Video: 🔴 Cómo Enviar Archivos Pesados en Gmail 2020 (Noviembre 2024)
Hay muchas filosofías y metodologías para usar el correo electrónico de manera más eficiente. Son fundamentales para limitar la distracción y ser más productivos. Pero también necesita saber qué herramientas están a su disposición para llegar a ese lugar más productivo.
Los proveedores de servicios de correo electrónico y los desarrolladores de aplicaciones de terceros han inventado algunas herramientas excepcionales que hacen que el correo electrónico sea mucho más eficiente. Hay cinco que creo que tienen el mayor efecto y son más ampliamente aplicables. Juntos te ayudarán
- escribir mejores correos electrónicos,
- convertir correos electrónicos en tareas,
- deshacer el envío de correos electrónicos,
- programar el envío de correos electrónicos y
- posponer correos electrónicos.
Escribir correos electrónicos innecesariamente largos o poco claros es una pérdida de tiempo. El destinatario puede no tener tiempo para leerlos en primer lugar, o puede perder el tiempo releerlos para tratar de darles sentido, o puede que tenga que responder al remitente para obtener una aclaración. Además, hay todo el tiempo perdido gastado en escribirlos en primer lugar.
Hay dos aplicaciones que trabajan duro para ayudarlo a escribir mejores correos electrónicos porque se centran en la escritura misma: Grammarly y Crystal.
Grammarly es un complemento que funciona de manera similar a un corrector ortográfico para analizar la gramática y hacer sugerencias inteligentes sobre cómo mejorar su idioma, escribir con claridad y corregir errores comunes. Tiene una capacidad notable para detectar errores de ESL en particular.
Crystal también es un complemento, y lo empuja a adaptar el idioma de su correo electrónico para atraer al destinatario. Funciona así: Crystal primero encuentra a sus destinatarios en línea (sus cuentas de Twitter, páginas de Facebook, etc.) y analiza cómo usan y responden al lenguaje. ¿Son concisos y directos? ¿O tienden a quedar atrapados en largas discusiones? Según los resultados, Crystal guía su escritura.
Si no eres un escritor fuerte, las indicaciones muy claras de Crystal pueden realmente ayudarte a encontrar palabras para escribir lo que quieres decir. Esa es una propuesta valiosa, pero hay algo al respecto que me molesta. Existe una premisa no declarada de que está adaptando su idioma para obtener algo de la otra persona, y eso me parece manipulador. Sin embargo, puede que no te moleste, o incluso puede ser exactamente lo que estás buscando. No se puede negar que es bueno en lo que hace, en cualquier caso.
Convierta los correos electrónicos en tareas
Su bandeja de entrada no es su lista de tareas pendientes, pero probablemente aún reciba tareas asignadas por correo electrónico. La solución es configurar una aplicación conectada para mover esas tareas de manera eficiente a un lugar más apropiado.
En lugar de escribir manualmente una nueva tarea para usted mismo en cualquier aplicación de tareas o recordatorios que use, conecte la aplicación directamente a su cuenta de correo electrónico o configure el reenvío de correo electrónico, y con uno o dos clics, mueva ese correo electrónico a su lugar correcto.
Algunas aplicaciones que admiten la capacidad de mover correos electrónicos a otra aplicación, ya sea a través de conexión directa o reenvío de correo electrónico, son Wunderlist, Evernote Plus y Premium, Todoist Premium, Boxer y Newton Mail.
Deshacer envío
Todos hemos golpeado Enviar prematuramente, ya sea porque pasamos por alto un error tipográfico, omitimos alguna información o no nos detuvimos para reconsiderar un correo electrónico escrito en el calor del momento. Sin embargo, no tiene que vivir con pesar o la ineficiencia de tener que escribir un segundo correo electrónico. Solo necesita poder deshacer el envío.
Deshacer el envío es diferente de recuperar un mensaje. Con deshacer el envío, el mensaje nunca se envía. Básicamente, su correo electrónico contiene el mensaje durante 10 a 30 segundos, durante los cuales puede cambiar de opinión.
Gmail tiene un botón Deshacer envío (vea el video a continuación para saber cómo configurarlo) que todos los usuarios de Gmail deberían habilitar. Newton Mail (que está lleno de funciones completas para el correo electrónico en dispositivos móviles) también tiene uno que funciona en cualquier cuenta de correo electrónico que admita, y que incluye cuentas de Microsoft Exchange e iMap. Otros proveedores de correo electrónico también lo ofrecen.
Programar envío
"En este momento" no siempre es el momento adecuado para enviar un correo electrónico. Ahí es cuando el envío programado es útil. Esta función de correo electrónico le permite elegir un momento en el futuro cuando se enviará su mensaje. Outlook, Boomerang para Gmail y Newton Mail lo tienen todo.
Con el envío programado, siempre y cuando el mensaje aún no se haya enviado, también puede editarlo. Por lo tanto, cubre parte del mismo terreno que la función de deshacer envío.
dormitar
No soy fanático de la filosofía de Inbox Zero de tratar de que su mensaje no leído no cuente en nada. Se necesita demasiado tiempo para administrar y no aborda las necesidades reales de correo electrónico de las personas, psicológica o técnicamente. Sin embargo, soy fanático de las siestas, que tienen la misma idea de mantener la cantidad de mensajes en su bandeja de entrada minimizada en un momento dado.
Posponer no hace nada más que ocultar un mensaje de su bandeja de entrada por un tiempo. ¿Cuánto tiempo? Tú decides. El efecto es que puede concentrarse en mensajes importantes sin distraerse con los menos importantes. Esos mensajes menos importantes reaparecerán en un momento en que sea mejor para usted tratarlos. Outlook (donde se llama "horario"), Airmail, Sparkmail y Newton Mail tienen un botón de repetición.
Si está interesado en ser más productivo (¿y quién no lo es?), Debería echar un vistazo a mi resumen de Las mejores aplicaciones de productividad. No importa cuáles sean sus problemas de eficiencia en el trabajo, debe haber varias aplicaciones o servicios que lo ayudarán a aprovechar mejor su tiempo.
