¿Puede el lugar de trabajo de Facebook matar el correo electrónico de la oficina?

Una nueva ola de software de colaboración en línea amenaza con reducir drásticamente (si no eliminar) la comunicación por correo electrónico dentro de la oficina. Los productos como Slack, Microsoft Teams y Facebook Workplace permiten a los usuarios comerciales chatear a través de una conferencia de texto y video, enviar archivos GIF y emojis e incluso compartir archivos, todo sin dejar la comodidad de un navegador web o una aplicación local.

Si no está familiarizado con esta forma de software de colaboración, consulte nuestro artículo sobre la diferencia entre Slack y Microsoft Teams. En él, encontrará una gran cantidad de las mejores funciones disponibles en estas dos plataformas líderes en la industria, así como las características distintivas únicas de cada plataforma., veremos específicamente cuatro características de Facebook Workplace, una nueva e interesante suite de colaboración empresarial, y examinaremos por qué podría reemplazar la mayoría de los correos electrónicos dentro de la oficina. Para aquellos de ustedes que nunca han usado Facebook Workplace (y tampoco nosotros), no se preocupe: Workplace parece ser casi idéntico al Facebook que usa en su vida personal. De hecho, si su empresa adopta el software, es probable que se vea inundado por un flujo similar de fotos de bebés y gatos. Eso es lo que parece ser tan perfecto sobre la herramienta (y Microsoft Teams y Slack): replica una herramienta que usa en su vida diaria, pero le proporciona a su negocio el control y la autoridad para guiar las conversaciones de regreso al trabajo.

También examinaremos si Workplace (y, por defecto, Microsoft Teams y Slack) podrían reemplazar el correo electrónico para comunicaciones externas. Alerta de spoiler: probablemente no (al menos no todavía).

1. Grupos

El correo electrónico es bastante fácil de usar, pero las conversaciones pueden volverse abrumadoras, especialmente cuando hay demasiados usuarios en un hilo. Cuando se trata de hilos de correo electrónico, piense en la frecuencia con la que varias personas responden al mismo correo electrónico simultáneamente, responden a una persona en lugar de a todo el hilo, o responden a todos en lugar del destinatario deseado.

Con Facebook Workplace, puede usar la función Grupos de la herramienta para reunir a los empleados relevantes en un solo hilo en el que son libres de chatear entre sí en un foro público, adjuntar archivos grandes para aquellos trabajadores que deseen acceder e incluso buscar antiguos analiza la forma en que buscaría en su bandeja de entrada de correo electrónico conversaciones antiguas.

Workplace incluso te permite crear grupos de varias empresas que te permiten colaborar con otros equipos de Workplace. Esto es especialmente útil para equipos de publicidad que trabajan con clientes externos y equipos de servicio que trabajan con cuentas de guante blanco, por ejemplo.

2. News Feed

Todos sabemos lo fácil que es perder un correo electrónico de toda la empresa. O estamos demasiado ocupados o tenemos prisa, y decidimos abrir el mensaje más tarde y luego nunca sucede. Con Workplace, a los empleados se les presenta de inmediato un News Feed que presenta las historias más importantes del día. El mensaje del CEO no solo activará una notificación cuando se publique, sino que probablemente se ubicará en la parte superior de su feed, y podrá ver las respuestas de todos al mensaje. Esta es una forma mucho más transparente y mucho más fácil de usar para publicar, leer y responder mensajes.

Además, las publicaciones más importantes tienen más peso que las publicaciones menos significativas, lo que significa que es más probable que vea automáticamente lo que necesita ver. Con el correo electrónico, cada mensaje tiene el mismo peso hasta que evalúe la importancia del mensaje.

¿Odias lo que estás viendo en el lugar de trabajo? Dejar de seguir el hilo o eliminar la publicación: ambas opciones son mejores que enviar un mensaje a toda la empresa que diga: "Sácame de este maldito hilo de correo electrónico".

3. Transmisión en vivo

Todos hemos visto videos en vivo de las principales compañías de medios como The New York Times , NBC y, por supuesto, PCMag, pero también puede transmitir en vivo directamente en Facebook Workplace. Esta es una característica ingeniosa que es útil tanto para negocios serios como para actividades de vinculación grupal. ¿Tu CEO está hablando en una conferencia? Transmita la presentación en vivo a todos los que no pudieron asistir. ¿Está su equipo de relaciones públicas tomando el Ice Bucket Challenge? Únase a ellos desde una distancia segura y cálida viendo el video en vivo.

Ninguna plataforma de correo electrónico le proporcionará ese nivel de funcionalidad e inmediatez. Con el correo electrónico, deberá grabar el video, guardarlo en su escritorio o servicio de transmisión, y luego compartirlo a través de un mensaje de correo electrónico masivo con todos en la empresa. Esta es una forma lenta, de varios pasos, de principios de la década de 2000 de compartir contenido con sus compañeros de trabajo.

4. Sin spam

No importa cuán estrictos sean los filtros de correo electrónico de su empresa, sin duda se verá inundado por spam. Por otro lado, Facebook Workplace es una comunidad cerrada a la que solo pueden acceder los empleados y socios registrados. Claro, es posible que vea demasiados memes y vínculos políticos en Workplace, pero al menos puede avergonzar públicamente a su compañero de trabajo de esta práctica. Con el correo no deseado, los mensajes continuarán llegando a su bandeja de entrada independientemente de qué tan fuerte grite.

Una dosis de realidad

Seamos honestos: el correo electrónico no va a ninguna parte. Las aplicaciones de colaboración nunca van a matar el correo electrónico para las comunicaciones externas. Su equipo de TI no podrá incorporar a todas las personas externas a su empresa que soliciten acceso a su grupo interno para enviarle un mensaje directo. Eso no es factible, prudente o rentable (Facebook Workplace comienza en $ 3 por usuario).

Si las personas estuvieran más inclinadas a usar los teléfonos de lo que están, entonces tal vez una combinación de aplicación de colaboración para mensajes internos y llamadas de voz para comunicaciones externas sería el truco. Desafortunadamente, nadie realmente quiere responder a cada llamada que aparece en su escritorio. Las personas también odian iniciar sesión en su correo de voz. Es mucho más fácil monitorear correos electrónicos y responder solo aquellos mensajes que usted elija responder.

Para las comunicaciones de marketing, ningún medio es tan fácil o rentable como el correo electrónico. Piensa en lo molesto que estarías si cada mensaje de correo electrónico comercial que se enviaba a tu bandeja de entrada se entregara por teléfono o mensaje de texto. Dios no lo quiera. Afortunadamente, el correo electrónico sigue siendo la plataforma perfecta para que los comunicadores externos envíen lanzamientos, ofrezcan cupones y pregunten cómo pueden servirle mejor.

Sin embargo, es solo cuestión de tiempo antes de que uno de los fabricantes de plataformas de colaboración cree una forma fluida para que personas externas lleguen a los usuarios sin interrumpir el ecosistema interno de la plataforma. Por ejemplo, si pudiera recibir un mensaje de chat en Workplace sin que TI tenga que otorgar acceso a Workplace al remitente (al tiempo que mantiene la seguridad del sistema y sin permitir el acceso externo a ninguno de los hilos o grupos internos de la plataforma), entonces yo No veo ninguna razón por la cual el correo electrónico no pueda ser erradicado por completo. Si tiene alguna idea sobre cómo resolver estos problemas, envíeme un mensaje (en la plataforma que elija).

Facebook se negó a comentar sobre esta historia.