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El surgimiento de servicios de contabilidad en la nube más potentes está cambiando la forma en que los contadores y los clientes a los que sirven gestionan las finanzas comerciales. El software basado en la web afecta a las empresas de todos los tamaños, pero proporciona un valor aún mayor para las pequeñas y medianas empresas (PYMES) y los propietarios únicos que obtienen un mayor acceso a herramientas contables y financieras que nunca antes para racionalizar sus negocios.
AccountantsWorld, proveedor de servicios de contabilidad basado en la nube, está aprovechando este cambio tecnológico para mejorar la productividad empresarial en cuentas por pagar y por cobrar, contabilidad, inventario, informes y nóminas, con la filosofía de devolver el poder a los contadores y dejar que los propietarios de pequeñas empresas se preocupen sobre el negocio en su lugar. En 2003, AccountantsWorld vendió su negocio de software de impuestos a Thomson Reuters y cambió su enfoque exclusivamente a crear soluciones basadas en la nube para contadores. La compañía ahora procesa 30, 000 nóminas de la compañía anualmente utilizando su software, según el Dr. Chandra Bhansali, cofundador y CEO de AccountantsWorld.
PCMag habló con Bhansali sobre cómo las soluciones basadas en la nube están cambiando la forma en que los contadores y las pequeñas y medianas empresas hacen negocios, las tendencias tecnológicas que afectan a la industria y cómo la evolución de las capacidades móviles y las preocupaciones de seguridad están dando forma al futuro de la contabilidad.
PCMag: ¿Cuáles fueron algunos de los problemas de contabilidad que se propuso abordar mediante el uso de la tecnología de la nube e Internet?
Dr. Chandra Bhansali: Nos preguntamos, ¿cuáles son los tipos de problemas que podemos resolver usando el poder de Internet? Nos dimos cuenta de que ofrecía capacidades tremendas que el escritorio no. Una cosa que notamos fue que la nómina es esencialmente una función contable porque se relaciona con los impuestos, pero, en ese momento, muy pocos contadores ofrecían servicios de nómina. Debe ser 100 por ciento preciso y cumplir con los requisitos de manera oportuna; de lo contrario, existen sanciones severas. Los contadores no tenían las herramientas para hacerlo, por lo que solían enrutar todas las nóminas de sus clientes a servicios como ADP y Paychex Accounting Online.
Dijimos que eso no tenía sentido. Nos dimos cuenta de que deberíamos ser capaces de crear un poderoso centro de procesamiento y usar servidores a una fracción del costo de usar el mainframe. Así que creamos el primer centro de procesamiento de nómina basado en la nube para contadores, y les dimos a nuestros clientes acceso a Internet desde 2004. Ahora pueden usar eso para ofrecer servicios de nómina altamente rentables a sus clientes, con el software haciendo todo lo posible escenas para ellos: depósito directo, depósito de impuestos y presentación de formularios de impuestos y formularios W2, W3 y 1099 con precisión y a tiempo. Todo lo que los contadores y clientes tienen que hacer es ingresar datos. Para muchos contadores, se ha convertido en uno de sus servicios más rentables. Entonces, hemos cambiado el paradigma del procesamiento de la nómina mediante el uso de la nube; Los proveedores de soluciones de nómina han seguido su ejemplo al ofrecer ahora algún tipo de herramientas contables.
Más allá de estos casos de uso inmediato, ¿cuáles son algunas de las otras tendencias tecnológicas que afectan a la industria?
Bhansali: La tendencia es realmente hacia la integración en la nube para todos estos servicios que las empresas y los contadores usan a diario. Los contadores ahora también tienen las herramientas para hacerse cargo de muchas de estas funciones administrativas para ayudar a las PYMES a hacer lo que mejor saben hacer, y para administrar y administrar sus negocios de manera más eficiente. Es una combinación de estos factores. Veo las ganancias de productividad más significativas en el segmento de pequeñas empresas.
La tecnología tiende a dar a los contadores la capacidad de ofrecer servicios completos a sus clientes. Se trata de completar todos los enlaces o componentes que faltan en esa cadena. En este momento, la gestión de procesos de negocio (BPM) es un área de crecimiento. ¿Qué tan efectivamente pueden los contadores manejar eso? Entonces, para las pequeñas empresas, la mayor parte de la contabilidad hasta ahora ha sido de bricolaje. Los clientes harían algo por su parte y los contadores lo limpiarían. Se está produciendo un cambio importante hacia el "no lo haga usted mismo" (DDIY). En cambio, trabaje con su contador. Ya estamos viendo la nómina, que les fue quitada a los contadores, regresando a través del software en la nube. No solo para los contadores, sino para todos los demás proveedores de servicios, la cantidad de tiempo dedicado al trabajo administrativo para propietarios y empleados de pequeñas empresas se está reduciendo drásticamente a medida que obtienen la capacidad de descargar el trabajo a los contadores.
Desde la perspectiva del contador y del cliente, ¿cómo están cambiando las soluciones basadas en la nube cómo hacen negocios?
Bhansali: Las grandes oficinas de servicios de nómina no les dan a los contadores el mismo nivel de eficiencia y productividad, y cobran mucho a los clientes. Ahora, los contadores en los que más confían y con quienes tienen relaciones pueden ofrecer a sus clientes de pequeñas empresas un servicio de nómina personalizable de manera muy rentable y con una integración entre los sistemas de contabilidad y nómina para garantizar un flujo de datos directo y seguro.
Con los sistemas de contabilidad, un problema importante es la contabilidad del cliente. Hace unos años estaba hablando con un amigo de CPA que estaba furioso por uno de sus clientes, a quien le dijo que nunca ingresara nada después de cerrar los libros. El cliente agregó otra entrada y lo desequilibró todo. Dijo que pasó del 20 al 30 por ciento de su tiempo arreglando el desorden que hacen estas pequeñas empresas cuando no tienen idea de la contabilidad y no deberían tener acceso. Comenzamos a preguntar a los contadores y descubrimos que este tipo de contabilidad de los clientes es un gran obstáculo. Si asiste a una conferencia de contabilidad o CPA, una de las sesiones con mayor asistencia es siempre la contabilidad. Para resolver esto, estamos utilizando la nube para permitir un cambio para dar a los contadores un mayor control en lugar de sistemas diseñados para el uso de los propios clientes de pequeñas empresas. Le dimos a los contadores el poder de personalizar los sistemas y permisos para cada cliente individual.
Se supone que los contadores son importantes asesores comerciales para sus clientes, pero hasta ahora no podían cumplir ese rol de manera efectiva para las pequeñas empresas. Por lo tanto, para un plomero que no sabe nada de contabilidad, el contador solo les dará acceso a emitir cheques e ingresar recibos de efectivo; eso es todo de lo que tienen que preocuparse. Si un cliente es contador, puede darles acceso a cuentas por pagar y por cobrar, y más. Con los años, esto ha evolucionado porque la contabilidad del lado del cliente es un mal innecesario para las pequeñas empresas. Con estos sistemas basados en la nube, los contadores pueden hacerse cargo del trabajo contable completo.
Hace aproximadamente un año, presentamos una aplicación que permitía al cliente tomar una fotografía de una factura, que ingresa directamente al sistema a pagar. Las integraciones son realmente clave aquí porque también pueden conectar esto al portal web del cliente y a un sistema de gestión de documentos. Por lo tanto, la factura va directamente a la carpeta correcta en el sistema de administración de documentos y, al mismo tiempo, cualquier pago y transacción de tarjeta de crédito puede escanearse e identificarse. Cuando los contadores inician sesión para registrar el pago, se enumeran todas las transacciones. También hay integraciones con sistemas de pago de facturas más sofisticados, sistemas de tiempo y facturación, sistemas de tiempo y asistencia y proveedores 401k. También estamos creando una API abierta para integrarse con prácticamente todo.
Los usuarios del software de contabilidad en la nube podrían ser una pequeña empresa y la empresa de contabilidad que los atiende, o una empresa empresarial más grande con un departamento de contabilidad interno. ¿Cómo difieren esos casos de uso, o lo hacen?
Bhansali: Lo que está sucediendo con estas soluciones es que hay muchas herramientas analíticas integradas. Las pequeñas empresas necesitan asesoramiento a nivel de CFO, pero las empresas medianas y grandes tienen su propio departamento de contabilidad y capacidades en su sistema para hacer este tipo de análisis, con CFOs y ejecutivos para dar su opinión. Las pequeñas empresas no tienen eso. Por lo tanto, en las soluciones en la nube donde los contadores trabajan con datos en vivo y tienen las herramientas para analizarlos, los contadores pueden realizar este tipo de funcionalidad de CFO para pequeñas empresas. Se trata de ayudar a los contadores a aprovechar la nube, y el software brinda a los contadores (y, por extensión, a las pequeñas empresas) capacidades que antes no podían pagar.
¿Qué efecto tiene el crecimiento de la informática móvil en la contabilidad en la nube?
Bhansali: Los teléfonos inteligentes definitivamente están cambiando la forma en que hacemos negocios. Particularmente para las firmas de contadores con un solo profesional, una de las razones por las que nunca antes pagaron la nómina fue porque, si estaban de vacaciones, digamos, no tenían forma de acceder a ella. Ahora, a través de aplicaciones móviles de contabilidad y nómina, pueden hacerlo desde cualquier lugar. Nuestra aplicación tiene una pantalla muy simple para la entrada de datos móviles. También existe la posibilidad de escanear facturas y cheques, y otra aplicación móvil en la que estamos trabajando son los gastos de los empleados para que puedan tomar una foto de sus recibos de las cuentas de gastos.
El otro aspecto importante del móvil para contadores y clientes son las alertas. Para cada negocio, hay umbrales. Algunos pueden establecer que, si las cuentas por cobrar superan los $ 50, 000, eso es un problema. Para una empresa más grande, tal vez eso sea $ 300, 000 y lo mismo para las cuentas por pagar o en efectivo en el banco. Los contadores pueden establecer umbrales para todos estos impulsores comerciales importantes para sus clientes y, cuando se superan los umbrales, el contador puede establecer una alerta para recibir primero un mensaje de texto y luego llamar al cliente para discutir en detalle, o establecer una alerta para salir tanto para ellos como para el cliente al mismo tiempo. Los portales de contadores también tienen pantallas donde pueden ver a vista de pájaro el estado de umbral de cada cliente.
Al pasar a estas soluciones basadas en la nube y manejar datos financieros confidenciales, ¿cómo aborda el aspecto de seguridad para garantizar una transmisión, transferencia de archivos y almacenamiento seguros?
Bhansali: Es absolutamente crítico. Para nosotros, nos mudamos hace cinco años a Amazon Web Services (AWS), que fue un movimiento para colocar los datos de nuestros clientes en una infraestructura con un nivel de seguridad muy alto. Además de eso, hacemos encriptación de todos los datos confidenciales, desde números de seguridad social y números de identificación de empleados hasta información bancaria. También aplicamos muchas tecnologías de tecnología de la información y seguridad (ITS) además de eso para reducir el riesgo y hacer que nuestro sistema y los datos del cliente sean lo más seguros posible.
