No se preocupe: 6 cosas que debe saber sobre los derechos de correo electrónico de su trabajo

Simplemente no puedo reunir la energía para indignarme por el escándalo de correo electrónico de Hillary Clinton. Otros, por supuesto, sienten de manera diferente. No malinterpreten mi culpabilidad por algún tipo de partidismo ciego; más bien, mi indiferencia proviene de un mal caso de fatiga de escándalo. Parece que algún político siempre hizo algo que pone a las personas de las noticias por cable en armas; está en los periódicos por un momento y luego no sale nada a menos que involucre a alguien sexteando fotos de su basura.

¿Y este es sobre políticas de correo electrónico ? Tengo un desinterés violento en esta historia.

Sin embargo, dicho esto, la privacidad digital en el lugar de trabajo es en realidad algo en lo que todos deberían al menos estar pensando. Y no solo personas de alto perfil en las luces altas, sino todos nosotros. De hecho, podría decirse que estos problemas nos afectan mucho más a las masas de trabajo diario que a los powerbrokeratti. Si Hillary no llega a ser presidente debido a esto, será la millonaria más triste de Chappaqua. Si pierde su trabajo debido a los correos electrónicos que envió, probablemente se encontrará en una situación mucho más precaria.

Comencemos esta discusión reconociendo primero lo siguiente: Como empleado, ha firmado un acuerdo para alquilar su cerebro y cuerpo a una empresa a cambio de un salario. Su departamento de recursos humanos puede intentar endulzar este triste hecho de la edad adulta con café gratis en la sala de descanso o el ocasional "martes de tacos", pero usted es esencialmente una herramienta reemplazable que su empresa utiliza para crear un producto o brindar un servicio. Por lo tanto, a su empresa le interesa aprovechar al máximo sus herramientas (es decir, usted). Y eso a menudo toma la forma de monitorear su comportamiento digital.

Desafortunadamente, no hay muchas reglas universales rígidas con respecto a la privacidad y el empleo. Esto se debe a que hay un mosaico desordenado de leyes superpuestas a nivel federal, estatal y local, muchas de las cuales fueron concebidas y codificadas mucho antes de que alguien fuera consciente de lo que era un "correo electrónico".

Por lo tanto, se pueden hacer pocos pronunciamientos universales y los tribunales tienden a dictaminar caso por caso de una manera "muy específica de hecho", según Sachin S. Pandya, profesor de derecho de la Universidad de Connecticut, quien ayudó Destacamos seis principios generales sobre el uso de la comunicación digital en el lugar de trabajo (solo tenga en cuenta que los aspectos de esta ley todavía están evolucionando activamente).

1. No diga nada que pueda despedirlo por correo electrónico de la empresa.

Como regla general, un empleador no puede acceder intencionalmente a las comunicaciones digitales cuando tiene una expectativa razonable de privacidad. Pero pregúntese si sus expectativas de privacidad coinciden con las de la ley.

Un lugar en el que probablemente debería esperar ser monitoreado es cuando usa el correo electrónico de la empresa. Si está utilizando una computadora emitida por la compañía para acceder al correo electrónico de la compañía almacenado en servidores propiedad de la compañía, no debe tener expectativas de privacidad. Todas esas comunicaciones son básicamente propiedad de su empleador.

"Los tribunales también analizan lo que dice la política de correo electrónico de su empresa al decidir si espera razonablemente privacidad para sus correos electrónicos", dijo el profesor Pandya. "Importa, por ejemplo, si esa política dice claramente que los trabajadores no pueden usar las computadoras de la empresa para la actividad personal del correo electrónico, y que serán monitoreados".

Si algo de esto es una novedad para usted, es de esperar que no haya estado enviando correos electrónicos que no quiera que su jefe se entere.

2. Las cuentas de correo electrónico personales en servidores de terceros están protegidas, incluso si accede a ellas en una computadora propiedad de la compañía.

Si utiliza la computadora de su empresa para revisar su correo electrónico privado protegido con contraseña (es decir, uno que vive en un servidor de terceros como Gmail), entonces probablemente esté protegido. "Hay un estatuto federal, la Ley de Comunicaciones Almacenadas (Título II de la Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas), que prohíbe que su empleador (y otros) accedan deliberadamente a ese correo electrónico sin su permiso", explicó Pandya. "Hay muchos casos judiciales en los que los empleados accedieron al correo electrónico privado a través de una computadora de la compañía y un empleador quería monitorear estas actividades".

El profesor señaló Pure Power Boot Camp v. Warrior Fitness Boot Camp. "En este caso particular, un empleado había dejado una compañía y comenzó una compañía rival de acondicionamiento físico. El propietario de Pure Power usó una computadora portátil de la compañía para acceder a la… cuenta de Hotmail del ex empleado, porque había dejado su información de nombre de usuario y contraseña almacenada en las computadoras de la compañía. El empleador ingresó a la cuenta de Gmail de los empleados, porque su nombre de usuario y contraseña de Gmail habían sido enviados a su cuenta de Hotmail ", dijo Pandya.

Además, el empleador accedió al nuevo correo electrónico comercial del empleado al adivinar correctamente que la contraseña era la misma que sus otras direcciones de correo electrónico (lo que nunca debe hacer ). "El tribunal determinó que estos correos electrónicos eran inadmisibles ya que se accedía a ellos sin la autorización del ex empleado en violación de la Ley de Comunicaciones Almacenadas".

3. Los empleadores no pueden exigir que los empleados (o empleados potenciales) les den acceso a sus cuentas de redes sociales.

Por mucho que desee saber si sus empleados actuales o potenciales están haciendo travesuras en su tiempo libre, usted, en un número creciente de jurisdicciones, no podrá solicitarlos ni exigirles que le den acceso a sus cuentas de redes sociales para que pueda averiguarlo. De hecho, muchos estados están trabajando en leyes que específicamente hacen que esta práctica sea ilegal (seguramente basada en no poca parte del cabildeo y los esfuerzos legales del propio Facebook).

4. Puede ser despedido por lo que publica en las redes sociales.

Al igual que con el correo electrónico, un empleador no puede usar su computadora de trabajo para acceder directamente a sus cuentas de redes sociales sin su aprobación. Pero el hecho de que un empleador no pueda acceder a sus cuentas de Facebook o Instagram, no significa que no puedan usar sus redes sociales para juzgarlo, y posiblemente incluso despedirlo o disciplinarlo.

"Si sus redes sociales están protegidas con contraseña y el empleador obtiene acceso sin su autorización, eso es ilegal", comenta Pandya. "Sin embargo, si no hay una configuración de privacidad y haces que tus publicaciones estén disponibles para el mundo, será más difícil para ti discutir la privacidad".

Hacer frente a las consecuencias en el trabajo de las publicaciones en redes sociales que publica en su tiempo libre es algo que vemos que sucede todo el tiempo.

Aún así, "en algunos casos, está protegido de un despido si lo que dice en el correo electrónico es discurso protegido bajo la ley federal (principalmente para empleados públicos, pero también para empleados privados en algunos estados) o su correo electrónico cuenta como parte de 'concertado "con el propósito de 'ayuda mutua o protección' bajo la ley laboral federal", señaló Pandya.

5. BYOD (Trae tu propio dispositivo) es un gran desastre confuso.

Muchas personas usan su propio teléfono y tableta personal en el trabajo y usarán estos dispositivos para acceder al correo electrónico de la compañía, así como a otros documentos de la compañía. Esto se conoce como configuración "Trae tu propio dispositivo" (o BYOD). Y cuando se trata de monitoreo, desafortunadamente no hay mucho que podamos hacer para guiarlo, ya que "hay muchas partes móviles diferentes. Es todo un mosaico".

Entonces, ¿hasta dónde puede llegar su empleador para monitorear su actividad en un dispositivo que compró y usó para sus propias comunicaciones personales? Es por determinar.

"No conozco ningún caso en particular en el que un empleador ponga software de rastreo en el teléfono personal de alguien, pero hay leyes federales y estatales que restringen el acceso intencional a las comunicaciones electrónicas entre dos partes sin permiso. Entonces, si su empleador está interceptando o accediendo a sus comunicaciones en su dispositivo electrónico personal y no les ha dado autorización para hacerlo, entonces existe el riesgo de que la actividad viole la ley ", dijo Pandya.

6. Los empleados públicos tienen protecciones que los empleados privados no tienen.

Dado que su empleador es el gobierno, los empleados públicos están protegidos constitucionalmente contra intrusiones en muchos casos donde los empleados privados no lo están. Específicamente, los empleados públicos tendrían la protección de la Cuarta Enmienda, que "protege a una persona de" búsquedas irrazonables "de sus" personas, casas, documentos y efectos ", y también limita a los empleadores públicos a solo" búsquedas razonables "de lo digital comunicaciones de sus empleados ", según Pandya.

Por supuesto, lo que cuenta como "razonable" varía mucho según el tipo de entorno de trabajo. Pero para aquellos de nosotros empleados en el sector privado, "la Cuarta Enmienda simplemente no se aplica".