Video: Google Drive VS Dropbox VS OneDrive: ¿Cuál es el mejor almacenamiento en la nube? (Noviembre 2024)
Las pequeñas empresas a menudo gravitan hacia los servicios de almacenamiento basados en la nube, como Dropbox, porque brindan mucho valor, pero solo si las empresas los aprovechan al máximo.
Aquí hay cinco formas inteligentes de usar Dropbox en su negocio.
1. Use Dropbox como un servidor; Promover transparencia
Quizás la forma más obvia de usar Dropbox en un entorno empresarial es como una alternativa a un servidor compartido. Especialmente para las pequeñas empresas, el costo de una cuenta de Dropbox Business puede ser mucho más bajo que comprar un servidor interno y contratar personal para mantenerlo.
Si su negocio tiene como objetivo promover una cultura de transparencia, hacer que otros tipos de documentos comerciales estén disponibles para todos los empleados a través de Dropbox, como informes financieros y presentaciones de diapositivas presentados a inversores o miembros de la junta, podría ser un excelente paso en la dirección correcta.
2. Compartir itinerarios de viaje; Manténgalos fuera de línea en dispositivos móviles
Los dueños de negocios y empleados que viajan con frecuencia pueden necesitar compartir sus itinerarios con otros en la oficina. Pueden confiar en otra persona para reservar el viaje para ellos. Al configurar una carpeta para itinerarios de viaje, todos los que necesitan saber el paradero o los detalles de los arreglos de viaje de un compañero de trabajo tienen acceso.
Además, utilizando la aplicación móvil de Dropbox, el viajero puede marcar sus itinerarios relevantes como "favoritos" para hacerlos accesibles sin conexión, de modo que estén disponibles incluso a 30, 000 pies. (Si usted es la persona responsable de reservar el viaje de otra persona, imagine cuán más simple podría ser esta solución que enviar por correo electrónico al viajero una copia del itinerario cada vez que no puede encontrarlo, algo que sin duda sucede todo el tiempo.)
3. Recoger faxes
A veces, para tener una idea de cómo las empresas usan diferentes software y servicios, visito compañías y las entrevisto sobre lo que hacen. El año pasado, mientras hablaba con Vert (una agencia de marketing y publicidad inteligente del mundo móvil), el cofundador Kevin Planovsky me explicó cómo su compañía recolecta faxes en un repositorio de almacenamiento basado en la nube: Vert en realidad usa Box, en lugar de Dropbox, pero la configuración es compatible, ya sea con HelloFax.
Cada vez que alguien envía un fax, HelloFax coloca la salida digital en una carpeta designada en Dropbox o Box. Very va un paso más allá al conectar la herramienta de gestión del lugar de trabajo Podio al sistema también. Cada fax entrante crea automáticamente una tarea en Podio diciéndole a Planovsky y su cofundador que revisen la transmisión.
4. Compartir medios con clientes, clientes y socios
Una de las grandes ventajas de usar Dropbox es que puedes decidir, con gran flexibilidad, si deseas compartir archivos solo con tu equipo interno, o también con clientes y colaboradores. Donde veo que el uso compartido externo de archivos de Dropbox es más en sitios web de restaurantes, que a menudo hacen que sus menús estén disponibles a través de un enlace público de Dropbox.
Considere el negocio de un pequeño restaurante. El menú puede cambiar a diario. Es un entorno de alto estrés que no funciona con muchos equipos de oficina. Y no todos los empleados tienen que ser expertos en tecnología. Si el restaurante mantiene su menú diario accesible para los clientes a través de Dropbox (en lugar de, por ejemplo, la página web), un empleado puede colocar fácilmente un PDF del menú del día en la carpeta apropiada para que los clientes lo vean, no se requiere codificación HTML. El enlace desde el sitio web del restaurante a la ubicación del menú en Dropbox siempre será el mismo, por lo que no hay problemas ni complicaciones.
Otra forma común en que las empresas usan Dropbox es colaborando con socios en proyectos de naturaleza particularmente visual, como el rediseño de sitios web. Al almacenar arte conceptual y maquetas en Dropbox, todas las partes involucradas pueden verlos sin tener que enviar por correo electrónico archivos grandes.
Una nota: los enlaces para las cuentas de Dropbox Business tienen un límite de ancho de banda de 200 GB por día. Si su cuenta alcanza el límite, sus enlaces se suspenden automáticamente (pero solo temporalmente). Dropbox dice que notificará al administrador de Dropbox por correo electrónico cuando ocurra este problema, pero, mientras tanto, cualquiera que intente acceder a los enlaces verá una página de error en lugar de su archivo.
5. Prueba de habilidades de los solicitantes de empleo
Los candidatos de trabajo en ciertos campos, como la programación y la escritura, suelen realizar una prueba durante el proceso de solicitud. ¿Por qué no extender esta idea probando las habilidades informáticas de los candidatos y la capacidad de seguir instrucciones al pedirles que carguen ciertos documentos en una de sus carpetas en Dropbox?
Una vez que un candidato pasa una evaluación inicial y está en la fase de entrevista, puede invitarlo a una carpeta compartida y proporcionar instrucciones sobre qué cargar, como un currículum, una muestra de escritura, un código de programación, ilustraciones, videos, usted captar la idea. Dé a sus candidatos instrucciones precisas sobre cómo nombrar el archivo, su tamaño máximo, etc. para ver qué tan fácil y rápidamente pueden completar la actividad. Y, si esta prueba refleja las prácticas habituales de su negocio, el candidato tiene una idea temprana de cómo opera la empresa. (Se me ocurrió esta idea de una organización llamada Nyaya Health. El equipo de contratación utiliza una prueba similar para posibles contrataciones, solo con la herramienta de colaboración y gestión de tareas Asana, en lugar de Dropbox).
