Organízate: gestiona documentos familiares digitales

La gente está desesperada por deshacerse del papel en sus vidas. Los archivos digitales tienen muchas ventajas. Puede buscarlos de manera eficiente. Puede realizar copias de seguridad de documentos electrónicos en múltiples ubicaciones para poder acceder a ellos en cualquier momento y en cualquier lugar. Y compartir documentos digitales con familiares, abogados y cualquier otra persona que los necesite es mucho más fácil que fotocopiar o enviar por fax.

Pero antes de comenzar a escanear la escritura de su casa y enviar todas sus facturas mensuales y estados de cuenta por correo electrónico, es importante pensar qué es lo que espera lograr al pasar a un formato totalmente digital, como los diversos servicios que pueden ayudarlo hacerlo automatizará gran parte del proceso. También querrá saber exactamente qué hacen estas diferentes soluciones porque todas le brindan resultados muy diferentes. Si finalmente estará satisfecho con esos resultados depende en gran medida de sus objetivos originales.

Servicios de sincronización de archivos (la solución de bricolaje)

Puede almacenar y administrar documentos familiares en línea con bastante facilidad usando Dropbox, Box, SugarSync o cualquier otra solución de almacenamiento en la nube, pero hay métodos a favor y en contra de este método.

Pros El uso de un servicio de sincronización de archivos es probablemente barato (puede obtener fácilmente 5GB gratis) y extremadamente simple para ciertos tipos de documentos ( por ejemplo , documentos individuales, en lugar de facturas o estados de cuenta recurrentes), especialmente si ya tiene una sincronización de archivos configuracion de cuenta. Los servicios de sincronización de archivos ofrecen funciones de colaboración, por lo que puede hacer que los archivos sean accesibles para otros miembros de su familia o su abogado, y así sucesivamente.

Contras. Si desea guardar facturas y extractos mensuales en esta cuenta, no será automático. Tendrá que iniciar sesión cada mes en todas sus cuentas y guardar archivos PDF localmente en la carpeta de sincronización de archivos. Tampoco recibirá ningún recordatorio para realizar esta acción, y mucho menos para pagar sus facturas. Finalmente, deberá verificar la seguridad del servicio elegido para asegurarse de que sus documentos estarán seguros.

En realidad, hay una solución para estos inconvenientes, y es FileThis (actualmente en versión beta). FileThis se conecta a sus cuentas en línea y descarga todos los documentos importantes en un repositorio al que se conecta. Las opciones incluyen Box, Dropbox, Google Drive, Evernote e incluso su propia computadora.

Servicios especializados: Finanzas enfocadas

Hay una serie de servicios especializados para ayudarlo a administrar documentos domésticos sin papel, pero tienden a servir para propósitos ligeramente diferentes, por lo que es realmente importante pensar en lo que realmente necesita hacer.

Manilla (gratis), por ejemplo, es una cuenta en línea que puede configurar para mantener automáticamente registros de todos sus estados de cuenta mensuales, así como recordarle que pague sus facturas. También tiene una característica ordenada que le permite rastrear programas de recompensas, como millas de viajero frecuente, y puede empujarlo a tomar medidas en una cuenta antes de que caduquen sus puntos. Manilla es ideal para las personas que necesitan ayuda para pagar las facturas a tiempo, o para cualquiera que quiera centralizar todos los estados de cuenta de los proveedores de servicios, pero no hace mucho más que eso.

Doxo es similar a Manilla, recolectando sus estados de cuenta y facturas, pero también le permite cargar otros documentos domésticos importantes, lo que lo convierte en un archivador digital más general. Me gusta que Doxo combine la automatización que se encuentra en Manilla con el método de escaneo y carga de todos sus otros documentos. Desafortunadamente, Doxo tiene muchos menos socios que Manilla, por lo que no puede conectarse con un par de proveedores importantes, como Chase Bank, Netflix, CapitalOne y algunos otros grandes nombres. Doxo tiene una característica interesante que Manilla no tiene: la capacidad de exportar sus documentos recopilados a otra ubicación, como una cuenta de Dropbox, para que pueda hacer una copia de seguridad de ellos.

Neat, que fabrica NeatDesk y el centro de almacenamiento en línea NeatCloud (desde $ 5.99 por mes), se enfoca en ayudarlo a escanear y cargar documentos en papel que tiene en su hogar. Es rápido y muy bueno para identificar documentos fiscales y financieros en particular, y puede clasificar y organizar en una cuenta basada en la nube todo lo demás. Sin embargo, Neat no ofrece ninguna automatización para extraer documentos recurrentes como lo hacen Manilla y Doxo.

Servicios especializados: enfocados en la vida

TheDocSafe ($ 5.95 por mes) va en una dirección ligeramente diferente. Le guía a través de una larga lista de información familiar y personal que tal vez desee centralizar, incluidas muchas cosas que quizás no tenga en papel en primer lugar, como información de contacto de emergencia. En la configuración inicial de la cuenta, le lleva a través de lo que es esencialmente un cuestionario para asegurarse de que cubra todos los documentos que pueda tener: ¿Es dueño de una casa? ¿Estás casado? ¿Tiene hijos? ¿Tienes una última voluntad y testamento? Para cada una de estas preguntas, puede ingresar respuestas y cargar los títulos, escrituras, certificados y documentos legales relevantes.

Javont Vault es similar en algunos aspectos, pero está diseñado más para permitirle pasar todos estos detalles a un beneficiario cuando muera. Aún así, funciona maravillosamente para centralizar de manera segura muchos documentos familiares o personales importantes mientras estás vivo. Puede hacer un inventario de sus posesiones, enumerar todas las ID y contraseñas de inicio de sesión de su cuenta en línea y dejar notas detalladas a sus seres queridos sobre lo que espera que hagan con toda esta información después de su muerte. Javont Vault está bloqueado por un número de seguro social, por lo que se limita solo al uso en los EE. UU.

¿La parte más importante? Previsión

El paso más importante a tomar antes de digitalizar y organizar digitalmente los documentos de su hogar es pensar qué es lo que quiere hacer o qué problema tiene que resolver. Si comienza a dejar de usar papel sin tener un objetivo o resultado claro en mente, sus esfuerzos podrían desperdiciarse, ya que muchas de las soluciones disponibles ofrecen servicios muy diferentes.