Revisión y calificación de Google Drive

Google Drive es mucho más que un simple servicio de almacenamiento y sincronización basado en la nube con un excelente plan de almacenamiento gratuito. También le permite crear, editar, almacenar y colaborar en documentos. Las nuevas utilidades para el servicio permiten a los consumidores especificar cualquier carpeta en la computadora para realizar copias de seguridad y permiten a las empresas ahorrar espacio al no duplicar archivos en el almacenamiento local. Los nuevos planes pagos bajo la marca Google One hacen que las actualizaciones de almacenamiento sean más asequibles que nunca. Google Drive es realmente impresionante en cuanto a cómo puede ayudarlo a almacenar, realizar copias de seguridad, crear e incluso editar archivos, ya sea que trabaje solo o como parte de un equipo.

Hay algunos secretos para aprovechar al máximo Google Drive y sus aplicaciones complementarias, Google Photos, Docs, Sheets y Slides. Pero hay pocas dudas de que esta es una de las ofertas en la nube más dulces que puedes encontrar. Además, es gratis, a menos que necesite almacenar más de 15 GB de datos; Para obtener más información sobre los planes pagos, consulte la sección Nueva fijación de precios de Google One a continuación.

Google actualizó y renombró la aplicación local de Drive para consumidores a Backup & Sync; Esta aplicación agrega la capacidad de sincronizar casi cualquier archivo o carpeta en una computadora, sin importar dónde viva en la estructura de su carpeta. La característica es una ventaja, pero es algo peculiar, y aún no convierte Drive en una utilidad de copia de seguridad completa. Vea nuestro análisis completo de la nueva característica en la sección dedicada a continuación. También se ha implementado una nueva aplicación cliente para usuarios empresariales en cuentas de G Suite, llamada File Stream. Esto se asemeja a la función de archivos bajo demanda de OneDrive, que ahorra espacio en el disco local y solo descarga archivos almacenados en la nube cuando los abre.

El competidor más cercano de Google Drive es Microsoft OneDrive. Los servicios están más o menos a la paridad de las características, aunque Google Drive ofrece más almacenamiento gratuito. En este punto, se trata más de los ecosistemas que usa: si usa Windows y Office, OneDrive se integra estrechamente con ellos. Google casi ha igualado a Microsoft en el uso fuera de línea de sus aplicaciones de productividad, y Microsoft finalmente se ha puesto al día con la función de coedición en vivo una vez superior de Google. Apple también se ha metido en el juego de sincronización de archivos y almacenamiento en la nube, con iCloud Drive, que también ofrece edición colaborativa de documentos en línea. Sin embargo, iCloud Drive no es tan robusto como la oferta de Google o Microsoft. Por ejemplo, no puede usar versiones en línea para editar documentos que incluyen seguimiento. Box, otra Elección de los Editores en la categoría de sincronización de archivos, no ofrece edición de documentos integrada, pero ofrece más herramientas de flujo de trabajo.

Nuevo precio de Google One

El precio recientemente anunciado de Google One se está implementando ahora. Es una reorganización de los planes de almacenamiento en la nube pagados de Drive para los consumidores. El plan más barato todavía cuesta $ 1.99 por mes por 100GB, pero Google One ahora ofrece un plan de 200GB por $ 2.99 por mes. Una cuenta de Google Drive de 1 TB costó $ 9.99 por mes en el pasado, pero el plan Google One aumenta el límite a 2 TB por el mismo precio. Los suscriptores actuales del plan de 1TB se actualizarán automáticamente. El plan de 10TB de nivel superior aún costará $ 99.99 por mes. Google Drive actualmente ofrece un generoso almacenamiento gratuito de 15 GB y este nivel gratuito se mantiene incluso con los nuevos planes de Google One. Tenga en cuenta que puede obtener actualizaciones de almacenamiento comprando ciertos teléfonos Android; por ejemplo, obtienes 100 GB durante dos años de LG y Asus.

En particular, Google está agregando acceso de un toque a los expertos de soporte, así como la capacidad de compartir cuentas con hasta cinco miembros de la familia a todos los planes de Google One. También planea ofrecer extras de marketing, como "créditos en Google Play u ofertas en hoteles seleccionados que se encuentran en la Búsqueda de Google", con más planes. Una de nuestras cuentas de prueba no había recibido la actualización de One, pero funcionó para otra cuenta después de instalar la aplicación Google One. Un correo electrónico de Google en el momento de la revisión decía: "Lanzaremos Google One en los próximos meses. Le avisaremos cuando esté disponible para usted". La compañía aclaró aún más la situación de esta manera: "No verá la posibilidad de actualizar si tiene una combinación de almacenamiento promocional y pago, almacenamiento promocional, el almacenamiento recién comprado en la última semana más o menos, se encuentra fuera de los EE. UU. plan heredado o tiene una cuenta de G Suite ".

En comparación, One Drive de Microsoft ofrece 5GB de almacenamiento gratis. Para actualizar, sus opciones son un plan de $ 1.99 por mes de 50GB, $ 6.99 por mes por 1TB y $ 9.99 por 5TB (compartido entre cinco usuarios). Las dos últimas opciones también incluyen las aplicaciones descargables de Office 365.

Apple ofrece 50 GB de espacio en disco de iCloud por 99 centavos por mes; 200GB por $ 2.99 y 2TB por $ 9.99: Apple duplicó su plan de 1TB a 2TB un año antes de que Google lo haga, pero la compañía solo ofrece 1GB de espacio libre para todos los visitantes, aunque los propietarios de dispositivos Apple obtienen 5GB gratis. Los estudiantes con cuentas de ID de Apple administradas de sus escuelas obtienen una oferta más dulce: 200GB gratis.

Dropbox se encuentra entre los servicios más tacaños en lo que respecta al almacenamiento gratuito, solo ofrece 2 GB, mientras que Box es uno de los más generosos, con 10 GB. La historia es lo contrario para las cuentas pagadas: Box cobra $ 10 por mes por solo 100GB, mientras que ese precio te da 1TB en Dropbox.

Tenga en cuenta que no todo cuenta para sus límites de almacenamiento. Los archivos que cree con Google Docs, Sheets y otras aplicaciones en Drive (en los formatos en línea patentados de Google) no cuentan para esa cuota, ni los archivos compartidos con usted. Sin embargo, puede exportar estos archivos a formatos más estándar. Los mensajes de Gmail y todos los archivos adjuntos de correo electrónico, sin embargo, cuentan contra su límite. Las fotos pueden o no contar contra su cuota; depende de tus opciones de carga. Puedes subir fotos a carpetas normales de Drive o usar la función Google Photos. Con Fotos, las cargas solo cuentan contra su límite si elige Calidad original; elegir Alta resolución limita sus fotos a 16 megapíxeles. Por supuesto, para muchas cámaras y teléfonos celulares, eso es de calidad total.

¿Qué es exactamente Google Drive?

Durante un tiempo, Google intentó usar el nombre Google Drive para referirse a las aplicaciones de productividad: documentos y el resto. Pero la compañía ha vuelto al uso más intuitivo de los Editores de Documentos para referirse a las aplicaciones de productividad en línea y a Drive para referirse al almacenamiento en línea. Google Drive y sus aplicaciones funcionan básicamente de la misma manera que Microsoft OneDrive lo hace con las versiones en línea de Word, Excel y PowerPoint.

Google Drive, OneDrive y Apple iCloud Drive también actúan como servicios de sincronización de archivos como Dropbox y SugarSync. Con todos los servicios de sincronización de archivos, usted descarga e instala un programa en todas sus computadoras y marca archivos o carpetas para sincronizar entre los dispositivos. Eso significa que si trabaja en un archivo de la oficina y luego se va a su casa y desea continuar donde lo dejó, puede hacerlo sin problemas. Cuando termine de trabajar en el archivo en casa, tenga la seguridad de que todo su trabajo aparece en la computadora de su oficina por la mañana. La sincronización depende de tener una conexión a Internet, pero siempre que tenga esa clave en su lugar, es pan comido.

Solo para reiterar: tanto Google Drive como OneDrive ofrecen un servicio de sincronización de escritorio a escritorio, además de sus aplicaciones de productividad de oficina basadas en la web y almacenamiento de archivos en línea directo. A pesar de la nomenclatura de la nueva aplicación de escritorio Backup & Sync, no consideramos que Google Drive, estrictamente hablando, sea una solución de respaldo en línea. Pero guardar archivos en el almacenamiento en línea también puede servir como una especie de copia de seguridad. La verdadera copia de seguridad en línea ejecuta copias de seguridad programadas y proporciona la capacidad de restauración completa del sistema.

La compatibilidad rara vez es un problema con Google Drive: puede cargar archivos, convertirlos al formato de archivo de Google para editarlos en línea, o crear nuevos documentos, hojas de cálculo y presentaciones de diapositivas en la interfaz web, y exportar los productos terminados a formatos de archivo estándar, como.doc,.rtf,.pdf, etc. Un problema es que terminas con varias copias del mismo documento si, por ejemplo, lo creas en Word y luego lo abres en Docs. El complemento de Microsoft Office para Google Drive le permite usar su Google Drive como almacenamiento para los archivos que edita con las aplicaciones de Microsoft Office instaladas, eliminando cualquier posibilidad de incompatibilidad. Y si instala Backup and Sync o File Stream (ver más abajo), Google Drive aparece como una carpeta local.

La integración con servicios de terceros es otra fortaleza de Google Drive. Casi todos los servicios web que se te ocurran, desde Slack hasta HelloFax y el editor de fotos en línea Pixlr, pueden integrarse con Google Drive. Dropbox y OneDrive también se integran con servicios de terceros, pero Google Drive se integra con todo .

Interfaz web de Google Drive

El diseño en línea de Google Drive ha mejorado con los años y ahora es más intuitivo que nunca. Comienza en la página principal de Drive, que muestra miniaturas de documentos en el centro y un menú de sus carpetas, archivos compartidos, fotos, recientes, destacados y basura a lo largo del riel izquierdo. A la derecha hay botones para compartir, obtener un enlace, eliminar, previsualizar y ver información sobre un archivo seleccionado.

También hay botones para Configuración y para cambiar entre la lista y la vista en miniatura. Curiosamente, la página web no responde como OneDrive. Cambiar el tamaño a una página más estrecha corta las características de la interfaz. Sin embargo, estamos impresionados de que Google Drive implemente menús contextuales con clic derecho en su interfaz web (al igual que OneDrive). Muchas aplicaciones web, incluida la interfaz web para iCloud Drive de Apple, ignoran esta capacidad, por lo que obtienes el menú del navegador en lugar de la aplicación.

Afortunadamente, Google ha dejado de llamar a las etiquetas de las carpetas. Ahora los llama carpetas , como todos los demás. También puede crear subcarpetas al contenido de su corazón. Otras formas de organizar que las carpetas incluyen el uso de códigos de colores y estrellas. Una conveniencia es que puede arrastrar y soltar archivos desde su computadora a cualquier carpeta abierta en el navegador.

Una vez que abra o cree un documento, accederá a una nueva pestaña del navegador para Documentos, Hojas de cálculo, Diapositivas, etc. Tenga en cuenta que Drive puede manejar más que solo los tres grandes tipos de documentos de oficina: también hay formularios, dibujos y mapas, e incluso puede integrar aplicaciones web de terceros para trabajar con aún más tipos de documentos, como CAD o archivos de música.

Puede ver un documento en tres modos diferentes: Edición, Sugerencia y Visualización. El primero se explica por sí mismo; Sugerir sugiere los cambios de los colaboradores entre paréntesis, que el propietario del documento puede aceptar o no. La visualización simplemente muestra el documento editado final. Cuando colaboras, los nombres de los colaboradores aparecen cuando editan un documento en el que también estás trabajando. La codificación por colores también ayuda a diferenciar dónde se encuentra el cursor de cada usuario dentro del archivo cuando varias personas realizan cambios a la vez.

Google Drive ahora incluso admite el modo de revisiones de Microsoft Office. La versión en línea de Apple iCloud de Pages le permite ver las revisiones, pero no puede editarlas. Para profundizar en la suite de productividad en línea de Google, lea nuestra revisión de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google.

Clientes de escritorio: copia de seguridad y sincronización y flujo de archivos

Google reemplazó recientemente su software de sincronización instalable con dos nuevas herramientas: Copia de seguridad y sincronización para consumidores, y File Stream para usuarios empresariales de G Suite. El primero reintroduce el concepto, defendido por SugarSync, de permitirle designar cualquier carpeta en su sistema para la sincronización. Otros servicios como Box, Dropbox, iCloud y OneDrive se mantienen con archivos sincronizados en una carpeta con tantas subcarpetas como desee. El enfoque de sincronización secuestrada simplifica y aclara el concepto de sincronización en la nube, ya que todo el contenido respaldado está perfectamente guardado en una carpeta madre. Sin embargo, es posible que desee marcar cualquier archivo en cualquier lugar para realizar copias de seguridad, de la misma forma que lo hacen los servicios de copias de seguridad en línea como Carbonite. (Nota: SugarSync es propiedad de j2 Global, la compañía matriz de Ziff Davis, el propietario y editor de PCMag.com).

En el pasado, la sincronización de servicios que le permitían especificar cualquier carpeta o archivo en su sistema, como lo hizo el producto Mesh anterior de Microsoft, creaba confusión, porque tiene que asignar esa carpeta a una carpeta en las otras computadoras sincronizadas, lo que podría complicarse si Tienes varias computadoras. Luego está el problema de tener un archivo abierto al mismo tiempo en ambas ubicaciones, qué versión debe guardarse como la última. ¿Y dónde ubica todo esto en un cliente móvil? Google Drive evita astutamente estos problemas al mantener carpetas separadas para cada máquina, todas accesibles desde el navegador.

Todavía puede usar Drive como una carpeta especial sincronizada propia, pero la capacidad de designar carpetas en cualquier parte del sistema de archivos de la computadora es una ventaja. La instalación de Backup & Sync se asemeja a la instalación de Chrome, con los mismos mensajes "en sus marcas, prepárese, vaya" durante la instalación. Después de la instalación, inicie sesión en su cuenta de Google o Gmail y elija las carpetas que desea que se sincronicen. De manera predeterminada, se seleccionan las carpetas Escritorio, Documentos e Imágenes. Puede agregar cualquier carpeta en la computadora, excepto las carpetas C: Drive o This PC. Eso es significativo, ya que significa que Google Drive no se puede usar como un servicio de respaldo en línea de sistema completo de la misma manera que Carbonite, IDrive y SOS Online Backup. Esos servicios le permiten crear una imagen de todo en su disco, incluidos los programas y los archivos del sistema operativo.

Luego viene la sincronización desde la otra dirección, y esta parte es importante para los usuarios existentes de Drive: usted elige las carpetas de su Google Drive en línea que desea sincronizar con la computadora. Al igual que con la solución anterior de Google, Backup & Sync crea una carpeta específica de Google Drive en su computadora además de sincronizar las otras carpetas que haya designado. Esta carpeta también obtiene un ícono de Explorador de archivos de nivel superior como lo hacen Microsoft OneDrive e iCloud, e instala un ícono pequeño en su área de notificación desde el cual puede abrir su diálogo de Configuración en cualquier momento.

Una vez que complete la configuración y sincronice su PC, verá una pestaña Computadoras en la interfaz de la aplicación móvil y web de Google Drive (consulte la segunda captura de pantalla anterior). Instalamos Backup & Sync en una computadora portátil con Windows y un iMac para realizar pruebas. La pestaña Computadoras mostró ambos. Algunos intentos de carga enviaron un mensaje de error, pero al tocar el botón Reintentar todo se solucionó el problema. También tenga en cuenta que cuando intentamos agregar la carpeta Programas de la PC con Windows, apareció un mensaje diciendo que algo salió mal. Esto probablemente se deba a que la configuración de solo lectura de esa carpeta requiere privilegios de administrador. Otra razón por la cual Google Drive todavía no puede considerarse un servicio de respaldo completo . Pero lo mismo podría decirse de OneDrive, Drobox y Box.

En el Explorador de archivos de Windows, una opción de clic derecho nos permite abrir el archivo en el navegador o compartirlo, con derechos de solo lectura o edición, por correo electrónico. Sin embargo, el menú contextual no le permite agregar archivos y carpetas al repositorio en línea como lo hacen Carbonite e IDrive: solo puede agregar archivos o carpetas a través de la aplicación Backup & Sync, un inconveniente menor.

Cuando se trata de eliminar archivos, Backup & Sync ofrece tres configuraciones: puede indicarle que elimine el archivo en todas partes, solo en la máquina actual, o le indique qué hacer. Este enfoque lo convierte en un servicio de archivo, es decir, un repositorio para todo su historial de contenido de archivos. Una gran ventaja de Drive es que guarda todas las versiones editadas de los archivos que almacena en él.

La utilidad File Stream, exclusiva para usuarios de G Suite, es muy similar a Backup & Sync: crea una carpeta de aspecto local en la computadora para acceder y guardar sus archivos. Pero tiene una gran ventaja sobre Backup & Sync, como se mencionó anteriormente: le permite especificar archivos y carpetas que no desea descargar al almacenamiento de la computadora local. Esto también podría beneficiar a los consumidores, por lo que me gustaría ver a la compañía agregar esa función a Backup & Sync. Una cosa a tener en cuenta es que requiere una conexión a Internet para obtener los archivos que no están almacenados localmente. Sin embargo, File Stream no comparte la capacidad del producto de consumo para especificar archivos en cualquier parte del sistema para respaldo.

Funciones en la nube y móviles de Drive

Dado que Google Drive almacena archivos en la nube (y como es de una compañía cuyo nombre es sinónimo de búsqueda), esos archivos son altamente buscables. Una actualización reciente agregó la funcionalidad de arrastrar y soltar a los resultados de búsqueda, permitiéndole arrastrar un archivo de resultados a una carpeta a la izquierda. Otra característica relacionada con la búsqueda es particularmente interesante: Drive puede escanear una foto e interpretarla mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o identificarla mediante AI.

OCR también funciona en Google Drive en PDF. Teníamos un PDF con una cadena de texto única en el archivo, pero no en el nombre del archivo, y cuando lo buscamos, Google Drive arrojó el resultado correcto casi al instante. Pero OneDrive ahora también hace todo esto, usando AI para aplicar etiquetas a las fotos y extraer texto que puede ver en el panel de información. Para que funcione el OCR de Google Drive, debe abrir la imagen en Documentos; en OneDrive, verá el texto extraído de las imágenes en el panel de información, sin tomar ningún paso adicional.

Otras aplicaciones similares que usan OCR incorporado incluyen Office Lens, Adobe Scan, Evernote y OneNote, aunque debe ser un usuario pago de Adobe o Evernote para obtener el OCR en PDF (OCR para imágenes funciona para usuarios gratuitos).

Google Drive está disponible como una aplicación para iPhone, iPad y Android. Con las aplicaciones instaladas, obtienes acceso a las versiones más recientes de todos tus archivos. También puede ver 90 tipos de archivos diferentes e incluso editar algunos de ellos. No ofrece la carga automática de fotos de teléfonos inteligentes como Dropbox y OneDrive, pero para eso está la aplicación Google Photos.

¿Qué más podría querer?

A pesar de su gran cantidad de herramientas y operación ingeniosa, todavía hay un par de cosas que nos gustaría ver mejoradas en Google Drive. Las funciones multimedia no son tan robustas. Por ejemplo, notamos una cantidad de fotos duplicadas, sin forma de eliminar las dobles fácilmente, excepto mirándolas. Pero este es un problema compartido por OneDrive.

Si es un usuario avanzado de las aplicaciones de Office, es posible que haya funciones que le gustaría que se agreguen a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, como convenientes opciones de formato de mini barra de herramientas con clic derecho y algunas funciones avanzadas de hoja de cálculo, pero estas aplicaciones incluya suficientes herramientas para realizar la mayoría de los trabajos. A veces se necesita un poco de búsqueda para descubrir cómo habilitar una función o complemento, pero hay suficientes para que Google Drive y sus aplicaciones sean capaces de satisfacer las necesidades comerciales más básicas.

Una posible preocupación sobre Google Drive es la privacidad. Google recopila otra información de su actividad en línea para mostrarle anuncios dirigidos. Microsoft afirma que no hace esto, pero si la privacidad es primordial para usted, le sugerimos que se quede con un servicio de sincronización de archivos que priorice el anonimato. Resilio Sync (anteriormente BitTorrent Sync) mantiene sus datos fuera de la nube, en su lugar, utiliza conexiones directas P2P. La caja de seguridad digital CertainSafe tiene que ver con el cifrado, la privacidad y la seguridad.

Varios servicios de respaldo en línea le permiten elegir una clave de cifrado que está en su posesión, de modo que ni siquiera los empleados de la compañía puedan descifrar sus archivos. Estos incluyen SpiderOakONE (que enfatiza la privacidad) y SOS Online Backup. Solo tenga cuidado de no perder su contraseña de cifrado, o sus datos desaparecerán para siempre. Otra opción es simplemente construir su propia nube usando un NAS, con un dispositivo como My Cloud de Western Digital. Finalmente, puede cifrar sus datos antes de enviarlos a la nube y usar cualquiera de los servicios, pero eso les quita gran parte de su conveniencia.

En el asiento del conductor

No hay nada que le impida utilizar más de un servicio de almacenamiento y sincronización de archivos, especialmente teniendo en cuenta que puede obtener almacenamiento gratuito. El uso de más de un servicio le brinda opciones como compartimentar los archivos de su hogar y trabajo o mantener las fotos separadas de los documentos. También le permite decidir qué archivos colocar en espacios en la nube más seguros y cuáles dejar a los caprichos de las políticas de seguimiento de Google.

Google Drive está tan repleto de funciones atractivas que te estás perdiendo si no lo usas. También vale la pena considerar dos opciones más de editores en la categoría, Box y OneDrive. OneDrive, en particular, pulgadas más allá de la calificación PCMag de Google Drive gracias a sus archivos a pedido, aplicaciones de productividad más robustas (Office es difícil de superar) y mejores opciones para compartir.