Trae tu propia nube: lo que necesitas saber hoy

A medida que los consumidores se familiaricen con los dispositivos y el software tradicionalmente reservados para el lugar de trabajo, TI tendrá que establecer las mejores prácticas y normas estrictas para mantener operaciones de empleados eficientes y seguras. El software de administración de dispositivos móviles (MDM) existe para ayudar a TI a monitorear y administrar cómo los empleados usan teléfonos inteligentes y tabletas personales para el trabajo remoto. Sin embargo, ninguna herramienta mágica puede ayudar a TI a controlar cómo los empleados usan productos de Software como servicio (SaaS) en el lugar de trabajo.

Por ejemplo, las herramientas de almacenamiento en la nube y de intercambio de archivos como Box y Dropbox, y las herramientas de creación de documentos como Google Docs y Microsoft Word son herramientas en la nube de fácil acceso que las personas traen al lugar de trabajo todos los días. La forma en que su empresa elija manejar estas herramientas dispares depende de lo que esté tratando de lograr. Puede A) restringir el uso de software que no se alinea con la filosofía de su empresa o B) dejar que los empleados elijan sus propios productos en la nube en función de sus propias preferencias y experiencia.

El último fenómeno, denominado Bring-Your-Own-Cloud (BYOC), trae consigo un conjunto específico de desafíos. Hablé con Shyam Oza, Gerente Senior de Marketing de Productos en AvePoint, una compañía especializada en migración a la nube, sobre cómo las compañías pueden prepararse para implementar sus propias políticas BYOC.

Desafío 1: seguridad de datos

"Desde una perspectiva amplia, BYOC puede ser una bendición y una maldición", dijo Oza. "Box, Dropbox y OneDrive pueden ser excelentes para compartir un registro con su familia y cargar archivos y fotos. Pero lo que preocupa a las grandes organizaciones es que es tan fácil arrastrar y soltar algo como propiedad intelectual sensible y contenido previo al lanzamiento."

Con el software adquirido por las empresas, las empresas pueden ajustar las restricciones y controlar el uso. Las organizaciones pueden exigir la autenticación multifactorial (MFA), el cifrado de datos, las contraseñas complejas, los documentos de marca de agua e incluso la eliminación remota de datos. Sin embargo, cuando se usan sin supervisión de TI, estas herramientas limitan la capacidad de la compañía para controlar dónde va el contenido. También pierde visibilidad sobre lo que sucede con el contenido una vez que abandona el firewall y cómo se puede proteger una vez que se carga en la cuenta en la nube de un empleado.

Solución: "TI debe integrarse directamente con una línea de negocios", dijo Oza. "Deben estar al frente del negocio evangelizando la tecnología que prefieren… y luego, con suerte, tratar de establecer un estándar".

Por ejemplo, si el 80 por ciento de la compañía usa Dropbox y el 20 por ciento de la compañía usa otra plataforma de almacenamiento y uso compartido, la compañía debería ofrecer almuerzos y comidas que alienten a la minoría a convertirse al sistema preferido por la mayoría. "A menos que esté dispuesto a exigir una herramienta en particular (en cuyo caso no está practicando BYOC), debe presentar la propuesta de valor de la herramienta preferida de su empresa", dijo Oza. "No es como si pudieras entrar al cubo de alguien y decir 'tienes que usar esta herramienta'". Debes explicarles que es más fácil de usar o preguntarles cuáles son los dolores que están teniendo para que puedas abordarlo desde una perspectiva de resolución de problemas en lugar de ser un dictador ".

Al final del día, TI sabe que hay un nivel de riesgo aceptable para cualquier información accesible para los empleados. Las computadoras portátiles desaparecen. Los teléfonos son robados. Pero, si puede convertir tantas personas como sea posible a su sistema preferido, puede mantener contenta a la minoría al no eliminar por completo su política BYOC.

Desafío 2: colaboración

Con cientos o miles de personas en su negocio que utilizan múltiples plataformas para la colaboración en línea, es probable que haya un escenario en el que la necesidad de acceder a los datos se vuelva más importante que el software preferido de sus empleados. Piénselo: su equipo de ventas de la costa oeste quiere transferir un archivo a su equipo de marketing de la costa este. Dado que ambos equipos están en diferentes sistemas de intercambio de archivos, antes de poder acceder al archivo, alguien tendrá que crear una nueva cuenta y luego aprender a navegar un nuevo sistema sobre la marcha.

¿Qué pasa con la temida reunión de clientes? ¿Qué sucede cuando un empleado crea una presentación, tiene una emergencia y no puede asistir? Puede terminar con alguien que no esté familiarizado con el formato de presentación tratando torpemente de acceder y presentar el archivo, todo mientras el cliente mira su reloj.

Solución: "Uno de los principales problemas es que TI se mantiene fuera de gran parte del flujo de trabajo", dijo Oza. "TI no puede esperar a que la gente se queje. Necesita entender íntimamente el proceso comercial y el flujo de trabajo comercial para insertarse en el medio para tratar de convencer a los empleados de que usen las mismas herramientas, o hacerles conscientes de los posibles problemas que puedan tener. cruzar."

Si los empleados son conscientes de estar atentos a los problemas antes de que surjan, pueden establecer las contingencias apropiadas para garantizar que las operaciones nunca sufran. Entonces, si sabe que dos de sus presentadores potenciales usan diferentes herramientas de presentación, TI puede capacitar a ambos presentadores en ambas herramientas antes de la reunión del gran cliente. Pase lo que pase, la presentación se disparará sin problemas.

"Aquí dentro de Avepoint, estábamos tratando desesperadamente de alentar a nuestro equipo de ventas a actualizar el contenido en OneDrive para la Empresa en lugar de enviar correos electrónicos o agregar a Dropbox", explicó Oza. "Cada vez que recibíamos un correo electrónico que tenía un archivo adjunto, respondíamos con una foto que decía 'Sube esto a SharePoint o el gatito lo recibe'… Algunas semanas después, comenzamos a recibir correos electrónicos que decían 'Mira, compartí a través de SharePoint. Fue una forma divertida de resolver un problema ".

Desafío 3: Integración

La mayoría de los problemas que discutí en los desafíos 1 y 2 son específicos de compañías más pequeñas sin políticas de TI establecidas. Sin embargo, en empresas un poco más grandes con operaciones en varias oficinas y regiones, es posible que TI funcione en silos en lugar de como un equipo global. En ese caso, encontrará que se están utilizando múltiples versiones de software empresarial, como la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y la gestión de gastos, ya sea porque alguien prefiere un sistema específico o porque las oficinas regionales nunca se reunieron para decidir una herramienta. Este es un gran problema que, en última instancia, debe ser remediado por alguien en el nivel C, posiblemente armando fuertemente a la compañía para que elija un sistema.

Sin embargo, si su empresa desea brindar a oficinas e incluso departamentos específicos la libertad de elegir el sistema que prefiera (o si desea herramientas que se conecten a otros tipos de software diseñados para tareas específicas de los empleados), entonces hay formas de garantizar que sus datos no No te engañes.

Solución: "TI tiene que tomar la decisión de invertir en proveedores de tecnología que estén abiertos y dispuestos a conectarse… Las soluciones que debe seleccionar son las que tienen los conectores más robustos", dijo Oza.

Esto incluye sistemas de selección con interfaces de programación de aplicaciones (API) abiertas que permiten a sus desarrolladores crear conectores que no existen orgánicamente entre dos piezas de software. Si no tiene desarrolladores en el personal, entonces debe buscar herramientas que ofrezcan la mayor cantidad de integraciones con su software heredado. Para el caso, busque integraciones con cualquier software que sus empleados hayan decidido utilizar por su cuenta.