Organízate: 3 formas de usar los nuevos tableros kanban de asana

Algunas herramientas de productividad realmente no tienen mucho sentido hasta que las vea en acción. Por lo tanto, si nunca ha usado tableros kanban, es posible que no haya entendido todo el zumbido que rodea el servicio de colaboración y gestión de flujo de trabajo superior Asana al agregar tableros Kanban. Sin embargo, si está interesado en ser más productivo en el trabajo, vale la pena considerarlo, como explicaré.

Para la aplicación en línea no iniciada Asana que ha ganado mucha tracción recientemente. Este servicio es básicamente una lista de tareas pendientes con esteroides. Puede usar Asana con un grupo de personas, y es bastante popular en los lugares de trabajo. Lo nuevo en Asana a partir de la semana pasada es una característica llamada tableros, basada en tableros kanban. Kanban es un término genérico que describe tanto un tipo de aplicación como un sistema para usar esa aplicación. Una de las aplicaciones de tablero kanban más conocidas es Trello.

Kanban también es bastante popular entre los equipos de TI y los equipos de desarrollo de software. Cuando lo describen, arrojan términos como Scrum y entrega justo a tiempo, esperando que la gente común entienda lo que significan. Es muy confuso

Una forma mucho más fácil y clara de entender kanban es ver ejemplos de ello en acción. A continuación se presentan algunos ejemplos de tableros kanban que pueden ser menos comunes en el lugar de trabajo, pero que están diseñados para tener sentido para casi cualquier persona.

1. Seguimiento de tareas personales: hacer, hacer, hecho

Una forma de utilizar un tablero kanban es organizar una lista personal de tareas y asegurarse de que nunca asume demasiadas tareas a la vez. Llamemos a esto el tablero de tareas pendientes, hacer y hacer.

En esta configuración, tiene tres columnas etiquetadas como hacer, hacer y listo. También tienes una pila de notas adhesivas, que en kanban se llaman cartas. Escribe sus tareas en las notas adhesivas, una tarea por nota, y las pega en la columna Tareas pendientes. Hasta aquí todo bien.

En este momento, tenemos una lista de tareas en la columna Tareas pendientes, y nada en las columnas Hacer o Hacer. Sé que puedes ver a dónde va esto, pero aún no saltes al siguiente paso.

Lo que debe comprender sobre los tableros kanban es que son visualizaciones de información que puede rastrear fácilmente de alguna otra manera. En Asana, podría mirar sus tareas en la vista de lista, usando encabezados dentro de la lista para diferenciar entre diferentes tipos de tareas, como en la imagen a continuación.

Pero cuando visualiza la misma información en la vista del tablero, puede tener un efecto psicológico diferente. Con las tablas de tareas pendientes, tareas pendientes y tareas realizadas, las personas suelen autoimponerse un límite en la cantidad de tareas que pueden estar en su columna de tareas en un momento dado. El propósito es crear un sistema que lo guíe para enfocarse en solo unas pocas tareas activas. Con una vista de lista, es fácil sentir que todas las tareas son de igual importancia, ¡y todas deben completarse ahora mismo!

El tablero kanban de hacer, hacer y hacer funciona muy bien para tareas complicadas que tienen muchos pasos. En las imágenes de arriba y abajo, puede ver que muchas de las tareas son grandes y no se pueden hacer en un solo día. Limitar la lista de tareas a solo dos o tres tareas como máximo lo alienta a concentrarse en ellas hasta que finalicen.

Es muy simple aplicar el mismo concepto de limitar el trabajo en progreso (Doing) a la configuración de un equipo también.

2. Distribuya el trabajo a través de un contenedor de tareas compartidas

Aquí hay otro ejemplo que es bastante sencillo. Puede usar un tablero kanban para que el trabajo esté disponible para que los individuos de un equipo lo recojan y se asignen a sí mismos.

Para que sea fácil de entender, imaginemos que esta es una lista de tareas domésticas. Este hogar tiene tres hijos: Andy, Berta y Claudio. La primera columna kanban es Tareas. Las siguientes columnas son Andy, Berta y Claudio. La última columna está hecha.

La regla del hogar es que cada niño debe elegir una tarea que hacer todos los sábados. También pueden surgir tareas adicionales de vez en cuando. Los niños tienen autonomía para elegir su tarea en función de lo que está disponible. Hacen una selección, colocan esa tarjeta en su columna y, por lo tanto, se responsabilizan por ella. Cuando terminan sus tareas, mueven la tarjeta a la columna Listo.

Es fácil imaginar este arreglo en un lugar de trabajo. Podríamos tener un equipo de trabajadores con un montón de trabajo que todos deben completar colectivamente. En lugar de esperar a que un gerente les asigne trabajo, pueden reclamar una tarea desde el bin Trabajo disponible.

3. Administrar contactos

Una forma más inusual de usar un tablero kanban es mantener listas de contactos según la región o la ciudad. Una vez más, podría estar fácilmente en un formato de lista, pero para muchas personas, ver columnas y tarjetas tiene un efecto psicológico diferente (positivo).

Esta vez, lo suficientemente simple, el tablero tiene columnas para varias regiones y ciudades. Cada tarjeta es un contacto con sede en esa región. Cuando el viaje lo lleva a un lugar en particular, puede ver fácilmente una lista de contactos con los que podría comunicarse mientras esté allí. Además, notará muy rápidamente si un número creciente de contactos importantes se encuentran en la misma ubicación, lo que puede significar que necesita aumentar la frecuencia de las visitas.

Para automatizar un poco este proceso, puede reenviar correos electrónicos de contactos a un proyecto de Asana directamente. Cambie la línea de asunto por el nombre y la ubicación del contacto para que le resulte más fácil clasificar y cargar la tarjeta correctamente. Al ver que tantas personas incluyen su información de contacto completa al final de un correo electrónico, también tendrá todo eso guardado en las tarjetas.

Haz más con los tableros Kanban

Esperemos que estos ejemplos hagan que las tablas kanban sean un poco más accesibles para los no iniciados. Su uso puede ser mucho más complicado, desde el seguimiento del desarrollo de software que indiqué anteriormente hasta el control de inventario. Los ejemplos más básicos que di están diseñados para ayudarlo a comprender por qué podría usar un tablero en Asana en lugar de una lista. Sea creativo y use tableros para administrar lo que tenga más sentido para usted.

¿Busca más información sobre Asana? Puede leer Uso de Asana en los negocios, 7 trucos de Asana para convertirse en uno con los flujos de trabajo de negocios y Slack vs Asana.