Organízate: 5 formas de sabotear tu productividad

Paso mucho tiempo leyendo investigaciones sobre organización y productividad, y paso mucho tiempo saliendo con entusiastas de la tecnología. Al encontrar teorías y mejores prácticas sobre cómo maximizar la productividad y mantenerme organizado, también noté hábitos comunes entre las personas que aman la tecnología que sabotean directamente su capacidad para funcionar de la mejor manera.

La gente habla mucho sobre productividad, pero rara vez pasa mucho tiempo discutiendo de qué se trata. Para mí, la productividad es muy personal, pero en última instancia, se trata de lograr objetivos.

Un objetivo puede ser cualquier cosa, desde maximizar las ganancias en un negocio hasta lograr un trabajo de nueve a cinco más rápido para que le queden algunos recursos mentales y físicos para perseguir intereses personales. Algunas personas quieren salir de la oficina más rápido cada día para pasar más tiempo con su familia. Algunas personas quieren dedicar dos horas de trabajo cada noche escribiendo un guión de película.

No importa lo que quieras hacer, ser tu yo más productivo significa:

1. pensando en lo que aspiras a hacer, 2. averiguar qué puede hacer si crea un entorno óptimo, y

3. siguiendo para crear un ambiente óptimo y completar sus tareas o lograr sus objetivos.

Por supuesto, el seguimiento suele ser el problema. Permítanme señalar algunas de las formas más comunes en que veo a los entusiastas de la tecnología en particular saboteando su productividad.

1. App-Hopping

Si amas la tecnología, probablemente también te encanten las aplicaciones. Siempre estás descargando la última aplicación. Estás orgulloso de ser uno de los primeros en adoptar. Sin embargo, se está saboteando si se conecta con aplicaciones de productividad. Las aplicaciones de productividad son todas las aplicaciones y servicios que lo ayudan a realizar el trabajo, incluidas las listas de tareas, las aplicaciones de administración de tareas, los servicios de sincronización de archivos, las aplicaciones para tomar notas, los calendarios y las suites de oficina.

Con cualquier aplicación nueva, habrá una inversión de tiempo para la migración y aprender a usar el sistema. Agregue personalización y está desperdiciando mucho tiempo que podría haber pasado siendo productivo. Además, le llevará un tiempo desarrollar nuevos hábitos para usar estas aplicaciones que probablemente use a diario. Eso es más tiempo perdido y, a menudo, más "trabajo sobre trabajo".

Dicho esto, debe deshacerse de cualquier aplicación o servicio que no satisfaga sus necesidades. Pero esa decisión debe basarse en si sus herramientas existentes hacen lo que necesita, no si cree que el césped podría ser más ecológico con otra aplicación.

Consejo: Elija una aplicación para cada una de sus necesidades de productividad y manténgala.

2. Caer en el agujero negro del correo electrónico

La mayoría de los entusiastas de la tecnología saben que no deberían perder mucho tiempo en el correo electrónico y, sin embargo, se ven atrapados durante horas todos los días. ¿Qué tan malo es tu problema de correo electrónico? ¿Sabes cuánto tiempo estás perdiendo?

Una forma de medirlo es usar RescueTime, una herramienta gratuita que funciona de forma invisible en segundo plano para registrar cuánto tiempo pasas en cada aplicación y sitio web que utilizas, incluido el correo electrónico.

RescueTime puede abrirle los ojos a la gravedad de su problema de correo electrónico, pero no puede evitar que lo use. El complemento Stayfocusd puede hacerlo si usa un correo electrónico basado en la Web. Agregue su sitio web de correo electrónico a la lista de dominios a los que se le impedirá acceder, luego establezca los momentos en que se deben aplicar las limitaciones. StayFocusd lo bloqueará del sitio.

Hablando de tiempos, otra forma de frenar un problema de correo electrónico es crear nuevos hábitos para cuando revises el correo electrónico. Los expertos generalmente están de acuerdo en que una de las peores formas en que las personas sabotean su productividad es abriendo el correo electrónico tan pronto como llegan a sus escritorios. Es mejor comenzar el día con una tarea altamente productiva y guardar el correo electrónico para más adelante.

"Pero", protestas, "¿qué pasa si hay un correo electrónico importante en el que necesito actuar urgentemente?" Si el correo electrónico es un collar de perro alrededor de su cuello, revise el correo electrónico de trabajo en su teléfono inteligente y solo tome medidas sobre asuntos urgentes. Acostúmbrese a revisarlo solo en el teléfono, lo que facilitará el cierre de la aplicación de correo electrónico y el trabajo real. Realice al menos 45 minutos de trabajo real antes de lanzar el correo electrónico en su computadora. Es posible que te veas envuelto en esa tarea importante e ignores el correo electrónico hasta mucho más tarde, y ese es un gran hábito para desarrollar.

Cuando todo lo demás falla, me gusta repetir este mantra: no me pagan para responder correos electrónicos.

Nota: es posible que deba cambiar el mantra si, de hecho, le pagan para responder el correo electrónico.

Consejo: Use RescueTime para cuantificar su problema de correo electrónico. Nunca abra su aplicación de correo electrónico en su estación de trabajo. Intente completar al menos 45 minutos de trabajo real antes de ingresar al correo electrónico.

3. Creer que la multitarea es improductiva

Las personas que leen sobre tecnología, cultura tecnológica y productividad saben que la multitarea no es productiva.

Bueno, lo siento, pero eso no es cierto.

La investigación sobre la multitarea muestra que es muy productiva, pero solo hasta cierto punto (ver el trabajo de Diwas KC y Narayan, por ejemplo). Cuando se grafica, el valor de la multitarea tiene una forma de U invertida. Un poco es bueno, pero demasiado es tan malo como ninguno.

La investigación también sugiere que el valor de la multitarea varía según el individuo y el tipo de trabajo que se realiza. Francamente, creo que la mayoría de la gente sabe cuál de sus

Las tareas son adecuadas e inadecuadas para la multitarea. ¿Atrapado en una reunión que no es realmente relevante para ti? ¡Anímate y ponte al día con el correo electrónico! ¿Redactar una propuesta de un millón de dólares? Será mejor que te concentres solo en esa tarea.

Consejo: deja de decirte que la multitarea es mala y acéptala para las tareas adecuadas. Sin embargo, no lo presiones.

4. Involuntariamente creando cuentas duplicadas

¿Cuántas veces se ha registrado para obtener una cuenta en línea, solo para darse cuenta más tarde de que ya tenía una vinculada a una dirección de correo electrónico diferente? Es un problema común entre los primeros usuarios que se enorgullecen de suscribirse a nuevos sitios y servicios en línea tan pronto como estén disponibles.

Tener más de una cuenta puede ser un problema si dedica tiempo para configurar la cuenta inicial. También es un problema si almacenó datos en esa primera cuenta que podría necesitar tener nuevamente.

La forma más fácil de evitar crear cuentas duplicadas es usar un administrador de contraseñas. Los administradores de contraseñas administran sus nombres de usuario y contraseñas y, como beneficio adicional, también realizan un seguimiento de si ya tiene una cuenta con alguna aplicación, sitio o servicio.

Personalmente, pruebo software y servicios en línea como parte de mi trabajo y, como resultado, tengo más de 450 cuentas en línea. Nunca podría realizar un seguimiento de mis inscripciones en línea sin un administrador de contraseñas. Yo uso Dashlane, que es una elección de los editores de PCMag. Hay otras dos opciones de editores: LastPass Premium y Sticky Password Premium.

Consejo: utilice un administrador de contraseñas para evitar crear cuentas duplicadas sin darse cuenta.

5. Programar reuniones cuando sea más agudo

Te gusta ser fuerte durante las reuniones, ¿verdad? Desafortunadamente, a menos que las reuniones sean el núcleo de su trabajo, programar reuniones cuando está en su mejor momento es altamente improductivo.

Al igual que el correo electrónico, las reuniones se consideran "trabajo sobre trabajo". El verdadero trabajo es lo que haces después de la reunión. Por lo tanto, es mejor programar reuniones durante los momentos del día en que normalmente se desploma, generalmente la tarde, y proteger sus horas importantes para cuando pueda hacer frente a las cosas difíciles.

¿Qué tiene esto que ver con ser un entusiasta de la tecnología? Bueno, mis amigos geeks, si están súper conectados y utilizan las últimas soluciones de calendario y herramientas de programación conectadas, como Doodle, entonces quizás sus colegas y socios puedan ver cuándo están libres y cuándo están ocupados. Es fácil para cualquiera sugerir una reunión por la mañana si es la primera vez del día, cronológicamente hablando, cuando todos están libres.

Así que bloquee en su calendario a cualquier hora del día en que esté en su apogeo. Para la mayoría de las personas, son las primeras horas de la jornada laboral. Etiquete esta vez "trabajo de enfoque" o márquelo como privado para que las personas puedan ver que está ocupado pero no saben lo que está haciendo. Bloquear las horas productivas también lo alejará de programar otras cosas improductivas en este momento, como las citas con el médico. Guarde esas cosas para los momentos del día cuando esté agotado.

Consejo: No programe reuniones o citas durante sus horas de máxima productividad. Bloquee ese tiempo libre en su calendario para el trabajo.