Revisión y calificación de Aceproject

Al elegir una herramienta de gestión de proyectos, buscamos aplicaciones en línea con una gran variedad de características, una experiencia de usuario rápida y fluida, y un alto valor. AceProject no es particularmente rápido o rico en características, pero tiene buenos huesos y es una oferta asequible para equipos pequeños. Hay lugares donde se prestará mucha atención a los detalles, como la cantidad de información que se puede agregar a cualquier tarea, o una hermosa función Guardar y… que aumenta la productividad. Pero AceProject omite algunos aspectos de la gestión de proyectos que son esenciales para muchos equipos, como un calendario y un cuadro de chat en la aplicación. Es un poco mejor que el promedio, pero no supera las dos elecciones de editores recomendadas por PCMag, que ofrecen a las pequeñas empresas más características y valor: proyectos de trabajo en equipo y proyectos Zoho.

Otra herramienta de gestión del trabajo ganó la Elección de los Editores de PCMag, aunque es más adecuada para organizaciones medianas y grandes que desean cambiar por completo su forma de trabajar. LiquidPlanner es una opción fantástica, pero requiere una aceptación total y mucha capacitación para obtener todos sus beneficios.

Precios y planes

Al igual que muchas plataformas de gestión de proyectos, AceProject ofrece diferentes niveles de servicio para satisfacer las necesidades de varios equipos y sus presupuestos. El nivel más básico se llama acertadamente Básico, y es de uso gratuito para cinco usuarios que trabajan en dos proyectos a la vez, con un límite de 50 tareas activas a la vez y 1 GB de almacenamiento. Otras limitaciones incluyen ninguna API para desarrolladores, acceso FTP o copias de seguridad diarias (todas las cuentas pagas tienen estas características). La mayor advertencia sobre la cuenta gratuita es que se eliminará si no hay actividad en ella durante 30 días.

Entre las cuentas pagas, las únicas diferencias, aparte del precio, están en la cantidad de usuarios, proyectos y tareas admitidas, y en la cantidad de espacio asignado. En cuanto a las características, son todos iguales.

El plan estándar de AceProject cuesta $ 19 por mes para que 10 usuarios administren 10 proyectos con hasta 1, 000 tareas activas en 5GB de espacio de almacenamiento. Es un poco inusual que una aplicación de gestión de proyectos ponga un límite a la cantidad de tareas. Estos dos primeros niveles de servicio están bien para empresas muy pequeñas, pero sus limitaciones probablemente serán demasiado severas para la mayoría de las organizaciones.

El siguiente nivel, llamado Avanzado, elimina la limitación en el número de tareas. Cuesta $ 39 por mes para 25 usuarios, 25 proyectos y 10GB de espacio. Un nivel Silver cuesta $ 59 por mes para 50 usuarios, 50 proyectos y 15 GB de espacio. El nivel superior, Gold, cuesta $ 99 por mes para usuarios y proyectos ilimitados, y 20GB de espacio.

Si todas esas opciones dejan su cabeza dando vueltas, puede mirar una plataforma de gestión de proyectos con menos opciones. Comindware Project, por ejemplo, cobra $ 9.99 por usuario por mes o $ 99.99 por usuario si paga por un año por adelantado, sin planes confusos para avanzar. Solo hay dos opciones con Comindware: deje que la empresa aloje su cuenta en la nube o la aloje en sus propios servidores. De cualquier manera, el precio es el mismo, y es uno de los más bajos que encontrará.

En general, la estructura de tarifas por usuario por mes es a menudo un indicador de que un programa es más adecuado para organizaciones más grandes que las más pequeñas. Otras plataformas de gestión de proyectos con una estructura de precios similar incluyen LiquidPlanner (desde $ 29 por usuario por mes), Clarizen (desde $ 45 por usuario por mes) y Workfront enfocado en la empresa (alrededor de $ 30 por usuario por mes, dependiendo de la configuración).

En cambio, algunas plataformas de gestión de proyectos cobran una tarifa mensual fija para un número ilimitado de usuarios. Estos incluyen Proyectos Zoho ($ 50 por mes para un plan razonablemente comparable) y Proyectos de trabajo en equipo (que cuesta $ 49 por mes para un plan similar). Para equipos pequeños, estas opciones son probablemente mucho más atractivas. A esos precios, Zoho le permite administrar 50 proyectos y Teamwork ofrece 40.

Existen alternativas gratuitas para la gestión de proyectos, pero generalmente tienen limitaciones. Teamwork Projects ofrece una cuenta gratuita, pero solo admite dos proyectos. Zoho Projects y ProofHub ofrecen una cuenta gratuita, pero solo admiten un proyecto. Volerro también ofrece una cuenta gratuita, pero no incluye ningún análisis.

Empezando

Al mirar AceProject por primera vez, tuve la sensación de que era un tipo de producto de función sobre forma. No es hermoso, pero es sencillo. Puede cambiar el tema si se cansa de los colores de acento. También puede personalizar el panel de control que ve cuando inicia sesión por primera vez para mostrar una descripción general de las tareas, solo sus tareas, la página del proyecto en la que estuvo la última vez que inició sesión, etc. Cuando configura una cuenta, elige una URL personalizada, por lo que tendrá "CustomName.aceproject.com" o un lugar similar para iniciar sesión.

No tuve ningún problema para invitar a nuevos usuarios a unirse a mis proyectos, pero me pareció confuso estar del otro lado. Esperaba recibir una alerta por correo electrónico que me solicitara ir al sitio web de AceProject y crear un inicio de sesión. Así es como funcionan la mayoría de las aplicaciones de gestión de proyectos. Sin embargo, nunca recibí una invitación de AceProject. Después de esperar un día, en caso de que hubiera retrasos en el correo electrónico, simplemente fui a la URL e hice un restablecimiento de contraseña. Parecía que mi dirección de correo electrónico estaba en el sistema, pero nunca recibí una invitación. Hice esto con tres direcciones diferentes. Ninguno de ellos recibió un aviso.

Una vez que tuve algunas cuentas creadas, personalicé las cuentas de usuario y comencé creando un proyecto ficticio. AceProject ofrece muchas opciones al configurar un nuevo proyecto. Puede usar una plantilla para el proyecto o crear una nueva desde cero y establecer un presupuesto en tiempo o dinero. Un detalle que me gusta es que hay una función Guardar y… al crear un nuevo proyecto, de modo que después de completar cada parte de la configuración, puede guardarla y pasar a la siguiente cosa que desea hacer, ya sea guardar e invitar a los usuarios o guardar y ver grupos de tareas .

Tareas y detalles

Cada tarea puede tener un cesionario, fecha de vencimiento, notas, tiempo estimado, nivel de prioridad y más. De hecho, puede agregar muchos detalles a las tareas de AceProject. Por ejemplo, puede asignar una tarea a un equipo en lugar de a un individuo. Puede marcarlo como un cierto tipo de tarea, como adición, corrección, mejora, problema o modificación. Incluso puede asignar a alguien como revisor a la tarea para que la revise después de que el cesionario principal la complete.

Sin embargo, lo que no puede hacer es asignar a alguien a trabajar durante un momento específico del día, lo que podría ser importante para los equipos que trabajan en plazos ajustados. Tampoco puede ingresar a una reunión, que también tendría un tiempo asociado, como una tarea dentro de un proyecto. A veces, las reuniones son tareas en sí mismas y son una parte rutinaria de una plantilla de proyecto.

No hay ningún hito en AceProject, pero puede agrupar tareas y crear dependencias entre tareas. Estaba un poco confundido sobre cómo ingresar dependencias. Agregué una tarea predecesora, pero no había ninguna opción para hacer que la nueva tarea fuera sucesora. No tuve problemas para crear dependencias mientras agregaba un predecesor, lo que significaba que tenía que pensar en lo que tenía que suceder antes de que ocurriera la tarea que estaba editando en lugar de la serie de acciones que solo podían ocurrir después de que se completara. En otras palabras, tuve que retroceder.

Un buen detalle es que puede ver todos sus privilegios, en función de su rol asignado, en la configuración. Si desea hacer algo en AceProject y descubre que no puede hacerlo, es una buena idea verificar exactamente qué privilegios tiene antes de declarar que algo está roto en el producto.

Para cargar archivos, hay soporte para arrastrar y soltar, pero es lento y se bloqueó cuando lo intenté. Elegir archivos manualmente funcionó mucho mejor. Las páginas se cargan muy lentamente en general en AceProject. La funcionalidad está ahí, pero la velocidad y la fiabilidad necesitan trabajar.

Características más profundas

AceProject ofrece gráficos de Gantt, que puede personalizar, así como algunos tipos diferentes de informes, como los de gastos, tiempo y carga de trabajo personal. Hay otras estadísticas en las que puede profundizar que proporcionan una visión general de cuántas tareas se le asigna a cada miembro del equipo y cuántas horas de trabajo tiene cada persona en su plato.

Hay un temporizador para controlar cuántas horas pasas en diferentes tareas, pero mientras se está ejecutando, no puedes usar AceProject. Supongo que es un recordatorio saludable de que debe apagar el temporizador antes de volver a AceProject y marcar una tarea, pero es malo si cargar comentarios y archivos en la plataforma de gestión de proyectos es parte del trabajo que desea contar.

Algunas herramientas de administración de proyectos, como Wrike, tienen pequeños gráficos y tablas en la esquina de la pantalla que le brindan una imagen general del estado del proyecto. ¿Hay muchas tareas atrasadas? ¿El progreso va como se esperaba? ¿Las tareas críticas no se completan a tiempo? AceProject no tiene ninguna de estas características visuales integradas en la interfaz, lo cual es una pena porque son muy útiles. Puede obtener mucha de la misma información de los informes, pero no es lo mismo que tenerlos al frente y al centro.

Me gusta que en AceProject puedas subir archivos a la plataforma y que aparezcan en una presentación preliminar que se carga con bastante rapidez. Pero no puede marcar los archivos para anotarlos desde la interfaz web. Si está buscando ese tipo de característica, Mavenlink tiene una llamada Smart Snips, que le permite hacer comentarios resaltados en los archivos cargados. Puede dibujar un cuadro alrededor de una sección que desea discutir y agregar un comentario. Volerro también tiene herramientas de marcado, aunque son bastante rudimentarias en comparación con las de Mavenlink.

Si bien puede discutir proyectos y tareas agregando comentarios a ellos, no hay otros espacios dentro de AceProject para tener conversaciones. Me estoy refiriendo a los cuadros de chat en la aplicación, así como a los foros o foros de discusión. Muchas aplicaciones de gestión de proyectos los incluyen. Comindware, por ejemplo, tiene paneles de discusión, llamados Salas, donde los equipos pueden tener conversaciones que pueden ser ligeramente tangenciales a cualquier proyecto o tarea en particular, pero que pertenecen al negocio u operaciones en general. Zoho Projects tiene chat de texto y chat de video en vivo, lo que realmente puede ayudar a fomentar la comunicación entre los compañeros de equipo remotos. Clarizen, Volerro y ProofHub tienen un cuadro de chat estándar incluido. Teamwork Projects ofrece una aplicación de escritorio separada para el chat de forma gratuita, pero no está en la misma ventana que el espacio de trabajo, como en Zoho Projects.

Si su empresa ya tiene una aplicación para chats de equipo, como Slack o HipChat, puede integrarla con AceProject, pero solo si usa API. No hay una manera simple de conectar el servicio a este tipo de software de colaboración si no eres un programador.

Aplicaciones y extras

A los equipos con una fuerza laboral móvil les gustaría saber que AceProject tiene aplicaciones nativas para Android, iPhone, iPad y Windows Phone. También puede acceder a la aplicación desde cualquier navegador móvil. Las aplicaciones móviles son más adecuadas para acciones rápidas, como ver tareas, agregar comentarios, ingresar el tiempo trabajado y marcar tareas completadas.

No hay integraciones plug-and-play, como la capacidad de conectarse a un sistema de almacenamiento externo como Dropbox, Box o Google Drive. Pero puede crear integraciones personalizadas porque hay acceso de API de desarrollador para cuentas pagas. Los titulares de cuentas gratuitas no obtienen acceso a la API.

Sin embargo, no todas las empresas que necesitan una aplicación de gestión de proyectos tienen un equipo de desarrolladores listos para construir integraciones. Cuando ese es el caso, es útil confiar en Zapier, una herramienta de terceros que le brinda una interfaz de usuario simple para crear integraciones entre sistemas que no se admiten entre sí de forma nativa. Desafortunadamente, AceProject no está en la red de Zapier, aunque muchas otras aplicaciones de administración de proyectos sí lo están. Algunos ejemplos son Clarizen, LiquidPlanner, Mavenlink, Teamwork Projects, Wrike y Zoho Projects.

Ligeramente mejor que el promedio

AceProject es una opción de gestión de proyectos asequible, aunque no es el sistema más avanzado que encontrará. Si bien es una solución confiable, no es particularmente elegante. Me gusta que cada nivel de servicio tenga el mismo conjunto de características y la única diferencia real entre los planes es la cantidad de proyectos, personas y espacio de almacenamiento admitidos. En general, se encuentra un poco a la derecha del centro en la curva de la campana: un poco mejor que el promedio.

Es probable que una pequeña empresa obtenga más valor y tenga una experiencia de administración de proyectos más agradable en una aplicación un poco más sofisticada. Zoho Projects y Teamwork Projects son nuestras recomendaciones para equipos pequeños, mientras que LiquidPlanner es nuestra opción preferida para organizaciones más grandes que gestionan muchos proyectos.