Video: LiquidPlanner Crash Course (Noviembre 2024)
Las empresas quieren todo en un solo lugar. Todas las aplicaciones que los empleados usan para comunicarse entre sí y con sus clientes, y cada pieza de software o servicio en la nube sobre los que se basan los procesos comerciales y la infraestructura organizacional de la compañía; quieren una herramienta que los gobierne a todos, o al menos una única plataforma desde la cual monitorearlos y administrarlos. Hay un cambio concertado entre las herramientas de colaboración en línea, en particular hacia la creación de una experiencia de comunicaciones unificadas (UC) para los usuarios. Un excelente ejemplo de este tipo de flexibilidad multipropósito es LiquidPlanner.
LiquidPlanner es una plataforma de productividad empresarial versátil por diseño. Dependiendo de la herramienta que necesite en cualquier momento, LiquidPlanner se puede utilizar para la gestión de proyectos, colaboración en tiempo real, gestión de documentos, visualización de datos, inteligencia empresarial (BI) o como un espacio de trabajo virtual para generar ideas y talleres. Ajustar y reajustar la experiencia de la aplicación para satisfacer sus necesidades del momento es como abrir cada herramienta en una navaja suiza para encontrar la que necesita. Los siguientes son seis consejos para ayudarlo a convertir LiquidPlanner en el cuchillo, las tijeras, el destornillador, el sacacorchos o cualquier herramienta que su empresa necesite para verificar la siguiente tarea y completar un proyecto.
Para encontrar un dato específico dentro de un proyecto (también denominado dentro de la plataforma como un "plan"), use un Filtro rápido. Ubicado dentro de los proyectos, partes de horas, calendario y la pestaña Papelera, ingrese un filtro rápido o varios términos de filtro en el campo de búsqueda en la parte superior de la pestaña. Esto reducirá los resultados a una lista plegable de archivos y carpetas que coincidan con su filtro en la barra de navegación de la izquierda. Los filtros pueden buscar por nombre, hashtag o estado, es decir, un elemento marcado como activo, en espera, marcado, hecho, etc.
También hay un filtro de Zoom, que permite a los usuarios seleccionar cualquier carpeta, paquete, proyecto o tarea, y hacer clic en el icono de zoom en el lado derecho para llamar el desglose del proyecto o elemento y cualquier otro archivo relevante. Puede seleccionar varios elementos y, una vez resaltado, hacer clic en el icono Zoom en cualquier elemento para que aparezcan los resultados filtrados, o mantener presionada la tecla Mayús al hacer clic en el icono Zoom para aplicar lo que se llama un filtro estricto para mostrar solo la estructura del proyecto sin ningún resultado asociado El filtrado de LiquidPlanner también incluye una variedad de vistas, creación de filtros personalizados y otras características detalladas en el blog de la compañía.
2. Tableros de fluidos
El tablero de LiquidPlanner es un sandbox de arrastrar y soltar de widgets y vistas personalizables. El filtrado es una buena forma de profundizar solo en la información que necesita. Pero la mejor manera de preparar la experiencia del usuario (UX) para las tareas que realizará de manera constante es configurar widgets. En la parte superior derecha del tablero, haga clic en el botón + Agregar widget para elegir entre estas siete opciones:
- Vista de proyectos: un gráfico de barras horizontales en tiempo real que actúa como un diagrama de Gantt para mostrar un plan de proyecto y barras de programación para cada elemento (con el fin de rastrear el progreso en términos de fases e hitos).
- Gráficos: Tabla, Donut o Tendencia: estos widgets analíticos le brindan vistas de proyectos de un vistazo, ya sea en columnas sobre un rango de fechas específico, desglosadas hora por hora en un gráfico circular o en un gráfico lineal a lo largo del tiempo. Puede configurar exactamente qué métricas utiliza cada widget de gráfico para un proyecto determinado.
- Comentarios: una fuente filtrada de comentarios para un proyecto o equipo determinado; Esto es particularmente útil si está configurando un panel de control específico del proyecto.
- Documentos: hace que los documentos relevantes sean accesibles directamente desde el tablero, seleccionados mediante la configuración de un filtro para mostrar los archivos que necesita, ya sea para abrir una vista previa de la imagen o iniciar una descarga automática al hacer clic.
- Nota: Un espacio libre con capacidades de edición de texto para anotar cualquier información inmediata de uso para recordatorios instantáneos de proyectos, tareas pendientes o notas de reuniones.
- Imagen: un widget para acceder fácilmente a un repositorio de imágenes, archivos PDF, capturas de pantalla de proyectos o cualquier otro archivo multimedia al que necesite acceder rápidamente en un proyecto.
- Formulario de admisión: proporciona a los miembros del equipo en un proyecto un widget para el envío inmediato de trabajos y solicitudes relacionados con el proyecto, directamente desde su panel de control.
Los paneles también se pueden compartir, por lo que si ha personalizado un panel en torno a un proyecto o un caso de uso específico dentro de su empresa, ese panel puede actuar como una plantilla o un informe vivo para enviar a otros dentro o fuera de la empresa. Para compartir con los usuarios dentro de un espacio de trabajo de LiquidPlanner, haga clic en el enlace Compartir, seleccione Usuarios y Agregar Visor o Agregar Editor según los permisos que desee otorgar. Para los destinatarios externos, después de hacer clic en el enlace Compartir, marque la opción Compartido con miembros e invitados, y luego haga clic en Agregar invitados para ingresar las direcciones de correo electrónico de las personas que desea invitar a ver el tablero.
3. El tiempo es un activo
Una de las herramientas más útiles de LiquidPlanner para una variedad de situaciones son sus funciones de seguimiento y gestión del tiempo. Los usuarios pueden encender un temporizador mientras trabajan para registrar el tiempo de trabajo necesario para completar tareas o proyectos. Todos estos datos se introducen en su hoja de tiempo personal, que actúa como una combinación entre una herramienta de organización personal y un mecanismo de recursos humanos (RR. HH.) Que puede enviar a los gerentes para su revisión.
El seguimiento del tiempo consiste en obtener desgloses segmentados de la productividad y, dentro de la hoja de tiempo de LiquidPlanner, puede ver cuánto tiempo llevó completar la misma tarea cada día o durante una semana. Puede decidir si anclar esa tarea a las hojas de tiempo posteriores haciendo clic en el círculo Anclar en el lado derecho de la entrada, marcar dónde ocurrió un evento o hito del proyecto, o agrupar las tareas abriendo el menú desplegable Agrupación en la parte superior lado izquierdo de la hoja de tiempo. Las tareas se pueden agrupar por tipo (por ejemplo, próximas, recién hechas, etc.), por cliente, proyecto, nivel de riesgo o agrupación personalizada. Las capacidades de seguimiento de tiempo de la aplicación son la herramienta de productividad universal de LiquidPlanner para seguir ejecutándose en segundo plano mientras realiza su negocio.
4. Menos correos electrónicos, más comentarios
LiquidPlanner no tiene una aplicación de chat incorporada como otras herramientas de gestión de proyectos y colaboración como Zoho Projects, pero se une a la cruzada para expulsar el correo electrónico interno del proceso de flujo de trabajo al agregar una funcionalidad de comentarios bastante dinámica en un proyecto, la actividad del espacio de trabajo de un equipo transmisión, o su hoja de tiempo para comunicarse con su gerente después de enviar.
Dirigir comentarios a usuarios específicos funciona de la misma manera que en Atlassian HipChat y Slack, donde puedes @mencionar a un miembro del equipo. LiquidPlanner luego les enviará una notificación dentro de la plataforma, así como también por correo electrónico a aquellos usuarios que aún no se hayan acostumbrado a chatear en la aplicación. Se puede acceder a la sección Comentarios a través del icono de chat en cualquier proyecto o encima de la secuencia de actividades del espacio de trabajo. Puede publicar un comentario de texto sin formato o abrir el editor de texto enriquecido para formatear su comentario y agregar enlaces y multimedia.
5. Pila de informes
La mayoría de las herramientas de colaboración no son demasiado pesadas en las características de informes y análisis, pero LiquidPlanner incluye un arsenal de ellas vinculadas con sus datos de gestión de proyectos para la percepción de BI. Al acceder al menú Nuevo informe desde la pestaña Análisis en el panel de LiquidPlanner, puede obtener una serie de opciones de informes. Las siguientes son descripciones de algunos de los más útiles:
- Informes acumulativos de Analytics: muestra un balance de las horas registradas versus las horas restantes estimadas, lo que le permite crear resúmenes personalizados en un determinado recurso, cliente, proyecto, tarea o actividad; estos se dividen en columnas en un intervalo de fechas específico con cualquier filtro que desee agregar. El informe muestra el progreso en un gráfico de barras interactivo y se puede descargar como un archivo CSV o PDF.
- Informe de carga de trabajo: desglosa para los gerentes cómo se distribuyen las horas restantes en un proyecto seleccionado entre los miembros del equipo, y luego cómo se distribuye el trabajo de cada miembro del equipo en días calendario específicos.
- Informe de línea de base analítica: este informe elimina la ambigüedad de un flujo de trabajo al etiquetar cada tarea y convertirla en una métrica con un porcentaje adjunto. El informe de referencia desglosa una tarea en la cantidad de "esfuerzo" en horas hombre que queda para completarla, las fechas de inicio y finalización planificadas, y cuándo una tarea está programada para alcanzar el 10%, 50% y 90% de finalización.
6. Planificación de un presupuesto
LiquidPlanner no solo brinda a las organizaciones una plataforma de colaboración para completar proyectos; También vincula todo ese tiempo y esfuerzo mensurables con el resultado final. De todas las herramientas en la navaja suiza de la aplicación, tal vez ninguna sea más importante para los ejecutivos de negocios que su presupuesto incorporado para ayudarlos a calcular cuánto tiempo equivale a cuánto dinero.
Después de planificar un proyecto con el mayor detalle posible utilizando tareas y subtareas, puede agregar un campo llamado Valor de contrato para establecer un valor monetario fijo asociado con un proyecto o cliente. Puede acceder al campo haciendo clic en el panel Editar para un proyecto o cliente y luego desplazándose hacia abajo hasta Valor del contrato. Solo los usuarios con acceso de nivel de administrador o superior tienen acceso al campo.
Después de establecer el valor, un gerente puede establecer los costos de mano de obra utilizando las hojas de tarifas de LiquidPlanner para las reglas de facturación y pago, a las que se accede mediante la configuración en el menú del usuario. Una vez en el menú Configuración, haga clic en Personalización de datos y luego en Reglas de facturación o Reglas de pago para establecer tarifas de pago o tarifas de facturación para empleados o clientes, respectivamente, para un proyecto o actividad en particular. A continuación, puede exportar el gráfico de Facturación o Reglas de pago como una hoja de tiempo u hoja de tarifas haciendo clic en la pestaña del panel de Hojas de horas o, si tiene acceso a nivel de administrador, extraiga esos datos de presupuesto directamente en un informe acumulativo de análisis.
