Revisión y calificación de proyectos Zoho

Configuración e interfaz de Zoho Projects

El sitio de Zoho Projects tiene una apariencia limpia y actualizada. El sitio es lo suficientemente intuitivo como para que si puede utilizar la mayoría de las aplicaciones básicas en línea, como el correo web, podrá descubrir Zoho Projects en unos minutos. Esta facilidad de uso y simplicidad es necesaria para las pequeñas empresas que no tienen un gerente de proyecto dedicado en el personal.

Los propietarios de negocios y los líderes de equipos apreciarán que Zoho Projects incite a las personas a habilitar la autenticación de dos factores para ayudar a mantener las cuentas más seguras y seguras. La autenticación de dos factores ayuda a mantener más segura toda la información de la empresa que ingresa en su cuenta de Zoho.

El diseño de Zoho Projects pone las opciones relevantes a su alcance en el momento adecuado. Configurar una cuenta, crear su primer proyecto, agregar hitos y tareas e invitar a más personas a unirse a usted lleva minutos. Cuando se unen nuevas personas, el sitio les da pistas interactivas sobre cómo comenzar y qué hacer a continuación.

Un panel personalizable le permite ver los gráficos o actualizaciones que sean más relevantes para usted, de modo que cuando inicie sesión en su cuenta de Zoho Projects, obtenga una instantánea de los proyectos o el estado que importan. Por ejemplo, puede agregar un widget de estado de tarea que muestra tanto un gráfico circular como un recuento de números sin procesar de cuántas tareas están abiertas frente a cerradas. Ya sea que le interesen las hojas de tiempo o las cargas de trabajo individuales, puede modificar su tablero en consecuencia.

Comunicación y colaboración

Algunas de nuestras características favoritas de Zoho Projects tienen que ver con la comunicación y la colaboración. La aplicación le brinda amplias herramientas, algunas de las cuales puede optar por incluir o excluir durante la configuración inicial. Una razón por la que puede excluir algunas de estas herramientas es si su equipo usa otras aplicaciones para una colaboración o mensajes más transparentes del equipo, y no desea que la comunicación ocurra en otro lugar.

Una de las herramientas que nos gusta es un cuadro de chat integrado en el espacio de trabajo. Tener un cuadro de chat significa que puede hacer preguntas a sus colegas sobre los proyectos o tareas en las que está trabajando sin tener que pasar a otra aplicación.

Zoho Projects también tiene foros, donde puedes chatear con colegas de forma asincrónica, un cuadro de actualización de estado para decirles a tus colegas lo que estás haciendo y una fuente de actividad donde puedes ver toda la actividad de un proyecto en orden cronológico inverso.

Otra herramienta de comunicación que nos gusta es la integración casi perfecta con Zoho Meeting. En ciertas páginas, verá un botón que dice Reunirse ahora en la parte superior. Presiónelo y le permite crear una reunión de audio o video en línea en una pestaña nueva. Antes de que comience la reunión, aparece un aviso de invitación para que pueda agregar personas a su reunión. Sus colegas reciben una notificación que contiene la invitación y el enlace a la reunión en tiempo real. Pueden unirse sin tener que abrir ninguna otra aplicación adicional o escribir una ID de reunión.

En general, las notificaciones de Zoho Projects están bien implementadas porque algunas de ellas son interactivas. Por ejemplo, puede responder o comentar asuntos importantes desde el cuadro de notificación, en lugar de vincular a la página donde aparece la información original. Eso es bueno para la productividad.

Características clave de gestión de proyectos

Las secciones de Tareas e hitos le permiten ingresar y actualizar los detalles finos del trabajo de su proyecto. Cada tarea puede tener una fecha de inicio y finalización, en lugar de solo una fecha límite. Puede estimar qué tan cerca de terminar está con una tarea ingresando un porcentaje.

Cuando se sumerge en los detalles de una tarea, hay un temporizador incorporado para rastrear el tiempo dedicado a la tarea, aunque está limitado a personas en la cuenta Express y planes superiores (es decir, no está en los planes Gratis o Estándar). Si su negocio factura por hora, le gustaría tener la opción de registrar el tiempo en la tarea como facturable o no facturable.

Otra opción le permite configurar un proyecto como en una línea de tiempo "estricta", lo que significa que no puede asignar fechas de vencimiento para hitos que están fuera del alcance del tiempo del proyecto.

Zoho Projects tiene dependencias, aunque descubrir cómo configurarlas no es tan intuitivo como usar el resto de la aplicación. En algunas otras aplicaciones de gestión de proyectos, como LiquidPlanner, puede crear dependencias entre tareas dibujando una línea de una a otra en la vista de diagrama de Gantt. En Zoho Projects, debe abrir una tarea y luego elegir agregar una dependencia. Se abre una pequeña ventana donde escribe el nombre de la tarea que desea asociar con la actual, y la nueva tarea debe estar en la misma lista de tareas que la otra.

El software ha agregado una vista kanban que le permite ver las tareas como tarjetas en columnas. No es tan útil como una verdadera aplicación de tablero kanban porque no puede personalizar las columnas en Zoho Projects. Por el contrario, puede elegir entre algunas opciones prefabricadas, como Abrir y Cerrado (no la vista más útil), Prioridad o Porcentaje completo. Hay algunas aplicaciones de administración de proyectos y administración de tareas que incluyen vistas de kanban, Asana es la que viene a la mente, pero debe elegir usar kanban antes de crear el proyecto. Una vez que haya decidido usar ese método, no hay vuelta atrás. Kanban no es realmente una "vista" sino una metodología que debe seguir una vez que haya elegido usarla.

Otra característica clave de gestión de proyectos en Zoho Projects es un informe de gestión de recursos. Le ayuda a ver cuáles de los miembros de su equipo tienen la tarea de demasiado trabajo, no hay suficiente trabajo o solo la cantidad correcta durante diferentes períodos de tiempo. Se presenta visualmente en una tabla grande, con un pequeño balance (como un balanceo) que indica cuánto o poco trabajo les ha asignado cada persona en una semana. Para equipos pequeños, una presentación de datos tan inusual probablemente funcione bien. Para equipos grandes con 50 o más miembros del personal en cualquier departamento dado, sería una pesadilla desplazarse y buscar un balancín fuera de balance. Los grandes equipos que necesitan herramientas sólidas de gestión de recursos deberían echar un vistazo a LiquidPlanner. Es uno de los puntos fuertes de la aplicación.

Mencionamos brevemente los gráficos de Gantt, pero es útil saber dónde encontrarlos: debajo del botón Informes en el extremo izquierdo de la aplicación (si está oculto, haga clic en los tres puntos para revelarlo). Es la misma área donde encuentra la Utilización de recursos, los informes planificados frente a los reales y los informes de tareas. En los gráficos de Gantt, puede arrastrar y soltar el borde de una barra de extensión de tareas para cambiar su longitud, y hay una palanca que muestra su ruta crítica. Si te preguntas, "¿Qué es un camino crítico?" esta definición de 2020ProjectManagement.com podría ayudar: "la secuencia más larga de actividades en un plan de proyecto que debe completarse a tiempo para que el proyecto se complete en la fecha de vencimiento".

Funcionalidad de seguimiento de tiempo

Zoho Projects ofrece un seguimiento básico del tiempo como parte de un paquete integral centrado en la gestión de proyectos como Mavenlink. Cuando se sumerge en los detalles de una tarea, hay un temporizador incorporado en la esquina superior derecha para rastrear el tiempo dedicado a la tarea, y seguirá marcando si abandona la página. El temporizador está limitado a usuarios en la cuenta Express y planes superiores (es decir, no está disponible en los planes Gratis o Estándar). Si su negocio factura por hora, entonces le gustaría la opción de registrar el tiempo en la tarea como facturable o no facturable.

Agregamos una tarea llamada "Pintura de la Oficina del Gobierno" en Proyectos para que podamos seguir el tiempo. Para registrar el tiempo, puede hacer clic en el tiempo en la esquina superior derecha o ingresar el tiempo dentro de su hoja de tiempo de forma retroactiva. Descubrimos que la opción Tiempo de registro semanal es una manera fácil de rastrear el tiempo. Puede encontrar el Tipo de registro semanal yendo a Hoja de horas y luego, en la esquina superior derecha, cambiando el menú desplegable de Agregar tiempo de registro a Tiempo de registro semanal. Puede desplazarse por los campos e ingresar la cantidad de horas para cada proyecto. Además, hacer clic en una tarea dentro del Calendario es una buena manera de ver el historial de un proyecto. Puede asociar una subtarea, registrar horas, adjuntar documentos y realizar un seguimiento de los problemas.

Otra característica que nos gustó en Zoho Projects es la capacidad de etiquetar un trabajo como Tarea crítica. Esto sirve como un buen recordatorio para iniciar sesión y hacer el trabajo. Una ventaja con Zoho Projects es la capacidad de registrar múltiples tareas a la vez. No encontrará esta función en otras aplicaciones de seguimiento de tiempo, como Hubstaff o VeriClock, o incluso TSheets, nuestra otra Elección de Editores. Zoho Projects ofrece funciones más sólidas de gestión de proyectos y seguimiento del tiempo, pero encontramos productos como TSheets más fáciles de usar. Además, no podrá realizar un seguimiento del tiempo futuro como puede hacerlo en otros programas, como Wrike.

Zoho Projects tiene fuertes funciones de seguimiento de tiempo de administrador. Puede realizar un seguimiento de las aprobaciones buscando el pequeño icono al lado del módulo de parte de horas. Si hace clic en el icono, verá todas las tareas y solicitudes de aprobación. Zoho Projects también le permite marcar todo el trabajo como facturable o no facturable, lo que ayuda con la contabilidad.

A diferencia de TSheets, Zoho Projects no le permite separar cuentas para rastrear el tiempo de un administrador o un empleado. Simplemente establece los permisos sobre quién puede ver qué. Zoho Projects ofrece opciones de configuración impresionantes como lo hace VeriClock. En Zoho Projects, puede impedir que los empleados agreguen una hoja de tiempo o puede establecer permisos para que solo puedan ver los suyos.

Iniciamos sesión en la aplicación móvil Zoho Projects y encontramos que las páginas de alimentación y de inicio están bien organizadas. En la página Feed, puede ver una lista de acciones tomadas, como asignar tareas. Para cambiar el tiempo en la aplicación móvil, seleccione Hoja de horas y seleccione una tarea para editar. Haga clic en Editar y luego puede ver el tiempo. Luego, haga clic en la marca de verificación en la esquina superior derecha. Nos gustaría ver un cronómetro fácilmente accesible en la aplicación móvil. Sin embargo, Zoho Projects dice que los usuarios en el campo pueden registrar su tiempo después de que terminen sus turnos, ya que los clientes pueden fruncir el ceño ante los trabajadores que miran su teléfono mientras realizan un trabajo como remodelar la casa. Todavía nos gustaría ver esta característica.

En general, encontramos que la funcionalidad de seguimiento de tiempo en Zoho Projects es un poco más difícil de navegar que Hubstaff y TSheets, que se centran en el seguimiento de tiempo. Es por eso que Zoho Projects obtiene una calificación de elección de editores de cinco estrellas en nuestro resumen de gestión de proyectos, pero se queda ligeramente por detrás de TSheets para la elección de editores en nuestro resumen de software de seguimiento de tiempo. Teniendo en cuenta la funcionalidad completa que ofrece Zoho Projects, la herramienta de seguimiento del tiempo debería tener más protagonismo. Sin embargo, Zoho Projects aún ofrece un conjunto de características profundo e impresionante.

Seguimiento de errores, seguimiento de problemas

Si es un equipo de desarrollo de software que necesita un seguimiento riguroso de errores como parte de su aplicación de gestión de proyectos, tiene algunas opciones. Por un lado, puede importar errores en Zoho Projects desde archivos CSV, XLS y XLSX, así como desde JIRA. Una segunda opción es usar el IssueTracker incluido que viene con Zoho Projects. Esta herramienta le ayuda a enviar, rastrear, organizar y corregir cualquier problema que surja en un proyecto de desarrollo de software. No todos en su cuenta pueden acceder a los detalles guardados en el IssueTracker. Solo los administradores y gerentes pueden configurar el estado y el flujo de trabajo de los problemas.

Zoho también vende IssueTracker como una aplicación independiente llamada Zoho BugTracker. Hay una versión gratuita para equipos muy pequeños, pero de lo contrario, puede esperar pagar $ 480 por año para hasta 15 personas, más $ 36 adicionales por año por cada persona adicional.

Integraciones y aplicaciones para proyectos Zoho

Zoho crea un conjunto completo de aplicaciones empresariales. Se deduce que muchos de sus propios programas están estrechamente integrados con Zoho Projects o al menos pueden estarlo.

Ya hemos mencionado cómo su herramienta de videoconferencia, Zoho Meeting, se abre cada vez que necesita reunirse con colegas. También puede integrar Zoho Projects con Zoho Books y Zoho Invoice para administrar su contabilidad.

Zoho Projects también funciona con Google Apps. Cuando los dos están integrados, puede cargar archivos directamente desde Google Drive a Zoho Projects y exportar eventos de calendario de uno a otro. Incluso puede usar Gmail para crear tareas y registrar las horas trabajadas.

Otras opciones de integración compatibles incluyen Dropbox, Box, Evernote, GitHub, Microsoft OneDrive, Bitbucket y Zapier. No es una lista especialmente larga, pero cubre muchos de los conceptos básicos.

Zoho tiene aplicaciones móviles para muchas de sus herramientas, incluidos Zoho Projects y Bug Tracker. Las aplicaciones están en Android e iOS. Las aplicaciones móviles de gestión de proyectos no son reemplazos de la aplicación web completa, pero al menos permiten a las personas mantenerse al día con las discusiones importantes y ver qué progreso están haciendo todos en el proyecto sin importar dónde se encuentren.

Una aplicación de gestión de proyectos equilibrada

Zoho Projects es una aplicación de gestión de proyectos bien equilibrada. Ofrece todas las herramientas necesarias para administrar un proyecto complejo, como gráficos de Gantt y un widget de seguimiento del tiempo, con un precio justo y una interfaz intuitiva. Es especialmente atractivo para las pequeñas empresas que gestionan algunos proyectos y personas, pero no cientos. Toma un poco de tiempo aprender los puntos más finos de Zoho Projects, pero no mucho. En general, Zoho Projects es una excelente herramienta de gestión de proyectos y continúa siendo una Elección de los Editores de PCMag.