Organízate: consejos técnicos para la planificación de fiestas

A fines de la década de 1990 y principios de la década de 2000, eVite era el servicio web de referencia para la planificación de fiestas. El sitio gratuito le permite enviar invitaciones digitales, administrar una lista de invitados y coordinar quién traerá qué. EVite no tiene nada de malo, sigue siendo un gran servicio, pero no es necesariamente la solución adecuada para todas las partes y anfitriones.

Las reuniones más pequeñas pueden demorar un poco más con los invitados para establecer la fecha y hora correctas. Algunas listas de invitados pueden estar llenas de personas que son reacias a visitar otro sitio web simplemente para confirmar su asistencia a una fiesta (siempre hay alguien que simplemente se niega a hacer clic). Sin mencionar el hecho de que eVite se siente un poco pasado de moda. ¿Quién envía invitaciones digitales con formato completo?

Aquí hay otros servicios en línea y herramientas de software para ayudarlo a planificar una fiesta.

Facebook

Cuando usa Facebook para planificar un evento, tiene la capacidad de comunicarse fácilmente con todas las personas que conoce que están activas en Facebook. Es un sitio centralizado, por lo que nadie tiene que hacer clic en otro servicio. Si está organizando una fiesta abierta, puede hacer pública la invitación, y si el evento es solo por invitación, puede restringir fácilmente el acceso.

Sin embargo, no todas las personas con una cuenta de Facebook inician sesión regularmente en el sitio, por lo que algunos de sus amigos podrían pasar desapercibidos. Facebook no ofrece ninguna herramienta avanzada para la planificación de fiestas, como administrar lo que pueden traer diferentes invitados o dejar que los invitados sugieran una mejor fecha y hora. Su diseño visual mediocre, especialmente en comparación con los servicios completos de invitación para la planificación de fiestas, deja algo que desear, aunque puede cargar una pequeña imagen para acompañar su evento.

Garabatear

La aplicación de programación en línea Doodle ayuda a un pequeño grupo de personas a elegir una fecha y hora para un evento. Ingrese las horas y fechas que podrían funcionar, e invite a sus amigos a votar por ellos a través de la aplicación web o enviando un enlace por cualquier otro método que funcione para usted (correo electrónico, Facebook, mensaje de texto, etc.).

Doodle no es un servicio de planificación de fiestas de ninguna manera, pero si todo lo que necesita hacer es recibir comentarios de algunos amigos cercanos y miembros de la familia con respecto al "cuándo" de su fiesta, Doodle hace el trabajo de manera rápida y limpia.

Ponchera

Punchbowl es una alternativa directa a eVite, excepto que ofrece algunos servicios adicionales que faltan en eVite, como un "decisor de fechas" que, al igual que Doodle, permite a las personas votar las fechas y horas sugeridas para un evento. Al igual que eVite, encontrará muchos artículos sobre Punchbowl con sugerencias para fiestas, como cócteles para preparar, temas y consejos para organizar.

Las desventajas de usar Punchbowl son casi las mismas que usar eVite. Sus invitados tendrán que navegar al sitio para confirmar su asistencia, y el concepto de enviar una invitación electrónica rica en gráficos por correo electrónico puede parecer desactualizado. El hecho de que Punchbowl funcione para su fiesta dependerá en gran medida de su lista de invitados y de cuánto tiempo desee dedicar a diseñar una invitación (ya que ahí es donde siempre me obsesiono cuando uso el sitio).

Eventbrite

Digamos que planeas organizar una gran fiesta, como una gala de Nochevieja o un baile de recaudación de fondos de caridad. Estamos hablando de más de 100 en la lista de invitados, así como de todos sus más. Necesitará una herramienta de administración de RSVP más completa, y tal vez incluso un sistema de tickets. Eventbrite puede manejar este trabajo.

Es demasiado pesado para su cóctel básico o intercambio de galletas, pero es exactamente lo que necesitará para un gran evento. Puede cobrar el pago de las entradas si es necesario, o emitir entradas gratuitas, que aún lo ayudarán a administrar quién deambula por la puerta.

Más formas de obtener ayuda para la fiesta Has llenado el congelador con hielo, espolvoreado el manto, herviste todas tus verduras y moviste todas las sillas de la casa a la sala de estar. ¿Qué hay de la música? ¿Y quién pasará los entremeses calientes mientras saluda a sus invitados y se dirige a la habitación con un puñado de abrigos?

Una solución a todos sus problemas de última hora: la subcontratación personal.

En algunos casos, puede externalizar problemas básicos de planificación de fiestas a sus amigos y familiares. Nadie odia elegir música apropiada para la fiesta más que yo, pero tengo un par de amigos a los que no les gustaría hacer nada más que mostrar sus colecciones de música ecléctica en una habitación llena de extraños. Cualquiera que traiga seis horas de música, listo para ir, a una de mis fiestas obtiene un pase automático gratuito para traer vino.

Para aquellas tareas que no se atrevería a pedirle a su antiguo compañero de cuarto o suegra de la universidad, puede contratar ayuda a un precio razonable y a menudo negociable en sitios web de outsourcing personal. El más conocido es TaskRabbit, que se limita a unas pocas ciudades de EE. UU., Pero tiene una sección completa para "Ayuda de eventos". Como la persona que realiza la contratación, usted describe el trabajo que debe hacerse y luego espera a que los trabajadores hagan una oferta para la tarea. Puedes contratar a quien quieras y también leer comentarios de personas anteriores que los han contratado.

Antes de planificar su próxima fiesta, asegúrese de conocer algunas de las diferentes opciones para enviar invitaciones, administrar RSVP y contratar ayuda para tareas puntuales, para que pueda disfrutar del evento tanto como sus invitados.