Revisión y calificación de Dropbox

Dropbox, pionero entre los servicios de almacenamiento y sincronización en la nube, ofrece carpetas de escritorio sincronizadas para acceder desde cualquier lugar. Aunque son relativamente caros, las herramientas únicas como sus características Paper y Showcase distinguen el servicio. A pesar de esas ventajas, las Elecciones de los Editores de PCMag, Google Drive y Microsoft OneDrive, lo superaron por su valor, integración del sistema operativo y edición en línea. Con la disponibilidad de almacenamiento en la nube de Apple, Google y Microsoft, hemos sido escépticos sobre la necesidad de servicios de almacenamiento en la nube de terceros por un tiempo, ya que son muy fáciles de usar y están estrechamente integrados en los sistemas operativos. Sin embargo, Dropbox sigue siendo una excelente opción para el almacenamiento en línea, especialmente para aquellos que prefieren no poner todos sus datos en las canastas de los jugadores tecnológicos dominantes.

Precio, asignación de almacenamiento y límites de carga

Esta revisión se centra en Dropbox para uso personal. PCMag tiene una revisión separada de Dropbox for Business.

Todas las aplicaciones de Dropbox se pueden descargar gratis, y hay muchas, pero el almacenamiento es limitado si no paga. La cuenta básica gratuita comienza con unos escasos 2GB. Puede ganar más espacio a través de referencias (500 MB adicionales por cada amigo que se une, hasta 16 GB) y otras acciones, como contribuir al foro de usuarios. En comparación, varios otros programas de sincronización y almacenamiento de archivos le dan más de 2 GB para comenzar. Por ejemplo, Box le ofrece 10GB gratis, cinco veces más que Dropbox.

Para aquellos que necesitan más de lo que la cuenta gratuita los consigue, Dropbox ofrece dos niveles de cuenta para individuos y dos para empresas. La cuenta Plus recientemente aumentó de $ 9.99 a $ 11.99 por mes, pero eso también aumenta la asignación de almacenamiento de 1TB a 2TB, y aún puede obtenerla por $ 9.99 por mes si paga por un año completo por adelantado. Además también agrega acceso a archivos sin conexión, borrado remoto de dispositivos y soporte prioritario por correo electrónico. El siguiente nivel, Professional ($ 19.99 por mes) le ofrece 3 TB, Smart Sync (como OneDrive Files On Demand), una función Showcase para presentar y rastrear su trabajo, controles de enlaces compartidos, búsqueda de texto completo, marca de agua, versión de 120 días historial y soporte de chat prioritario.

Como punto de comparación, SugarSync también tiene un plan de $ 9.99 por mes, pero solo le da 250GB de espacio. Para obtener el máximo rendimiento de su inversión en almacenamiento, IDrive ofrece 2TB por solo $ 69.50 por año. OneDrive tiene un precio casi tan atractivo, con una cuenta de 1TB por solo $ 6.99 por mes, o $ 69.99 por año, pero eso también le otorga una suscripción a los programas instalable y en línea de Microsoft Office 365. Tenga en cuenta también que si desea poder editar en colaboración en Dropbox, también necesitará una cuenta de Microsoft (pero no necesita un plan pago de Office 365). La cuenta de 2TB de Google Drive cuesta $ 9.99 por mes, el mismo precio que Apple iCloud.

Como se mencionó, obtienes más espacio libre (10 GB) con Box. Sin embargo, tenga en cuenta que Box limita los archivos cargados a 250 MB cada uno para los miembros que no pagan. Por $ 5 por mes, puede aumentar su asignación de almacenamiento de Box a 100GB, y un plan comercial de $ 15 por mes le brinda almacenamiento ilimitado. Ambos niveles de cuenta pagada aumentan el tamaño máximo de carga de archivos a 5 GB (aún más pequeño que Dropbox).

OneDrive ofrece 5GB de espacio libre para usuarios de EE. UU., Que es más que Dropbox. Google Drive te da 15 GB para comenzar, pero las matemáticas se complican con Google Drive. Esos 15 GB se distribuyen en Google Drive, Gmail y Google Fotos, por lo que puede preocuparse de que se quede con el espacio rápidamente. Pero no todos los archivos cuentan contra su límite. Todo lo que haya creado con Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google (lo que la mayoría de la gente llama Documentos de Google) no cuenta. Las fotos no cuentan si elige Alta calidad (que supera los 16 megapíxeles) en lugar de Calidad original. Consulte la página de ayuda de Google sobre los límites de almacenamiento de Drive para obtener detalles aún más confusos.

Con Dropbox, no hay límite de tamaño de archivo para los archivos cargados a través de la aplicación de escritorio o aplicaciones móviles, siempre que su cuenta tenga suficiente espacio. Sin embargo, los archivos cargados a través del sitio web tienen un límite de 50 GB.

El precio de las cuentas comerciales de Dropbox varía según la cantidad de empleados. El precio comienza en $ 12.50 por mes por usuario, con un mínimo de 3 usuarios. Las cuentas comerciales tienen muchas características y servicios adicionales incluidos, sobre los que puede leer en el sitio de Dropbox.

Aplicaciones compatibles y compatibilidad

Dropbox ha estado en el juego de sincronización y almacenamiento de archivos durante años, y se nota su madurez. Existen aplicaciones de Dropbox para Windows, Mac, Linux, iPhone, iPad, Android, Kindle Fire, BlackBerry y teléfonos y tabletas con Windows (como una aplicación UWP Store). En caso de apuro, también hay una aplicación web que funciona bien.

Cuando se instala en una computadora portátil o de escritorio, Dropbox funciona de manera casi invisible, apareciendo y trabajando más como una parte de su sistema operativo que como una aplicación separada. Se ve diferente de otros servicios de sincronización en la nube, como SugarSync, que tiene una interfaz de aplicación completa incluso en el escritorio. Pero OneDrive, iCloud y Google Drive se combinan aún más con el sistema operativo.

Una gran ventaja de usar Dropbox es que se integra con prácticamente todas las demás aplicaciones y servicios web que existen. Supongamos que tiene un cliente de correo electrónico móvil que puede integrarse con los servicios de almacenamiento en la nube. Dropbox casi definitivamente estará entre ellos. Dropbox también es una aplicación compatible en IFTTT y Zapier. La compatibilidad con otros servicios rara vez es un problema para los usuarios de Dropbox.

Cómo obtener Dropbox y lo básico

Dropbox está disponible como descarga para la instalación de escritorio desde el sitio web de la compañía y para dispositivos móviles de sus respectivas tiendas de aplicaciones. El sitio facilita a los nuevos usuarios la instalación de Dropbox, detectando su sistema operativo y sugiriendo automáticamente el programa correcto.

Cuando descarga e instala el cliente, crea una cuenta de Dropbox o inicia sesión en una existente. Luego, el programa crea una carpeta en su computadora llamada Dropbox. Puede elegir dónde instalarlo o puede aceptar la ubicación predeterminada (siempre puede moverla más tarde).

Una vez que finaliza la instalación, aparece un icono en la barra de menú superior en Mac o en la bandeja del sistema en Windows que le permite abrir su carpeta de Dropbox con solo un clic. Desde este mismo icono, también puede acceder a sus Preferencias y Configuraciones para ajustar, por ejemplo, la ubicación de la carpeta o las velocidades de carga y descarga. Poco después de la instalación, apareció un mensaje en la ventana emergente de iconos de la bandeja que nos decía que teníamos que reinstalar Dropbox para corregir sus iconos de sincronización.

Para usar Dropbox, simplemente coloque los archivos en la carpeta de Dropbox y déjelos allí. Todo lo demás es automático. Como la mayoría de los otros servicios de almacenamiento y sincronización de archivos, Dropbox sincroniza automáticamente sus archivos en todas partes, por lo que están disponibles en cualquier máquina conectada a Internet donde haya instalado Dropbox o que tenga un navegador web. Los archivos que guardas en casa se muestran automáticamente en la computadora de tu oficina. Las fotos que cargue desde la aplicación de Dropbox para iPhone aparecen en su computadora portátil en casa, y así sucesivamente.

Desafortunadamente, si no desea que Dropbox ocupe espacio en el disco duro local de su computadora, debe obtener una cuenta paga profesional. La opción solo en línea que se muestra muestra los archivos almacenados en la nube, descargándolos solo cuando intentas abrirlos. La opción Archivos a pedido de OneDrive hace esto para todas las cuentas, y Google File Stream lo hace para las cuentas de G Suite, pero no para las cuentas personales de Google Drive. Dropbox te permite seleccionar carpetas que no deseas sincronizar localmente, pero los nombres de los archivos no estarán visibles en la carpeta de Dropbox de tu escritorio.

Una cosa a tener en cuenta es que los servicios de sincronización de archivos no son lo mismo que los servicios de respaldo en línea. Si elimina archivos de su carpeta de Dropbox en su computadora, también se eliminarán de todos los otros dispositivos en los que tiene instalado Dropbox y de su cuenta de Dropbox en línea. IDrive y SOS Online Backup mantienen los archivos eliminados localmente en la nube para siempre, en caso de que los elimine por accidente. Dropbox ofrece una especie de período de gracia, de acuerdo con su documentación: "Si tiene una cuenta de Dropbox Basic (gratuita) o Plus, puede recuperar cualquier archivo o carpeta eliminada en los últimos 30 días. Si tiene un Dropbox Professional o Business cuenta, tiene 120 días para recuperar archivos borrados ".

Seguridad y privacidad

Dropbox utiliza SSL / TLS estándar para transferir archivos, y los datos en reposo se cifran con el Estándar de cifrado avanzado (AES) de 256 bits. Puede elegir la autenticación de dos factores utilizando mensajes de texto SMS o una aplicación de autenticación como Microsoft Authenticator. En términos de privacidad, el documento de ayuda relevante de Dropbox dice:

"Al igual que la mayoría de los principales servicios en línea, tenemos un pequeño número de empleados que deben poder acceder a los datos de los usuarios cuando así lo exijan legalmente. Esa es la excepción, no la regla. Tenemos políticas estrictas y controles de acceso técnico que prohíben el acceso de los empleados, excepto en estas raras circunstancias. Además, utilizamos una serie de medidas de seguridad físicas y electrónicas para proteger la información del usuario del acceso no autorizado ".

La política de privacidad de la compañía establece explícitamente que "no se venderá a anunciantes u otros terceros". Dropbox tiene su sede en los EE. UU. Y cumple con el marco del Escudo de privacidad del Departamento de Comercio, que garantiza un nivel de protección de la privacidad de los datos.

Colaboración de Dropbox

Dropbox ofrece algunas formas de compartir archivos con otros y colaborar. El más nuevo es un conjunto de herramientas de colaboración conocidas colectivamente como Dropbox Paper. Es un poco una reminiscencia del desastroso proyecto Google Wave de hace varios años: documentos de formato libre que se volvieron difíciles de manejar y desorganizados a medida que los colaboradores intervinieron. Afortunadamente, Dropbox Paper está implementado de manera mucho más elegante que eso. Desde la aplicación web de Dropbox, puede crear nuevos documentos en papel, a los cuales los colaboradores pueden agregar videos, imágenes, tablas, así como emojis y stickers.

Dropbox Paper solo está disponible en un navegador web y en sus propias aplicaciones móviles. Sin embargo, no verá sus documentos de Paper en la carpeta de Dropbox en su computadora, pero un enlace desde el icono del sistema tiene un enlace para abrir Paper en su navegador. Incluye herramientas para comentar en casi todas partes, y casi todas sus características se pueden usar en colaboración simplemente agregando un símbolo @ y el nombre del colaborador en cuestión. Por ejemplo, hay una opción de lista de tareas que le permite anotar tareas que necesita completar, o tareas para un grupo de personas, donde usaría @name para aclarar las tareas.

Una opción de colaboración específica y genial es comentar un punto específico en una imagen. Incluso puede agregar archivos almacenados en Dropbox a un documento de Paper. Los comentarios se parecen a los de los procesadores de texto, con globos en el margen, a los que los colaboradores pueden reaccionar con emoji o marca resuelta. Cuando comparte un documento con alguien, puede verlo sin tener una cuenta de Dropbox, pero debe tener una para editar, estándar en productos de colaboración de oficina.

La característica de Plantilla es nueva para Paper: puede convertir cualquier documento de Paper en una plantilla, útil si necesita varias instancias de un documento con un diseño establecido de texto, tablas e imágenes, por ejemplo. Paper también ofrece una Nota de reunión para realizar un seguimiento de los elementos de la agenda que pueden engancharse en su calendario y asociarse con una reunión que está en su agenda. Un documento genérico de lluvia de ideas le brinda a usted y a otros un lugar para soñar nuevas ideas.

Cuando colaboras en un documento de Dropbox Paper, no ves las banderas que muestran quién está escribiendo; Sin embargo, verá las iniciales y un punto de inserción de color diferente para cada colaborador, como lo hace en Office Online. Un documento en papel se puede exportar a formato de archivo Word, PDF o Markdown (.md). Paper es una versión moderna de la colaboración en la oficina, pero no la confunda con una aplicación de gestión de proyectos a gran escala como Asana.

Además de Paper, Dropbox ofrece otras formas de colaboración, conectándose con Microsoft Office. Esta característica solo funciona para cuentas de Dropbox pagas y está disponible para usuarios de Office Online que permiten el acceso a sus cuentas. En acción, se ve igual que cualquier otra edición colaborativa en Office Online, solo el archivo se guarda en su cuenta de Dropbox en lugar de en OneDrive. Puede crear un nuevo archivo de Office directamente en el sitio de Dropbox, y verá el documento en pantalla y las banderas codificadas por color para cada contribuyente a medida que editan. A medida que usted y sus colaboradores editan, todos ven los cambios aparecer a medida que ocurren. Pero usar Dropbox para esto agrega una capa adicional innecesaria de complejidad con solo usar OneDrive.

Google Drive y OneDrive han tenido soporte para la colaboración en tiempo real durante más tiempo. Es sorprendente que Google Docs solo para la web aún no sea compatible con Dropbox. La compañía ha anunciado el próximo soporte para esos, así como para los servicios Slack, Zoom y Atlassian.

Compartir

La otra forma más básica de colaborar en Dropbox es compartir archivos. El servicio dejó de ser compatible con las carpetas públicas, que solían crearse automáticamente en la configuración. Ahora tiene que compartir archivos y carpetas con contactos específicos. Puede compartir cualquier archivo o carpeta en Dropbox. Simplemente toque el botón Compartir junto a la carpeta o archivo. Puede elegir entre Can Edit y Can View, pero solo los usuarios de Dropbox Professional y Business obtienen opciones para compartir, como restringir el acceso a enlaces a usuarios específicos, caducidad de enlaces y protección con contraseña. OneDrive hace todo esto de forma gratuita.

Otra opción cuando hace clic derecho en cualquier carpeta le permite compartirla más rápidamente. Elija Compartir enlace de Dropbox, y después de elegir copias en su portapapeles sin tener que visitar el sitio web de Dropbox.

Una de nuestras características favoritas es que cuando comparte archivos, Dropbox le notifica cuando alguien accede a él, lo comenta o tiene otra actividad. Recibes un correo electrónico que dice quién hizo qué, y si tienes instalada la aplicación Windows UWP, recibes una notificación del sistema que dice lo que sucedió.

Otra característica de colaboración digna, llamada Solicitud de archivo, le permite configurar una carpeta y solicitar que las personas le agreguen información. Imagine un profesor que quiere que los estudiantes carguen tareas, en lugar de entregarlas por correo electrónico. También sería una forma conveniente de recopilar documentos de los candidatos a puestos de trabajo. Otros servicios, incluido Google Drive, también le permiten compartir carpetas, pero los permisos funcionan de manera diferente. Con Google Drive, un colaborador puede tener acceso de solo lectura o acceso de edición. En cualquier caso, la persona puede ver todo el contenido de la carpeta, incluso si alguien más lo ha subido. La belleza de la función Solicitud de archivo es que los colaboradores no pueden ver lo que hay en la carpeta. Solo pueden colocar archivos a ciegas, lo cual es una necesidad en muchos casos.

Finalmente, Dropbox ofrece el uso compartido de escaparates. Esto ofrece una forma para que los usuarios de cuentas pagas presenten documentos usando un diseñador de páginas de arrastrar y soltar. Agrega bloques de texto, imágenes, enlaces, documentos, secciones y títulos. Un buen toque es la opción para una imagen de fondo desvanecida detrás de su título. Los enlaces de video que incluya se reproducirán directamente en la página. Luego puede controlar quién ha visto o descargado su Showcase. Es similar a lo que puede hacer con Microsoft Sway o Adobe Spark. Sin embargo, a diferencia de aquellos, Dropbox requiere que los espectadores tengan una cuenta para comentar sobre las vitrinas, aunque no solo para verlas.

Sincronización simple, con una pizca de colaboración

La fácil configuración de Dropbox, la colaboración ligera de Paper y la herramienta Showcase para presentaciones web distinguen al veterano de la sincronización en la nube. Esos y el soporte para la coedición de Office Online lo convierten en una herramienta útil para los equipos. Sin embargo, las elecciones de los editores Microsoft OneDrive y Google Drive son más competitivas en cuanto a precios, y ambas también incluyen una excelente colaboración de documentos integrados.