Revisión y calificación perspicaz de crm

Insightly CRM comienza en $ 29 por usuario por mes, que se encuentra en el medio, en términos de costos, de las herramientas de administración de relaciones con el cliente (CRM) que hemos visto para pequeñas y medianas empresas (SMB). Al igual que la mayoría de los programas dirigidos a las PYMES, Insightly tiene una interfaz muy intuitiva, por lo que no tendrá que gastar mucho tiempo y dinero en capacitación. Pero se distingue al incorporar características para recopilar datos y alimentarlos a otras aplicaciones en su cartera. No ofrece las funciones de nuestros ganadores de CRM Editors 'Choice, incluidos Apptivo CRM y Salesforce Sales Cloud Lightning Professional. Sin embargo, sigue siendo una oferta sólida y vale la pena considerarla para las empresas que desean aprovechar al máximo los datos de sus clientes.

Debe analizar detenidamente las características de Insightly, ya que pueden ser suficientes para su organización. El producto funciona como una herramienta de gestión de CRM y leads, y sus características de manipulación de datos incluyen capacidades de gestión de proyectos que pueden ayudar en complejas campañas de ventas y marketing. En general, lo que hace Insightly CRM, lo hace muy bien, con algunas advertencias, en particular, que no tiene la amplitud de informes y paneles personalizados que encontrará en paquetes como Salesforce Sales Cloud Professional y Zoho CRM.

Insightly CRM Pricing

Insightly tiene cuatro niveles de precios: Gratis, Plus, Profesional y Enterprise. También está disponible una prueba gratuita de 14 días del plan Professional.

El plan gratuito ofrece una funcionalidad limitada para solo dos usuarios, pero no obtienes la integración de MailChimp o la sincronización de contactos y calendario de Google. El nivel Plus ($ 29 por usuario por mes facturado anualmente, $ 35 mes a mes) incluye 2, 500 correos electrónicos por día, 10 GB de almacenamiento, 100, 000 registros y 250 campos personalizados.

El nivel Profesional ($ 49 por usuario por mes facturado anualmente, $ 59 mes a mes) aumenta los límites a 100 GB de almacenamiento, 5, 000 correos electrónicos, 500 campos personalizados y 250, 000 registros. Si eso no es suficiente, la suscripción Enterprise de $ 99 por usuario por mes ($ 129 mensuales) ofrece a las empresas más grandes 250GB de almacenamiento, 10, 000 correos electrónicos, 1, 000 campos personalizados y 500, 000 registros. Los planes Professional y Enterprise presentan tres opciones adicionales con precios personalizados: plan de éxito personalizado, servicios profesionales y soporte API para desarrolladores.

Insightly CRM no ofrece ningún reembolso, ni siquiera por las porciones no utilizadas de su plan anual. Una vez que cancela, aún tiene acceso a la cuenta hasta fin de mes para exportar sus datos. La compañía también ofrece escaneo de tarjetas de presentación, marcas personalizadas y sesiones de incorporación para todos los niveles, excepto el plan gratuito.

La versión de prueba gratuita no requiere información de la tarjeta de crédito, por lo que no hay riesgo de olvidar cancelar y, posteriormente, facturar. Sin embargo, al final de la prueba, Insightly CRM eliminará sus datos (sin embargo, puede exportarlos de antemano).

Una cosa que las organizaciones medianas a grandes deberían considerar es que Insightly valora el soporte del producto por separado. Todos los planes pagos incluyen soporte estándar, que se basa en el correo electrónico, y acceso al centro de ayuda en línea de Insightly y a los foros de la comunidad.

El soporte premium cuesta $ 1, 500 al año y ofrece 10 sesiones de capacitación, un representante de cuenta dedicado y soporte por teléfono y correo electrónico, este último con un tiempo de respuesta de 4 horas. El último nivel de soporte ($ 3, 000 al año) incluye 30 sesiones de capacitación, soporte telefónico prioritario, un tiempo de respuesta de 1 hora para solicitudes de correo electrónico y un representante de cuenta de mayor antigüedad. También incluye acceso a nuevas funciones a medida que llegan. Finalmente, está el nivel de soporte de administración, que cuesta $ 10, 000 al año. Para eso, obtienes sesiones de entrenamiento ilimitadas, todas las ventajas de soporte del nivel Ultimate y la incorporación y personalización de guantes blancos del personal de soporte de Insightly.

Debido a que Insightly CRM puede hacer muchas cosas, puede ser un poco abrumador al principio. La pestaña Inicio de la aplicación tiene varias tareas preconstruidas para guiar a los nuevos usuarios a través de los conceptos básicos.

El diseño similar a Facebook de CRM de Insightly se siente inmediatamente familiar, con un feed de actividad reciente al frente y al centro después de iniciar sesión y enlaces de navegación en el lado izquierdo. Puede filtrar su feed por tipo de actividad y usuario, y ver rápidamente correos electrónicos enviados recientemente o monitorear el progreso de un miembro específico del equipo. El panel de navegación lo vincula a las tareas, contactos, organizaciones, clientes potenciales, oportunidades, proyectos, correos electrónicos e informes de su equipo. La vista de lista de Insightly permite a los usuarios elegir qué campos desean mostrar y cuáles quieren usar como filtros, incluidos los campos personalizados. Los usuarios pueden recibir notificaciones en tiempo real en la aplicación web.

Usuarios, contactos y gestión de leads

Agregar usuarios y equipos es tan fácil como hacer clic en Configuración del sistema en el menú desplegable en la esquina superior derecha y luego hacer clic en Usuarios o equipos. El administrador puede otorgar a los usuarios permisos específicos y asignarlos automáticamente a varios clientes potenciales o contactos de forma manual o mediante un proceso de flujo de trabajo.

Para crear un cliente potencial, haga clic en la pestaña Cliente potencial en el panel de navegación, luego en el botón rojo Nuevo cliente potencial en la parte superior de la página. También hay un botón más (+) en el centro superior de cada página que puede usar para agregar un registro. Cada entrada que cree en Insightly CRM, ya sea un proyecto, cliente potencial o lo que sea, se denomina registro. Cuando agrega un nuevo registro, puede configurar los controles de privacidad para todos, solo el creador del registro o los miembros específicos del equipo. Puede crear registros detallados y vincularlos a uno o más proyectos, contactos, organizaciones e incluso otros registros.

Insightly CRM tiene una herramienta que crea código HTML que puede colocar en su sitio web para crear un formulario web que atraerá automáticamente a los encuestados a su lista de contactos o clientes potenciales. (Nota: si bien esto funciona en dominios personalizados de WordPress, no es posible para los sitios alojados por WordPress, y Google Sites requiere algunos ajustes).

Además de la información de contacto habitual, puede incluir datos para clientes potenciales, como su estado y fuente (una referencia, formulario web, etc.). Cuando los clientes potenciales se vuelven calificados como posibles clientes, se "convierten" y pasan a la categoría Oportunidades (con la organización y el nombre individual en la parte superior). Es en este punto que se convierten en un contacto. Una pantalla de navegación ajustable permite a los usuarios ver y editar detalles de registros sin hacer clic fuera de sus resultados de búsqueda.

La pantalla de inicio muestra toda la actividad reciente. La información sobre cada cliente potencial y contacto está disponible en pestañas que incluyen historial de contactos, notas, archivos adjuntos, tareas y eventos. Obtiene acceso a mucha información, pero aplicaciones como Zoho CRM muestran todos los datos sobre el cliente potencial en una sola pantalla, lo que podría adaptarse mejor a algunos usuarios.

Insightly CRM incluye reglas de asignación de leads que usan la lógica para asignar una región, importar leads de conferencias o ferias de trabajo, o automatizar la asignación de leads por un individuo o equipo. Los usuarios pueden agregar reglas de asignación de leads a través de un formulario web al importar leads desde un archivo CSV, un archivo de Microsoft Excel o mediante la interfaz de programación de aplicaciones (API) de Insightly.

La idea es facilitar que los gerentes de ventas coordinen la asignación de leads a través de medios automatizados para mantener a los equipos de ventas en la tarea. Al configurar una regla, puede seleccionar entre los campos principales predeterminados de Insightly o cualquier campo personalizado que haya creado. Luego, usted designa los criterios de la regla para aplicar a un equipo específico o a múltiples usuarios. El único inconveniente es que esta función solo está disponible para niveles profesionales y empresariales. Con una herramienta como Infusionsoft, este tipo de automatización de leads se integra en las características básicas de CRM, aunque a un precio de inicio mucho más alto.

Insightly también permite la creación de canalizaciones y conjuntos de actividades, como ocurre con otras plataformas impulsadas por canalizaciones de ventas como Pipedrive CRM y PipelineDeals. Una canalización es una serie de pasos que puede asignar para asegurarse de que sus vendedores sigan el mismo proceso. Si realiza repetidamente las mismas tareas, la canalización le permite seguir visualmente el progreso de un vistazo. Sin embargo, Insightly solo le permite crear canalizaciones para oportunidades (leads convertidos) y proyectos. Insightly ha agregado la opción de una opción de vista Kanban para canalizaciones, para que los usuarios puedan arrastrar y soltar fácilmente elementos en diferentes etapas.

Alternativamente, puede crear un Conjunto de actividades, que es una serie de tareas para cada etapa. A diferencia de las canalizaciones, puede generar conjuntos de actividades para clientes potenciales, oportunidades y contactos, así como para la organización y los proyectos. Puede agregar un conjunto de actividades manualmente a un cliente potencial o a un grupo de clientes potenciales. También puede hacer arreglos para que el desencadenador Set automáticamente en la siguiente etapa de una tubería, pero nuevamente, esto funciona solo para una oportunidad o un proyecto.

Una de las características más útiles de una herramienta de gestión de leads es la capacidad de automatizar la respuesta inicial para que pueda llegar a muchos clientes posibles a la vez. Insightly le permite configurar la automatización del flujo de trabajo a través de una serie de formas simples. Por ejemplo, puede hacer arreglos para enviar un correo electrónico a todos los clientes potenciales recién creados automáticamente, y enviar un seguimiento una semana más tarde si no responden.

Recientemente, Insightly agregó paneles de visualización de datos con acceso a más de 80 informes preconfigurados, paneles y tarjetas Insight. Los filtros habituales están disponibles para estos paneles, incluidos los roles, la industria y el perfil del cliente. Las tarjetas Insight muestran información adicional sobre un registro. Uno muestra el tiempo y la hora local de un registro, y otro detecta registros duplicados para que pueda limpiar su base de datos.

Informes e integración de terceros

Insightly genera informes por usuario, organización, categoría, etapa de canalización y más. Es fácil ver a dónde van el tiempo y el dinero del equipo con estos informes integrados. Junto con la productividad, Insightly también puede rastrear si un destinatario ha abierto un correo electrónico. Si un miembro del equipo envía un seguimiento al nuevo cliente, cualquier otra persona en el equipo con acceso puede hacer clic en el correo electrónico para ver si el destinatario lo ha abierto. Como es típico con el software de seguimiento de correo electrónico, esto no funcionará si el destinatario ha deshabilitado las imágenes en su correo electrónico.

La integración con Microsoft Power BI agrega inteligencia empresarial (BI) en profundidad a los informes CRM de Insightly. Para aprovechar esto, necesitará una cuenta para la herramienta de BI gratuita de Microsoft, para que pueda conectar Power BI a Insightly a través de la clave API de Insightly única de cada cuenta de CRM (incluida en la Configuración de usuario debajo del icono superior derecho de su panel de control de Insightly).

Power BI luego obtiene los datos de CRM de Insightly y completa un panel con datos de informes, como pronósticos de oportunidades, valor de tasa de ganancia y métricas de productividad para la finalización de proyectos y tareas. Cada informe de Power BI tiene un modo de edición para agregar más visualizaciones de datos o elegir los campos CRM extraídos de Insightly. La integración está bien ejecutada y brinda capacidades avanzadas de informes y análisis de Big Data a una plataforma que, hasta ahora, era muy ligera en ese aspecto. Los informes integrados de Insightly palidecen en comparación con Salesforce y Zoho CRM, pero Power BI ocupa una cantidad sustancial de terreno.

La mayoría de las empresas ya utilizan algún tipo de software de productividad. En lugar de esperar que los usuarios abandonen lo familiar, Insightly CRM también se integra muy bien con las herramientas que ya está utilizando, como Slack, Google Apps, Microsoft Outlook, Boomerang, Box, Dropbox, Evernote, Google Calendar, Google Drive, MailChimp, PandaDoc, Propuesta, QuickBooks, Xero y Zapier.

Uno de nuestros mayores inconvenientes en Insightly había sido su integración inestable con Google G Suite y la falta de reenvío automático de correo electrónico. Sin embargo, la barra lateral de Insightly para Gmail aborda muchas de las deficiencias de la plataforma en esa área. La barra lateral es una extensión de Chrome que brinda a los usuarios acceso a todos los datos de Insightly CRM directamente desde la bandeja de entrada de Gmail. Al abrir la barra lateral, puede ver información de contactos y clientes potenciales con opciones para guardar correos electrónicos, acceder a la lista de tareas de Insightly y crear o editar registros de contactos desde Gmail. El botón Guardar en Insightly es solo medio paso para el reenvío automático de correo electrónico, pero la barra lateral es una adición simple de Chrome Web Store que mejora significativamente la experiencia general de trabajar con Insightly en conjunto con G Suite.

Insightly ofrece aplicaciones para iPhone, iPad y Android que proporcionan algunas herramientas útiles, como el escaneo de tarjetas de visita (utilizando humanos reales para la transcripción) y widgets. Lamentablemente, sus capacidades de correo electrónico son notablemente insuficientes: no puede enviar un correo electrónico en la aplicación móvil ni verificar si un destinatario ha leído un correo electrónico que envió desde su PC.

Si bien no puede hacer todo lo que puede hacer en un dispositivo móvil en el escritorio (las aplicaciones móviles de Apptivo CRM ofrecen mucho más), últimamente ha habido mejoras. Insightly ha reforzado sus capacidades de gestión de flujo de trabajo móvil al agregar sus características de Canalizaciones y Conjunto de actividades a las aplicaciones de Android e iOS. Al agregar o editar una oportunidad principal o un proyecto en la aplicación móvil, los usuarios ahora pueden seleccionar una canalización y actualizar la entrada a medida que la oportunidad o el proyecto avanza a otras etapas. Para cambiar una tubería o etapa, edite el registro que está viendo tocando los campos de tubería y etapa y seleccionando una nueva etapa. Cuando la etapa incluye un Conjunto de actividades, se le pedirá que configure las fechas y las tareas como en la aplicación de escritorio Insightly.

Para aplicar Conjuntos de actividades en dispositivos móviles para activar tareas y eventos basados ​​en plantillas asociados con un proyecto u oportunidad, toque la pestaña Relacionado en un proyecto y luego el ícono Más (+), y seleccione un conjunto de actividades correspondiente incluyendo las fechas de inicio y finalización y los asignados. Insightly también ha mejorado la búsqueda móvil con íconos que denotan un filtro de búsqueda de tareas, contactos, oportunidades u organizaciones. Para empresas con cientos de usuarios, Insightly tiene integraciones con herramientas de inicio de sesión único (SSO) como OneLogin, AuthO u Okta Identity Management.

El soporte de Insightly es útil y de fácil acceso. Durante nuestra prueba, contactamos a la compañía con preguntas por correo electrónico y recibimos una respuesta satisfactoria dentro de las 24 horas. También recibimos una llamada telefónica de un representante de Insightly que respondió pacientemente a todas las preguntas y realizó un seguimiento por correo electrónico unas horas más tarde. El soporte de la compañía es accesible sin ser dominante.

Amplias características, excelente precio

Si está buscando una forma de racionalizar y organizar sus redes de clientes y empleados, Insightly CRM es una excelente opción. Puede tomar un poco acostumbrarse, pero después de un corto tiempo, el sistema actualizará los contactos y vinculará proyectos para usted sin mucha ayuda.

Insightly CRM combina múltiples herramientas en un tablero, por lo que todos los aspectos de su negocio están en una sola página. La tarifa de suscripción parece un pequeño precio a pagar por ese tipo de conveniencia. Sin embargo, puede obtener más funcionalidad por aproximadamente el mismo precio con nuestro Editors 'Choice Apptivo CRM, o más capacidad para personalizar sus paneles y flujo de trabajo con nuestros otros Editors' Choices Zoho CRM y Salesforce Sales Cloud Lightning Professional. Pero Insightly CRM es una plataforma intuitiva, asequible y fácil de usar que podría ser la adecuada para su negocio.