Video: ¿Cómo podemos ordenar nuestro correo en Gmail? (Noviembre 2024)
El cajero de su tienda favorita ofrece un 10 por ciento de descuento, así como descuentos exclusivos en el futuro, a cambio de su dirección de correo electrónico. Su amigo recomienda un boletín diario de ofertas que podría ayudarlo a ahorrar dinero si surge una ganga adecuada para usted. Te has registrado para recibir un correo electrónico de vocabulario-palabra del día, que solo lees por las mañanas cuando el trabajo es lento. Todos estos mensajes son correo gris, correo solicitado que puede querer leer a veces, pero nunca son cruciales. Graymail difiere del spam en que este último no es solicitado, mientras que el graymail viene a pedido. Si bien muchos de nosotros navegamos por nuestro correo gris, también puede ser una fuente importante de desorden, especialmente si no se controla durante demasiado tiempo.
Aquí hay algunas soluciones para administrar el correo gris para mantener su bandeja de entrada bajo control.
Una de las soluciones más antiguas del libro para administrar el correo gris es crear una cuenta de correo web gratuita que use exclusivamente para mensajes de marketing, servidores de listas, cupones y otros correos electrónicos sin importancia.
Durante años, he usado una cuenta de Hotmail para este mismo propósito, aunque ahora parece un poco tonto porque tanto Hotmail como Outlook.com (que no debe confundirse con la aplicación de escritorio de Outlook) tienen varias herramientas integradas específicamente para administrar el graymail, discutido en mayor detalle a continuación. Estas herramientas no son necesarias para usar si está reservando una cuenta de correo electrónico totalmente para el correo gris, como lo hice, ya que la bandeja de entrada ya será un filtro gigante. En cualquier caso, configuré la cuenta hace unos diez años, antes de que las características estuvieran en su lugar.
Normalmente inicio sesión en la cuenta una vez al día, pero nunca lo pienso dos veces cuando no lo hago. Tampoco me preocupa que un mensaje importante quede enterrado entre el correo gris, porque no hay mensajes importantes en esta cuenta. Está puramente reservado para el correo gris. Una característica más nueva en Outlook.com le permite crear una dirección de correo electrónico con alias, que incluso puede ser desechable, para cosas como el correo gris u otra correspondencia que será limitada y para la cual no desea que las personas se comuniquen con usted nuevamente (por ejemplo, para publicar en Craigslist).
Usar reglas, filtros y carpetas
Casi todos los programas de correo electrónico le permiten crear reglas o filtros para ordenar los mensajes automáticamente en diferentes carpetas para que pueda administrarlos por separado. Por ejemplo, puede crear una regla que diga "si un correo electrónico es de un remitente cuya dirección termina en 'nypl.org', luego mueva automáticamente el mensaje a una carpeta llamada 'Avisos de la biblioteca' al recibirlo.
Antes de seguir y seguir sobre las características especiales en Hotmail y Outlook.com para Graymail, permítanme describir cómo configurar filtros y reglas en los otros dos programas principales de correo web gratuito, Yahoo! Mail y Gmail.
Cómo agregar filtros a Yahoo! Correo
En Yahoo! Correo, como se muestra arriba, marque la casilla de un mensaje (o más de uno), luego seleccione Acciones y Filtre correos electrónicos como estos. Un cuadro emergente le permitirá completar las reglas sobre cómo filtrar y ordenar mensajes similares.
Puedes crear carpetas para lo que tu corazón desee. Vea mi lista de sugerencias al final para obtener ideas.
Cómo agregar filtros a Gmail
El proceso es extremadamente similar en Gmail.
Marque la casilla a la izquierda de los mensajes que desee filtrar, luego seleccione Más y luego "Filtrar mensajes como estos". Luego puede aplicar el primer conjunto de reglas al filtro, como información sobre el remitente, el nombre "a" o algo en la línea de asunto. Haga clic en "crear filtro" y puede aplicar el siguiente paso en la regla: qué hacer con los mensajes que cumplen con los criterios (por ejemplo, marcar como leídos, eliminar, reenviar a…, etc.).
Nota: En mi experiencia, las reglas de habilitación en Gmail no siempre son fluidas (más recientemente, usando Chrome en Windows). Los enlaces y botones no siempre funcionan. Cerrar sesión y volver a iniciar sesión parece corregir la falta de respuesta.
Una opción adicional de Gmail no se encuentra en Yahoo! El correo le permite destacar automáticamente cualquier mensaje para marcarlo como importante. Mientras que Yahoo! también tiene una manera de marcar el correo importante, solo puede hacerlo manualmente, no automáticamente con filtros.
Cómo agregar filtros a Hotmail / Outlook.com
Hotmail y Outlook tienen muchas más funciones incluidas para administrar graymail. Los ejemplos que he usado hasta ahora solo rozan la superficie. Las reglas pueden ser bastante complicadas, y cuando lo son, habilitarlas correctamente y probar si funcionan como lo esperaba toma algún tiempo, a menos que use Hotmail o Outlook.com.
Como se mencionó, las aplicaciones de correo web de Microsoft tienen algunas reglas listas para usar que llevan a cabo algunos de los filtros más comunes que las personas desean aplicar a sus bandejas de entrada. Gran parte de la automatización se gestiona a través de categorías. Por ejemplo, puede clasificar una cantidad de mensajes como "Boletines informativos" y luego establecer una regla para lo que sucede con todos los boletines informativos. Tener categorías hace que sea mucho más fácil hacer cambios a una regla más adelante y hacer que se aplique a mensajes similares.
Otra característica realmente fantástica en Outlook.com y Hotmail son las opciones para cancelar la suscripción y la limpieza programada que aparecen al final de cada mensaje que Microsoft sabe que es graymail.
El enlace para cancelar la suscripción es independiente de las instrucciones de cancelación de suscripción dadas por el remitente y, de hecho, le permite deshacerse de los mensajes no deseados con mucha facilidad, lo que a veces es preferible a administrarlos. Cuando se usa, el botón para cancelar la suscripción también le da la opción de eliminar todos los correos electrónicos anteriores del mismo remitente.
La segunda opción, Programar limpieza, ofrece algunas opciones para descartar mensajes del mismo remitente que pueden haberse acumulado con el tiempo. Mi opción preferida es mantener solo el mensaje más reciente del remitente, y al hacerlo crea una regla con el mismo efecto. Cuando llega un nuevo mensaje de este remitente, los antiguos se eliminarán de la bandeja de entrada.
Probablemente ya pueda imaginar los beneficios de esta función para algo como correos electrónicos de ofertas diarias, para los cuales solo el correo electrónico más reciente es relevante.
Ideas para carpetas
Cuando administre el correo gris, le recomiendo hacer algunas carpetas con nombres fácilmente reconocibles para los tipos de correo que tiende a leer, o tal vez "escanear" es la palabra correcta, más que otras. Algunas ideas incluyen:
- Actualizaciones de blog
- Correos electrónicos de confirmación (alertas de pago automático, etc.)
- Anuncios de eventos (seguimiento del lugar, actualizaciones de artistas musicales, etc.)
- Etiquetas de Facebook / Alertas de mensajes
- Alertas de Google News
- Alertas de LinkedIn / Actualizaciones de empleo
- Boletines-Personal (para pasatiempos e intereses)
- Newsletters-Professional (para desarrollo profesional)
- Ingresos
- Confirmación de envío / seguimiento
- Avisos de tiempo de inactividad programados
- Viaje
- Alertas de Twitter
Por otro lado, si es importante para usted ver todas sus alertas de etiquetas de Facebook, por ejemplo, ¡no filtre estos mensajes! Déjelo configurado para dirigirlo a su bandeja de entrada.
Mantenga su bandeja de entrada funcionando como una bandeja de entrada
La idea general detrás de la administración de Graymail es mantener esos mensajes que quizás desee ver a veces separados de los mensajes que necesita ver tan pronto como lleguen a su bandeja de entrada. Hacerlo lo mantendrá felizmente leyendo actualizaciones de sus blogs favoritos, sitios web, fuentes de noticias, redes sociales y más, sin obstaculizar su capacidad de ser productivo y eficiente el resto del tiempo.
Para obtener más formas de mantener su bandeja de entrada en orden, consulte 11 consejos para administrar el correo electrónico, "5 razones por las que su bandeja de entrada no es su lista de tareas pendientes" y "Cómo evitar la sobrecarga de correo electrónico".
