Revisión y calificación de Onpay

El servicio de nómina basado en la nube OnPay cambió significativamente antes de nuestra última revisión, y ahora ha agregado aún más funcionalidad y flexibilidad. El sitio es una solución completa de nómina, que permite a los gerentes crear registros completos de empleados y ejecutar nóminas ilimitadas por mes. Proporciona varios informes personalizables y maneja el cálculo y el pago de todos los impuestos sobre la nómina. Las nuevas características incluyen un tablero de instrumentos para rastrear conversaciones sobre PTO, una bóveda de documentos, documentos de incorporación electrónica y portales de empleados renovados. Sin embargo, la falta de una aplicación móvil dedicada hace que sea difícil realizar tareas de nómina de forma remota, y su experiencia de usuario no es tan buena como la de Editor's Choice Gusto.

Precios y configuración

OnPay ha mantenido su precio anterior de $ 36 por mes más $ 4 por empleado por mes, lo que lo ubica en la mitad de los sitios que revisamos. La nómina de servicio completo de Patriot Software tiene un precio base de $ 25 por mes ($ 10 si está dispuesto a presentar y depositar sus propios impuestos), más $ 4 por empleado por mes. Nómina Square, por otro lado, es de $ 29 por mes, más $ 5 por empleado por mes. Gusto comienza $ 39 por mes, más $ 6 por empleado por mes. La nómina de servicio completo de QuickBooks es la más cara, a $ 80 por mes, más $ 4 por empleado por mes.

La configuración es la parte más laboriosa y difícil de usar una aplicación de nómina de pequeñas empresas. No solo hay cientos de detalles para ingresar, sino que la precisión también es absolutamente crítica. El trabajo que realiza aquí tiene un tremendo impacto en los medios de vida de sus empleados, obviamente, así como en su acceso a los beneficios de la empresa. Además, las agencias financieras no consideran amablemente los pagos atrasados, incorrectos o faltantes.

Si esto lo pone nervioso o simplemente parece demasiado trabajo, puede obtener ayuda comunicándose con OnPay y dejando que un experto en nómina allí ingrese los datos iniciales, sin costo alguno. De hecho, OnPay ingresará datos de salarios anteriores (una tarea que puede llevar mucho tiempo), y la compañía ofrece una garantía de precisión total. Si alguno de estos datos históricos se ingresa incorrectamente, OnPay asume la responsabilidad total.

Si opta por hacer la configuración usted mismo, puede aprovechar el asistente de configuración de cinco pasos de OnPay, presentado el año pasado. Primero tendrá que ingresar información básica sobre su empresa, incluidos los datos de contacto, la información de los funcionarios y la ruta bancaria y el número de cuenta. Si esto no se completa a fondo y con precisión, no podrá continuar con la configuración.

El proceso de configuración lo lleva a través de cinco pasos secuencialmente. Primero, agrega horarios de pago (semanal, quincenal, mensual, etc.). Puede crear múltiples horarios si lo desea, y también puede pagar a los empleados en diferentes horarios. Esto es más flexible que lo que ofrece Gusto. Luego, agrega los sitios de trabajo de la compañía. Después de eso, pasa a crear perfiles de empleados, que es una de las tareas más laboriosas en el proceso de configuración.

Aquí tiene dos opciones: puede crear el registro completo usted mismo o invitar a los empleados a ingresar el suyo, excluyendo los detalles de la compensación, por supuesto. Patriot Software y otros ofrecen opciones similares. La pantalla Nuevo empleado muestra siete pestañas; hacer clic en cada uno lo lleva a una pantalla de ingreso de datos diferente para proporcionar información sobre compensación, impuestos, deducciones y políticas de día libre. Los documentos de los empleados ahora también se almacenan aquí, incluidos los documentos, como los formularios W-2, que los empleados han enviado electrónicamente.

El paso Empleado es el más involucrado: cubre mucho terreno. Aquí define las políticas de acumulación, como la cantidad de horas que los empleados tienen que trabajar para ganar PTO, tiempo de enfermedad, etc., así como los artículos de pago que usa (incluidas las horas regulares, el salario, las horas extra y la bonificación). OnPay admite campos personalizados aquí y en otros lugares del sitio, muchos de ellos. De hecho, ofrece más de estos que los competidores (los que ofrecen alguno).

También pasará mucho tiempo estableciendo sus deducciones, principalmente el seguro de salud y los planes de jubilación que ofrece. También puede definir otros tipos de deducciones, incluidos los embargos. OnPay sirve como corredor de seguros para ayudarlo a seleccionar y establecer beneficios de seguro para empleados: salud, dental, vida e incapacidad. El equipo de OnPay incluso investigará por usted y generará presupuestos.

Los ajustes de impuestos de nómina son los siguientes. Debe proporcionar algunos detalles aquí, incluido su número de identificación de empleador (EIN) y la información de la nómina estatal, pero OnPay maneja todos los cálculos y pagos requeridos por sus jurisdicciones fiscales. Esto se está convirtiendo en estándar para las aplicaciones de nómina de pequeñas empresas. Todos los sitios que he revisado ofrecen este servicio, con tres excepciones. La nómina mejorada de Intuit completa los formularios requeridos, pero le permite a usted realmente archivarlos. Patriot Software ofrece una versión básica de $ 10 por mes que carece de este paso, y Workful aún no es exhaustivo en esta área.

Una vez que haya completado el asistente de configuración, estará listo para ejecutar una nómina, a menos que desee integrar sus datos de nómina con QuickBooks Online, QuickBooks de escritorio, Xero (OnPay es un socio de aplicaciones certificado con Xero), o cualquiera de una variedad de aplicaciones de productividad. El sitio ofrece un potente mapeo de cuentas, que le ayuda a configurar su nómina de forma coherente con la estructura de cuentas de su aplicación de contabilidad. Todos los sitios que revisamos ofrecen conexiones integradas a aplicaciones relacionadas, pero SurePayroll tiene enlaces a la mayoría de las soluciones de contabilidad.

Usando el Tablero

No puede volver a este asistente de configuración una vez que lo complete, pero siempre puede editar su configuración haciendo clic en el icono de Configuración en la esquina inferior izquierda del panel de navegación vertical. Esto abre una larga lista de preferencias y otras pantallas de datos en áreas que incluyen Configuración de cuenta, Elementos de pago de nómina y Deducciones de nómina.

Hace clic en el botón superior en el panel para llegar a su tablero. El panel horizontal superior de esta pantalla muestra los totales de todos los elementos de su nómina más reciente (salarios, impuestos de empleador, deducciones, etc.), o de cualquier otro período, en un gráfico lineal colorido e interactivo. Un enlace aquí lo lleva a un desglose línea por línea de la nómina, que puede abrir en Excel o guardar como PDF. Los botones que representan ejecuciones de pago recientes y los próximos días de pago también aparecen en el Tablero.

También en esta página hay una lista de enlaces a pantallas de uso frecuente. Haga clic en el enlace + Agregar programa de pago para ingresar un nombre y seleccionar una frecuencia de pago para cada tipo de ejecución de nómina que planea implementar. Tiene la opción de crear múltiples frecuencias de nómina si lo necesita (quincenal, mensual y más). Debajo hay enlaces a pantallas de acceso frecuente, como registros de empleados, nuevas ejecuciones de nómina y declaraciones de impuestos. El tablero de Gusto cubre menos terreno pero incluye una herramienta que OnPay podría usar: una lista de tareas pendientes.

Excelente experiencia de usuario

La nómina puede ser un proceso exasperante y lleno de detalles sin la carga adicional de un sitio web confuso y poco atractivo que lo respalde. OnPay ofrece una excelente experiencia de usuario que no interfiere ni menoscaba las operaciones. Su interfaz de usuario y herramientas de navegación experimentaron algunos cambios importantes el año pasado, y el sitio ahora es aún más rápido que antes. Todavía tiende a extenderse y ocasionalmente requiere un desplazamiento excesivo, pero es un sitio muy cohesivo, utilizable y limpio.

La navegación está controlada por seis iconos en la barra de herramientas vertical izquierda. Al hacer clic en el icono del Tablero siempre volverá a la pantalla de inicio. El segundo enlace de navegación abre enlaces a información de los empleados, con enlaces adicionales para ajustes de fin de año, nuevos empleados y una hoja de trabajo de horas. Nuevo este año: OnPay ahora divide las pantallas de trabajo para los contratistas para que pueda tratarlos por separado de los empleados. Una nueva línea de tiempo que muestra la actividad reciente le alerta sobre cualquier cambio realizado en el registro.

Hace clic en el tercer icono para ejecutar una nómina. OnPay divide este proceso en cuatro pasos secuenciales. Hace clic en cada una de las pestañas de colores en la parte superior de la pantalla para pasar a la siguiente. El cuarto enlace abre su lista de informes. Estos se dividen de manera bastante equitativa entre la nómina y los beneficios. Puede personalizar cada uno mediante varios filtros, mostrarlos directamente en la pantalla y abrirlos en Excel o como archivos PDF.

El quinto enlace lo lleva a las herramientas de recursos humanos. Estos incluyen el almacenamiento de documentos (los empleados y los contratistas ahora pueden completar sus documentos de nueva contratación en línea) y las herramientas de tiempo libre. La pantalla de Tiempo libre del empleado muestra información sobre quién está fuera de la oficina ahora y quién estará pronto. Debajo hay una tabla con una entrada para cada empleado que muestra el tiempo libre solicitado (que puede aprobar o denegar) y las solicitudes en proceso, así como un historial. OnPay ahora ofrece la posibilidad de mantener conversaciones en línea entre los empleados y el administrador para cuidar este elemento personal. Y la sexta pestaña en la barra de herramientas lo lleva a todas las configuraciones del sitio.

Ejecución de nómina

OnPay maneja la nómina se ejecuta tanto como lo hacen sus competidores. Seleccione los empleados que desea pagar de la lista que aparece en la primera pantalla de este asistente de cuatro pasos. Luego, ingrese las horas trabajadas para cada tipo de pago (si alguno ha cambiado desde la última ejecución de pago), incluida la PTO. Gusto requiere una pantalla extra para este último. La pantalla Introducir horas es bastante flexible. Puede editar la información del empleado; agregar, reordenar o eliminar artículos de pago; y agregar o anular números existentes. También puede configurar nuevos tipos de pago personalizados.

Después de un cálculo rápido y automático, OnPay pasa a la página de revisión de la nómina, que muestra los salarios brutos, las retenciones, los impuestos del empleador y las deducciones de cada empleado. La página final aquí le indica cuánto se deducirá de la cuenta corriente de su empresa y cuándo. Haga clic en Aprobar nómina y listo, excepto para descargar e imprimir cualquier cheque si es necesario. OnPay se encarga de calcular y presentar todos los impuestos de nómina requeridos, algo que la mayoría de los competidores también hacen.

Acceso móvil, portales de empleados

OnPay no ofrece una aplicación móvil separada, sino que permite el acceso a través de un navegador móvil mediante el diseño de sitios web receptivos. La navegación es fácil: la barra de herramientas siempre está disponible haciendo clic en un enlace en la parte superior de la pantalla. Tanto las versiones de teléfonos inteligentes Android como iOS replican la experiencia de escritorio en parte, aunque algunas pantallas deben mostrar datos verticalmente en lugar de horizontalmente, y faltan algunas opciones y datos. Esto funciona bien para algunos elementos del sitio, como el tablero y algunas páginas en los registros de los empleados y la ejecución de la nómina. Pero en algunas pantallas, el texto y los números eran demasiado pequeños y ligeros para leer. Solo hay tres informes disponibles y pocas configuraciones. Debido a esto, me resultó difícil ejecutar una nómina en un teléfono inteligente.

Al igual que la competencia, OnPay admite portales de empleados. Los trabajadores pueden iniciar sesión en un sitio separado para ver sus datos de nómina actuales e históricos; acceder a los documentos de los empleados; modificar información personal; y comunicarse con el administrador de la nómina sobre solicitudes de tiempo libre. Estas son cuentas de por vida: los empleados pueden acceder a ellas incluso después de haber dejado la empresa.

OnPay tiene algunas otras características notables. Ahora ofrece seis niveles de permisos de usuario, habiendo agregado recientemente una visión global para los contadores. Los informes se pueden personalizar con múltiples filtros y guardar para su uso posterior, aunque no son voluminosos ni tan flexibles como los que se encuentran en Sage Payroll Essentials Plus. OnPay ofrece ayuda gratuita por teléfono, chat y correo electrónico de lunes a viernes, y ha agregado soporte urgente por correo electrónico el fin de semana. Su KnowledgeBase en línea ha mejorado mucho desde nuestra última revisión con la adición de 100 artículos nuevos. Además de ofrecer mucha más orientación, incluye información fiscal para los 50 estados.

Pocas quejas

Dejando a un lado el acceso móvil, hay poco negativo que decir sobre OnPay. Es rápido, y su experiencia de usuario mejorada y nuevas características hacen que el proceso sea aún más agradable y comprensible que antes. Hace todo lo que debe hacer un sitio web de nómina, y lo hace, en su mayor parte, simple y bien. El precio es transparente, sin tarifas adicionales, excepto para agregar empleados. Es bastante asequible para las pequeñas empresas, sin embargo, su capacidad de trabajo y las conexiones y el procesamiento de contabilidad de back-end son mejores que la mayoría. Su capacidad para ejecutar nóminas ilimitadas, y para soportar fácilmente hasta 100 empleados, debería hacer que resulte atractivo para una gama más avanzada de pequeñas empresas que sus competidores.

Sin embargo, Gusto supera a OnPay para ganar nuestra insignia de Elección del Editor nuevamente este año. Su experiencia de usuario es la mejor de las que probamos. Se siente como un sistema coherente y bien estructurado. Utiliza un lenguaje simple, como en los títulos de los informes y la vista previa de la nómina, que es más fácil de entender que OnPay. Gusto también ofrece una ruta de actualización para negocios en crecimiento o para aquellos que simplemente necesitan más flexibilidad y soporte.

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