afecta ese cambio de prioridad a todos los demás trabajos asignados a Genevieve? ¿Cómo afecta a todas las tareas asignadas a otras personas que dependen del trabajo de Genevieve? Y, ¿qué sucede cuando la tarea de dos horas de Genevieve termina tomando cuatro horas en su lugar? LiquidPlanner trata con este tipo de malabares exactamente.

Los empleados pueden ingresar sus tiempos de mejor y peor escenario para las tareas, y la aplicación realiza un seguimiento tanto de las estimaciones como del tiempo real hasta su finalización. De esta manera, LiquidPlanner ayuda a los equipos a aprender con el tiempo cómo estimar con mayor precisión la duración de los proyectos y tareas.

LiquidPlanner también utiliza otros datos relacionados con las tareas. Por ejemplo, puede agregar prioridades, estimar cuánto esfuerzo se necesita para completar las tareas y asignar los recursos que se utilizan para completarlo. A partir de ahí, LiquidPlanner puede hacer los cálculos para que usted determine fechas de finalización realistas para los proyectos. El sistema también es lo suficientemente inteligente como para esperar que de vez en cuando cambien las estimaciones, los recursos y las prioridades. A veces, esos cambios son imprevistos y, a veces, se planifican, como cuando un empleado programa vacaciones. Los miembros del equipo pueden ingresar su tiempo libre planificado directamente en LiquidPlanner y luego ver exactamente qué trabajo y recursos se verán afectados cuando se hayan ido. Poder hacerlo permite a los gerentes reasignar el trabajo adecuadamente.

Por lo menos, LiquidPlanner es ciertamente sofisticado. Aprender a usar el sistema no solo lleva tiempo, sino que lo mismo se aplica para configurarlo adecuadamente para sus necesidades. ¿Qué tipo de campos personalizados necesitas? ¿Qué widgets del tablero funcionan mejor para usted? ¿Cómo debe organizar proyectos en carpetas? Espere invertir una cantidad significativa de tiempo en ponerse en marcha. Ese no siempre es el caso con las herramientas de gestión de proyectos diseñadas para equipos más pequeños, como Teamwork Projects y Easy Projects. Esas otras aplicaciones le permiten comenzar rápidamente, aunque no hacen tanto como LiquidPlanner.

Además de tener campos donde puede estimar cuánto tiempo llevará una tarea, LiquidPlanner tiene una herramienta de seguimiento de tiempo incorporada. Puede encenderlo y ejecutarlo en su navegador mientras trabaja. Cuando haya terminado, detiene el temporizador y guarda o descarta los minutos capturados. El tiempo se registra en la tarjeta de tareas y en una hoja de tiempo, que puede exportar para usar en un sistema de facturación o facturación, ya que uno no está incluido. Si olvida iniciar un temporizador, siempre puede ingresar el tiempo trabajado manualmente o corregir un registro de tiempo después del hecho.

En su capacidad más avanzada, LiquidPlanner facilita el ajuste de horarios, listas de tareas y otros datos a medida que cambian las prioridades y las realidades. Si bien debe realizar algunos de los ajustes manualmente, muchos están automatizados. Por ejemplo, supongamos que un miembro del equipo tiene varias tareas asignadas a ella en tres proyectos, y luego uno de sus proyectos de repente se pone en espera. Todas sus tareas de los otros dos proyectos pueden reajustarse dinámicamente para aprovechar el tiempo que acaba de ganar del proyecto en pausa. Los gerentes de proyecto siempre tienen la capacidad de cambiar las prioridades de las tareas y proyectos, y LiquidPlanner simplifica las cosas con la funcionalidad de arrastrar y soltar.

Miembros del equipo e invitados

Cuando agrega nuevos compañeros de equipo a su cuenta de LiquidPlanner, puede darles acceso total o restringir lo que pueden hacer y ver. Las opciones para los roles son:

• Miembro restringido, es decir, aquellos que están restringidos a proyectos específicos que define un copropietario;
• Miembro de pleno derecho, es decir, colaboradores que pueden ver y actualizar proyectos, y acceder a informes de pestañas de proyectos e informes de carga de trabajo de recursos humanos;
• Gerente, es decir, gerente de proyecto o gerente funcional, que tiene acceso a análisis avanzados y hojas de tiempo; y
• Administrador.

Además, puede ofrecer a los clientes y otras personas una visión limitada de LiquidPlanner para que puedan ver el progreso de un proyecto según corresponda, y sin poder tocar nada. Para este tipo de acceso, puede tener un Miembro virtual, un Invitado del portal o un Invitado del tablero. Ninguno de estos roles se cobra como miembros en su cuenta. Los miembros virtuales suelen ser personas externas a la organización, como un contratista, a quienes se les ha asignado una tarea. Ni siquiera obtienen un inicio de sesión. Simplemente ven un enlace a la información relevante. Un invitado del portal obtiene un inicio de sesión, pero solo le permite ver proyectos específicos. Pueden ver algunos detalles y publicar comentarios, pero eso es todo. Los invitados del panel de control suelen ser ejecutivos o clientes, y obtienen acceso de solo lectura a los paneles de control que seleccione.

LiquidPlanner tiene una serie de excelentes herramientas de informes, todas alojadas en el área de Análisis. Muchos de los informes muestran un saldo de horas registradas versus horas estimadas restantes en un proyecto, a lo que LiquidPlanner se refiere como informes acumulativos. ¿Te suena confuso? El tablero tiene muchos enlaces útiles a videos de capacitación y páginas web que le enseñan cuáles son estas cosas y cómo usarlas.

Aplicaciones e integraciones

LiquidPlanner admite la integración con varios servicios, incluida una variedad de calendarios en línea, Box, Dropbox y Google Drive. Anteriormente, Salesforce era compatible con miembros profesionales y empresariales, pero se está descontinuando. Puede conectarse a Zendesk, pero no es una configuración de un toque. Puede crear integraciones utilizando la API abierta de LiquidPlanner o mediante aplicaciones de automatización de terceros, como Zapier y Cloudpipes. Esas aplicaciones de terceros pueden ayudarlo a conectar LiquidPlanner a herramientas incluso si LiquidPlanner no ha creado una integración de un toque para ellas.

Si hay una herramienta que desea conectar, es posible que tenga que hacer un poco de trabajo preliminar para asegurarse de que sea posible. Los clientes de LiquidPlanner Professional y Enterprise también tienen acceso a una API abierta.

Para los equipos con una fuerza laboral móvil, LiquidPlanner tiene aplicaciones móviles para iPhone, iPad y dispositivos Android.

El tiempo es dinero

LiquidPlanner es una herramienta en línea capaz de gestión de proyectos y gestión de trabajo con algunas características excelentes para ayudar a los equipos a completar el trabajo. Sin embargo, está empezando a mostrar su edad, y espero que haya una actualización del sitio en el horizonte. Debido a que LiquidPlanner es rico en funciones y utiliza un sistema único para priorizar e ingresar estimaciones de tiempo, puede ser muy difícil de asimilar. Los videos de capacitación y las excelentes herramientas de informes funcionan en conjunto para que sea una plataforma eficiente y orientada a los negocios. Es caro, pero para las grandes organizaciones que se toman en serio la productividad y quieren cambiar su forma de trabajar, LiquidPlanner vale la inversión.