Organízate: mejores prácticas para gmail

Contenido

• Organícese: mejores prácticas para Gmail
• Archivos de Gmail, acciones masivas, laboratorios

Gmail es uno de los servicios de correo electrónico más populares. Ya sea que lo use para comunicación personal, trabajo o ambos, obtendrá más de esto si comprende cómo funcionan algunas características principales.

Esta edición de Get Organized, una serie semanal, explica un par de características distintivas de Gmail y explica la mejor manera de usarlas para mantener su cuenta de correo electrónico organizada de manera efectiva para que pueda ser más productivo.

Conversaciones de mensajes

Como todos los usuarios de Gmail saben, un intercambio continuo de correo electrónico se apila en un hilo. El número de mensajes en un hilo siempre aparece entre paréntesis junto al resumen de nombres en el intercambio, un recuento de hilos, si lo desea.

El hilo de mensajes es una de mis características favoritas de Gmail porque cuando seis personas responden a un solo correo electrónico de grupo, todo lo que veo es un hilo no leído en lugar de seis mensajes no leídos. Lo que internalizo es que hay una discusión que requiere mi atención. Si veo seis mensajes no leídos, en cambio tengo la sensación de que seis cosas requieren mi atención.

Cuando abre un hilo, los mensajes que ya ha leído permanecen contraídos, mientras que los mensajes no leídos se expanden.

Práctica recomendada: uno de los mejores trucos para administrar subprocesos es mantenerlos intactos siempre que no se desvíen del tema. Cuando cambien de tema, comience un nuevo hilo simplemente cambiando la línea de asunto cuando responda. No tiene que comenzar un mensaje completamente nuevo. Todos los destinatarios se incluirán en el nuevo hilo, y el historial de su comunicación aún se archivará dentro del mensaje en sí, bajo los puntos suspensivos que dicen "mostrar contenido recortado" al pasar el mouse sobre él (ver más abajo), para que cualquiera pueda consultar eso.

Etiquetas

Si hubiera una sola característica que signifique Gmail, serían las etiquetas. La forma de entender las etiquetas es describir lo que no son: carpetas. Las etiquetas en Gmail a menudo parecen carpetas, y en cierta medida logran el mismo fin. Pero las etiquetas son fundamentalmente diferentes a las carpetas, y confundirlas con carpetas realmente limitará lo que puede hacer con Gmail.

Permítanme comenzar explicando un poco sobre las carpetas. Las carpetas de correo electrónico, a menudo diseñadas en una estructura de árbol con la capacidad de agregar subcarpetas, funcionan de manera similar a como lo hacen las carpetas del mundo real. Archivas cosas en ellos. Si tiene un mensaje para archivar, solo puede archivarlo en una carpeta.

Las etiquetas en Gmail se parecen mucho a las carpetas a primera vista. Cuando crea una nueva etiqueta, aparece en el riel izquierdo, similar a donde verá las carpetas (con la configuración predeterminada de todos modos) en Yahoo! Mail, Hotmail y Outlook. Estas etiquetas de Gmail también pueden tener colores asignados, haciendo que se vean aún más como carpetas.

Entonces, ¿cuál es la diferencia?

Cualquier cadena de mensajes dada puede tener más de una etiqueta, como "trabajo", "octubre de 2012" y "urgente". Gmail también le da dos etiquetas automáticamente: estrellas e "importante", designadas por una etiqueta amarilla en el lado izquierdo de los mensajes que se le envían directamente, es decir, no son servidores de listas, u otros correos masivos.

Piense en etiquetas más como etiquetas. Y las etiquetas visuales que ve en el riel izquierdo: piense en ellas como un botón rápido para ordenar todos los mensajes que tienen una etiqueta determinada. Tenga en cuenta que incluso su bandeja de entrada es solo una etiqueta. Cuando haces clic en una etiqueta en el riel izquierdo, verás que el nuevo texto aparece automáticamente en el cuadro de búsqueda en la parte superior.

Este texto está ayudando a refinar su búsqueda a solo mensajes con la etiqueta en cuestión. Recuerde, Google es la compañía detrás de Gmail, y Google esa compañía fue fundada como una herramienta de búsqueda.

Práctica recomendada: utilice las etiquetas en Gmail generosamente porque no son un sustituto de las carpetas, sino más bien una forma de clasificar o etiquetar elementos y hacerlos más buscables.

Los usuarios avanzados deben explorar el área de Configuración para configurar atributos de etiquetado más avanzados. Por ejemplo, puede configurar reglas o filtros para desviar ciertos tipos de correo a una etiqueta, y hacer que esa etiqueta aparezca en su panel izquierdo solo cuando contenga mensajes no leídos.