Video: ¡Consejos prácticos de Wrike! (Noviembre 2024)
Wrike se encuentra entre las mejores opciones para una empresa que necesita acelerar una plataforma de gestión de proyectos rápidamente. Los administradores y líderes de equipo que administran equipos, tareas y proyectos son multitarea por naturaleza, y Wrike se destaca por ayudarlos a hacer malabarismos con toda esa información mientras mantienen las tareas organizadas y los flujos de trabajo del proyecto en movimiento. Las siguientes son 10 características, herramientas y trucos ocultos de Wrike para que la gestión de múltiples proyectos sea lo más transparente y libre de estrés posible.
1. Flujos de trabajo personalizados
Una de las mayores incorporaciones de funciones de Wrike en 2015 fueron los flujos de trabajo personalizados, lo que permitió a los administradores de cuentas modificar los flujos de trabajo predeterminados para cambiar el nombre o reorganizar los estados y crear flujos de trabajo adicionales para equipos específicos. Estos flujos de trabajo personalizados tienen más sentido contextual para carpetas, proyectos y equipos específicos, particularmente cuando se colocan en un tablero dividido en diferentes etapas. Especialmente para un administrador de proyecto o líder de equipo, ver los flujos de trabajo desglosados en columnas como Aprobado, En progreso, En revisión, etc., hace que la vista general y el proceso de administración sean más fáciles al tabular entre múltiples carpetas y tareas.
Los flujos de trabajo personalizados en sí mismos están coordinados por colores en etapas como con los flujos de trabajo normales, desglosando tareas activas, canceladas, finalizadas o en espera dentro de un flujo de trabajo. Al mismo tiempo, puede agregar flujos de trabajo personalizados paralelos en el tablero que muestran las etapas específicas asociadas en los equipos de diseño, desarrollo o marketing, por ejemplo, con porcentajes de finalización en otro flujo de trabajo al lado. Si su negocio surgió para una cuenta Wrike Enterprise, aproveche los flujos de trabajo personalizados administrados desde su panel central.
2. Carpetas, carpetas y más carpetas
Las carpetas son posiblemente las herramientas organizativas más ubicuas de Wrike. La plataforma tiene diferentes tipos de carpetas para todo, cada una con un conjunto diferente de permisos y diseños personalizables para crear un archivador de gestión de proyectos intuitivo. Primero, es importante empaquetar la sección de Información en cada carpeta con tantos detalles como sea posible sobre los objetivos del proyecto, los miembros del equipo, la información de contacto del equipo y el progreso en las diferentes tareas. Wrike diseña carpetas para que sean fácilmente transferibles de un equipo a otro, y cuanta más información coloque en la portada, menos excavaciones tendrá que hacer el siguiente usuario.
Cuando se trata de las carpetas en sí, puede dividirlas en diferentes tipos para casos de uso específicos. Para ahorrar tiempo en la gestión de tareas, una organización puede crear una carpeta de sprint donde los equipos sueltan varias tareas para mantener a todos actualizados sobre el progreso del proyecto. Para los correos electrónicos de formularios, un equipo de soporte puede crear una carpeta de Plantillas desde la cual extraer respuestas consistentes durante las interacciones con los clientes. También hay carpetas privadas para problemas delicados de recursos humanos (HR) o simplemente una carpeta configurada con permisos "Solo para usted" para usar como una herramienta organizativa granular. Finalmente, los equipos pueden usar Subcarpetas para compartir información del proyecto fuera de Wrike en intervalos de fechas específicos, exportados como un diagrama de Gantt o un archivo de Microsoft Excel.
3. Informes en tiempo real
Otra característica más reciente es Wrike Reports, que genera automáticamente un informe de visibilidad en tiempo real de los estados y el progreso del proyecto, con la funcionalidad de un solo clic desde el panel de control de Wrike. En la pestaña Informes, un administrador de proyecto o líder de equipo puede seleccionar proyectos o tareas específicos, decidir de qué equipos extraer datos, agregar filtros (como propietario del proyecto, estado o fecha de inicio / finalización / creación) y generar una barra o gráfico de tabla. Este tipo de informes son útiles para las actualizaciones de progreso diarias o semanales, pero también se pueden adaptar para mostrar métricas como la actividad y el rendimiento del equipo. Las visualizaciones de datos no son sofisticadas, pero se pueden crear rápidamente utilizando los datos más relevantes.
4. Etiquetar todo
Los usuarios de Wrike pueden crear etiquetas ilimitadas para carpetas y tareas; funcionan de manera similar al etiquetado rápido que se encuentra en las herramientas de colaboración, como Evernote Business, en el sentido de que las etiquetas funcionan no solo como herramientas organizativas, sino también para asociar diferentes elementos y documentos del proyecto. Puede etiquetar una tarea con múltiples carpetas relevantes simplemente arrastrándola y soltándola en las carpetas, etiquetando la tarea como asociada con cada carpeta sin duplicarla. Wrike realiza un seguimiento de todas las etiquetas cambiantes asociadas con una tarea, por lo que esto también ayuda a mapear el estado de la tarea a lo largo del tiempo, en los diferentes proyectos y equipos con los que está asociada.
5. Ordenar a través del registro de tareas
La clasificación de tareas es una parte natural de la gestión de los flujos de trabajo del proyecto, pero, al priorizar, es fácil dejar que demasiadas tareas se deslicen en una sección de Backlog, ocupando más y más de su línea de tiempo de Wrike. Entonces, dentro de una carpeta, las tareas se enumeran cronológicamente o según el orden personalizado que las haya ordenado. Wrike te permite ordenar las tareas por prioridad, fecha, estado y título. Para obligar a su equipo a abordar una tarea atrasada, establezca una carpeta como prioridad, luego arrastre y suelte las tareas atrasadas en el orden en que desea marcarlas. La clasificación por prioridad anula las fechas, el estado o el título, manteniendo esas tareas atrasadas al frente y al centro hasta que las elimine de la lista.
6. Integrar y automatizar
Wrike agrega continuamente nuevas integraciones a través de diferentes aplicaciones de software como servicio (SaaS), incluidas las suites ofimáticas de Google y Microsoft, diferentes servicios de almacenamiento en la nube, plataformas de marketing y mesa de ayuda, herramientas de encuestas en línea (como SurveyMonkey) y aplicaciones de colaboración (como Slack y Atlassian HipChat).
Todas estas son formas útiles de fusionar más de sus procesos comerciales superpuestos en un solo lugar, pero estas integraciones pueden ser particularmente útiles para automatizar algunos de los aspectos manuales de la gestión de proyectos y tareas. Wrike se integra con el servicio de automatización de formularios Wufoo y la herramienta de acción automatizada Zapier, lo que permite a los usuarios automatizar las entradas recurrentes del proyecto con las solicitudes de proyectos que se canalizan en los formularios de relleno automático de Wufoo (ejecutados por Zapier en nuevos proyectos sin reenviar manualmente las solicitudes de proyectos o completar nuevas entradas de proyectos y tareas)
7. Apila las plantillas y widgets
La integración de Wufoo / Zapier es excelente para automatizar flujos de trabajo recurrentes, pero también lo son las plantillas personalizadas de Wrike. Para crear una plantilla personalizada a partir de un proyecto o tarea existente, haga clic derecho en esa tarea en una carpeta y duplíquela con un nuevo título. También le permite copiar las descripciones y notas que ha incluido junto con la tarea o proyecto, e incluso le permite copiar a los mismos usuarios si es un equipo específico que reutilizará la plantilla. Nunca debería tener que volver a crear manualmente un proyecto o tarea. También puede crear una plantilla basada en múltiples tareas estableciendo esas tareas específicas en un estado "diferido" y repitiendo el proceso de duplicación. Las plantillas son una de las áreas en las que Wrike realmente brilla, dándole una ventaja en tareas y productividad sobre soluciones de gestión de proyectos similares, como Basecamp.
Los widgets son otra forma en que Wrike te ayuda a ahorrar tiempo. Hay widgets preconstruidos, como Asignado a mí y Debido hoy / Esta semana, pero la función es más valiosa cuando se crean widgets personalizados para monitorear proyectos, tareas o miembros específicos del equipo. En una carpeta de proyecto o tarea, haga clic con el botón derecho en el elemento y elija Agregar al tablero para crear un widget simple para arrastrar y soltar en el tablero como lo desee.
8. Vaya más allá de la búsqueda simple
La búsqueda básica de palabras clave de Wrike es rápida y útil para encontrar una tarea o proyecto que contenga ciertas palabras, pero la función de búsqueda avanzada de la plataforma le brinda un motor mucho más poderoso para buscar dentro de campos específicos para encontrar palabras clave en un comentario, descripción o título. La búsqueda avanzada también puede ayudarlo a encontrar archivos adjuntos al permitirle buscar nombres de archivos. No hay un botón u opción especial para la búsqueda avanzada; simplemente comienza a escribir en la barra de búsqueda principal (o la barra de búsqueda dentro de una carpeta específica) y usa comillas para especificar un campo, palabras o proyectos para omitir. También puede especificar parámetros adicionales, como agregar una etiqueta "@me" para buscar resultados de búsqueda en los que haya sido mencionado por su nombre.
9. Haga que el correo electrónico sea útil nuevamente
Las integraciones de correo electrónico de Wrike facilitan la creación y edición de tareas desde Gmail o Microsoft Outlook tanto en computadoras de escritorio como en dispositivos móviles, lo que le permite convertir los correos electrónicos en elementos de acción y asignarlos directamente a los miembros del equipo. A través de esas integraciones, también puede ver las notificaciones de Wrike @mention en su bandeja de entrada, agregar correos electrónicos directamente a las carpetas de Wrike y responder a los comentarios directamente desde el correo electrónico.
En dispositivos móviles, las aplicaciones Wrike para Android e iOS también ofrecen una nueva función de bandeja de entrada inteligente para escanear, ordenar y archivar mensajes con movimientos rápidos, junto con la capacidad de ocultar temporalmente mensajes individuales o grupales en diferentes paquetes, consolidando lo que solía ser la actividad de Wrike Centro de transmisión y notificación. Al igual que con la nueva aplicación Inbox de Google, es una forma de reducir el desorden y hacer que el correo electrónico sea una plataforma en la que los usuarios puedan realmente hacer las cosas (en lugar de revisar y limpiar constantemente).
10. Convierta su teléfono inteligente en un centro de comando de proyecto
Junto con la nueva bandeja de entrada inteligente, las aplicaciones móviles de Wrike para Android e iOS pueden hacer casi todo lo que puede hacer la aplicación web. Las aplicaciones Wrike incluyen una vista de tarea única con funcionalidad de fecha y asignación, creación rápida de tareas y acciones de deslizamiento, y (en la aplicación de Android) una vista dual para tabletas. Los gerentes de proyecto y los equipos no deberían sentirse limitados por una mentalidad solo para la web en 2016. La mayoría de las veces, es más fácil abrir la aplicación móvil sobre la marcha, marcar una tarea y continuar con su día.
