6 consejos secretos para libros nuevos para smbs

Solía ​​ser que las pequeñas empresas y las nuevas operaciones podrían tener problemas para encontrar una plataforma de software adecuada para pequeñas empresas que no arruinara el banco. No más. El panorama actual del software ofrece una gran cantidad de soluciones excelentes entregadas a través de la nube y dirigidas a todos, desde compañías más pequeñas hasta plataformas de contabilidad empresarial. Sin embargo, incluso entre este gran panorama de proveedores, se destacan algunas plataformas, y para las pequeñas empresas, una de ellas es Freshbooks.

FreshBooks tiene mucho que gustar, desde sus características de seguimiento de tiempo y gastos de primer nivel hasta sus profundos informes financieros y su larga lista de complementos e integraciones. Pero la plataforma también tiene muchas características y opciones ocultas para mejorar tanto la experiencia empresarial como la experiencia del cliente. Los siguientes son seis de los consejos y trucos más útiles para simplificar la facturación, mejorar la atención al cliente, procesar pagos y realizar un seguimiento de los gastos para que pueda aprovechar al máximo la inversión de FreshBooks en su empresa.

1. Pagos indoloros

Para los propietarios únicos y propietarios de pequeñas y medianas empresas (PYMES), particularmente en la industria de servicios, establecer pagos en línea e integrarlos con el software de facturación puede ser una tarea difícil. Una cosa que muchas PYMEs no conocen es que FreshBooks ofrece una experiencia de pagos rediseñada específicamente diseñada para PYMES.

FreshBooks acepta pagos con tarjeta de crédito, así como pasarelas de pago en línea como PayPal y software de punto de venta (POS), incluido Stripe. La experiencia de pagos de FreshBooks permite a las empresas aceptar pagos con tarjeta de crédito y a los clientes pagar facturas de inmediato, importa automáticamente las tarifas de transacción de pago como gastos para ahorrar tiempo e incluye la funcionalidad gratuita de facturación automática. En la página Nueva factura, marque la casilla FreshBooks en la sección Pago en línea que, cuando se selecciona, permite a los usuarios comerciales ver el estado de un pago directamente en el panel de la cuenta; también ofrece a los clientes la opción Pagar ahora en los correos electrónicos de facturas que conducen a una página de Pago seguro. Si su negocio se basa en transacciones simples sin una estructura de facturación complicada, marque la casilla de pago FreshBooks y omita todos los formularios de configuración.

2. Engrasar los dientes

Para las empresas basadas en servicios y los minoristas en línea o sitios web de comercio electrónico que registran una gran cantidad de ventas de productos, podría decirse que no existe un gasto contable más crítico que el Costo de los bienes vendidos (COGS) o el valor en libros de los bienes vendidos durante un período financiero en particular. Si necesita marcar un gasto o una categoría de pérdidas y ganancias en FreshBooks como COGS, puede significar cualquier cosa, desde tarifas de cuentas comerciales y marcas personalizadas compradas para clientes, hasta suministros o servicios para un producto físico y el costo de envío de un pedido.

Para discutir y registrar todos estos COGS móviles en FreshBooks, dirígete a la sección de Ganancias y Pérdidas de tus gastos y edita las categorías de gastos para elegir qué tipo de gasto de COGS es un cargo determinado. Las opciones incluyen publicidad, contratistas, beneficios para empleados, gastos de oficina y franqueo, servicios profesionales, viajes y muchas otras categorías. Debajo de esas categorías principales también puede crear y verificar subcategorías de gastos COGS. Agregar una categoría de gastos también es simple; simplemente haga clic en Editar en la lista de gastos, abra el menú desplegable Categoría y asigne un nombre a una nueva categoría o subcategoría en un lenguaje amigable con los impuestos.

3. Desbloquear Helpdesk y Project Management

Una plataforma de contabilidad en la nube ya no es solo una plataforma de contabilidad en la nube. Para todo lo que FreshBooks puede hacer con la facturación, el seguimiento de gastos, los informes financieros, los impuestos y más, también incluye una funcionalidad sutil para crear y cumplir artículos, proyectos y tareas, así como un sistema integrado de soporte al cliente. Un truco útil para mantener las cosas organizadas y facilitar las estimaciones y la facturación es designar artículos de precios en FreshBooks. Este tipo de funcionalidad de gestión de proyectos simplifica los flujos de trabajo de facturación al crear artículos y tareas para insertar directamente en una factura o informe a un valor fijo.

Para comenzar a aprovechar la mesa de ayuda integrada de FreshBooks, simplemente vaya a Configuración y permisos y habilite la configuración de Administración de clientes y Administración de tickets. Esto permite a los usuarios comerciales administrar los tickets directamente en FreshBooks y atender las solicitudes y problemas de los clientes a medida que surgen desde la aplicación, sin tener que interactuar con una plataforma de mesa de ayuda separada.

4. Cómo mantenerlo todo sincronizado

Los errores de sincronización son la ruina de la existencia de muchos usuarios de FreshBooks. Especialmente si está conectando FreshBooks a otras aplicaciones, los problemas de sincronización a menudo pueden dar como resultado la duplicación de datos o la pérdida de archivos y contactos, especialmente cuando involucra la contabilidad. FreshBooks tiene capacidades de facturación y seguimiento de tiempo de primer nivel, pero, si tiene otra aplicación involucrada para la contabilidad o para interactuar directamente con sitios web de comercio electrónico como Amazon o eBay, los cambios en una aplicación no siempre llegan a otra.

Si bien no hay nada que pueda hacer en FreshBooks para evitar un problema de sincronización en otra aplicación, la forma más fácil y completa de cubrir sus bases es crear informes de ingresos y cuentas por cobrar en cada aplicación. Hacer referencias cruzadas de esos totales, junto con la creación de una lista de verificación mensual de áreas para que usted y sus clientes lo revisen, le proporcionará una manera fácil de asegurarse de que los totales coincidan y generen cierta redundancia en caso de un error de sincronización, ya sea faltante o factura mal ajustada o un elemento de pago que no se acumula.

5. Personalizar, personalizar, personalizar

FreshBooks incluye una tonelada de opciones integradas de personalización, formato y plantillas que muchas empresas no aprovechan al máximo. Tómese el tiempo para mejorar y adaptar la experiencia de su cliente. En Opciones de configuración, haga clic en la página Colores y logotipos para cambiar el color del menú al esquema de colores de su empresa y cargar el logotipo de su empresa. El cliente debe sentir que está iniciando sesión en el sitio web de contabilidad en línea de su empresa, no en FreshBooks '.

En Plantillas, puede elegir cómo se verán sus facturas y personalizar el título de la factura, las estimaciones y los títulos de crédito con la opción de mostrar un talón de pago para aquellos clientes que imprimen sus facturas. También puede personalizar los correos electrónicos que recibe un cliente cuando se envía una factura, así que tómese el tiempo para elaborar un asunto personalizado y un cuerpo de correo electrónico para el cliente.

Finalmente, en la página de Configuración miscelánea, puede habilitar enlaces de facturas de correo electrónico directo, decidir cuántas líneas desea que aparezcan en la factura, desmarcar la opción Marca de FreshBooks para deshacerse de sus logotipos y esquemas de colores en favor de los suyos, y agregue otras campanas y silbatos, como texto debajo de su logotipo y mensajes de bienvenida emergentes para cuando los clientes vean su página. FreshBooks ofrece una experiencia de cliente visualmente más atractiva que la mayoría de las otras plataformas de contabilidad en línea, así que no desperdicie su tarifa de suscripción mensual solo rascando la superficie de lo que puede hacer.

6. Haz que FreshBooks llegue a Deadbeats

Cada negocio tiene su parte de clientes que nunca pagan sus facturas a tiempo, o tal vez incluso en absoluto. Este es un problema para cualquier organización, pero especialmente para las pequeñas empresas y nuevas empresas que no solo necesitan su dinero a tiempo, sino que también pueden carecer de fondos adicionales para contratar oficinas de crédito para perseguir estos momentos muertos. Afortunadamente, si se encuentra en esta situación, FreshBook lo tiene cubierto. Simplemente haga clic en la sección de plantilla de correo electrónico y encontrará varias plantillas útiles que puede personalizar, incluido un correo electrónico con retraso en el pago que puede iniciarse automáticamente si el cliente llega tarde o en algún otro horario que pueda configurar usted mismo.