Revisión y calificación de Gotomeeting

Gracias al ancho de banda barato y una amplia selección de servicios de videoconferencia, tratar de coordinar reuniones con clientes en varias ubicaciones geográficas e interactuar con trabajadores remotos ya no es el desafío logístico y técnico en el lugar de trabajo que solía ser. GoToMeeting (que comienza en $ 14 por mes, facturado anualmente) es uno de los servicios de videoconferencia más conocidos, junto con el servicio ClickMeeting de Cisco WebEx Meetings y Editors 'Choice. Pero GoToMeeting, que fue adquirido de Citrix por LogMeIn en enero de 2017, ya no domina el espacio e incluso podría estar quedando atrás de la competencia en algunas áreas.

Si alguna vez formó parte de una demostración en línea o vio una presentación web, entonces es probable que haya utilizado GoToMeeting (o Cisco WebEx Meetings, para el caso). Por lo tanto, ya sabe un poco sobre cómo funciona este tipo de software. Si bien el servicio es capaz de compartir pantallas, demostraciones e incluso la resolución remota de problemas, esta revisión se centra en las capacidades de videoconferencia de GoToMeeting.

Paquetes GoToMeeting

GoToMeeting ofrece tres versiones de su software: Starter, Pro y Plus. GoToMeeting Starter (que, como se indicó anteriormente, comienza en $ 14 por mes, facturado anualmente) admite hasta 10 participantes y GoToMeeting Pro (que comienza en $ 29 por mes, facturado anualmente) admite hasta 150 participantes. GoToMeeting Plus (que comienza en $ 39 por mes, facturado anualmente) puede manejar hasta 250 participantes en una llamada. También hay una versión gratuita de GoToMeeting, que ofrece funciones limitadas para hasta 50 participantes. GoToMeeting no requiere una tarjeta de crédito para suscribirse a la prueba gratuita de 14 días, una práctica que desearía que fuera más frecuente entre los servicios empresariales. También ofrece un reembolso de 60 días, que también es inusual.

Una gran parte del atractivo para GoToMeeting es que es parte de una línea más amplia de productos "GoTo", incluidos GoToWebinar y GoToTraining. Sin embargo, no hay una rebaja de precio para comprar múltiples productos, ni hay una opción combinada para comprar. Pero, si ya está utilizando GoToWebinar para eventos en línea para hasta 2, 000 asistentes, entonces tiene sentido permanecer en la familia de productos cuando busca un producto más enfocado para audiencias más pequeñas.

Empezando

Lo único que necesita para comenzar a probar GoToMeeting es su dirección de correo electrónico, su nombre y una contraseña para su cuenta. El formulario también tiene un menú desplegable para la cantidad de asientos organizadores, lo que significa que los usuarios pueden organizar reuniones. El valor predeterminado es uno, y tenía la intención de cambiarlo a dos, pero fue posible regresar y cambiarlo más tarde. Hubiera sido mejor obligar al usuario a ingresar un valor por adelantado porque es muy fácil pasarlo por alto en la página.

Curiosamente, vi una advertencia que me decía que la zona horaria de mi perfil no coincidía con la zona horaria de mi computadora. No sé por qué decidió que estaba en horario de verano del Pacífico. No se basa en mi dirección IP ya que una revisión rápida de los servicios de geolocalización de IP enumeró mi ubicación en la costa este. Afortunadamente, es algo bastante fácil de arreglar.

La página "Mi cuenta" es bastante espartana y muestra cuadros para Detalles del plan, Inicio de sesión e Información personal. La versión predeterminada de la prueba es el plan GoToMeeting Pro, que está limitado a 150 participantes. Verá el tipo de plan, la fecha de vencimiento y un enlace de soporte para Workspace Cloud en "Detalles del plan". Workspace Cloud incluye servicio de aplicaciones y escritorio, servicio de gestión del ciclo de vida, servicio de intercambio de datos y datos, servicio de gestión de movilidad y servicio de conserjería.

Al hacer clic en "Mis reuniones" en la pantalla Mi cuenta, se accede a la interfaz de usuario (UI) de GoToMeeting. Hay botones que le permiten programar una reunión futura, ingresar a una reunión y crear una reunión ahora mismo. La primera vez que inicié sesión, también vi enlaces para hacer un recorrido o inscribirme para recibir capacitación gratuita. El recorrido fue realmente básico y resaltó los botones y el menú donde se guardan todas las demás configuraciones. Después de configurar algunas reuniones, mi pantalla incluía un área que mostraba todas mis reuniones próximas y en curso y un historial de todas mis reuniones pasadas.

El cambio de Mi cuenta a la IU real de GoToMeeting fue discordante porque se ven completamente diferentes. La página Mi cuenta está en una página predominantemente blanca, con cuadros grises para detalles del plan, información de inicio de sesión e información personal. La interfaz de usuario de GoToMeeting es de un tono gris con cuadros de color naranja brillante. La página de Cuenta parece anticuada, aunque la interfaz de usuario claramente está tratando de ser un poco más moderna.

Configurar una reunión

Cuando hace clic en "Programar una reunión", ve una ventana que le pide que ingrese el nombre de la reunión, su frecuencia (ocurre una vez, varias veces), fecha, hora y duración. Los participantes pueden conectarse a través de Voz sobre IP (VoIP) siempre que tengan un micrófono y parlantes que funcionen, marquen un número directo específico del país o utilicen un servicio de llamadas de conferencia por separado. Cuando hace clic en el botón para usar su propio servicio, ve una ventana de texto en la que puede pegar su información.

Una vez que regrese a la IU principal, verá la nueva reunión en la lista de la página. Al hacer clic en la reunión, se abre una ventana modal con todos los detalles, incluidos los números de teléfono y los enlaces. Debe hacer clic en el botón Copiar para copiar el texto en el portapapeles para poder pegarlo en su correo electrónico u otra herramienta para comunicar los detalles de la reunión. Al igual que con Microsoft Skype for Business, GoToMeeting no maneja la comunicación con los participantes invitados o el seguimiento de los asistentes. Eso depende de su software de calendario. Si desea esta capacidad, considere StartMeeting o ClickMeeting, que le permiten enviar invitaciones a reuniones directamente desde el software.

En las pruebas, me pareció extraño que el botón Copiar use Flash. Tengo Flash deshabilitado de forma predeterminada en mi navegador, por lo que no pude copiar la información al principio. El resto de la ventana y el sitio web no usan Flash, por lo que solo poner Flash en ese botón (cuando es tan fácil codificar copiar y pegar) parecía extraño.

GoToMeeting tiene un complemento de Microsoft Outlook y un calendario de Google. Instalar esto le permite agregar GoToMeeting a su evento en el calendario. Con él, también puede invitar contactos de correo electrónico a reuniones.

GoToMeeting ofrece lo que llama una "Sala de reuniones personales". Puede crear una URL personalizada que sea fácil de recordar, como gotomeet.me/superfunchattogo. En lugar de intentar recordar el código de acceso y la información específica, siempre puede ingresar a la sala de reuniones. Esta es una gran característica para reuniones periódicas. Esto es similar a la opción "Reunirse ahora" en Microsoft Skype for Business, excepto que obtiene una URL única para la reunión.

No tiene que especificar cuando crea la reunión si es una videollamada, solo una llamada de voz, o si va a compartir pantalla o no. Todo eso se maneja sobre la marcha durante la reunión.

Desde la interfaz de usuario, también puede hacer clic en "Reunirse ahora" para comenzar la reunión sin programarla. Nuevamente, GoToMeeting no enviará los detalles de la reunión a los participantes. Debe copiarlo y pegarlo usted mismo o confiar en el complemento para integrarlo con su correo electrónico.

La experiencia de la reunión

La interfaz de usuario de GoToMeeting se ha actualizado recientemente a un aspecto más moderno. GoToMeeting puede ser preferible a otros servicios porque no requiere que los usuarios naveguen por ningún menú. Por otro lado, no tiene funciones avanzadas de reunión, como sondear o levantar una mano, así que tenlo en cuenta. GoToWebinar y GoToTraining ofrecen estas funciones más avanzadas. Un puñado de competidores ofrece la función "levante la mano", incluidos ClickMeeting y Adobe Connect. ClickMeeting también ofrece encuestas.

Para los asistentes, unirse a una reunión en GotoMeeting es bastante simple. Haga clic en el enlace de la invitación a la reunión y GoToMeeting abre una ventana completamente nueva. O puede ir directamente al sitio web de GoToMeeting e ingresar el código de la reunión. En el pasado, GoToMeeting requería la instalación de Java. Afortunadamente, ese ya no es el caso, pero todavía es necesaria cierta cooperación del lado del cliente. Si es la primera vez que usa GoToMeeting, el sitio web intentará automáticamente descargar el software del visor y luego le pedirá que lo inicie. Si está utilizando Chrome, es posible que vea un mensaje que le pregunte si está bien iniciar la aplicación. Si sabe que no necesitará las capacidades de compartir video o pantalla, puede marcar en la línea del puente de conferencia.

Usted elige su opción de sonido (llame o use la computadora) y luego espere a que se inicie el software. Si restringe la configuración de su navegador para que no permita ventanas emergentes o descargas (como lo hago yo), debe otorgar permiso a la computadora para realizar cada uno de estos pasos. Eso puede ser tedioso pero no es difícil. Si sus asistentes están en computadoras bloqueadas con permisos restringidos para iniciar aplicaciones, entonces se les puede solicitar que ingresen una contraseña antes de que el espectador pueda ejecutarse. La reunión no comienza hasta que el organizador de la sesión inicia sesión y se une a la reunión.

Capacidades de videoconferencia

GoToMeeting es una plataforma estable y bien establecida y la videoconferencia es una extensión de sus capacidades. El problema es que la videoconferencia se siente como una ocurrencia tardía. GoToMeeting ofrece videoconferencia a través de su función HDFaces, que se incluye en todos los planes. Cada participante hace clic en el botón Compartir cámara web para encender la cámara. Sin embargo, GoToMeeting lo limita a seis sesiones de video compartidas. No importa si tiene un plan de 25 o 100 asientos. Puede tener personas en la reunión simplemente participando por audio y tener 25 personas en el video.

No puede usar ninguna de las herramientas, como el modo Dibujo, mientras está en video. Sin embargo, puede compartir su pantalla mientras mantiene su cámara web en funcionamiento, lo cual es bueno para una presentación. Y puede usar el modo Dibujo con la pantalla compartida. Las llamadas de videoconferencia no se pueden grabar, lo cual es una pena, especialmente porque Microsoft Skype for Business tiene la opción lista para usar.

GoToMeeting no es exigente con la compatibilidad del navegador. Lo probé en cuatro navegadores separados: Chrome, Firefox, Internet Explorer y Safari. Independientemente de si el asistente estaba en modo inalámbrico o Ethernet, la experiencia fue fluida y clara. Si su empresa se toma en serio la videoconferencia, entonces también debería considerar GoToConference, que es el servicio de videoconferencia todo en uno de GoToMeeting que combina hardware con videoconferencia GoToMeeting en un solo paquete.

Caracteristicas

También puede proteger su reunión con una contraseña, pero debe enviar un correo electrónico a los participantes por separado. GoToMeeting no enviará esa información en su nombre, lo cual tiene sentido. Cuando el organizador comienza la reunión e ingresa la contraseña, GoToMeeting le pide a cada participante que ingrese la contraseña para permitirles el acceso. GoToMeeting afirma que no guarda la contraseña de la reunión. Junto con esta función, puede bloquear su reunión para evitar que los asistentes entren antes de la hora de inicio de la reunión.

El programa ofrece un modo de dibujo, en el que la persona que tiene control sobre la pantalla puede dibujar. Las herramientas le permiten resaltar texto, dibujar flechas, destacar elementos específicos o dibujar libremente. Pensé que las herramientas parecían ocultas bajo el logotipo de GoToMeeting, pero no eran demasiado difíciles de encontrar. No puede usar las herramientas de dibujo en una videoconferencia. Si necesita opciones de reunión avanzadas, como sondear o levantar la mano, deberá mirar GoToWebinar u otras plataformas.

GoToMeeting admite chino, francés, alemán, italiano y español. Cuando cambia los modos de idioma, todas las opciones de texto y menú cambian de inmediato. Como mencioné anteriormente, tengo acceso a Workspace Cloud, que permite a las empresas diseñar y ofrecer servicios de espacio de trabajo para permitir a los usuarios acceder a aplicaciones, datos y herramientas de TI en la nube. Esto es diferente del uso compartido de escritorio durante una reunión. Con Workspace Cloud, instala, configura y administra la aplicación en la nube, y entrega aplicaciones y escritorios virtuales seguros a cualquier dispositivo. No se ejecuta nada en el dispositivo local, pero los usuarios obtienen la experiencia de usuario completa (UX) independientemente del dispositivo y la red.

GoToMeeting tiene aplicaciones para dispositivos Android, iOS y Windows Phone. También puede descargar el Visor de la Tienda Windows para dispositivos con Windows 8.1. Probé la videoconferencia de Android y Windows Phone y descubrí que la calidad es alta y que las aplicaciones son fáciles de navegar. Una de las características más nuevas será atractiva para los viajes frecuentes. Llamado "Modo Commuter", reconoce cuando su dispositivo móvil está en movimiento y hace que silenciar y activar el sonido sea una función de un toque. Esto reduce en gran medida el riesgo de ser un conductor distraído, por así decirlo.

GoToMeeting agregó recientemente una función "Llámame", que permite que GoToMeeting lo llame durante una reunión previamente programada. Esto le permite unir llamadas sin tener que ingresar la información de marcación larga que normalmente tiene que ingresar. "One-Click Meeting" es otra característica nueva que permite a los usuarios iniciar una reunión desde aplicaciones integradas de terceros, como Microsoft Office y correo electrónico.

Algo nuevo en la mezcla es una función de transcripción que utiliza la tecnología de Google para transcribir los contenidos de la reunión para descargar. Esta es una gran característica y reduce en gran medida la necesidad de tomar minutos. Es capaz de identificar y llamar elementos de acción, así como resumir el contenido. Ir de la mano con esto es la capacidad de descargar cualquier diapositiva de la reunión como un archivo PDF para su posterior consulta. Esto permite a los asistentes concentrarse en escuchar en lugar de dividir su enfoque entre tomar notas y prestar atención a lo que se dice.

También nuevo es la grabación de video; esto incluye los videos y el audio también. Este es quizás el mejor producto en los que hemos probado para esta característica, ya que ofrece almacenamiento ilimitado en la nube para grabaciones.

Obteniendo ayuda

GoToMeeting tiene un recorrido de tres pasos por el producto para guiar a los usuarios a través de la plataforma y familiarizarse con todas sus características. También hay una sesión de entrenamiento por separado, que se ofrece en momentos específicos durante la semana. Te registras para un horario y obtienes capacitación individual para programar reuniones y administrar funciones en la sesión. Ofrece asistencia telefónica para problemas técnicos y chat de ventas en línea para obtener ayuda al evaluar el producto.

La base de conocimientos y el texto de ayuda son completos y los foros están activos. Es fácil encontrar preguntas hechas anteriormente. Además, ofrece soporte 24/7 si necesita ponerse en contacto con un representante de soporte técnico.

GoToMeeting ha mejorado su juego en los últimos años, aumentando el número de personas que admite en una reunión determinada y agregando soporte para dispositivos móviles. El aumento a 25 transmisiones de video es definitivamente más acorde con la competencia también. GoToMeeting fue quizás la solución de videoconferencia más básica disponible, pero claramente ha ido más allá. Si bien está a la altura de nuestra designación de elección del editor, solo lo hace debido a las características segregadas del seminario web que solo están disponibles en GotoWebinar. Para los productos que incluyen esta capacidad de forma predeterminada, considere probar una alternativa como ClickMeeting, nuestra Elección del editor para equipos centrados en seminarios web.