Los profesionales deben usar tarjetas de crédito virtuales, no solo cuentas por pagar

Suponga que la próxima vez que escuche sobre una violación de seguridad en otra compañía, sepa que no tiene que preocuparse, sin importar cuán grande fue la violación o cuántos números de tarjeta de crédito se tomaron. Supongamos que usted sabe que, incluso si los delincuentes obtuvieron todos los datos de la tarjeta de crédito de su empresa a través de un proveedor, no hay nada que puedan hacer con ella. Esto sería un gran alivio en comparación con lo que sienten ahora, cuando cada gran brecha los obliga a buscar frenéticamente notificaciones de que también se tomaron sus datos.

Afortunadamente, con un poco de ayuda del departamento de Cuentas por pagar, ningún profesional de TI debe preocuparse por perder nuevamente los números de tarjetas de crédito de los clientes. La razón es que ahora es bastante fácil para las empresas realizar pagos utilizando números de tarjetas de crédito virtuales que solo son válidos para una sola transacción. Una vez que se ha completado esa transacción, el número es inútil. No importa si los tipos malos tienen el número, el código de seguridad y las fechas de vencimiento porque ninguna de esa información se puede volver a usar. Esto puede suceder cuando configura sus pagos comerciales utilizando tarjetas de crédito virtuales y luego configura su software de contabilidad empresarial para que todo suceda de manera automática y transparente.

¿Qué son las tarjetas de crédito virtuales?

Las tarjetas de crédito virtuales han existido por un tiempo, pero hasta hace poco, existían para que los consumidores hicieran pagos únicos en línea como una forma de protegerse contra el robo de un número de tarjeta. Para uso comercial, fueron las corporaciones más grandes las que comenzaron a usar números de tarjetas virtuales para compras y viajes, generalmente como parte de sus sistemas de pagos comerciales generales.

Pero ahora, los números de tarjetas virtuales para transacciones comerciales también están disponibles para negocios más pequeños. El soporte inicial proviene de MasterCard, uno de los nombres más importantes en la industria financiera, aunque es probable que otros proveedores de pagos lo sigan.

"Las tarjetas virtuales son una de las áreas de más rápido crecimiento en la industria", dijo Jeff Feuerstein, vicepresidente sénior de productos de gran mercado y gestión de productos de plataforma en Mastercard. Dijo que el gasto de tarjeta de crédito virtual del año pasado en los Estados Unidos fue de $ 122 mil millones.

Feuerstein también dijo que las compañías ahora están trabajando con sus bancos para realizar pagos utilizando números de tarjetas virtuales, y en el proceso están eliminando los pagos mediante cheques y pagos de cámara de compensación automatizada (ACH). Dijo que los clientes comerciales están descubriendo que los pagos con tarjeta virtual son más seguros que otras formas de pago y, además, generalmente son menos costosos. En algunos casos, las compañías pueden incluso encontrar que obtienen un reembolso en sus pagos.

Cómo funcionan las tarjetas de crédito virtuales

Para la mayoría de las empresas, los pagos con tarjeta virtual se utilizan para compras y otros tipos de transacciones en las que se les presenta una factura de entregas contra órdenes de compra (PO). También se utilizan con frecuencia para pagos de gastos de viaje donde la oficina de viajes interna utiliza una tarjeta de crédito virtual.

La forma en que funciona el proceso depende de su sistema de contabilidad y del banco con el que está trabajando. Como ejemplo, MasterCard lo admite con sus propios dos sistemas de pago virtuales, llamados "MasterCard In Control para pagos comerciales" y "MasterCard In Control para viajes de negocios". La forma en que MasterCard maneja esto varía según sus necesidades.

Hay un sitio web para pagos virtuales pequeños o poco frecuentes, por ejemplo. Sin embargo, para la mayoría de las empresas, la opción más fácil es crear un nuevo tipo de archivo de pago que defina los pagos que se realizarán con un número de tarjeta virtual. Ese archivo de pago se transmite a su banco donde se procesa, y luego cada pago en el archivo de pago se realiza utilizando un número único de tarjeta de crédito de 16 dígitos de un solo uso. Su proveedor nunca ve un número de tarjeta de crédito real, por lo que si se viola, no importará.

Algunos sistemas de contabilidad no usan archivos de pago, por lo que para ellos hay una interfaz de programación de aplicaciones (API) que permite al personal de TI integrar el sistema de pago virtual en su sistema de contabilidad existente. Varios otros procesadores de pagos virtuales, como Bento for Business de Bento Technologies, brindarán soporte para que los desarrolladores implementen sus API en su sistema de contabilidad. Otros, como DivvyPay's Divvy, vienen con interfaces de usuario (UI) para algunos de los sistemas de contabilidad empresarial más comunes.

Use una VPN para garantizar la seguridad

Para que todo esto funcione, su personal de TI debe poder modificar los archivos de pago o agregar el soporte API al sistema de contabilidad existente. Debido a que esta información confidencial de pago se transmitirá a su institución financiera, o en algunos casos a sus proveedores, necesitará una red privada virtual (VPN) para garantizar la seguridad. Y, por supuesto, su departamento de contabilidad necesitará acceso a los registros de gastos para que puedan auditarlos.

Actualmente, la mayoría de los bancos ofrecen este servicio de pago virtual de forma gratuita como un servicio para sus clientes, pero esto puede variar según el banco, por lo que debe verificar antes de comprometerse. Sus proveedores recibirán el pago tal como lo harían por cualquier otra transacción de crédito, por lo que no es necesaria una inscripción especial.

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Vale la pena señalar que el uso de números de tarjetas virtuales para pagos tiene algunos beneficios adicionales más allá de la seguridad del pago y la libertad de preocuparse por las infracciones de los proveedores. Según Feuerstein, hay algunos beneficios importantes de capital: dado que puede haber un retraso de 30 a 45 días para los gastos de capital, el seguimiento de gastos se automatiza fácilmente y, en muchos casos, usar este método de pago con tarjeta es menos costoso que los cheques o ACH pagos A menudo, en realidad es más barato que aceptar efectivo para bienes o servicios.

Sin embargo, la consideración final para usar números de tarjetas de crédito virtuales es la seguridad. Los piratas informáticos que violen a uno de sus proveedores no tendrán números de tarjeta de crédito que puedan usar, sin importar cuán duro lo intenten y cuán débil sea la seguridad del proveedor. Y eso vale mucho.