Organízate: usando asanas en los negocios

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• Organícese: usando Asana en los negocios
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A medida que el correo electrónico y las reuniones continúan desperdiciando nuestro tiempo, las empresas y los equipos dentro de las empresas están desesperados por encontrar nuevas formas de trabajo que dependan menos de esos dos demonios. "Asana o busto", dice Mark Arnoldy, CEO de Nyaya Health, una organización progresiva sin fines de lucro que adopta la eficiencia en la cultura de su empresa en nombre de brindar atención médica a las personas de las zonas rurales de Nepal. Nyaya Health utiliza un flujo de trabajo y una herramienta de gestión de proyectos llamada Asana en casi todos los aspectos de su negocio. Lo usan para realizar un seguimiento de las campañas de recaudación de fondos, planean cómo llevar a los pacientes de las zonas rurales de Nepal a los hospitales de Katmandú, e incluso lo usan para evaluar la informática de los solicitantes de empleo.

"El correo electrónico es la herramienta número uno que las personas dejan de usar dentro de su empresa cuando comienzan a usar Asana", dice Kenny Van Zant, quien maneja los negocios y las operaciones en Asana. La experiencia de Arnoldy lo confirma: su correo electrónico interno ahora solo representa alrededor del 20 por ciento de sus mensajes, y muchos de esos mensajes son solo por diversión. El verdadero trabajo y la comunicación sucede en Asana.

Aunque utilicé Asana por un tiempo, quería explorar más a fondo cómo se puede usar en las empresas para agilizar la comunicación y hacer que los equipos sean más eficientes. Visité a Arnoldy y a la asistente ejecutiva Monica Landy en la sede de Nyaya Health en Nueva York para tener una mejor idea de cómo funciona realmente la herramienta en un entorno empresarial real.

¿Qué es asana?

Describir a Asana requiere un poco de desempaquetado para aquellos que nunca lo han usado. Es en parte una lista de tareas pendientes y en parte una herramienta de colaboración compleja. Puede usarlo para la gestión de proyectos o para el seguimiento de un solicitante empleado a través del proceso de contratación. Es abierto y flexible de la misma manera que Evernote, lo que a veces significa que los usuarios nuevos terminan mirando una pizarra en blanco, sin saber cómo comenzar. Pero, una vez que estás dentro, Asana, como Evernote, puede convertirse en lo que necesites.

Asana vive en la nube, y la interfaz principal está en línea (en asana.com). Hay algunas aplicaciones móviles, pero la interfaz web es mucho mejor y más capaz. Asana es gratis para hasta 15 personas para colaborar, con cuentas pagas que comienzan en $ 50 por mes y van desde allí según la cantidad de miembros del equipo. Recomiendo usar una cuenta gratuita durante al menos dos o tres meses con un pequeño grupo de personas para probar sus aguas y aprender las cuerdas, ya que el uso de Asana efectivamente depende mucho de que coincida con su flujo de trabajo y necesidades.

Como puede ver en el video en la parte superior de este artículo, en esencia, Asana le permite escribir tareas, asignarlas a alguien (incluido usted), agregar una fecha de vencimiento, tomar notas sobre la tarea y agregar seguidores que puedan vigile su progreso o contribuya a la conversación que lo rodea.

Las tareas pueden tener subtareas. Todas las tareas se pueden arrastrar y soltar en una ubicación adecuada. Y puede agregar encabezados de sección dentro de sus listas de tareas para indicar, bueno, lo que quiera. Los encabezados de sección son líneas de demarcación, y son útiles para ayudarlo a desglosar las partes componentes de un proceso muy grande o complicado. Puedes aprender mucho más sobre cómo funciona Asana en general viendo algunos de los videos tutoriales que ofrece Asana.

Algunos de los usos generales de Asana en los negocios incluyen

• reclutamiento, contratación y seguimiento de candidatos
• capacitación de nuevos empleados y lista de verificación para comenzar en la empresa
• gestión de proyectos
• gestión de flujo de trabajo
• gestión de listas
.

Cuando me reuní con el equipo de Nyaya Health, me mostraron cómo algunos de estos usos realmente se ven y operan en sus cuentas de Asana.

Asana en negocios en acción

Nyaya Health tiene cinco personas en Nueva York, cuatro en Boston, una en Katmandú y unos 165 miembros del personal y voluntarios en el terreno en Nepal, donde la conectividad a Internet no siempre está disponible. Los miembros principales del equipo de la oficina en los EE. UU. Son los principales usuarios de Asana, aunque algunos gerentes en Nepal también usan el sistema para coordinar.

El CEO Mark Arnoldy comenzó a usar Asana para sus tareas personales en 2012, y unos meses después, trajo la herramienta a la casa. En el año transcurrido desde entonces, creó una cultura de empresa en torno a Asana, diciéndoles a sus empleados que solo funcionará si tiene la aceptación total de todos. Por lo tanto, "Asana o busto".

Estas son algunas de las formas en que usan Asana que encontré bastante inventivas:

Listado: Áreas de responsabilidad. Una de las formas en que el equipo de Arnoldy usa Asana es mantener una lista de responsabilidades dentro de la organización y a quién recaen. Tienen un proyecto llamado Áreas de responsabilidad, en el que cada elemento o tarea de la lista es una responsabilidad, como el Programa de pasantes de Nueva York, la Coordinación de atención de Crowdfunding y la Auditoría 501c3. La persona responsable figura como el cesionario de la tarea correspondiente. Todos en Nyaya tienen acceso a este proyecto. Cuando alguien necesita determinar quién es la persona adecuada dentro de la organización para un asunto en cuestión, puede consultar la lista. Arnoldy dice que un beneficio secundario de esta lista es que las personas sienten más propiedad de sus áreas de responsabilidad cuando su nombre aparece junto a uno, claro como el día, para que todos lo vean.

Seguimiento: Solicitantes de empleo . Cuando un puesto en Nyaya está abierto, el equipo de contratación recurre a un proyecto que tienen para el seguimiento de solicitantes de empleo. Los encabezados de sección en este proyecto muestran las diferentes etapas de la revisión de candidatos. La "tarea" es el nombre del solicitante de empleo. Todas las notas relacionadas con el solicitante y sus entrevistas permanecen con la tarea como comentarios. A medida que el candidato pasa cada etapa, el equipo de contratación arrastra a la persona / tarea por la cadena para que aparezca debajo del siguiente encabezado de sección correspondiente. Por ejemplo, si un candidato llamado Sandeep pasa el seguimiento por correo electrónico y la entrevista telefónica, la tarea "Sandeep" pasa a la siguiente etapa, "entrevista en persona", y así sucesivamente a medida que pasa hasta que se hace una oferta de trabajo. Cuando Nyaya encuentra grandes empleados potenciales que no pueden tomar una posición en este momento, los trasladan a otro proyecto (nuevamente, utilizando capacidades de arrastrar y soltar). El resultado es un grupo de talento para futuras oportunidades de contratación. Todas las notas sobre la entrevista del candidato todavía se almacenan con la tarea de custodia, por lo que es fácil hacer referencia a un archivo, incluso si se refiere a una entrevista que tuvo lugar hace un año.

Prueba: nuevas habilidades de contratación. Otro uso inventivo de Asana en el proceso de contratación de Nyaya Health es invitar a candidatos a un espacio de trabajo de Asana y asignarles algunas tareas. ¿Cómo responden las tareas? ¿Qué tan bien responden las preguntas que se hacen en los comentarios a las tareas? ¿Pueden descubrir cómo usar Asana en función de lo que ven en la interfaz? Según Arnoldy y Landy, esta prueba no solo les permite ver cómo los candidatos piensan sobre problemas difíciles, sino que también evalúa su conocimiento de la informática. No buscan experiencia en Asana, pero quieren confirmar que las personas que contratan son eficientes para aprender y usar nuevas tecnologías.

Replicando software. Arnoldy admitió que a veces su compañía investiga otro software de productividad que su organización sin fines de lucro podría querer usar, pero generalmente puede replicar su funcionalidad principal en Asana, sin gastar dinero extra. El personal de Nyaya creará plantillas en Asana para una determinada función, luego duplicará la plantilla y le cambiará el nombre cuando tengan un proyecto real que llevar a cabo. Las convenciones de nomenclatura, es decir, cómo nombrar el proyecto, están en el título de la plantilla. Por ejemplo, una plantilla para un nuevo proyecto de desarrollo se llama: "PLANTILLA DE ENVÍO; ENTIDAD: TÍTULO DEL PROYECTO: FECHA DE VENCIMIENTO (GERENTE DE PROYECTO)". No puedes ser mucho más claro que eso.