Cómo comprar un servicio de videoconferencia

Su empresa ha decidido trasladar algunas de sus comunicaciones a video. Has oído hablar de jugadores importantes como ClickMeeting, RingCentral, Skype y Vonage, pero realmente no sabes la diferencia entre ellos. También ha oído hablar de herramientas centradas en el consumidor, como Facetime y Hangouts de Google, pero no está realmente seguro de que sean adecuadas para uso empresarial.

En nuestro resumen de las mejores soluciones de videoconferencia, analizamos las diferencias entre las mejores herramientas del mercado con una comparación característica por característica. Aunque ese resumen podría ser útil para los compradores que entienden lo que hacen estas características y cómo pueden beneficiar a su negocio, puede ser demasiado avanzado para los equipos que recién están comenzando el proceso de compra de la solución de videoconferencia.

Para ayudar, hablamos con Brian Gilman, vicepresidente de marketing de productos de Vonage, sobre los factores que los principiantes deben tener en cuenta al elegir una solución de videoconferencia. Discutimos todo, desde compartir contenido y calidad de llamadas hasta análisis de back-end. Armado con el conocimiento proporcionado, debería poder regresar a nuestro mejor resumen de soluciones de videoconferencia con una mejor idea de lo que necesita y qué proveedor puede dárselo.

1 UC o videoconferencia

La videoconferencia en sí misma brinda a los usuarios muchas características y opciones diferentes. Sin embargo, en esencia, la videoconferencia es simplemente una forma para que un usuario se comunique de un lado a otro con una transmisión de video en vivo. Las soluciones más avanzadas permiten cosas como transmisiones de video de uno a muchos, uso compartido de pantalla e incluso funcionalidades de transmisión web que pueden sondear a los miembros de la audiencia y recopilar datos de los espectadores (pero nos estamos adelantando).

Las comunicaciones unificadas (UC) toman videoconferencias y las agregan a un conjunto más amplio de herramientas de comunicaciones. Podrá enviar chat y mensajes de texto a compañeros de trabajo. Podrá crear flujos de trabajo de gestión de proyectos. Podrá crear documentos y ejecutar ediciones simultáneas en ellos de la misma manera que lo haría con una plataforma como Google Drive.

Quizás el aspecto más importante de una plataforma UC es su capacidad de integrarse con soluciones de terceros para ayudarlo a obtener y exportar mejor los datos de una herramienta a otra. Por ejemplo, si necesita llamar a un cliente y desea acceder a sus registros para mejorar sus comunicaciones, la integración entre su cuenta de Salesforce y su herramienta UC lo hace increíblemente fácil. Desde su panel de Salesforce, podrá iniciar la llamada, ver el historial de interacción del cliente y agregar notas sobre lo que se dice durante la llamada.

"Tener una plataforma unificada es claramente algo que sería de interés", dijo Gilman. "Una plataforma singular para la movilidad, la colaboración y la voz es algo que la mayoría de las empresas buscan hoy en día".

Gilman advierte que construir una plataforma de comunicaciones a través de proveedores individuales sería un costo prohibitivo. Además, los datos podrían no transferirse de un sistema a otro tan fácilmente como lo haría dentro de una plataforma de un solo proveedor. Además, si algo se rompe, deberá determinar la razón hablando con múltiples representantes de soporte de varias compañías, lo que suena como una pesadilla.



2 Facilidad de uso

Todas las formas de software empresarial vienen con un espectro de usabilidad. Algunas herramientas de marketing por correo electrónico están tan bien diseñadas que hacen que parezca que alguien puede despertarse y convertirse en un comercializador de correo electrónico sin tener una capacitación formal. Otras herramientas son tan complicadas y técnicas que incluso los especialistas en marketing más avanzados encuentran el botón de soporte.

La videoconferencia no es diferente. Algunas herramientas ofrecen interfaces de usuario (UI) limpias e intuitivas que le permiten hacer clic en el nombre de una persona e iniciar una llamada directamente. Algunos le permiten programar reuniones por adelantado haciendo clic en el calendario de un colega y escribiendo su nombre. Existen herramientas que le permiten crear una sala de conferencias virtual, enviar un enlace e invitar a cientos o miles de personas a esa sala sin requisitos previos para ninguno de sus invitados. Estos son los tipos de soluciones que querrá considerar al realizar su compra.

"Muchas veces, la videoconferencia tiene muchos matices porque hoy se utilizan muchos protocolos diferentes", dijo Gilman. “Te enfrentas a desafíos al incorporar plataformas heredadas, atraer a terceros que están fuera del sitio… ese ha sido el desafío durante años. La capacidad de enviar un enlace a una plataforma de terceros y atender esa llamada tan fácil como una llamada telefónica es fundamental para el éxito ".

Básicamente, si abre su software de videoconferencia y siente que debería haber obtenido un título de ingeniería, probablemente esté trabajando con la herramienta incorrecta.



3 Colaboración y compartir

Incluso si opta por no comprar una plataforma UC, es posible que desee una herramienta de videoconferencia que pueda compartir documentos y pantallas básicas. Estas características permiten a los usuarios enviar archivos a cualquier persona en la sala de conferencias o mostrar un documento de un sitio web en su pantalla para demostrarlo.

"La necesidad de colaboración e intercambio de contenido es importante", dijo Gilman. “Para que tenga lugar una reunión efectiva, compartir contenido es casi tan importante como verlo cara a cara. Puede ser tan simple como compartir documentos para que los usuarios puedan compartir en qué están trabajando en tiempo real. Ese es un componente crítico para cualquier entorno de colaboración ".

Tener estas características también le permite usar su herramienta de videoconferencia de formas que no había imaginado anteriormente. Todos piensan en videoconferencias para reuniones de equipo, pero ¿qué pasa con las reuniones de clientes, posibles llamadas de compradores o llamadas de socios? "Cuando comienzas a considerar cómo el video puede transformar la forma en que las empresas pueden hacer negocios, es cuando la adopción se vuelve mucho más generalizada", dijo Gilman.



4 Herramientas de consumo versus herramientas comerciales

Si está convencido de que solo usará las herramientas de videoconferencia para las comunicaciones uno a uno, entonces es posible que también se haya engañado a sí mismo al pensar que una aplicación centrada en el consumidor será suficiente para hacer el trabajo. En algunos casos, puede estar en lo correcto. Sin embargo, tenga en cuenta que no todas las llamadas se realizarán desde los límites de una oficina que suministra Ethernet de alta velocidad. De hecho, la mayoría de sus llamadas probablemente se realizarán en computadoras portátiles y tabletas a través de conexiones Wi-Fi (algunas de las cuales se encuentran en vehículos en movimiento).

Aquí es donde su aplicación de consumidor estándar no puede ofrecer el valor de una herramienta de videoconferencia de nivel empresarial. "Esas aplicaciones de consumo son geniales, pero te encuentras con problemas de calidad", dijo Gilman. “No son lo suficientemente estables como para manejar la confiabilidad y la resistencia si estás hablando con un cliente. Miras ciertas plataformas de consumo si estás en un cliente móvil en tu automóvil; su solución de videoconferencia debe estar preparada para manejar un denominador menos común que probablemente sea un dispositivo móvil. La capacidad de manejar la pérdida de paquetes sin degradación de video y voz es importante ".

“La tecnología que ejecuta plataformas ha mejorado mucho. Y cuando combina eso con la calidad de red que podemos ofrecer, tenemos la red resuelta ”, dijo Gilman. “La capacidad de compartir una tomografía computarizada por video habría sido ridícula hace tres o cuatro años. Ahora puede ver la tomografía computarizada más detallada ".



5 Administración de back-end

Dado que usted es el que elige el sistema, ¿por qué no elegir uno que le dé el control de todo? Las herramientas de video empresarial le brindan acceso a funciones como la grabación de llamadas con un solo clic, estadísticas que le dicen quién realiza la mayoría de las llamadas, cuánto tiempo permanecen las personas en las llamadas, cuándo las dejan y mucho más. También puede controlar quién tiene permisos administrativos para grabar su propia llamada, quién puede subir o transferir llamadas a otros usuarios, y quién puede examinar la calidad de las llamadas para garantizar que el sistema entregue imágenes claras.

"Los administradores sofisticados querrán saber cómo fue la pérdida de paquetes", dijo Gilman. “¿Estaba en el otro extremo? Si era local, entonces tienes que mirar la red ".