5 razones por las que los smbs se benefician de una oficina flexible

Si vives en un área metropolitana importante, es posible que hayas encontrado un espacio de trabajo conjunto. Estos espacios comunes están diseñados para brindar a los usuarios oficinas corporativas temporales que no solo permiten operaciones completamente funcionales, sino que también brindan a sus ocupantes un diseño elegante y moderno. Si bien estos espacios suelen ser alquileres y arrendamientos a corto plazo, las empresas están adoptando principios de trabajo conjunto en sus oficinas corporativas permanentes para ayudar a mejorar la productividad, la colaboración y la felicidad de los empleados.

Estos espacios de trabajo, también conocidos como "oficinas flexibles", brindan a los trabajadores líneas telefónicas, escritorios, sillas y cualquier otra cosa que una empresa pueda necesitar para mantener sus operaciones. Sin embargo, en lugar de asignar asientos, construir paredes de cubículos altos, asignar oficinas a los ejecutivos y canalizar a los empleados a zonas designadas para el equipo, las oficinas flexibles brindan a los trabajadores y equipos la posibilidad de elegir dónde trabajarán en el día a día o incluso en una hora -por hora., desglosaremos las cinco razones más importantes por las que una pequeña y mediana empresa (SMB) debería considerar ofrecer a sus empleados una oficina flexible.

1 Ocupación inmediata y flexible

Aunque su PYME ya puede ocupar un espacio comercial, la mayoría de las empresas que optan por entornos flexibles seleccionan espacios de trabajo conjunto. Esto se debe a que estas oficinas generalmente están estructuradas para que los inquilinos puedan elegir entre contratos de mes a mes, de trimestre a trimestre y de año a año en lugar del mega-arrendamiento tradicional que los encierra en un espacio de oficina durante una década o más.

Estos espacios se pueden diseñar para satisfacer las necesidades específicas de su equipo (por ejemplo, salas pequeñas para equipos o salas grandes para empresas enteras) y se pueden organizar de la manera que mejor le parezca (por ejemplo, oficina abierta, cubículo o asientos al azar). Más importante aún, debido a que no está encerrado en el espacio por un largo período de tiempo, puede trabajar con su arrendador para expandir o contratar su espacio de oficina dependiendo de cuántos empleados entren y salgan durante el transcurso de su estadía.

Finalmente, subcontratará aspectos cruciales de su negocio sin tener que pagar un salario adicional. No necesitará una recepcionista para recibir a los visitantes. No necesitará una persona de TI para resolver problemas básicos con su Wi-Fi y entrada digital a la oficina. No necesitará comprar equipos de seguridad costosos para proteger físicamente los datos de sus clientes (solo asegúrese de que sus empleados cierren las puertas todas las noches).



2 interacciones aleatorias

Ya sea que elija o no un espacio de trabajo conjunto, uno de los beneficios de la oficina flexible es la posibilidad de tener una reunión aleatoria que podría convertirse en colaboración empresarial. Con los arreglos típicos de asientos en el espacio de oficina, los empleados tienden a convertirse en tribales. Te haces amigo de quienes se sientan cerca de ti y te comunicas con ellos con mayor frecuencia. Si por casualidad no le gustan las personas con las que se sienta cerca, entonces sabrá encontrarse con sus amigos junto al refrigerador de agua para que pueda cotillear sobre los trabajadores que se sientan cerca.

Con espacios de oficina flexibles, no se asignan asientos; las personas pueden trabajar en un área durante una hora y luego irse a trabajar a otro lugar. Esto permite a los empleados conocer nuevos compañeros de trabajo o conversar con compañeros de trabajo con quienes no han hablado recientemente. Significa que las ideas se están transfiriendo en diferentes patrones y a una velocidad diferente de lo que hubieran sido en la estructura de cubículo tradicional.

Se sabe que Steve Jobs diseñó la sede de Pixar para esta forma exacta de colaboración espontánea. Diseñó un atrio destinado a servir como centro del campus. Aquí, imaginó que los trabajadores introvertidos serían sacados de sus conchas proverbiales para pasar el rato, jugar y colaborar con sus compañeros de trabajo.



3 Mejor colaboración y creatividad

Los espacios de oficina flexibles también están diseñados para promover una colaboración improvisada y programada. El espacio de oficina con muchas salas de reuniones y la capacidad de aprovechar la tecnología colaborativa le permite a sus trabajadores reunirse en grupos grandes de una manera más eficiente.

Las salas de conferencias tradicionales son versiones de salas de juntas en las que los grupos se sientan alrededor de una mesa grande y hablan entre sí. A diferencia de esas, las salas de conferencias flexibles permiten que los grupos se reúnan en pequeños equipos para aprovechar las pizarras digitales múltiples y que algunos empleados trabajen en sus computadoras portátiles mientras que otros se mueven por el espacio usando sus tabletas y teléfonos inteligentes.

Como PYME, es posible que no tenga los fondos o el personal para invertir en el diseño de una sala de conferencias moderna. Sin embargo, a medida que comienza a recorrer nuevos espacios y amueblar sus salas de conferencias actuales, piense en cómo le gustaría que los empleados interactúen y por qué una configuración estándar podría inhibir la creatividad y la colaboración.



4 Comodidad laboral

Encontrar y retener buenos trabajadores es bastante difícil; no lo dificulte creando espacios de trabajo aburridos y estrechos. Para los empleados, el principal beneficio de una oficina flexible es la libertad de decidir cuándo y cómo van a trabajar. Cada uno de nosotros se ha sentado junto a un conversador ruidoso cuyas conversaciones hacen que sea difícil concentrarse en el trabajo. Con un espacio de oficina flexible, teóricamente podría recoger su computadora portátil, caminar hasta el rincón más alejado de la oficina y comenzar a trabajar allí, sin que nadie lo mire.

Además, los equipos podrían reunirse y comenzar a trabajar en una mesa sin tener que preocuparse por distraer a los compañeros de trabajo. Los trabajadores que prefieren acostarse a trabajar pueden recostarse en un sillón reclinable, mientras que los trabajadores de escritorio pueden tomar una estación cerca de la ventana que da a un río. Este tipo de opciones parecen menores, pero los estudios muestran que la elección de los empleados, incluso en los asuntos más pequeños, les da a los empleados una mayor sensación de satisfacción en el trabajo.



5 usos múltiples

Si usted es una de las SMB afortunadas que puede construir su propio espacio desde cero, piense en las diferentes formas en que podría usar su oficina en lugar de simplemente hacer cumplir el día de trabajo típico. Hacer esto le permitirá evitar colocar estructuras pesadas que no se pueden mover o colocar bancos de servidores en lugares que podrían ocupar bienes inmuebles de otra manera útiles. Piense en cuán accesibles son sus tomas y puertos y si debería agregar o no más si la oficina tiene puntos ciegos tecnológicos.

He aquí por qué: hoy, su oficina puede ser un lugar donde las personas se sientan en escritorios y escriben en una computadora portátil. Mañana, es posible que necesite que sea el lugar para una fiesta de inversores. Al día siguiente, es posible que desee organizar un retiro de la empresa en él. La próxima semana, es posible que deba organizar un hackathon. El próximo mes, su operación de marketing de contenido puede ser tan valiosa que decida construir un estudio de podcast en el extremo más alejado de su espacio. Con el tiempo, su empresa puede adquirir un 100 por ciento más de trabajadores, en cuyo caso deberá presionar a todos hasta que finalice su contrato de arrendamiento de seis meses. Al construir un espacio con múltiples casos de uso en mente, será lo suficientemente ágil como para adaptarse a las circunstancias, independientemente de cómo evolucione su empresa.