Revisión y calificación de Huddle

Desde la última vez que revisamos Huddle, la herramienta de colaboración basada en la nube ha visto cambios importantes. Ahora se posiciona no como una herramienta de gestión de proyectos sino como un acompañamiento para el software PM, una alternativa a SharePoint en particular para la colaboración a nivel empresarial. Huddle basado en la web proporciona herramientas para compartir archivos y colaborar con colegas y socios. Ofrece administración de control de versiones, lo que significa que mientras usted y sus compañeros de equipo trabajan juntos en los archivos, Huddle guarda todo el historial del trabajo y las versiones anteriores de los documentos, y puede administrar la restricción que tienen los diferentes usuarios, así como los flujos de trabajo y los procesos de aprobación.

Si bien Huddle anteriormente ofrecía una versión gratuita, ese ya no es el caso (algunas cuentas existentes pueden haber sido protegidas, pero no reciben soporte, según un representante de la compañía), y los precios varían según una serie de factores, como el número de usuarios. Los precios de referencia comienzan en $ 20 por usuario por mes para pequeñas empresas, y $ 40 por usuario por mes para empresas. Aún puede obtener una prueba gratuita de 90 días, que incluye 100 MB de espacio de almacenamiento en línea y algunas otras limitaciones.

Mientras que servicios como Zoho Projects y AceProject funcionan como navajas suizas de herramientas en línea, Huddle es más un bisturí. Donde Huddle opera, es efectivo: la administración de archivos es excepcional y la colaboración en línea está finamente ajustada. Simplemente no esperes que sea tu conjunto de gestión de proyectos todo en uno.

Considere a Huddle como un intermediario entre el enfoque más enfocado de Basecamp y las ambiciones más amplias de Zoho Projects. Si bien su función es pálida en comparación con la de Zoho, Huddle ofrece planes con mucho almacenamiento en línea (de 1 GB a 25 GB) y excelentes tutoriales. Los propietarios de pequeñas empresas que deseen invertir en un conjunto de productos a largo plazo encontrarán que Huddle se queda corto. Pero si todo lo que necesita es un lugar central para colaborar, no es una mala opción.

Primera vista

A primera vista, Huddle no podría ser más diferente de Zoho Projects. Huddle tiene menos, hace menos y aspira a hacer menos. Pero la interfaz es limpia, clara y altamente modular. Su panel de Huddle en línea muestra una variedad de cuadros o widgets de administración de tareas (Archivos en espera de aprobación, Mis tareas, Archivos en los que estoy trabajando, Mi calendario, Mis notificaciones, etc.) que puede arrastrar por la pantalla y reorganizar, contraer, o eliminar por capricho. La flexibilidad no puede ser vencida.

Huddle también permite que los clientes que pagan carguen sus logotipos de negocios para personalizar aún más la experiencia de sus empleados (con la prueba gratuita, solo serán recibidos con los logotipos de Huddle).

Los "espacios de trabajo" lo ayudan a desglosar su trabajo por proyecto, o brazos de un negocio, o realmente lo que quiera. Cada espacio de trabajo tiene su propia vista de tablero, y puede intercambiar entre ellos a través de un menú desplegable en la parte superior izquierda de la pantalla.

Aunque Huddle tiene una interfaz simplificada e intuitiva, también proporciona un poco de agarre cuando lo necesita. Los tutoriales en video, las demostraciones interactivas en línea y los seminarios web en vivo pueden guiarlo sobre cómo usar las diferentes áreas del sitio. La selección de herramientas de aprendizaje es amplia y vale la pena explorar el contenido.

Acurrucarse

El nombre de Huddle proviene del concepto de acurrucarse alrededor de algo para colaborar en él, y, con este hecho en mente, la mayoría de las características y funcionalidades principales de Huddle se explican por sí mismas. Algunas de las áreas principales incluyen pizarras, debates y reuniones. Los tipos de cosas con las que puede compartir y colaborar son tareas y archivos, y los archivos pueden, por supuesto, anidarse en carpetas con subcarpetas.

Las pizarras blancas son la forma más versátil de colaborar en un proyecto, con menos estructura que algunos de los otros sistemas. Piense en las pizarras blancas como páginas Wiki. Puede crear tantos como desee, incrustar imágenes y adjuntar enlaces. Edite cualquier pizarra y Huddle retendrá la información de la versión para que pueda retroceder el reloj si usted u otra persona introducen errores o eliminan accidentalmente la información que desea guardar.

Otra buena inclusión es la sección Personas, que también funciona como una libreta de direcciones, pero también le permite ver rápidamente quién hace qué. El perfil de los usuarios incluye sus nombres, títulos, empresas, información de contacto y si recientemente han estado activos en Huddle (un usuario inactivo puede ser un indicador rápido de que una persona ya no está en la organización, o tal vez fuera de la oficina en un licencia inesperada). Para las organizaciones más grandes donde no todos conocen a otros empleados por sus caras, la función de personas puede agregar mucho valor.

Gestión de archivos

La verdadera fortaleza de Huddle reside en sus funciones de administración de archivos, que son sorprendentemente capaces. Además de admitir carpetas y subcarpetas, verá opciones para agregar comentarios a archivos y notificaciones, o incluso solicitar aprobaciones específicas del usuario.

Sin embargo, lo mejor es que Huddle lo alienta a trabajar con numerosos archivos a la vez. Una vez que se cargan los archivos, lo que me pareció sorprendentemente rápido, puede marcar las casillas para realizar cambios por lotes: seleccione varios archivos para bloquear para su edición; zip, descargar o eliminar. Los archivos no tienen que quedarse en Huddle. Puede enviar uno o más archivos por correo electrónico a usuarios fuera del sistema para que nunca necesiten cuentas. Para aquellos que trabajan en Huddle, puede crear documentos y hojas de cálculo en línea a través de lo que parece una oficina basada en Citrix. A pesar de que Huddle proporciona 100 megabytes de almacenamiento en línea de forma gratuita, porque agregar archivos fue muy fácil, logré completarlo en casi dos días de pruebas.

Reuniones y tareas

La sección Reuniones funciona en su mayor parte como un calendario en línea estándar. Puede establecer reuniones periódicas, agregar miembros e incluir direcciones de correo electrónico para usuarios fuera del sistema. Una vez que se programa una reunión, los invitados reciben una solicitud de calendario que pueden agregar a su calendario de Outlook (esta integración viene además de un feed de iCal independiente). Lo suficientemente ordinario hasta ahora. Lo que diferencia a Huddles son sus opciones. Huddle le ofrece la opción de incluir un marcado de conferencia, que está listo para usar con múltiples números de teléfono internacionales. También hay una sección para agregar detalles del seminario web a una reunión (Huddle proporciona el sistema opcionalmente por una tarifa, o puede incluir sus propios detalles del seminario web en el campo si usa su propio sistema). Todos estos complementos le costarán, pero, hasta ahora, Huddle es el único software de gestión de proyectos en línea que integra todas estas comunicaciones directamente en su funcionalidad de calendario.

Finalmente, las tareas merecen una breve mención. Lo bueno de una tarea es que puede vincularla con documentos en su inventario de archivos Huddle. En cualquier momento, puede exportar todas sus tareas a un archivo CSV listo para Excel para la contabilidad.

Lo que falta son las herramientas de informes de proyectos que encontrará en las suites de administración de proyectos más grandes y los cuadros de chat en línea disponibles en plataformas de redes sociales de nivel empresarial, como Yammer.

Cuando da un paso atrás y observa la funcionalidad de Huddle, el software parece mejor diseñado para compañías multinacionales o empresarios que colaboran fuertemente con un equipo dispares. Se presta mucha atención a las zonas horarias y a los diferentes medios de comunicación electrónica, ya sea web, audio o video.

Acurrucarse

Huddle no es tan completo como Zoho Projects. No tiene la base de usuarios de Basecamp. Y no vive en un ecosistema más grande. En cierto sentido, ha intentado la diferenciación a través de la especialización, convirtiéndose en una herramienta muy específica para la colaboración y la gestión de archivos.

A pesar de estas deficiencias, lo que hace Huddle, lo hace bien. La interfaz es sencilla: los menús simples, la interfaz de usuario coherente y los numerosos tutoriales hacen que este software sea fácil de dominar. La gestión de archivos de Huddle es, simplemente, la mejor del grupo, y la cantidad de almacenamiento gratuito en línea es solo superada por la proporcionada por AceProject. Además, si está buscando una herramienta de colaboración para empleados o autónomos geográficamente dispersos, la conferencia opcional de Huddle por Internet, audio y video le permite conectarse sin abandonar el servicio.

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