Organízate: hazte cargo de tus impuestos

Ya sea que presente sus impuestos usted mismo o le pague a un contador por ayuda profesional, lo mejor que puede hacer para que el proceso transcurra sin problemas y asegurarse de no perder dinero ni exenciones fiscales es organizar sus documentos fiscales. ¿Pero cómo haces eso?

Al igual que muchas tareas de organización, ordenar sus impuestos es más un hábito que debería vivir durante todo el año, en lugar de un solo trabajo de limpieza. Como verás, es un juego de avanzar y retroceder.

Comience yendo hacia adelante

Aunque la fecha límite para presentar la declaración de impuestos de los Estados Unidos es el 15 de abril, realmente debería comenzar a organizar sus impuestos el 1 de enero, es decir, para el próximo año. Comience desarrollando nuevos hábitos para guardar formularios de donación, recibos de gastos elegibles y otros documentos para el año en curso. En otras palabras, comience a organizar sus recibos de 2014 que archivará en 2015.

En muchos proyectos organizacionales, es fácil dirigir su atención al trabajo atrasado, pero a menudo es más beneficioso crear un mejor sistema en el futuro. La fecha de presentación del próximo año estará aquí antes de que se dé cuenta.

Ya comencé una carpeta llamada "Impuestos 2014". Tan pronto como tenga un documento que pertenezca a esa carpeta, como un recibo por correo electrónico de una donación en línea, lo pondré allí de inmediato. Si tengo un documento en papel, lo dejaré en una carpeta en la parte superior de mi escáner hasta el fin de semana, cuando tenga la oportunidad de digitalizarlo y también agregarlo a la carpeta virtual.

Poner estos documentos en su lugar rápidamente, a medida que los recopila, es realmente la clave para que sus impuestos sean más fáciles de hacer más adelante. (Para obtener más prácticas recomendadas sobre la administración de las carpetas de su computadora, consulte Organícese: use carpetas para despejar su escritorio).

¿Debe conservar los originales en papel?

Digamos que escanea tus documentos fiscales en papel. ¿Deberías conservar los originales también?

"Cuando las personas digitalizan el papel, a veces se sienten obligadas a conservar los originales, pero en lo que respecta al IRS y al gobierno, las copias digitales de recibos y documentos son aceptables", según Chris Barbier. Barbier es vicepresidente de gestión de productos en The Neat Company, que fabrica los productos de escáner de escritorio Neat, como el escáner de documentos NeatConnect y la solución de almacenamiento en línea NeatCloud. También fue contador público por varios años. Una de las áreas de especialización de Neat es detectar y etiquetar automáticamente ciertos tipos de documentos fiscales cuando los escanea.

Organice por año, luego mes y finalmente categoría de impuestos

Para todos sus documentos, tanto en papel como digitales, etiquete sus carpetas por el año fiscal, no el año en que presente esos formularios.

Barbier recomienda la siguiente jerarquía para un mayor etiquetado y organización:

• Año
• Mes o fecha
• Categoría de impuestos (es decir, dónde aparecerá el documento sobre sus impuestos).

Si le paga a un contador para preparar sus impuestos, dice Barbier, este método de clasificación podría terminar ahorrándole dinero porque ya ha organizado todos los documentos para él y, por lo tanto, las horas facturables serán menos. "No quiere pagarle al contador para organizar una caja de zapatos con documentos", dice.

Mirar atrás

Cuando llega el momento de presentar sus impuestos, la mayoría de las personas comienzan mirando hacia atrás en la presentación del año anterior (a menos que haya salido mal, por supuesto). A menos que usted o su empresa hayan tenido un cambio importante de estado (como comprar una casa o casarse), las deducciones y formularios que presente este año probablemente serán similares o iguales que el año anterior. Use esos formularios antiguos como guía, como una lista de verificación, para asegurarse de que no le falte nada.

Si presenta sus impuestos usted mismo, eche un vistazo a nuestra lista de El Mejor Software de Impuestos para 2014. Para los servicios de preparación y presentación de impuestos en línea gratuitos, nuestra Elección de Editores es TaxACT Free Federal y para los servicios pagos, TaxACT Ultimate Bundle es nuestros Editores 'Elección. (Tenga en cuenta que PCMag no recomienda que todos los contribuyentes estadounidenses utilicen un servicio de presentación de impuestos en línea. En muchos casos, especialmente para cualquier persona con una declaración de impuestos compleja, un preparador de impuestos humano es una opción más segura).

Con base en estas revisiones, presenté mis impuestos de 2012 y 2013 usando TaxACT, que tiene la opción de importar la información del año anterior para ayudarlo a guiarlo durante el año actual. También me gustó que en TaxACT, fue fácil usar las herramientas de ayuda para buscar un formulario de interés hipotecario que tenía a la mano pero que no apareció automáticamente cuando seguí al asistente de preparación de impuestos. Acabo de escribir el número del documento, y un enlace me llevó directamente a la página donde podía ingresar la información.

Copia de seguridad y limpieza

Si aspira a llevar una vida sin papel y ha triturado todos sus documentos fiscales sensibles en papel, debe hacer una copia de seguridad de sus impuestos digitalizados.

"Algunas personas tienen miedo de usar la nube para algo tan sensible como los documentos fiscales, pero siempre desea tener una copia de seguridad en algún lugar, ya sea otra PC, una unidad externa o la nube", dice Barbier. Y ciertamente, hay muchas opciones de software para ayudarlo a hacer una copia de seguridad de los datos de su computadora, pero, con documentos confidenciales como formularios de impuestos, ¿necesita tomar precauciones adicionales?

Mark Grace, vicepresidente de negocios globales de consumo de Absolute Software (que fabrica LoJack para computadoras portátiles), está menos preocupado por la información en la nube y más preocupado por las copias olvidadas de documentos que quedan en su teléfono inteligente o computadora. Supongamos que toma una foto rápida de su formulario W2 y la carga en Evernote, donde OCR hace que la imagen se pueda buscar por texto. Parece una gran idea, pero es probable que la foto también permanezca en su teléfono. "En el momento en que toma fotografías de sus documentos confidenciales, se pone en riesgo. No hay forma de evitar ese escenario", dice Grace.

"Claramente, hay una industria masiva en torno a la digitalización de impuestos", dice Grace, "pero creo que hay que estar atentos". Debe tener alguna responsabilidad, dice, para eliminar copias de documentos que puedan residir en lugares que olvidará, como el carrete de la cámara de su teléfono.

Además de respaldar sus impuestos, Grace recomienda utilizar un servicio tanto en sus dispositivos móviles como en sus computadoras portátiles que le permita borrarlos de forma remota en caso de pérdida o robo. "Los ladrones están interesados ​​en encontrar sus datos cuando roban un dispositivo".

Dinero en el banco

Con suerte, obtendrá un reembolso de impuestos gordo este año. Cuando el resultado de una declaración de impuestos está a su favor, cuanto antes presente, generalmente hablando, más rápido obtendrá ese reembolso. Si organiza sus recibos, documentos y documentos ahora para la presentación del próximo año, tal vez obtendrá el efectivo del próximo año incluso antes. Y cuanto antes tenga el dinero en sus manos, antes podrá comenzar a generar ingresos por intereses… que puede informar el año siguiente.