Revisión y calificación de Expensepath

ExpensePath tipifica lo que muchos de los jugadores en nuestro {ZIFFARTICLE id = "340113"}} seguimiento de gastos Lo que buscamos es una solución fácil de usar con una buena personalización a un precio atractivo para las pequeñas y medianas empresas (PYMES). La plataforma ofrece a los empleados móviles una interfaz de usuario (IU) intuitiva junto con un proceso simple para la presentación de informes de gastos. En general, ExpensePath (con un precio base de $ 9 por usuario) ofrece un conjunto completo de funciones, que incluye herramientas de extremo a extremo y reconocimiento óptico de caracteres (OCR), pero que está un poco por debajo del estándar de Editors 'Choices Certify y Rydoo. Sin embargo, sus características simples de envío móvil pueden satisfacer las necesidades de algunos gerentes de finanzas sin sacrificar la precisión.

Precios y planes

ExpensePath configura la cuenta inicial de forma gratuita y ofrece pruebas gratuitas para los clientes que generalmente se ejecutan alrededor de un mes. Un período de 30 días proporciona un sentido razonable de cómo funcionará el producto para los usuarios, el departamento de finanzas y la empresa.

ExpensePath ofrece precios flexibles que pueden funcionar bien para una empresa más pequeña. Cada mes analiza la cantidad de usuarios y la cantidad de uso (en otras palabras, informes de gastos creados durante el mes), y luego cobra al cliente la menor de esas dos cantidades. El precio comienza en $ 8 o $ 9 por usuario por mes y luego baja a $ 5 por usuario por mes, dependiendo de la cantidad de usuarios; El precio de uso también varía. Esto permite que ExpensePath compita directamente con soluciones de bajo costo, como Rydoo, y lo coloca muy por debajo de los jugadores más orientados a la empresa, como Concur Expense.

Por ejemplo, si un cliente tiene 15 usuarios, normalmente sería de $ 135 por $ 9 por usuario. Pero si la SMB tiene 10 o menos informes de gastos creados ese mes, entonces se les cobra $ 80, que es la tarifa plana para menos de 10 informes. Si la SMB creó más de 10, se les cobrarán $ 135, no $ 150, que es la tarifa plana para el siguiente nivel de 10 a 20 informes. Este modelo de precios es excelente para los clientes, ya que evita pagar de más en función del uso o pagar a los usuarios que solo envían informes algunas veces al año.

Cortando a la caza

El tablero web de ExpensePath y las interfaces de aplicaciones móviles están bien pensadas y complementan los diferentes procesos de cada uno. Ninguno de los dos está diseñado en exceso y ambos posicionan claramente los iconos de tareas en orden lógico. El diseño y la sensación visual del sitio web actual son menos contemporáneos que Abacus o Rydoo, pero aún son un poco mejores que los que encontrará para Expensify; Según los representantes de la compañía, el sitio se rediseñará a fines de 2018.

El encabezado de la interfaz web contiene menús desplegables para Panel, Informes de gastos, Configuración, Contabilidad e informes y Mis gastos. El Panel del administrador simplemente proporciona el número de usuarios (cada uno de los cuales se puede profundizar), el número de informes de gastos para los que se requiere una acción y una lista de elementos de acción. Los informes de gastos muestran previsiblemente todos los informes pendientes o todos.

El menú desplegable Configuración es donde comienza el trabajo pesado para el administrador. Aquí se aborda todo, desde los perfiles de la empresa hasta los códigos de proyecto, incluidos los perfiles de usuarios y grupos de usuarios, los perfiles de departamento, las políticas de gastos universales, las políticas de categoría de gastos y las políticas de departamento.

La contabilidad también es importante. Aquí es donde elige exportar sus datos a Intuit QuickBooks, Intacct Online u Oracle NetSuite. También puede exportar reembolsos e informes aprobados en formato CSV. Además, ExpensePath funciona con cuentas American Express, MasterCard y Visa. Puede importar datos de estas tarjetas a través de un feed bancario directo, enlaces de tarjetas individuales o una carga de archivos. Las funciones de informes son iguales a Certificar y no tan completas como Concur Expense. Se presenta como es de esperar, organizado por Usuario, Código de proyecto, Categoría o Tendencias.

Las aplicaciones móviles están disponibles para iPhone y Android. Los empleados pueden capturar imágenes de recibos, crear, editar y enviar informes de gastos directamente desde su dispositivo o desde la interfaz web en su sistema completo. Los gerentes reciben una notificación automática por correo electrónico de los informes que necesitan revisión y pueden aprobarlos o denegarlos desde su teléfono sin descargar la aplicación móvil.

Ir en línea

ExpensePath hizo la configuración inicial en una cuenta de prueba, designándome como administrador. ExpensePath se incorpora a los clientes mediante la configuración de cada nueva cuenta de cliente con los datos enviados de las finanzas del cliente. Una vez dentro, agregué mi probador como usuario para probar las capacidades de la aplicación móvil.

Como administrador, profundicé en las Políticas de gastos universales, agregué un nuevo límite para el equipo de ventas y cambié el límite de edad para enviar informes de 30 a 15 días. Me gustó la flexibilidad de la configuración de las reglas y el proceso porque no todos los empleados son creados de la misma manera.

Las manos en

Determinar la facilidad de uso de los productos de seguimiento de gastos es al menos un proceso doble. Lo miré desde el punto de vista del gerente y del departamento de finanzas, así como desde el punto de vista de un empleado o de un remitente de gastos.

Iniciando sesión como administrador, fui al menú desplegable de configuración. En Configuración de la empresa, designé la moneda predeterminada, la tasa de reembolso automático, marqué una casilla que requiere que los gerentes comenten sobre la aprobación o desaprobación del informe y otra casilla que requiere que se nos envíe un correo electrónico, como administrador, cuando un informe esté listo para revisión y aprobación. Me gustó que también existe una opción para solicitar autorización previa para grandes gastos, como pasajes aéreos, hoteles y autos de alquiler, una opción que Rydoo también proporcionó pero que no estaba disponible en Abacus. Otras configuraciones y tareas de revisión y aprobación de informes se realizaron sin problemas.

Como usuario, aprecié que nuestras políticas de gastos se lograran fácilmente desde un menú desplegable en la parte superior derecha de la interfaz web. Esto hace que sea más fácil para el empleado seguir cumpliendo y presentar informes que se aprobarán rápidamente, ahorrando tiempo a todos. Ninguno de los otros productos tenía una visión general de cumplimiento donde los usuarios podían ver sus límites de un vistazo.

La aplicación móvil recientemente renovada (descargué la versión de Android) también fue fácil de negociar. Su pantalla de apertura nos dio la opción de redactar informes, crear una entrada de gastos (a lo que la aplicación se refiere como "gastos no vinculados"), encontrar un recibo previamente fotografiado en la Galería de recibos o crear un recibo rápido. Esto último le permite fotografiar rápidamente un recibo; más tarde, puede crear una entrada y adjuntarle la foto. Redactar un informe fue tan simple como asignarle un título, agregar los gastos que ingresó y luego enviarlo.

Sin OCR

En el lado negativo, ExpensePath no tiene capacidades de OCR que puedan reconocer información como precios o fechas en la imagen; tienes que ingresar toda tu información manualmente. Esa es una omisión bastante significativa, considerando que muchos competidores, incluidos Editors 'Choices Certify y Rydoo, hacen que las capturas de OCR sean una parte central del proceso de captura de gastos. La notificación por correo electrónico de que el informe estaba listo en la lista de revisión de nuestro administrador llegó como se esperaba.

En general, ExpensePath es una solución de seguimiento de gastos SaaS a un precio razonable que debería ser para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, siempre y cuando no le importe la entrada manual de datos. Sus características de personalización fáciles de usar brindan a los empleados financieros y a los empleados un amplio margen para ajustar los parámetros a las situaciones individuales y la política de la empresa, garantizar el cumplimiento y facilitar las auditorías con los útiles códigos GL incluidos. Si bien Editors 'Choices Certify y Rydoo ofrecen una mayor funcionalidad con un poco más de dinero, ExpensePath es una solución que vale la pena considerar.