Revisión y calificación de la nómina de Intuit Quickbooks

Intuit introdujo un servicio de nómina en línea en junio de 2018 para reemplazar la versión que revisamos el año pasado (Intuit Enhanced Payroll, que todavía es compatible con Intuit pero ya no está disponible para nuevos usuarios). Esta nueva nómina de QuickBooks se puede utilizar como un sitio de procesamiento de nómina independiente o integrado con QuickBooks Online. Para un producto tan joven, QuickBooks Payroll es una aplicación de procesamiento de nómina completamente funcional que sobresale en algunas áreas, pero carece de la flexibilidad y profundidad de los competidores en otras. En general, QuickBooks Payroll ofrece una experiencia de usuario simple y comprensible y admite ejecuciones de nómina ilimitadas.

Revisamos la nómina de servicio completo de QuickBooks, que es la versión más cara de la nómina de QuickBooks a $ 80 por mes, más $ 4 por empleado por mes. Si necesita una herramienta más amigable para la billetera, QuickBooks Self-Service Payroll es la oferta de nivel de entrada de la compañía; son $ 35 por mes, más $ 4 por empleado por mes. El autoservicio carece de algunas de las funciones avanzadas que se encuentran en la nómina de servicio completo de QuickBooks, como ayuda adicional para la incorporación, pagos automáticos de impuestos sobre la nómina y depósito directo el mismo día.

Asistencia temprana

La incorporación es, con mucho, el elemento más desafiante y complejo de cualquier sistema de nómina. La nómina de servicio completo de QuickBooks ofrece asistencia adicional allí cuando la necesite. Si está utilizando el sitio para pagar a su (s) primer (s) empleado (s) y no tiene ningún dato de nómina anterior, debería poder realizar la configuración por su cuenta (aunque el soporte por chat y teléfono está disponible de 6 a.m. a 6 p.m. Hora del Pacífico, de lunes a viernes).

Si ya ha estado pagando a los empleados o vive en un estado que tiene requisitos de impuestos sobre la nómina complicados, puede enviar informes históricos y dejar que un agente de nómina haga la configuración por usted. Los archivos de ayuda en el sitio aún son bastante escasos, y nuestras consultas trajeron muchos éxitos de QuickBooks Online, no de la nómina de servicio completo. No necesariamente confiaría en la orientación brindada por la comunidad de usuarios en línea, que Intuit ofrece como recurso, porque no cuenta con personal exclusivo de expertos en nómina. Hay otras opciones de ayuda disponibles, que incluyen chat y correo electrónico.

Muchos competidores también ofrecen una amplia ayuda con la configuración como parte de su servicio. Si esto es más o menos de lo que proporciona la nómina de servicio completo de QuickBooks depende del proveedor y la situación.

Configuración estándar

Al igual que sus competidores, QuickBooks Payroll ofrece una guía de configuración de varios pasos para llevarlo al punto donde puede ejecutar su primera nómina. Primero proporciona información sobre su negocio y las nóminas pasadas. Luego, conecta el sitio a la cuenta que financiará la compensación de los empleados y los impuestos sobre la nómina.

Agregar a sus empleados es el paso más lento en la configuración. Algunos sitios, como OnPay, tienen áreas separadas para tareas como crear cronogramas de pago y definir beneficios y otras retenciones. Otros, incluidos QuickBooks Payroll y Square Payroll, incorporan todo eso en el registro del empleado. QuickBooks Payroll divide esta tarea en tres secciones, accesibles haciendo clic en pestañas: Pago, Perfil y Empleo.

La primera sección, Pagar, es la más involucrada. Ingresa un nombre, una fecha de contratación y una dirección de correo electrónico, y luego pasa al horario de pago. Aquí, como en otras áreas del sitio, QuickBooks Payroll usa un lenguaje simple para describir cada elemento, a menudo planteándolo como una pregunta, como "¿Con qué frecuencia le paga a Tina?" Podrá elegir entre las cuatro opciones más comunes, luego asignarle un nombre e ingresar la próxima fecha de pago y el último día de trabajo para ese período. Si desea utilizar ese día de pago para otros empleados que planea ingresar, puede marcar una casilla para hacerlo. Puede ejecutar un número ilimitado de ejecuciones de nómina.

"¿Cuánto le pagas a Tina?" es la introducción a la siguiente tarea; puede ingresar una tarifa por hora, salario o solo comisión, y luego elegir cualquier otro tipo de ganancias que pueda aplicarse (horas extra, bonificación, reembolso). QuickBooks Payroll ofrece 21 tarifas estándar y le permite crear tipos de ingresos adicionales ilimitados.

Si proporciona beneficios, como pago por enfermedad y vacaciones, debe completar los espacios en blanco para describir la fórmula para acumularlos. Las deducciones o contribuciones y embargos son los siguientes. Está limitado a planes HSA, seguro médico, planes de jubilación y cuentas de gastos flexibles, aunque puede agregar reembolsos de préstamos y adelantos en efectivo y otras deducciones después de impuestos. Las últimas tres preguntas aquí son fáciles: se le pedirá la asignación de retención W-4 del empleado, la fecha de nacimiento y el sexo, y el método de pago (depósito directo o cheque).

Las siguientes dos pestañas abren pantallas que son mucho menos complicadas. Hace clic en Perfil para agregar información de contacto (campos personalizados como ofertas de ondulación serían bienvenidos aquí) y Empleo para obtener información como la fecha de contratación y el lugar de trabajo. Una vez que haya completado un registro de empleado, puede abrirlo haciendo clic en Trabajadores, luego en Empleados. Todos los datos que acaba de ingresar aparecen en la pestaña Detalles del empleado. Al hacer clic en Paycheck List se abre solo eso. También puede invitar a los empleados a acceder a su W-2 e información de cheques de pago desde un sitio separado, protegido con contraseña. Patriot Software ofrece más datos y herramientas para los empleados en sus portales.

Casi todo lo que queda en la configuración es ingresar su información de impuestos sobre la nómina federal, estatal y local, lo que puede ser un gran desafío. QuickBooks Payroll envía las presentaciones y los pagos ellos mismos, pero debe proporcionar los detalles de fondo. Patriot Software ofrece mucha ayuda en esta área, enlaces a agencias estatales y locales que pueden ayudar a proporcionar los detalles necesarios. Los agentes de nómina de Intuit deberían poder ayudar con este elemento del proceso de incorporación.

Los contratistas son entidades separadas en QuickBooks Payroll. Creará sus registros, que, por supuesto, están mucho más abreviados que los de los empleados, en una pantalla separada. También tendrá que hacer una ejecución de nómina por separado para ellos. OnPay, por ejemplo, le permite manejar ambos tipos de trabajadores en el mismo procedimiento.

Ejecuciones de nómina

Como es el caso de toda la competencia, ejecutar una nómina en QuickBooks Payroll solo debería tomar unos minutos, dependiendo de cuántos empleados tenga y cuán variados sean sus tipos de ingresos y sus horas. Hace clic en el enlace Ejecutar nómina desde la pantalla Descripción general o Empleados para abrir su lista de empleados. Asegúrese de que haya un cheque frente a cada trabajador que necesite ser incluido en esa carrera e ingrese la cantidad de horas en el cuadro en la columna correspondiente (pago regular, pago de vacaciones, comisión, etc.).

Con esa pantalla aún activa, hay un par de cosas que puede hacer para verificar su trabajo o hacer cambios. Haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha para ver una lista de verificación de los tipos de ganancias disponibles. Haga clic en el cuadro delante de cualquiera que desee agregar o eliminar. Si desea asegurarse de que la compensación y la retención de un trabajador sean correctas, haga clic en el ícono de lápiz junto a su Pago total. La pantalla que se abre proporciona una visión integral de ese cheque de pago: el pago actual (este cheque de pago) y el pago hasta la fecha, los impuestos y deducciones a los empleados, y los impuestos y contribuciones del empleador.

Si por alguna razón ese cheque de pago no debe acumular vacaciones y licencia por enfermedad, puede desmarcar esa casilla. En la parte inferior de la pantalla hay totales para las horas libres utilizadas y disponibles. Haga clic en Aceptar si ha realizado los cambios que desea guardar o haga clic en Cancelar (o en la X grande en la esquina superior derecha) para cerrar y volver a la página Ejecutar nómina.

Cuando esté seguro de que su nómina es correcta, haga clic en Vista previa de nómina (o Guardar para más adelante si desea salir y volver). La siguiente pantalla proporciona una visión integral de esa nómina antes de aprobarla. En la parte superior de la página se encuentra el costo total de la ejecución de la nómina, que luego se desglosa por salario neto, empleado y empleador en números y en un gráfico circular. Debajo de eso hay una tabla que enumera a los empleados pagados en esa ejecución con columnas para Total de horas, Pago total, Impuestos y deducciones para empleados, y Pago neto.

La columna final, denominada Comparar con el último, abre una pequeña tabla que hace exactamente eso: compara el cheque de pago actual con el anterior. No he visto esto en ningún sitio de la competencia. También puede hacer clic en el ícono de lápiz para ver una lista completa de compensación y retención nuevamente antes de hacer clic en Enviar nómina (o Guardar para más adelante). Todo lo que queda por hacer es ingresar números de cheques si es necesario e imprimir recibos de pago en la página siguiente, luego hacer clic en Finalizar nómina para volver a la Descripción general.

La nómina el mismo día es una opción para los suscriptores de nómina de servicio completo de QuickBooks. Si envía su nómina antes de las 7 am, hora del Pacífico, su nómina estará lista para ese día. Otros ofrecen este servicio.

Aplicaciones móviles e informes

Las aplicaciones móviles de QuickBooks Payroll están disponibles para los sistemas operativos Android e iOS, pero no son tan completas como la interfaz de escritorio. La aplicación de Android se abre con cuatro iconos. Puede ingresar horas y ejecutar una nómina, pero no puede realizar ningún otro cambio en la ejecución.

Sin embargo, puede obtener una vista previa de su nómina y ver qué cheques y depósitos directos deben procesarse o se procesarán. El icono de Historial de pagos abre una lista de nóminas anteriores; puede profundizar en estas fechas para ver los detalles subyacentes. Impuestos y formularios muestra los formularios y pagos que se han enviado. Además, puede ver registros de empleados muy abreviados: solo información de contacto y de pago básica.

La versión de iPhone es diferente. Se abre a su lista de empleados, con un gráfico de barras que muestra los totales de las cuatro nóminas más recientes. Al hacer clic en el nombre de un empleado, se abre el mismo registro breve que en la versión de Android, y un enlace de día de pago en la esquina superior derecha lo lleva a una ejecución de nómina. Hace clic en el nombre de un trabajador para ingresar horas, haga clic para obtener una vista previa y haga clic para aprobar. Un enlace en la esquina superior izquierda de la pantalla abre su menú de navegación. Además de la nómina, puede acceder a la información fiscal y al historial de nómina, pero también hay un enlace a la configuración, que estaba ausente en la versión de Android. Aquí, puede configurar recordatorios, configurar Touch ID o Passcode, activar y desactivar los sonidos y las fotos de contacto, y optar por que la aplicación recuerde sus horas de nómina.

Los informes son buenos; Hay 16 de ellos, con opciones de personalización limitadas, generalmente solo un intervalo de fechas. Es un grupo mejor y más enfocado que lo que ofrece Square Payroll. Van desde los detalles del empleado hasta el resumen de la nómina, el costo total de la nómina y la compensación de los trabajadores. Puede imprimirlos o exportarlos a Excel; Gusto ofrece más opciones aquí.

La nómina de servicio completo de QuickBooks prepara y archiva automáticamente sus formularios W-2. Por supuesto, tiene la información que necesita para los 1099, pero aquí tendrá algunos costos adicionales para enviarlos al IRS y sus contratistas. Antes del 16 de enero, los primeros tres formularios cuestan $ 12.99. Los formularios 4 a 20 cuestan $ 2.99 cada uno y los formularios 21 y superiores son gratis. El 16 de enero, el precio sube a $ 14.99 / $ 3.99 / gratis. O puede comprar un kit 1099 de Intuit ($ 58.99 por 10 formularios y sobres); Tendrás que imprimirlas y enviarlas tú mismo. La mayoría de los sitios ofrecen este servicio como parte de sus precios de suscripción.

Características futuras?

Es inteligente comenzar lentamente cuando presenta una nueva aplicación, especialmente una tan exigente como la nómina. QuickBooks Payroll se ha desarrollado lo suficiente como para ejecutar con éxito una nómina, y su nivel de detalle es bueno e incluso excelente en algunos lugares. Pero le falta algo de la flexibilidad y profundidad que ofrecen sitios como Gusto y Workful, incluidos portales de empleados robustos, ayuda en línea enfocada, campos de clientes en registros de empleados y una presencia móvil más carnosa. Esperamos ver crecer la nómina de QuickBooks a lo largo de los años.

Gusto es nuevamente nuestra Elección del Editor. Revisamos su nivel Core, pero vimos una nueva y emocionante funcionalidad en sus versiones Complete y Concierge, que incluyen el seguimiento del tiempo integrado en el sitio y la nómina bajo demanda (actualmente en pruebas limitadas). Gusto Core combina un conjunto inteligente de características para una amplia gama de pequeñas empresas con una experiencia de usuario limpia y comprensible que simplifica el elemento más complejo de la contabilidad.

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