Cómo probamos los servicios de fax en línea

Si se cree en Wikipedia, podemos acreditar a Alexander Bain con la creación de faxes, gracias a su invención del telégrafo de impresión eléctrica, un precursor de la máquina de fax, en la década de 1840. Sin embargo, las máquinas de fax que todos conocemos y amamos no llegaron hasta mediados de la década de 1960. Incluso hoy en día, dado que el hardware de fax independiente ha sido absorbido por las impresoras todo en uno, enviar y recibir faxes sigue siendo una necesidad, especialmente cuando se trata con médicos o gobiernos. Afortunadamente, ya no necesita una máquina descomunal y chirriante o incluso un elegante todo en uno para enviar un fax. En cambio, puede confiar en un servicio de fax en línea al que accede a través de su PC o, cada vez más, su teléfono.

Cómo evaluamos los servicios de fax

Utilizamos varios criterios clave para juzgar los servicios de fax. Uno de los primeros aspectos que analizamos es el precio de cada servicio por página (el precio por mes dividido por el número de páginas permitidas), ya que esa métrica nos permite determinar su valor respectivo. Tenga en cuenta que aunque la mayoría de los servicios de fax que revisamos proporcionan una asignación mensual de páginas, no todos los servicios tratan las páginas de la misma manera. Por ejemplo, varios servicios de fax diferencian entre las páginas enviadas y recibidas, estableciendo límites en cada tipo. Preferimos servicios que ofrecen un grupo de páginas, ya que esta estructura ofrece más flexibilidad a los usuarios que pueden necesitar enviar significativamente más faxes de los que reciben o viceversa.

Cuando los consumidores se quedan sin páginas, la mayoría de los servicios de fax cobran una tarifa adicional, en el rango de 3 a 12 centavos por página. Para los faxes frecuentes, una tarifa de excedente más baja es obviamente ventajosa. Tenga en cuenta que todavía existen faxes no deseados, por lo que podría terminar pagando por páginas basura, si no bloquea el número antes de que las cosas se salgan de control.

Envío por fax por números

Una consideración importante con un servicio de fax es qué números de fax puede seleccionar. Algunos servicios simplemente le asignan un número con poca o ninguna entrada. Además de permitirle seleccionar una región específica para su número de fax, algunos incluso le permiten elegir un número personalizado. Por fin, 248-FAX-MAX0 puede ser tuyo. Otro diferenciador clave entre los servicios de fax es si ofrecen números gratuitos. La mayoría lo hace, con solo unas pocas excepciones. También apreciamos cuando un servicio de fax en línea puede transferir su número actual.

Por último, está el problema de los números internacionales. Todos los servicios que revisamos al menos ofrecen números en todos o algunos de los EE. UU., Y la mayoría lo hacen en el Reino Unido y Canadá. Sin embargo, algunos servicios también pueden proporcionar números de fax internacionales. Eso es particularmente útil si tiene muchas oficinas remotas para administrar.

Web y correo electrónico

Los números y las métricas solo pueden llevarte lejos. La usabilidad es un gran problema con cualquier software o servicio. Es por eso que nos aseguramos de pasar por todo el proceso de configuración y probar cada servicio de fax en línea nosotros mismos.

Muchos servicios de fax ofrecen experiencias de usuario inferiores, con interfaces web que se parecen más a Hotmail alrededor de 1999 que a un software moderno. Si bien se puede argumentar que el envío de faxes es una tecnología heredada en proceso de salida (al menos para la mayoría de los consumidores), eso no es excusa para una experiencia de usuario poco intuitiva, ya que varios de nuestros principales servicios se destacan en esta área.

Consideramos que las capacidades de fax a correo electrónico son un requisito para un servicio de fax en línea, especialmente dado que muchas de las interfaces web del servicio son difíciles de usar. Para enviar un fax desde su bandeja de entrada de correo electrónico, simplemente escriba el número de fax de destino junto con un sufijo especial, generalmente: @.. Puede agregar cualquier archivo adjunto como lo haría con un correo electrónico normal. Después de presionar enviar, su correo electrónico se convierte en un fax y se expulsa de la máquina remota. También puede recibir faxes en su bandeja de entrada sin configuración adicional.

Fax móvil

La mayoría de las personas no quieren molestarse en visitar una interfaz web o bandeja de entrada para enviar un fax, y ¿por qué deberían hacerlo? Ahora consideramos que ofrecer una aplicación de Android y una aplicación de iPhone es una pieza vital de la oferta de un servicio de fax, ya que las aplicaciones le permiten usar su teléfono para tomar una foto de cualquier documento que necesite enviar por fax, adjuntar una carta de presentación y enviarlo fuera a un destinatario en unos pocos pasos rápidos, todo sin tocar una PC. Al igual que con la interfaz web de un servicio, una aplicación móvil debe presentar un diseño intuitivo y capacidades útiles, como vistas previas de archivos adjuntos y una libreta de contactos. Si un servicio no ofrece aplicaciones dedicadas, al menos debería tener una interfaz web que se adapte bien a las pantallas móviles.

Seguridad y características

Nos tomamos en serio la seguridad de un servicio de fax. Por ejemplo, penalizamos los servicios que no manejan las contraseñas de manera segura (enviándolas en texto sin formato, por ejemplo) durante la fase de configuración de la cuenta. También preferimos aquellos servicios que admiten la autenticación de dos factores. Como las oficinas médicas y gubernamentales son los destinatarios probables de sus faxes, debe asegurarse absolutamente de que las correspondencias sean privadas e inaccesibles para cualquier otra persona, como lo haría con cualquier otra cuenta en línea.

También preferimos los servicios de fax en línea que ofrecen funciones útiles y relevantes. La capacidad de firmar documentos digitalmente, por ejemplo, es conveniente ya que no necesita imprimir un documento para firmar con un bolígrafo y luego volver a escanearlo. Las sólidas funciones de búsqueda también son importantes para encontrar comunicaciones antiguas, especialmente porque varios de los servicios que revisamos guardan sus mensajes para siempre.

El futuro del fax

En años anteriores, utilizamos una máquina de fax real para probar qué tan bien un servicio mantiene el texto y los gráficos de un archivo adjunto, en parte para verificar su compatibilidad con las máquinas que se supone que deben reemplazar. Sin embargo, ya no tenemos máquinas de fax en nuestra oficina, ni conexiones telefónicas fijas. Por lo tanto, ahora utilizamos servicios de fax en línea en ambos extremos de la ecuación.

Sin embargo, nuestra situación plantea dos preguntas. Primero, ¿cuántas otras personas simplemente envían faxes entre los servicios de fax en línea? Si las máquinas de fax y los cables de cobre que las soportan están desapareciendo, pero las empresas y los gobiernos todavía insisten en enviar faxes, tal vez las máquinas de fax tradicionales realmente impriman muchos menos faxes. Si ese es el caso, simplemente enviamos correos electrónicos complicados disfrazados de fax. En segundo lugar, debemos considerar si otras oficinas también han tomado la ruta sin fax. Consideramos que nuestra oficina es tecnológicamente promedio; Si nuestro departamento de TI ha eliminado los faxes como medio de comunicación, seguramente otros también lo hayan hecho.

¿Faxes para siempre?

El fax, tal como lo conocemos, existe desde hace medio siglo, pero el sol seguramente se está poniendo. Sin embargo, dado que algunas empresas y gobiernos aún los requieren, seguiremos probando estos servicios de fax en línea por ahora. Háganos saber en los comentarios si hay otros aspectos de los servicios de fax que sean importantes para usted o su empresa.