Organízate: 10 consejos para administrar tus notas digitales

Los fanáticos de Seinfeld recordarán una escena gloriosa del espectáculo cuando Jerry y Elaine se presenten en una agencia de alquiler de autos. Jerry pide recoger un auto mediano que reservó. El agente del mostrador responde que no les quedan modelos medianos porque se les acabó. "Mira", dice Jerry, "sabes cómo tomar la reserva. Simplemente no sabes cómo mantener la reserva". Pienso lo mismo sobre las notas digitales. Es muy fácil tomar notas, pero es mucho más difícil usarlas .

Para utilizar realmente las notas que toma, debe organizarse y saber cómo encontrarlas. Estos consejos sobre cómo comenzar con una aplicación para tomar notas y organizar sus notas serán de ayuda.

1. Elija una gran aplicación para tomar notas

La aplicación de toma de notas que elija influye mucho en si volverá a ver sus notas y cómo volverá a verlas. La aplicación básica para tomar notas que vino preinstalada en su teléfono o tableta probablemente no sea muy buena. Claro, lo has usado antes y funciona bien, pero tal vez no sabes qué características te faltan que separan las aplicaciones simplemente satisfactorias de las excelentes.

Tres características que hacen que las aplicaciones para tomar notas sean realmente útiles son:

• carpetas,
• etiquetas y
• reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Voy a entrar en más detalles sobre cada punto en un momento.

Las tres aplicaciones que más recomiendo, basadas en mis pruebas personales de muchas aplicaciones para tomar notas a lo largo de los años, son:

• Microsoft OneNote, si desea una aplicación gratuita para tomar notas,
• Evernote, si no le importa pagar una suscripción Premium, y
• Truco para tomar notas en colaboración.

2. Crear una bandeja de entrada

Cuando anota una nota rápidamente, necesita un lugar para guardarla donde no se pierda. Cree una carpeta de Bandeja de entrada en su aplicación para tomar notas y configúrela como la ubicación de almacenamiento predeterminada.

Visite la Bandeja de entrada regularmente para agregar más información sobre sus notas y ordenarlas. Verá cómo hacerlo en los siguientes consejos. No necesita limpiar la Bandeja de entrada en un horario establecido, pero intente hacerlo cuando tenga su aplicación para tomar notas abierta en una pantalla de tamaño completo (ver # 10, más abajo). Hace que sea más fácil ver lo que está haciendo y ver todas las opciones que tiene.

No necesita disparar para Inbox Zero en una aplicación para tomar notas. Una Bandeja de entrada es un excelente lugar para almacenar notas que vuelve a visitar con frecuencia. Por ejemplo, mantengo una nota con los nombres y las contraseñas de la red Wi-Fi de todos mis amigos, por lo que si llevo un nuevo dispositivo a su casa o borro la contraseña de guardado, puedo unirme a la red nuevamente sin molestarlos por los detalles. Esa nota tiene un hogar permanente en mi bandeja de entrada.

3. Ordenar notas en carpetas o cuadernos

Las carpetas, que algunas aplicaciones también llaman Notebooks, lo ayudan a organizar sus notas manualmente. Se vuelven útiles más adelante cuando desea explorar notas sobre un tema determinado, como todas las notas que son recetas.

Las carpetas que cree y cómo las nombre dependerán del tipo de notas que tome y de cómo las use. Si no está seguro, comience con las carpetas de Bandeja de entrada, Lectura, Hogar, Personal y Trabajo. Siempre puede cambiarlos y crear más una vez que tenga una idea de cómo los usa.

4. Crea atajos para tus carpetas favoritas

Cualquier aplicación para tomar notas bien utilizada tiene carpetas que ven más acción que otras. Haga que esas carpetas sean fáciles de alcanzar al crear accesos directos a ellas o marcarlas como favoritas. Estas son las carpetas en las que frecuentemente observa las notas que ha hecho y agrega nuevas.

Es probable que tenga otras carpetas que simplemente contienen notas hasta un momento inesperado cuando las necesita. No necesitan estar al frente y al centro.

5. Use etiquetas

Las etiquetas lo ayudan a encontrar notas existentes. Pueden reducir lo que ve en una carpeta en particular o mostrarle todas las notas etiquetadas con un tema común en varias carpetas. También lo ayudan a encontrar notas que pertenecen a algún tema, incluso si la palabra temática no aparece en la nota misma. Déjame dar algunos ejemplos.

Ejemplo 1: Digamos que tiene una carpeta llamada Recetas y está planeando una fiesta para algunos vegetarianos. Puede extraer todas las notas de solo esa carpeta que están etiquetadas como vegetarianas para obtener ideas sobre qué hacer.

Ejemplo 2: Quizás eres un escritor que escribe para diferentes publicaciones. Puede tomar notas sobre los artículos y organizarlos en carpetas según el lugar donde se publiquen. Sin embargo, puede haber ocasiones en las que desee explorar todas las notas que tiene sobre un tema determinado, independientemente de quién haya publicado la pieza. Si ha etiquetado sus notas con este tema, puede buscar la etiqueta y verlas todas sin importar en qué carpeta estén.

Ejemplo 3: reenvías un correo electrónico relacionado con un proyecto en el que estás trabajando a tu aplicación para tomar notas. El mensaje nunca dice el nombre del proyecto o de qué se trata. Así es como las personas se comunican cuando están en medio de algo. En este caso, puede agregar etiquetas para definir la nota (nombre del proyecto, cliente, descripción del trabajo) para que pueda encontrar la nota cuando la necesite.

6. Etiquetas de descarte

Existe tal cosa como tener demasiadas etiquetas. Cuanto más agregue etiquetas, más descuidadas se vuelven. Entonces, de vez en cuando, elimine sus etiquetas. Aquí te explicamos cómo hacerlo.

Obtenga una lista de todas las etiquetas en uso. A menudo, puede ver el recuento de notas junto a la etiqueta. Primero, busque casi duplicados. Si tiene etiquetas para "aplicación" y "aplicaciones", elimine la que tenga menos notas. Abra las notas afectadas y agregue la etiqueta que va a conservar. Eliminar la otra etiqueta.

Además, si tiene etiquetas con dos o menos notas, considere deshacerse de ellas. Probablemente no te estén haciendo ningún bien.

7. Cree un acceso directo en su teléfono

Haga un acceso directo en su teléfono para comenzar una nueva nota en su aplicación de toma de notas para que la captura de ideas e información esté siempre al alcance. En dispositivos iOS, puede hacer un acceso directo de Siri y en Android buscar una opción de Nuevo widget de nota en la aplicación.

8. Dictar

Cuando se te ocurra algo que quieras escribir, pero estás muy apurado o estás paseando a tu perro y apenas puedes sostener la correa y tu teléfono al mismo tiempo, dicta.

La mayoría de los teléfonos inteligentes tienen una función de voz a texto. Úsalo! Comienza una nueva nota, presiona el ícono del micrófono en el teclado y di lo que quieras escribir. Alternativamente, puede grabar una nota de voz y transcribirla más tarde. Si adquiere el hábito y termina dictando pasajes largos con frecuencia, es posible que desee utilizar un servicio de transcripción para ahorrar algo de tiempo. Hay muchas buenas opciones gratuitas y de pago disponibles, aunque las opciones de pago tienden a ser considerablemente más precisas.

9. Adjunte imágenes y archivos PDF, use OCR

Si su aplicación tiene OCR, puede buscar el texto encontrado en imágenes, archivos PDF y otros archivos que cargue. No dudes en agregar archivos a tus notas cuando las necesites. Eso incluye tomar fotos de letreros informativos, notas escritas a mano, páginas de libros, etc.

Puedes ver cómo es útil a través de un ejemplo. Supongamos que adjunta un PDF de un recibo de una comida que necesita reclamar en un informe de gastos. Olvidó etiquetarlo como "recibo" y no sabe dónde está. Si recuerda el nombre del restaurante, puede escribirlo en la barra de búsqueda, y OCR lo rastreará.

Preste atención a los límites que su aplicación para tomar notas o su tipo de cuenta ponen en su uso y almacenamiento de OCR. Por ejemplo, la versión gratuita de Evernote ejecuta OCR en imágenes, pero no en PDF y documentos de Office. Necesitas una cuenta Premium o Business para eso. Si su aplicación no tiene escaneo incorporado, puede considerar emparejarlo con una aplicación de escaneo móvil.

10. Organizar en una pantalla grande

Idealmente, su aplicación para tomar notas tendrá una aplicación de escritorio y una aplicación web. Use uno de ellos (en términos generales, las aplicaciones de escritorio son mejores para este propósito) al ordenar a través de su bandeja de entrada y organizar sus notas. Tener una pantalla grande lo ayuda a ver más de la aplicación y, por lo tanto, más de la estructura de su carpeta, etiquetas y otra información que agrega a las notas para mantenerlas organizadas. Si puede ver todas sus opciones, es más probable que elija las correctas.

Tome la nota, sostenga la nota, revise la nota

Cuando organiza su experiencia de tomar notas, mejora sus posibilidades de no solo tomar notas más relevantes, sino también almacenarlas de una manera que le permita volver a visitarlas cuando sea el momento.