Organízate: cómo catalogar tus posesiones

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• Organícese: cómo catalogar sus posesiones
• Productos para hacer inventario personal

Los geeks como yo seguirán y seguirán sobre cómo debe hacer una copia de seguridad de sus datos más importantes, para que no pierda información irremplazable, como la única copia que tiene de las fotos de sus hijos, los contactos de toda una carrera, una biblioteca de música completa y pronto.

Pero rara vez alguien menciona hacer registros digitalizados de sus posesiones físicas. Hablamos de inventarios de objetos de valor físicos con menos frecuencia porque parece estar solo tenuemente conectado con el mundo de la tecnología.

No es verdad.

En caso de un desastre, como un incendio, inundación, robo o un meteorito rompiendo un agujero de seis pies en su techo, lo último que querrá hacer es tratar de enumerar todo lo que posee, pieza por pieza, y estimar el valor de cualquier artículo dañado o faltante para un reclamo de seguro.

Otras razones por las que es posible que desee catalogar sus pertenencias y documentos relacionados con ellas es para facilitar el acceso y la capacidad de búsqueda de cosas como garantías, o comprobante de compra o donación para deducciones de impuestos.

No te engañes: es un trabajo muy grande

El día que comencé a catalogar mis pertenencias, la luz del sol entró por las ventanas y me hizo señas para que saliera al aire del verano. Desearía que hubiera sido un frío invierno el sábado por la mañana, así podría haber comenzado con una taza de café fuerte en la mano, y todos mis documentos se extendieron en el piso a mi alrededor, sin ningún lugar a donde ir todo el día. El hecho es que es muy posible que tenga mi acogedora mañana de catalogación de invierno, ya que este es un trabajo que llevará meses completar. No te engañes creyendo que puedes conquistarlo en una tarde.

Sin embargo, lo que puede hacer ahora, y lo que debe hacer primero, es preparar su estructura.

Configura tu estructura

"Estructura" en este sentido significa anidamiento de carpetas, o sistema de clasificación, o algún otro orden jerárquico para organizar sus objetos de valor y papeleo. El software que puede usar a veces lo ayudará a desarrollar su estrategia de clasificación, pero cada solución de software lo hace de manera muy diferente. Es preferible averiguar primero lo que necesita y luego encontrar el software adecuado, en lugar de elegir el software primero y luego darse cuenta de que se siente incómodo porque está tratando de hacer que piense de manera diferente sobre sus cosas.

Por otro lado, aprenderá mucho y hará avances más prometedores con su estructura si trabaja por prueba y error al menos un poco con la solución de software que al menos suena bien. He resumido algunas de las opciones a continuación. Léalos para tener una idea de qué configuración le conviene más.

Recomiendo reservar aproximadamente una hora y media para configurar su estructura.

Mientras probaba diferentes soluciones, la que mejor funcionaba para mi forma de pensar y mi posesión era NeatCloud debido a su flexibilidad. Aquí hay un ejemplo de cómo comencé mi estructura:

• Electrónica doméstica (compartida) (televisor, enrutador Wi-Fi, caja Roku, reproductor de DVD)

• Electrodomésticos (refrigerador, horno, unidades de aire acondicionado)

• Muebles para el hogar (muebles principales)

• Documentos de propiedad de vivienda

• Información de la empresa cooperativa y gerencial

• Proyectos de mejoras para el hogar

• Documentos de hipotecas y seguros de propietarios

• Electrónica personal

• Objetos de valor personales: no electrónicos (joyas, equipos deportivos)

Esta estructura cambió a medida que encontré más y más elementos importantes y catalogados, por lo que fue importante para mí encontrar una solución que tuviera una buena flexibilidad incorporada. También me gusta que Neat te permita nombrar y anidar carpetas como quieras. Algunas otras opciones, como los compartimentos de la aplicación Mac, brindan mucha más orientación al segmentar sus pertenencias por la habitación donde las guarda. Puedo imaginar fácilmente cómo este método de catalogación de lo que posee sería mucho más fácil para mucha gente.

Es difícil decir si esta será la organización con la que me quedo durante todo el proyecto. Ya he identificado varias áreas faltantes (impuestos, y especialmente deducciones de impuestos, como contribuciones caritativas), y estoy repensando si la división simple de objetos de valor electrónicos y no electrónicos funcionará para mí.

Escanear y tomar fotos

Después de descubrir su estructura, más o menos (puede cambiarla a medida que avanza, pero primero intente obtener un esquema general), querrá comenzar a escanear documentos, tomar fotos y cargar todos estos archivos al sistema tu eliges. Esta es la parte difícil y que consume mucho tiempo, aunque algunos de los proveedores de software (Neat en particular) tienen servicios complementarios de correo. Empaca una caja llena de viejas declaraciones de impuestos o recibos o garantías y los envía a un centro donde son escaneados e ingresados ​​en el sistema. Neat utiliza un método doble ciego para mantener su seguridad intacta durante este escaneo manual.

Si escanea y carga imágenes en su hogar, deje que su estructura guíe su trabajo. Intenta completar "sets" a la vez. Un conjunto puede ser todo lo que necesita para catalogar en una habitación, un armario o un archivador; o podría ser todo lo que se clasifica como "joyas", "coleccionables" o "antigüedades". Piense qué conjunto tiene la intención de completar antes de acurrucarse en la alfombra con su cómodo pijama de invierno y deseche todos sus documentos y todo el contenido de su joyero para comenzar a inventariar los artículos.

Uno de los problemas que encontré al trabajar con "conjuntos" fueron los recibos. Los recibos son extremadamente valiosos para demostrar el valor de un artículo para el que quizás no conozca la "marca y modelo", como muebles y joyas más nuevos; para joyas antiguas y muebles de valor, querrás una valoración. No guardo recibos con los artículos que compré (no puedo imaginar que alguien lo haga). Guardo todos mis recibos guardados en sobres y carpetas, etiquetados por año de compra… excepto los recibos que necesitaba para las declaraciones de impuestos, que se guardan con las copias de mis declaraciones de impuestos. Así que aquí todo se volvió un poco desordenado y complicado. Para ser sincero, todavía estoy trabajando en ello, esperando que ese día nevado aborde la parte de prueba del valor del proyecto.