Los usuarios de Microsoft Office están recibiendo IA, pero pueden no saberlo

En los últimos años, Microsoft ha agregado en silencio una serie de características de inteligencia artificial (AI) a Office 365, pero supongo que la mayoría de los usuarios de Office no saben que existen estas características o simplemente las dan por sentadas.

En la conferencia Ignite del año pasado, vi una serie de nuevas funciones de inteligencia artificial, y entre ellas había nuevas características notables para PowerPoint y Outlook. Pero este año, muchas de esas características se han profundizado y se han agregado una variedad de nuevas herramientas, algunas anunciadas en la reciente conferencia Inspire y otras anunciadas solo esta semana.

Kirk Gregersen, quien dirige el equipo de administración de programas dentro de Office, explicó que el objetivo del equipo es agregar "inteligencia al producto de una manera que los usuarios no tengan que entender para beneficiarse". Esto implica utilizar una gran cantidad de información que la compañía tiene en forma de su "gráfico de conocimiento", toda la información que almacena en documentos y correo electrónico, incluyendo lo que algunas compañías han acordado compartir con Microsoft, así como aprovechar ambos la nube y la experiencia de IA. "Sin el cambio a la nube, no podríamos estar haciendo lo que estamos haciendo", dijo Gregersen, explicando que muchos de estos conceptos han existido desde la década de 1980 o 90, pero que no eran posibles sin todos los datos que ahora está en la nube

Gregersen dijo que el equipo de producto ahora trabaja profundamente con Microsoft Research, dirigido por el vicepresidente ejecutivo de Inteligencia Artificial e Investigación Harry Shum, de una manera que no podría haberlo hecho en el pasado. Gregersen se refirió a estas nuevas características de IA como "regalos de la organización de Harry" y dijo que han habilitado escenarios que los equipos de productos han imaginado durante años.

Algunas de las nuevas características son bastante obvias, como la bandeja de entrada "enfocada" en Outlook, mientras que otras son menos notables. (Tenga en cuenta nuevamente que no todos los usuarios tienen todas estas características todavía. Recapitularé las políticas de actualización al final de esta publicación).

Palabra aborda el estilo de escritura

En los últimos meses, Word ha agregado una variedad de nuevas herramientas de corrección. Las funciones de ortografía y gramática se han mejorado significativamente y tienen un aspecto notablemente diferente.

Entre los cambios están las sugerencias que se basan en parte en la clasificación contextual y una función de "leer en voz alta", que está diseñada para ayudar a las personas con discapacidad visual.

Lo más obvio es el nuevo "garabato dorado", que sugiere cambios de estilo en sus documentos. Cada nueva versión mensual agrega más de estas características, que van desde críticas de estilo general hasta ayudarlo a asegurarse de usar un lenguaje más inclusivo, como identificar términos específicos de género o términos que tienen diferentes significados geopolíticos. Muchos de estos están desactivados de forma predeterminada en la actualidad, por lo que los usuarios pueden no saber que existen. (Estas configuraciones se enumeran en Archivo, Opciones, Revisión, Estilo de escritura como se muestra en el gráfico a continuación). Son herramientas interesantes y potencialmente bastante útiles.

Gregersen dijo que esto representa un uso de IA en el que toma algo que se basa únicamente en reglas y agrega conciencia de contexto. En el futuro, dijo, será más fácil ver cómo esto podría usarse en los currículums de LinkedIn, así como ser más personalizado, por lo que podría ignorar ciertos problemas de estilo.

PowerPoint convierte el texto en presentaciones

Muchas de las características más interesantes involucran PowerPoint. El año pasado, Microsoft demostró una nueva opción llamada Designer, en la que PowerPoint puede tomar una variedad de diapositivas que tiene y mostrarle alternativas para diferentes diseños en función de su contenido.

En las nuevas versiones, Designer ha mejorado la forma en que realiza el análisis de imágenes en el fondo, y esto lo ayuda a reconocer regiones sobresalientes de una foto, para cosas como el reconocimiento facial (para que no recorte las caras) o extraer color para ayudar a determinar El tono de color para el resto de una presentación. Además, la compañía está rastreando qué diseños eligen las personas, y está utilizando un algoritmo de clasificación similar al utilizado por el motor de búsqueda Bing para proponer las opciones más apropiadas.

Mi nueva característica favorita consiste en tomar el texto que escribe y convertirlo automáticamente en visual, o escribir una serie de pasos en un proceso y convertirlo en un flujo de proceso visual. Esto fue presentado el año pasado (bajo el nombre de "SmartArts"), y la compañía lo ha estado actualizando con el tiempo.

Del mismo modo, otra nueva característica convierte una lista con viñetas con fechas en una línea de tiempo, y es bastante genial. Durante mucho tiempo ha sido posible crear tales imágenes en PowerPoint, pero consumía mucho tiempo y requería un poco de sensibilidad artística. Esta característica lo hace mucho más fácil.

Además, el año pasado, PowerPoint agregó una función llamada Inicio rápido, dirigida principalmente a los estudiantes, que, si escribe un tema, crea un esquema básico de una presentación para usted, utilizando información e imágenes de la web que están disponibles bajo el Creative Licencia de los comunes. Esta característica también se ha mejorado.

Quizás la nueva característica más llamativa, sin embargo, es la capacidad de traducir una presentación a otro idioma en tiempo real. El traductor de presentación se demostró por primera vez en la conferencia principal en la conferencia Build de este año, y parece bastante impresionante.

Este es un complemento para PowerPoint que le permite presentar su presentación en un idioma, pero permite que la audiencia la siga en otro idioma a través de subtítulos. El traductor actualmente trabaja en diez idiomas cuando habla y puede mostrar subtítulos en aproximadamente 60 idiomas. También está diseñado para la accesibilidad, para ayudar a las personas sordas o con discapacidad auditiva en la audiencia. El traductor se ejecuta contra un microservicio en la nube.

Otras características interesantes en este sentido incluyen una opción para generar texto alternativo que toma una imagen y la ejecuta contra un microservicio para que las personas con discapacidad visual también puedan seguirla. Este concepto ha existido por un tiempo, pero las adiciones recientes utilizan más datos e imágenes de capacitación corporativa. Gregersen dijo que la tasa de reconocimiento ha mejorado en un 30 por ciento en comparación con los tipos de imágenes que usan los usuarios profesionales.

Otras herramientas

El otoño pasado, Microsoft anunció MyAnalytics, una herramienta que analiza su calendario y correo electrónico, y puede decirle cuánto tiempo pasa gastando correo electrónico en todos sus dispositivos, así como también cómo maneja ese correo. Por ahora, esta función solo estará disponible para clientes empresariales con la licencia E5 de gama alta.

Calendario de actualización

Cuando las personas ven las diversas características que he descrito en parte, depende de qué versión de Office 365 estén usando. Los consumidores y los clientes SMB (Office 365 Business) obtienen de forma predeterminada el canal actual con actualizaciones mensuales. Los clientes empresariales (Office 365 ProPlus y superior) están en el canal diferido de forma predeterminada. Hasta hace poco, los clientes empresariales generalmente recibían actualizaciones tres veces al año; Microsoft anunció recientemente que ahora lanzará estos dos veces al año (apuntando a marzo y septiembre). Por lo tanto, dichos clientes generalmente no ven nuevas funciones hasta 6 a 12 meses después de los consumidores. Como explicó Gregersen, los clientes empresariales quieren más tiempo para entrenar, actualizar, planificar y probar aplicaciones para compatibilidad. Pero señaló que algunos clientes empresariales eligen estar en la sucursal actual.

Michael J. Miller es director de información de Ziff Brothers Investments, una empresa de inversión privada. Miller, quien fue editor en jefe de PC Magazine desde 1991 hasta 2005, es el autor de este blog para PCMag.com para compartir sus opiniones sobre productos relacionados con PC. No se ofrece asesoramiento de inversión en este blog. Todos los deberes son denegados. Miller trabaja por separado para una empresa de inversión privada que puede invertir en cualquier momento en compañías cuyos productos se analizan en este blog, y no se divulgarán las transacciones de valores.